檔案管理制度新?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司各項(xiàng)工作提供有效的支持和服務(wù)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、會(huì)議記錄、聲像資料等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及職責(zé)設(shè)立公司檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)公司檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和共享。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中的問題。2.各部門檔案管理職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。其主要職責(zé)包括：按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立本部門的檔案臺(tái)賬。負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門保管期滿的檔案移交公司檔案管理部門。積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標(biāo)文件等。公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。公司的人事檔案，包括員工的入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、考核、培訓(xùn)等相關(guān)材料。公司的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目等情況。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.檔案收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，確保不遺漏。檔案收集時(shí)應(yīng)保持文件材料的原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。收集的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。3.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。便于保管和查閱，提高檔案管理工作效率。4.檔案整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于快速檢索和查閱。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的分類與編號(hào)1.檔案分類方案公司檔案采用二級(jí)分類法，具體分類如下：一級(jí)類目：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類。二級(jí)類目：黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等。行政管理類：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、行政事務(wù)、安全保衛(wèi)等。經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理、合同管理、招投標(biāo)管理、企業(yè)管理等。生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等。財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、成本核算、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)管理等。人事檔案類：包括員工入職檔案、離職檔案、人事任免、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等。2.檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位為檔案一級(jí)類目代碼，用大寫字母表示，如"D"表示黨群工作類，"X"表示行政管理類等。第二至三位為檔案二級(jí)類目代碼，用兩位數(shù)字表示，如"01"表示黨組織建設(shè)，"02"表示宣傳工作等。第四至[X]位為檔案順序號(hào)，用[X3]位數(shù)字表示，按檔案形成時(shí)間先后順序依次編號(hào)。例如，一份黨群工作類黨組織建設(shè)方面的文件，編號(hào)為"D01001"。五、檔案的保管與保護(hù)1.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找和利用。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.檔案保護(hù)措施建立檔案保護(hù)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)教育，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行防潮、防蟲、防火、防盜等處理，如定期對(duì)檔案進(jìn)行晾曬、放置防蟲藥品、安裝防火報(bào)警裝置、加強(qiáng)庫房安全管理等。對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案被篡改、刪除或丟失。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案的查閱與借閱1.檔案查閱規(guī)定公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相關(guān)檔案供查閱，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.檔案借閱規(guī)定公司外部單位因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提供單位介紹信或相關(guān)證明材料。借閱申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時(shí)間、借閱期限等信息。檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)向借閱人提供檔案副本或復(fù)印件，如因特殊情況需要借閱原件的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，確保檔案安全。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值，提出鑒定意見。對(duì)經(jīng)過鑒定確定已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、無誤。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司檔案管理部門備案。八、檔案信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。2.檔案數(shù)字化要求對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，便于檢索和查詢。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)字化檔案被篡改、刪除或丟失。3.檔案管理信息系統(tǒng)功能檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化。系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)n案的基本信息、保管期限、利用情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄和統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理決策提