酒店檔案管理制度?一、總則1.目的為加強酒店檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高酒店的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門在經(jīng)營、管理、服務(wù)等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學(xué)、便于利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性、準確性和安全性。

二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門酒店設(shè)立專門的檔案管理室，隸屬于[具體管理部門]，負責(zé)統(tǒng)籌酒店檔案管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)酒店各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。制定和完善檔案管理制度，監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作的執(zhí)行情況。做好檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的完整與安全。積極為酒店各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具和參考資料。參與酒店檔案信息化建設(shè)，負責(zé)檔案信息的錄入、存儲、維護和利用等工作。

三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政檔案：包括酒店行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。經(jīng)營檔案：涵蓋市場營銷資料、客戶信息、預(yù)訂記錄、合同協(xié)議、價格政策等。服務(wù)檔案：有賓客投訴處理記錄、服務(wù)案例分析、服務(wù)質(zhì)量檢查報告等。工程檔案：包含酒店建設(shè)項目資料、裝修改造圖紙、設(shè)備設(shè)施檔案、維修記錄等。安全檔案：涉及安全管理制度、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報告等。其他檔案：如員工培訓(xùn)檔案、榮譽證書、照片、錄像、錄音等特殊載體檔案。2.檔案編號采用"全宗號分類號年度號案卷號"的編號方法。全宗號：[酒店全宗號，由上級檔案管理部門統(tǒng)一編制或指定]分類號：按照上述檔案分類類別，分別賦予相應(yīng)的代碼，如行政檔案為"XZ"，經(jīng)營檔案為"JY"等。年度號：以公元紀年表示，如"20XX"。案卷號：每一類檔案按形成時間順序依次編號，從"001"開始。例如：一份行政檔案，全宗號為"JD01"，分類號"XZ"，年度號"2023"，案卷號"005"，其編號為"JD01XZ2023005"。

四、檔案的收集與整理1.收集范圍各部門應(yīng)將在工作中形成的、具有保存價值的各類文件材料及時收集齊全，不得散失或據(jù)為己有。收文：包括上級機關(guān)下發(fā)的文件、通知、函件等。發(fā)文：酒店內(nèi)部制發(fā)的各類文件、報告、通報、決定等。部門工作中產(chǎn)生的各類報表、數(shù)據(jù)、記錄、合同、協(xié)議、圖紙、照片、錄像、錄音等資料。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交檔案管理室。收集的檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進行修復(fù)或補充。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。4.整理方法分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。組卷：同一類別的檔案材料，按照問題、時間、重要程度等因素進行合理組卷，每卷厚度不宜過厚，一般以1.52厘米為宜。編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項目，并填寫備考表，注明卷內(nèi)文件的保管期限、密級、數(shù)量及缺損情況等。裝訂：對紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料進行修整后，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊美觀。

五、檔案的歸檔與保管1.歸檔時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案材料整理歸檔完畢，移交檔案管理室統(tǒng)一保管。對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理歸檔。2.歸檔手續(xù)各部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息，雙方簽字確認。檔案管理室對移交的檔案進行認真核對，符合要求的予以接收，并在移交清單上加蓋檔案管理專用章。3.保管期限永久保管：涉及酒店產(chǎn)權(quán)、重大決策、重要人事任免、年度財務(wù)決算等具有長遠查考價值的檔案。定期保管：分為30年和10年兩種。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般行政文件、經(jīng)營合同、服務(wù)記錄等，保管期限為30年；對于短期需要查考的檔案，如一般性報表、臨時性通知等，保管期限為10年。4.保管要求檔案管理室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放架位和序號。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理，做到賬實相符。

六、檔案的查閱與借閱1.查閱范圍酒店員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。外部單位因工作需要查閱酒店檔案的，須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.查閱手續(xù)酒店員工查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。外部單位查閱檔案時，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準。檔案管理室根據(jù)批準意見，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱要求查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出室外。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，嚴禁私自復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進行。摘錄或復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理專用章。4.借閱范圍因特殊工作需要，確需借閱檔案的，須經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細注明借閱檔案的類別、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報酒店總經(jīng)理批準。檔案管理室根據(jù)批準意見，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、歸還日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。6.借閱要求借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大利用范圍。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如有特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理室應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理室應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。2.銷毀手續(xù)對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的類別、題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息，經(jīng)鑒定小組負責(zé)人簽字確認后，報酒店總經(jīng)理批準。檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理室留存，一份交財務(wù)部門作為記賬憑證。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。3.特殊情況處理對于涉及酒店商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，即使保管期滿，也不得擅自銷毀，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和酒店規(guī)定進行妥善處理。

八、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)酒店檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為酒店經(jīng)營管理提供更加便捷、高效的信息支持。2.檔案數(shù)字化錄入按照檔案整理規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。對掃描后的檔案圖像進行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的檢索、查詢、統(tǒng)計等功能。3.檔案信息系統(tǒng)管理選用適合酒店檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全過程進行信息化管理。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息系統(tǒng)的操作技能，及時更新和維護檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。4.數(shù)據(jù)安全與保密加強檔案信息系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密存儲、用戶權(quán)限管理等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。嚴格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，對涉及酒店商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進行加密處理，確保信息安全。

九、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，酒店將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。獎勵條件包括：認真執(zhí)行檔案管理制度，積極收集、整理、歸檔檔案，為檔案管理工作做出顯著成績的；在檔案保護、利用等方面有創(chuàng)新舉措，取得良好效果的；及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題，避免檔案損失的等。2.處罰對違反檔案管理制度的部門和個人，酒店將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。處罰情形包括：未按規(guī)定及時收集、整理、歸檔檔案，導(dǎo)致檔案散失或損壞的；擅自銷毀、涂改、偽造檔案的；違反檔案查閱