人事檔案管理制度98735?1.目的為了規范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。3.職責分工人力資源部負責公司人事檔案的集中統一管理，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等工作。各部門負責人負責本部門員工檔案材料的及時收集、整理，并移交至人力資源部。公司檔案管理人員負責具體的檔案管理操作，確保檔案管理工作的規范化和標準化。二、人事檔案內容1.員工基本信息個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。身份證復印件：清晰的身份證正反兩面復印件。學歷學位證書復印件：最高學歷及學位證書復印件。專業技術資格證書復印件：如有專業技術資格，提供相應證書復印件。職業資格證書復印件：如有相關職業資格，提供相應證書復印件。2.入職相關材料入職登記表：詳細記錄員工入職時填寫的各項信息。勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同原件。入職體檢報告：員工入職時的體檢報告。3.培訓與發展材料培訓記錄：包括參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，培訓課程名稱、時間、培訓單位等信息。學習成績單：員工參加各類學習培訓取得的成績單。職業發展規劃：員工個人的職業發展規劃書。4.考核與獎懲材料績效考核記錄：月度、季度、年度績效考核結果及相關評價材料。獎懲決定：公司對員工的獎勵、處罰決定文件。5.薪酬福利材料工資調整記錄：員工工資調整的相關文件和記錄。福利申請與審批材料：員工福利申請及公司審批的相關材料。6.崗位變動材料崗位調動申請表：員工崗位調動時填寫的申請表。崗位變動審批文件：公司對員工崗位變動的審批文件。7.離職材料離職申請表：員工離職時填寫的申請表。離職審批文件：公司對員工離職的審批文件。工作交接清單：員工離職時與接手人員的工作交接清單。三、人事檔案收集1.新員工檔案收集新員工入職時，人力資源部負責發放《員工檔案材料清單》，明確告知員工應提交的檔案材料內容和要求。員工應在入職后的[X]個工作日內，將完整的檔案材料提交至人力資源部。人力資源部對提交的材料進行初步審核，確保材料齊全、真實、有效。2.日常檔案材料收集各部門負責人應及時關注本部門員工的各類信息變動情況，如崗位變動、績效考核結果、獎懲情況等，并在信息發生變動后的[X]個工作日內，將相關材料整理后移交至人力資源部。人力資源部定期對各部門提交的檔案材料進行匯總和整理，確保檔案內容的及時更新。四、人事檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案內容的類別，將收集到的檔案材料進行分類，如基本信息類、入職材料類、培訓與發展類、考核與獎懲類、薪酬福利類、崗位變動類、離職材料類等。每一類檔案材料按照時間順序進行排列，確保檔案材料的連貫性和完整性。2.編號裝訂對每一份檔案材料進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的查找和管理。將整理好的檔案材料按照編號順序依次裝訂成冊，確保裝訂牢固、整齊美觀。同時，在每冊檔案的封面和脊背處標注檔案編號、員工姓名、檔案類別等信息。3.建立電子檔案為提高檔案管理效率，方便查閱和利用，人力資源部應同時建立員工人事檔案的電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容保持一致，包括掃描或拍照等方式將紙質檔案材料轉換為電子文檔，并進行分類存儲。定期對電子檔案進行備份，確保檔案數據的安全性和可靠性。備份存儲介質應妥善保管，異地存放一份，以防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案數據丟失。五、人事檔案保管1.檔案庫房管理公司設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、空調、滅火器等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案存放方式檔案應按照員工類別和檔案編號順序存放在檔案柜中，每個檔案柜應標明存放檔案的類別和范圍，便于查找和管理。對于重要的檔案材料，如勞動合同、績效考核結果等，應進行單獨存放，并做好標識和登記。3.檔案保管期限人事檔案的保管期限分為長期和短期。長期保管的檔案包括員工的基本信息、勞動合同、培訓與發展材料、考核與獎懲材料等，保管期限為員工離職后[X]年。短期保管的檔案包括員工的薪酬福利材料、崗位變動材料、離職材料等，保管期限為員工離職后[X]年。超過保管期限的檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請，經人力資源部負責人審核、公司領導批準后，按照規定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、檔案名稱、數量等信息。六、人事檔案查閱1.查閱權限公司內部人員查閱人事檔案，應遵循以下權限規定：人力資源部工作人員因工作需要查閱人事檔案，可直接查閱。其他部門負責人因工作需要查閱本部門員工人事檔案，需經人力資源部負責人批準后，方可查閱。公司領導因工作需要查閱人事檔案，可直接查閱。外部單位或個人查閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經公司領導批準后，由人力資源部安排專人陪同查閱。查閱內容僅限于與單位介紹信中明確事項相關的檔案材料。2.查閱流程查閱人事檔案時，查閱人員應填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并提交相應的審批文件。檔案管理人員根據查閱申請表和審批文件，對查閱人員的身份和查閱權限進行核實，核實無誤后，為查閱人員提供相應的檔案材料。查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得將檔案材料帶出查閱室。查閱過程中，應保持檔案材料的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案材料歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。七、人事檔案借閱1.借閱權限公司內部人員借閱人事檔案，應遵循以下權限規定：人力資源部工作人員因工作需要借閱人事檔案，可直接借閱。其他部門負責人因工作需要借閱本部門員工人事檔案，需經人力資源部負責人批準后，方可借閱。公司領導因工作需要借閱人事檔案，可直接借閱。外部單位或個人借閱人事檔案，原則上不予批準。如因特殊情況確需借閱的，需持有單位介紹信，并經公司領導批準后，由人力資源部安排專人陪同借閱。借閱期限不得超過[X]個工作日。2.借閱流程借閱人事檔案時，借閱人員應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等信息，并提交相應的審批文件。檔案管理人員根據借閱申請表和審批文件，對借閱人員的身份和借閱權限進行核實，核實無誤后，為借閱人員辦理檔案借閱手續。借閱人員應在借閱期限內歸還檔案，如需延長借閱期限，應提前向人力資源部提出申請，經批準后方可延長。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應對檔案材料進行認真核對，確保檔案材料齊全、完整、無損。如發現檔案材料有缺失、涂改等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。八、人事檔案保密1.保密責任公司全體員工應嚴格遵守人事檔案保密制度，對涉及員工個人隱私和公司機密的檔案內容予以保密。檔案管理人員應妥善保管人事檔案，不得泄露檔案內容，不得擅自復制、傳播檔案材料。人力資源部工作人員在查閱、整理、保管人事檔案過程中，應嚴格遵守操作規程，防止檔案信息泄露。2.保密措施檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。檔案管理人員應妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。檔案查閱室應與檔案庫房分開設置，查閱人員在查閱檔案時，應在查閱室內進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱室內應安裝監控設備，對查閱過程進行全程監控。電子檔案應設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。對電子檔案的操作應進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、操作內容等信息。涉及人事檔案的文件、資料等應妥善保管，不得隨意丟棄或出售。如需銷毀，應按照規定進行處理，確保檔案信息不被泄露。九、人事檔案信息化管理1.系統建設公司應建立人事檔案信息化管理系統，實現人事檔案的電子化存儲、檢索、查詢、統計等功能。人事檔案信息化管理系統應與公司其他人力資源管理系統進行集成，實現數據的共享和交互，提高人力資源管理工作的效率和準確性。2.數據錄入與維護檔案管理人員應定期將新收集的檔案材料錄入人事檔案信息化管理系統，確保系統數據與紙質檔案內容一致。對系統中的人事檔案數據進行定期維護，包括數據更新、數據備份、數據清理等工作，確保系統數據的準確性和完整性。3.信息安全管理加強人事檔案信息化管理系統的信息安全管理，設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關數據。定期對系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復系統安全隱患。同時，安裝防病毒軟件和防火墻，防止外部網絡攻擊和病毒入侵。對系統操作人員進行安全培訓，提高操作人員的安全意識和操作技能，防止因操作失誤導致信息泄露。十、人事檔案審核與更新1.定期審核人力資源部應定期對人事檔案進行審核，審核周期為[X]年。審核內容包括檔案材料的完整性、真實性、準確性等方面。在審核過程中，如發現檔案材料存在問題，應及時與相關部門或人員進行溝通核實，并要求其補充或更正相關材料。2.動態更新隨著員工個人信息的變動和公司人力資源管理工作的需要，人事檔案應及時進行更新。如員工崗位變動、績效考核結果調整、薪酬福利變化等信息，應在信息發生變動后的[X]個工作日內更新至人事檔案中。檔案管理人員應定期對人事檔案進行梳理，將過期或無效的檔案材料進行清理，確保檔案內容的時效性和有效性。十一、違反人事檔案管理制度的處理1.責任追究對于違反人事檔案管理制度的行為，公司將視情節輕重，追究相關人員的責任。如因檔案管理人員失職導致檔案材料丟失、損壞或泄露