采購(gòu)合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門簽訂的各類采購(gòu)合同，包括但不限于物資采購(gòu)合同、服務(wù)采購(gòu)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。

二、合同簽訂管理1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、分析，結(jié)合庫(kù)存情況，判斷是否確需采購(gòu)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，需提交公司管理層審批。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商名錄中篩選出潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，形成考察報(bào)告。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商，并建立合格供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況等。3.合同談判與起草采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。談判過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)構(gòu)成，爭(zhēng)取有利的價(jià)格和條款。對(duì)于涉及技術(shù)要求的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)與技術(shù)部門密切溝通，確保技術(shù)條款明確、合理。根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。4.合同審核與審批采購(gòu)合同初稿完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)。采購(gòu)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、付款期限、預(yù)算控制等條款進(jìn)行審核，確保合同符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，提交至公司管理層審批。公司管理層根據(jù)合同的重要性、金額大小等因素進(jìn)行審批決策。對(duì)于重大采購(gòu)合同，需經(jīng)公司董事會(huì)或股東會(huì)批準(zhǔn)。5.合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并確保合同雙方簽字蓋章齊全。合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的合同文本執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)重新履行審批程序。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將簽訂好的合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責(zé)。

三、合同履行管理1.供應(yīng)商通知與協(xié)調(diào)采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知，明確交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、交貨方式等要求。在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨、貨物質(zhì)量不符等問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因，督促供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題。對(duì)于因供應(yīng)商原因?qū)е碌暮贤男袉?wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。2.貨物驗(yàn)收與付款貨物到貨前，使用部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、安排驗(yàn)收人員等。貨物到貨后，采購(gòu)部門組織使用部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和合同約定的付款方式、付款期限等進(jìn)行付款審核。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)。3.合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)控采購(gòu)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的履行情況，包括交貨時(shí)間、驗(yàn)收情況、付款情況等。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取有效措施加以解決。對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，以便公司及時(shí)做出決策。

四、合同變更與終止管理1.合同變更在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、不可抗力等原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門了解合同變更情況。2.合同終止合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止。采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)合同履行情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，填寫合同履行情況總結(jié)報(bào)告。在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意提前終止合同；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同。合同提前終止時(shí)，合同雙方應(yīng)簽訂書面的合同終止協(xié)議，明確終止的原因、雙方的權(quán)利義務(wù)、善后事宜等條款，并按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)清理與合同相關(guān)的文件、資料、款項(xiàng)等，確保合同終止后的各項(xiàng)工作妥善處理。

五、合同檔案管理1.合同歸檔采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件等資料整理歸檔。合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同終止協(xié)議、采購(gòu)申請(qǐng)表、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、考察報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料。2.檔案保管與查閱公司設(shè)立專門的合同檔案室，指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同檔案的安全。因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同檔案室查閱。查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同檔案。如需借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。

六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類、分級(jí)，確定風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度和影響范圍。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施針對(duì)不同類型和等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，明確違約責(zé)任，必要時(shí)采取法律手段追究供應(yīng)商的責(zé)任；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，合理確定采購(gòu)價(jià)格，并在合同中約定價(jià)格調(diào)整條款；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審核，確保合同合法合規(guī)。定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。

七、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理是否符合公司制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出整改意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核機(jī)制建立采購(gòu)合同管理考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合同履行的情況，合同風(fēng)險(xiǎn)控制的效果等。根