公司檔案管理制度及流程98628?1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項經營管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、技術資料、財務憑證等。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓和交流。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的完整性和準確性。按照規定的時間和要求，將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。協助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作。3.員工個人職責員工在工作中應及時將形成的檔案資料交至本部門兼職檔案員，確保檔案資料的真實、完整。嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照印章管理等相關資料。人事管理類：員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核、薪酬福利等檔案。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等。業務合同類：各類業務合同、協議、訂單、招投標文件等。市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料、客戶信息等。技術研發類：產品研發資料、技術方案、實驗報告、專利文件等。其他類：不屬于上述分類的其他特殊檔案。2.檔案編號檔案編號采用"部門代碼年份順序號"的方式進行編制。例如，行政管理類檔案編號為"XZ2023001"，其中"XZ"為行政管理部門代碼，"2023"為年份，"001"為該年度的順序號。具體部門代碼如下：行政管理部：XZ人力資源部：RL財務部：CW業務部門1：YW1業務部門2：YW2......市場營銷部：SC技術研發部：JF其他部門：QT四、檔案的收集與整理1.收集要求各部門應明確檔案收集責任人，定期對本部門產生的檔案資料進行收集。檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體及記錄方式符合要求。對于重要文件和緊急文件，應及時收集并優先處理。2.整理流程分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類。編號：為每一份檔案資料編制唯一的編號。裝訂：對于紙質檔案，應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、名稱、保管期限等信息。五、檔案的歸檔1.歸檔時間各部門兼職檔案員應在次年3月底前，將上一年度整理好的檔案移交公司檔案管理部門歸檔。對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應在項目結束或事項處理完畢后及時歸檔。2.歸檔手續檔案移交時，雙方應填寫《檔案移交清單》，詳細記錄檔案的名稱、數量、編號、移交日期等信息，并簽字確認。檔案管理部門接收檔案后，應對檔案的完整性和準確性進行檢查，如發現問題應及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管1.保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案安全存放。2.保管要求檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對電子檔案應進行備份，存儲于不同的介質和地點，防止數據丟失。嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持環境整潔，防止檔案受到損壞。3.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管：涉及公司重大權益、重要資產、核心技術等具有長期保存價值的檔案。長期保管：保管期限為30年的檔案，如重要業務合同、財務報表等。短期保管：保管期限為10年的檔案，如一般性文件、會議記錄等。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員等組成。鑒定小組根據檔案的歷史價值、現實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。2.銷毀流程經鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。《檔案銷毀清單》經公司領導審批后，由檔案管理部門負責組織銷毀。銷毀檔案時，應采用粉碎、焚燒等符合環保要求的方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有專人負責監督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。八、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和不當使用。2.利用方式查閱：公司內部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。復制：如需復制檔案資料，應填寫《檔案復制申請表》，經審批后，由檔案管理部門負責復制。復制的檔案資料應與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，包括查閱（借閱、復制）日期、查閱（借閱、復制）人、查閱（借閱、復制）內容、審批人等信息，以便于統計和查詢。九、檔案的信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.信息化管理流程檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行圖像處理和數據掛接，確保電子檔案與紙質檔案一致。數據錄入：將檔案目錄及相關信息錄入檔案管理信息系統，建立檔案數據庫。系統維護：定期對檔案管理信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行和數據安全。信息利用：通過檔案管理信息系統，實現檔案的快速檢索、在線查閱、借閱審批等功能，為公司員工提供便捷的檔案利用服務。十、監督與考核1.監督檢查檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.考核機制建立檔案管理工作考核機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系。對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反檔案管理制度的部門和個人進行批評教育和相應處罰。十一、