采購作業(yè)流程管理細(xì)則?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購作業(yè)流程，確保采購工作高效、有序進(jìn)行，保證所采購物資和服務(wù)符合公司需求，降低采購成本，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司內(nèi)所有物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、外包服務(wù)等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)采購計劃的制定、供應(yīng)商的開發(fā)與管理、采購訂單的下達(dá)與跟蹤、采購合同的簽訂與執(zhí)行等工作。需求部門：提出物資及服務(wù)的需求申請，明確規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判。質(zhì)量部門：參與采購物資的驗收工作，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和評估，確保符合公司標(biāo)準(zhǔn)。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、付款審核與結(jié)算等工作。二、采購作業(yè)流程（一）采購需求申請1.需求識別需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展、生產(chǎn)運營、項目推進(jìn)等實際情況，識別所需物資及服務(wù)，并填寫《采購需求申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間、用途等信息。2.需求審核需求部門負(fù)責(zé)人對本部門提出的采購需求進(jìn)行審核，確保需求的合理性、必要性和準(zhǔn)確性。審核通過后，將申請表提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購專員接收采購部門采購專員收到需求部門提交的《采購需求申請表》后，進(jìn)行初步整理和分析。2.市場調(diào)研對于常用物資，采購專員參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)、市場價格走勢等信息，評估需求的緊迫性和采購時機(jī)。對于特殊規(guī)格或新產(chǎn)品，采購專員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)咨詢、供應(yīng)商咨詢等方式，進(jìn)行市場調(diào)研，了解可供選擇的供應(yīng)商及其產(chǎn)品情況。3.采購計劃編制采購專員根據(jù)需求情況和市場調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司庫存狀況，編制采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。對于金額較大或重要的采購項目，采購計劃需提交采購部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后的采購計劃作為后續(xù)采購作業(yè)的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)根據(jù)采購計劃中物資或服務(wù)的特點和要求，采購部門通過多種渠道開發(fā)潛在供應(yīng)商。開發(fā)渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其公司概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息，并填寫《供應(yīng)商信息登記表》。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員（如需求部門代表、質(zhì)量部門人員等）對初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員資質(zhì)、環(huán)保情況、財務(wù)狀況等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，建立供應(yīng)商評估檔案。評估得分在一定標(biāo)準(zhǔn)以上的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商日常管理采購部門定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，了解其供貨質(zhì)量、交貨期、價格變動、售后服務(wù)等情況。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈秃献鳈C(jī)會；對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期改進(jìn)。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門有權(quán)將其從合格供應(yīng)商名錄中剔除。采購部門建立供應(yīng)商信息動態(tài)更新機(jī)制，及時掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品變化等信息，確保供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性和有效性。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判采購專員根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購詢價單，注明物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購專員對供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析和比較，選擇報價合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、交貨期滿足要求的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購專員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成、市場行情等信息，爭取有利的采購條件。同時，采購專員需與需求部門保持密切溝通，確保談判結(jié)果符合公司需求。2.合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購專員起草采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見。采購專員根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。合同修改完善后，由采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、公司授權(quán)代表簽字蓋章，正式簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購專員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（五）采購訂單下達(dá)1.訂單生成采購專員根據(jù)已簽訂的采購合同，在公司采購管理系統(tǒng)中生成采購訂單。采購訂單應(yīng)準(zhǔn)確反映合同的各項條款，包括物資或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點、付款方式等。2.訂單審核與批準(zhǔn)采購訂單生成后，提交至采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。采購部門負(fù)責(zé)人重點審核訂單內(nèi)容是否與合同一致、采購數(shù)量是否合理、交貨期是否滿足公司需求等。審核通過后，采購訂單提交至公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)。3.訂單發(fā)送采購專員將經(jīng)審核批準(zhǔn)的采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商按照訂單要求準(zhǔn)備貨物或提供服務(wù)。同時，采購專員應(yīng)與供應(yīng)商確認(rèn)訂單接收情況，確保供應(yīng)商已收到訂單并明確訂單要求。（六）采購進(jìn)度跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制采購專員負(fù)責(zé)對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。通過定期與供應(yīng)商溝通、查看供應(yīng)商提供的發(fā)貨憑證、物流信息等方式，及時掌握采購物資或服務(wù)的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況、運輸狀態(tài)等。2.異常情況處理在采購進(jìn)度跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，采購專員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的解決措施。對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌漠惓Ｇ闆r，采購專員應(yīng)及時向采購部門負(fù)責(zé)人匯報。采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)情況，與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換貨物、承擔(dān)違約責(zé)任等。同時，采購專員應(yīng)將異常情況及處理結(jié)果及時反饋給需求部門，確保需求部門了解采購進(jìn)度變化情況。（七）物資驗收1.驗收準(zhǔn)備在采購物資到貨前，采購專員通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)安排熟悉物資情況的人員參與驗收，質(zhì)量部門應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的檢驗工具和標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定具體的驗收方案，明確驗收項目、驗收方法、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.到貨驗收采購物資到貨后，由需求部門和質(zhì)量部門共同進(jìn)行驗收。驗收人員按照驗收方案對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等進(jìn)行逐一檢查。對于需要進(jìn)行理化檢驗或試用的物資，質(zhì)量部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗和測試。如驗收過程中發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時填寫《物資驗收不合格報告》，詳細(xì)記錄問題情況。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的物資，由驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。入庫物資應(yīng)按照公司庫存管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。驗收不合格的物資，采購專員根據(jù)《物資驗收不合格報告》，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理辦法。如要求供應(yīng)商更換貨物、補(bǔ)貨、退款、承擔(dān)退貨費用等。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對不合格物資進(jìn)行處理。處理完成后，采購專員組織相關(guān)人員對處理結(jié)果進(jìn)行復(fù)查，確保物資符合要求。（八）采購付款1.付款申請采購專員在物資驗收合格且入庫手續(xù)辦理完畢后，根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時間，填寫《采購付款申請表》。申請表應(yīng)注明采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購物資或服務(wù)內(nèi)容、付款金額、付款方式等信息。2.付款審核《采購付款申請表》提交至采購部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。采購部門負(fù)責(zé)人審核付款申請是否符合采購合同約定、驗收情況是否屬實等。初審?fù)ㄟ^后，申請表提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點審核付款金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實性和合規(guī)性、付款手續(xù)是否齊全等。財務(wù)部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與采購部門溝通核實，并要求采購專員補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。3.付款批準(zhǔn)與執(zhí)行財務(wù)部門審核通過的付款申請，提交至公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的付款申請由財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和資金支付流程進(jìn)行付款操作。財務(wù)部門在付款后，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并將付款情況反饋給采購部門。三、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門定期對采購作業(yè)過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險識別的內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險、市場價格波動風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨期風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商違約風(fēng)險：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任條款。同時，建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的異常行為，采取相應(yīng)的防范措施。市場價格波動風(fēng)險：密切關(guān)注市場價格動態(tài)，通過市場調(diào)研、與供應(yīng)商協(xié)商等方式，爭取合理的采購價格。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂框架協(xié)議等方式，降低價格風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格供應(yīng)商評估和選擇程序，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系。加強(qiáng)采購物資的驗收環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決。交貨期風(fēng)險：在采購合同中明確交貨期條款，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的生產(chǎn)計劃和進(jìn)度安排。加強(qiáng)采購進(jìn)度跟蹤，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，如發(fā)現(xiàn)交貨延遲跡象，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決辦法，必要時采取替代措施，確保公司生產(chǎn)運營不受影響。法律風(fēng)險：在采購合同簽訂前，由公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。四、采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定采購部門建立采購績效評估體系，設(shè)定以下評估指標(biāo)：采購成本：包括采購價格、采購費用等，評估采購部門降低采購成本的能力。采購質(zhì)量：通過驗收合格率等指標(biāo)，評估采購物資的質(zhì)量情況。采購交貨期：以按時交貨率為指標(biāo)，評估采購部門對交貨期的控制能力。供應(yīng)商管理：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商開發(fā)數(shù)量等，評估采購部門對供應(yīng)商的管理水平。內(nèi)部客戶滿意度：通過需求部門對采購工作的滿意度調(diào)查，評估采購部門與內(nèi)部客戶的溝通協(xié)作情況。2.評估周期與方式采購績效評估周期為季度或年度。評估方式采用定量與定性相結(jié)合的方法。定量評估主要依據(jù)各項評估指標(biāo)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析計算；定性評估主要通過問卷調(diào)查、訪談、內(nèi)部評審等方式，收集需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對采購工作的評價意見。3.評估結(jié)果應(yīng)用根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行獎勵或懲罰。對于績效優(yōu)秀的采購部門和人員，給予表彰、獎勵