檔案管理制度大全?一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協議、報表、圖紙、信函、照片、錄音、錄像等。二、檔案管理機構及職責1.檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責統籌管理公司檔案工作。2.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等日常工作。制定和完善檔案管理制度，并監督執行。對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全與完整。為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務。參與檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集1.收集范圍公司內部形成的各類文件、資料，包括但不限于工作計劃、總結、報告、通知、會議紀要等。公司簽訂的各類合同、協議、意向書等。公司的財務報表、審計報告、稅務資料等。公司的工程圖紙、技術資料、產品資料等。公司的人事檔案、員工培訓記錄等。公司的宣傳資料、活動照片、影像資料等。2.收集要求各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集。對于重要文件和資料，應在形成后及時移交檔案管理部門。檔案管理人員應定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促。四、檔案整理1.分類原則檔案按照年度機構保管期限進行分類。2.分類方法年度：按照文件形成的年度進行劃分。機構：按照公司內部的組織機構進行分類。保管期限：根據檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。3.整理步驟裝訂：對紙張規格不一致、破損的文件進行修整和裝訂。編號：為每份檔案編制唯一的編號。編目：填寫檔案目錄，包括編號、題名、日期、保管期限等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注相關信息。五、檔案保管1.保管場所公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案應分類存放，排列有序，便于查找。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對電子檔案應進行備份，并定期進行數據維護，確保數據的安全和可用。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關標準。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則根據檔案的保存價值和現實利用需求，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業務部門及公司領導等組成，負責檔案鑒定工作。3.鑒定方法對檔案的內容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定其保存價值。對于已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單。4.銷毀程序經檔案鑒定小組審核批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監銷人應在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。七、檔案借閱與利用1.借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關的檔案。2.借閱手續填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，辦理借閱登記手續，借閱人領取檔案。3.借閱期限一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱要求借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按規定辦理相關手續。借閱期滿后，借閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查。5.檔案利用檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案利用服務，根據需求提供檔案查閱、借閱、復印等。對于重要檔案的利用，應進行登記和跟蹤，確保檔案的安全使用。八、檔案統計1.統計內容檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。檔案的數量、種類、保管期限等信息。2.統計方法檔案管理人員應定期對檔案進行統計，填寫檔案統計報表，并上報公司領導和相關部門。3.統計分析通過對檔案統計數據的分析，總結檔案管理工作中的經驗和問題，為改進檔案管理工作提供依據。九、電子檔案管理1.電子檔案定義公司在各項活動中形成的以電子形式存在的文件、資料等。2.電子檔案收集各部門應及時將形成的電子文件移交檔案管理部門。電子文件應確保內容完整、格式規范、元數據齊全。3.電子檔案整理按照電子檔案分類方案進行分類整理。建立電子檔案目錄數據庫，便于檢索和查詢。4.電子檔案存儲采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，進行異地備份。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數據的完整性和可用性。5.電子檔案利用通過公司內部網絡或檔案管理系統提供電子檔案的查閱、下載等服務。對電子檔案的利用情況進行記錄和統計。十