某房產公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，有效發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬項目公司、部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經營、管理、業務活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門及職責公司設立綜合檔案室，負責集中統一管理公司檔案。綜合檔案室職責包括：貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策；制定和完善公司檔案管理制度；負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等工作；指導、監督各部門的檔案工作。2.各部門兼職檔案員職責各部門指定專人擔任兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。兼職檔案員應接受綜合檔案室的業務指導和培訓，嚴格按照檔案管理要求開展工作，確保本部門檔案的完整、準確和及時歸檔。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各類文件、合同、協議、報告、報表、計劃、總結、會議記錄、紀要、信函、電報、傳真、證書、執照、圖紙、照片、錄音、錄像等。項目開發過程中的項目立項文件、可行性研究報告、土地出讓合同、規劃設計方案、施工圖紙、工程合同、監理資料、竣工驗收文件等。市場營銷活動中的市場調研報告、銷售合同、廣告策劃資料、客戶資料等。財務管理中的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。人力資源管理中的員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。2.收集要求各部門應及時將工作活動中形成的檔案材料收集齊全，按照歸檔范圍和要求進行整理，定期移交綜合檔案室。歸檔的文件材料應真實、準確、完整，字跡清楚，簽署完備，載體應符合檔案保管要求。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。采用分類、編號、編目等方法進行整理。分類按照公司檔案分類方案進行，編號應保證唯一性和系統性，編目應準確反映檔案內容和保管狀況。四、檔案的分類與編號1.分類方案公司檔案分為行政管理類、經營管理類、項目開發類、市場營銷類、財務管理類、人力資源管理類、企業文化類等七大類。每大類下再根據具體內容細分若干二級類目，如行政管理類下分為公文管理、會議管理、證照管理等。2.編號規則檔案編號采用"全宗號年度類別順序號"的結構。全宗號：暫定為公司代碼。年度：以公元紀年，如"2023"。類別：用大寫字母表示檔案類別，如"A"代表行政管理類。順序號：按照檔案形成時間順序或重要程度依次編號，位數根據實際情況確定。五、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件的專用庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具檔案裝具應符合國家有關標準，選用堅固耐用、便于存放和查找的材料制作。檔案盒應統一規格，封面應標注全宗號、年度、類別、保管期限等信息。3.檔案存放檔案應按照分類方案進行存放，不同類別的檔案分開存放，同一類別的檔案按照編號順序排列。應建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。4.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、重要合同協議、財務審計報告等。長期保管的檔案期限為16年至50年，如項目開發過程中的重要文件資料。短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的文件材料。5.檔案清查綜合檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數量、質量和存放位置準確無誤。清查中發現的問題應及時采取措施進行處理，如對破損、褪色的檔案進行修復，對丟失的檔案進行查找和補充。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作綜合檔案室定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員、業務部門人員和有關領導組成的鑒定小組。鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。2.銷毀程序經鑒定確需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、年度、類別、編號、保管期限等內容。銷毀清冊應經公司領導審批后，由綜合檔案室和相關部門共同派人監銷。監銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底，并留存銷毀記錄。七、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、安全、規范的原則，確保檔案的真實性和完整性不被破壞。嚴格執行檔案查閱審批制度，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。2.查閱手續內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。外部單位或個人查閱檔案，應持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，經公司主管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.借閱手續因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。4.利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄查閱或借閱檔案的時間、人員、內容、期限等信息。利用登記應定期整理歸檔，作為檔案統計和分析的依據。八、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應及時將工作活動中形成的電子文件收集齊全，按照檔案管理要求進行整理。電子文件應采用通用格式存儲，確保長期可讀。同時，應建立電子文件元數據，準確記錄文件的背景信息和管理信息。2.電子檔案的存儲與備份電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，定期進行數據備份，備份數據應異地存放，確保數據安全。存儲設備應定期進行維護和檢查，防止數據丟失或損壞。3.電子檔案的利用電子檔案的利用應通過公司內部網絡系統進行，嚴格按照權限設置進行訪問。利用電子檔案時，應遵守相關的安全規定，防止電子檔案被非法篡改或泄露。九、檔案管理的監督與考核1.監督檢查綜合檔案室應定期對各部門的檔案工作進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。公司將檔案管理工作納入年度績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行通報批評。2.考核內容考核內容包括檔案管理制度執行情況、檔