文檔移交與保管管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司文檔的規范化管理，確保文檔的妥善移交與安全保管，提高文檔的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作過程中形成的各類文檔的移交與保管管理。（三）基本原則1.真實性原則：確保文檔內容真實、準確地反映公司的業務活動和工作情況。2.完整性原則：保證文檔的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對涉及公司機密、商業秘密等敏感信息的文檔進行嚴格保密。4.規范化原則：按照統一的標準和流程進行文檔的移交與保管操作。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務合同類：涵蓋公司簽訂的各種業務合同、協議等。3.財務文件類：如財務報表、賬目憑證、審計報告等。4.人事檔案類：員工的個人信息、簡歷、考勤記錄、績效評估等。5.技術資料類：產品研發文檔、技術圖紙、工藝文件等。6.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他各類文檔。（二）編號規則1.文檔編號由字母和數字組成，具有唯一性。2.編號結構為：分類代碼+年份+流水號。分類代碼：采用大寫字母表示文檔分類，如"XG"表示行政公文類，"YW"表示業務合同類等。年份：用四位數字表示文檔形成的年份，如"2023"。流水號：按照文檔形成的先后順序依次編寫，從"001"開始。3.示例："XG2023005"表示2023年形成的第5份行政公文。三、文檔移交（一）移交主體1.公司各部門在工作過程中形成的文檔，由本部門負責整理并向公司檔案室移交。2.員工離職或崗位變動時，應將個人保管的文檔移交給所在部門或指定接收人。（二）移交時間1.日常工作中形成的文檔，應在每月末集中整理后向檔案室移交。2.重要項目結束后，項目負責人應在項目驗收后的[X]個工作日內，將項目文檔移交至檔案室。3.員工離職時，應在辦理離職手續前完成文檔移交。（三）移交要求1.文檔應按照分類要求進行整理，編制詳細的文檔清單，清單內容包括文檔編號、名稱、日期、來源等信息。2.確保文檔的完整性，如有缺失或損壞，應注明原因并進行補充或修復。3.對涉及公司機密、商業秘密的文檔，應進行加密處理，并在移交清單上注明密級。4.移交文檔時，移交人應與接收人進行當面清點和核對，雙方在移交清單上簽字確認。（四）移交流程1.部門內部整理各部門文檔管理人員負責收集、整理本部門形成的文檔，按照分類和編號規則進行編號，并編制文檔清單。對文檔進行初步審核，確保文檔內容準確、格式規范。2.向檔案室移交部門文檔管理人員將整理好的文檔及清單一并提交至公司檔案室。檔案室接收人員對移交的文檔進行再次審核，檢查文檔的完整性、準確性和編號的規范性。審核無誤后，接收人員在移交清單上簽字確認，并將文檔存入檔案室。四、文檔保管（一）保管地點公司設立專門的檔案室，用于存放各類文檔。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文檔的安全保管。（二）保管方式1.紙質文檔：按照分類和編號順序進行排列上架存放，便于查找和管理。2.電子文檔：存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，建立電子文檔目錄，對電子文檔進行分類管理。同時，定期對電子文檔進行備份，備份數據存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。（三）保管期限1.行政公文類：長期保管。2.業務合同類：按照合同約定的有效期及相關法律法規要求確定保管期限，一般不少于合同履行完畢后[X]年。3.財務文件類：按照財務檔案管理規定執行，一般為[X]年。4.人事檔案類：員工在職期間的檔案長期保管，離職后按照國家相關規定進行保管。5.技術資料類：根據產品的生命周期和技術更新情況確定保管期限，一般不少于產品停止生產后[X]年。6.市場營銷類：根據市場活動的時效性和對公司業務的影響程度確定保管期限，一般為[X]年。7.其他類：根據文檔的性質和重要性確定保管期限。（四）文檔清查1.檔案室應定期對文檔進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保文檔的數量、質量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發現文檔缺失、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.清查結果應形成報告，報公司相關領導審閱。（五）文檔借閱1.借閱申請因工作需要借閱文檔的人員，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的編號、名稱、借閱用途、預計歸還日期等信息。申請表經所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案室。2.借閱審批檔案室管理人員對借閱申請進行審核，對于涉及公司機密、商業秘密的文檔，需經公司保密管理部門審批。審核通過后，檔案室管理人員在申請表上簽字，并注明借閱期限。3.借閱期限一般文檔的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。涉及公司機密、商業秘密的文檔，借閱期限不得超過[X]個工作日，且不得復印或帶出檔案室。4.借閱歸還借閱人應在規定的借閱期限內歸還文檔，歸還時檔案室管理人員應對文檔進行檢查，確保文檔完好無損。如發現文檔有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。（六）文檔查閱1.查閱申請因工作需要查閱文檔的人員，應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的編號、名稱、查閱用途等信息。申請表經所在部門負責人簽字批準后，提交至檔案室。2.查閱審批檔案室管理人員對查閱申請進行審核，對于涉及公司機密、商業秘密的文檔，需經公司保密管理部門審批。審核通過后，檔案室管理人員在申請表上簽字，并安排查閱地點和查閱時間。3.查閱規定查閱人員應在檔案室管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將文檔帶出檔案室。如需復印文檔，應經檔案室管理人員同意，并按照規定進行登記。查閱過程中，應愛護文檔，不得在文檔上涂改、標記或損壞。（七）文檔銷毀1.銷毀申請對于已到保管期限或失去保存價值的文檔，由檔案室管理人員提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔的編號、名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。申請表經公司相關領導簽字批準后，方可進行銷毀處理。2.銷毀方式紙質文檔應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文檔內容無法恢復。電子文檔應進行徹底刪除，并對存儲介質進行格式化處理。3.銷毀記錄銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。五、監督與考核（一）監督檢查1.公司設立文檔管理監督小組，定期對各部門的文檔移交與保管情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括文檔的整理、編號、移交、保管、借閱、查閱、銷毀等環節是否符合本制度的規定。3.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核措施1.將文檔管理工作納入公司績效考核體系，對文檔管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反本制度