華聯超市

HUALIANMAJ3KCT

北京華聯掠合超市有限公司

營運規范

冊I

二零零二年八月

內部貨料嚴禁外傳編號：OPSM

供應商的管理管控

市場上的供應商何止千家，一個城市的綜合超市潛在供應商可能上萬

家，全國范圍內更是上百萬家，如何開發最適合北京華聯綜合超市發展的

供應商，并與他們發展互利互惠的商業關系，是每一個地區公司采購部的

重大戰略任務。俗話說：“水能載舟，亦能覆舟”。北京華聯好比是舟，而

眾多的供應商則是水。如果選擇好的供應商，則他們可成為北京華聯的戰

略合作伙伴，雙方可以齊步發展，共創未來；反之則北京華聯的前途就不

堪設想了。

北京華聯綜合超市的供應商政策如下:

供應商政策

項目政策說明

供貨來源本公司廣求貨源，供應商包括：農產品的農民、生產基地、國

內外的制造商、代理商、總經銷、及進出口商。避免向二級批

發商、皮包公司（倒爺）及親友所開的公司等供應商進貨，除

非事先以書面申請，并獲得上級的同意。

供貨家數同檔次（通常與價位是同義字）沒有品牌性的商品，應避免兩

家以上的供應商采購，否則客戶會有所混淆，除非該品牌（商

品群）有較大的市場規模與季節性的需求。每一個門店總供貨

家數應限制在500?700家?！蔼毤夜┴洝钡那闆r應盡量避免，

除非有很好的理由，并事先以書面申請，并獲得上級的同意。

客戶有強烈的品牌選擇需求時，此一政策可按市場規模與季節

性的需求酌量調整。供應商每月進貨或銷售金額不足￥1,000

者，應予淘汰。（續下天）

項目政策說明

選擇要求本公司不可能向所有的供應商采購，故供應商的選擇應謹慎為

之，基本上符合下列條件的供應商才可加以考慮：

（1）價格：愿意以本地最低供貨價格供貨給北京華聯綜合超

市。

（2）誠信：不可有賄賂及違背誠信的行為。

（3）質量：質量良好，能對其商品質量有所保證。

（4）包裝：其商品品種、包裝方式及規格是本公司目標顧客

群所需要的。

（5）服務：能在訂貨、配送、售后服務與本公司密切配合。

（6）批發：愿意經由本公司的銷售渠道批發給零售商，餐飲

業或公司行號及企事業單位，拓展其市場占有率。

（7）貨源：財務穩健，公司或組織管理管控完善，貨源可靠。

（8）遠見：不貪圖近利與暴利，愿與本公司一齊成長茁壯。

（9）促銷：愿意在促銷活動給予大力支持。

（10）贊助：愿意對各種贊助費用給予大力支持。

購銷本公司絕大部分的商品是以購銷的方式買斷經營，降低成本，

對售價有絕對的自主權。

代銷本公司雖以買斷經營，但仍需與供應商對某些風險較大的品

類，或采購人員較無把握的品類，可考慮以代銷的方式經營，

采取實銷實結（但供貨價格及售價可能會較高）,代銷商品的供

應商可派促銷員駐場銷售，存貨的損耗分擔雙方應事先約定。

聯營對于較高單價，銷量小，易失竊、產品生命周期短、市場變化

快、或須要專業解說服務的業種，列如：精品、化妝品、音像

制品等，可以考慮聯營，采取實銷實結，存貨損耗風險由供應

商承擔。（完）

供應商管理管控的目的在于（a）培養有實力且愿與北京華聯綜合超市

齊步成長的合作伙伴。（b）淘汰沒有潛力或商業道德，且對北京華聯綜合

超市無益的供應商。（c）盡量減少中間環節的不合理加價，以降低進貨成

本。（d）爭取最好的商業交易條件。（e）將營業額與利潤額最大化。

'i般而言，大型供應商（例如：跨國性消費品制造商或國內的知名品

牌制造商）在超市的供應鏈占主導地位，他們的商業行為比較規范，較少

以賄賂采購人員的方式達成其業務目標，大部分都憑其品牌實力、有優勢

的價格、有力度的廣告與促銷及良好的售后服務完成交易。而中小型的供

應商（例如：一些私營的批發商、經銷商、工廠或個體戶）比較偏好與采

購人員私下打交道，給予各種好處（包括：私人回扣、贈品、娛樂、招待、

開支報銷、……等），進而控制采購人員。俗話說：“吃人嘴軟，拿人手短二

腐敗分子在金錢的誘惑下，權錢交易，利欲熏心，任人擺布，最后只好犧

牲北京華聯的利益了。

所以“篩師供應商”成為供應商管理管控的一個最重要課題，其實只

要采購人員立場端正，要挑選好的供應商不難，在“供應商政策”里有明

列“選擇要求”。另外由“供應商基本資料表”、“供應商簡介”、“供應商報

價單”、“新供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”基本上

可以看出一個端倪。有些供應商為了某些理由（例如：商業機密）拒絕填

寫“供應商基本資料表”，我們應慎重不與他們往來，除非他們的產品在市

場上有獨占性，或成為賣方市場，且受北京華聯的目標顧客群所喜愛。

供應商管理管控可分為一）新供應商進場，（二）舊供應商清場,

（三）舊供應商年度合同合約，（四）舊供應商年度評估，（五）年度供應

商表彰大會?，F分述如下：

一、新供應商進場:

有部分新供應商經營者經常向公司領導抱怨說「要見北京華聯的采購

不容易”。這句話說明了北京華聯的部分采購人員較為牛皮，已有了傲氣,

只喜歡或愿意與老供應商交往，把北京華聯的進貨大門關閉了，這是不對

的。要知道北京華聯的成長及永續發展，必須靠供應商的支持，有些老供

應商由于自身的原因（例如：財力、人力、廣告、促銷、研發、物流、質

量……等）無法跟上北京華聯的發展步調，必需要汰換，因此必須補充新

血，而且市場不乏好的熱銷商品，但因為種種原因不得其門而入，讓北京

華聯錯失了商機。同時，讓有些顧客老是抱怨北京華聯缺少市場上熱銷的

商品，或品種不齊全等等。

因此，采購人員“引進新供應商”是個重要的課題，不可藉故拒人于

千里之外，北京華聯應讓新供應商有機會憑其實力與舊供應商公平競爭。

引進新供應商對北京華聯有一些明顯的好處：（a）對老供應商有壓力，俗

語說：“有競爭才有進步:他們會對北京華聯提供更好的交易條件，以保

住其生意；（b）新供應商的引進可為北京華聯增加較多的營業外收入，如

果一家“1萬元”，一年引進“300家”新供應商,就會為北京華聯增加“300

萬元”的其他收入；（c）新供應商通?？蓮浹a北京華聯現有商品結構的不

足，可讓北京華聯的品種更齊全；（d）最重要的是，新供應商的供貨及交

易條件通常會比老供應商更好，也能提供某些市場上“熱銷”的產品，為

北京華聯帶來大量的利益。

各地區公司采購部應采用以下的方法引進新供應商：

1、建立一個因特網網站，網站有“新供應商進場程序”的信息。

2、在各地區公司總部接待柜臺設置一個“公告欄”，把采購部的網址

公告，讓新供應商可以上網瀏覽“新供應商進場程序”的信息。

3、同時“公告欄”上應說明可以在接待柜臺價購（例如：人民幣200

元）“新供應商進場程序”及“供應商手冊”。

4、在接待柜臺設置“新供應商登記本”，規定采購部應在一周之內，

會正式函覆北京華聯采購部的決定。

5、“公告欄”的信息舉例如下：

新供應商朋友們：

（1）假若你們的產品有“價格、質量、包裝、品種、或服務”上

的優勢，北京華聯綜合超市采購部謁誠歡迎你們前來洽談。

（2）你們可以經由采購部的網址“www.……....”了解與北京華

聯交易的程序。

（3）你們也可以向本接待柜臺價購“新供應商進場程序”及“供

應商手冊”。

（4）在你們按“新供應商進場程序”提供“供應商基本資料表”、

“供應商簡介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、

“新供應商產品問卷調查表”及“目錄或照片”交給本接待

柜臺的一周之內，采購部將正式函覆是否需要進一步約定時

間洽談。

謝謝你們的合作，歡迎光臨！

6、“新供應商進場程序”如附件。

7、采購部收到由接待柜臺轉來的“供應商基本資料表”、“供應商簡

介”、“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新供應商產品

問卷調查表”及“目錄或照片”后，應設立一個登記本，登記“日

期、供應商名稱、及資料名稱”，然后交給“采購總監”?！安少徔?/p>

監”研究后，作批示，并交給相關的“采購經理”?！安少徑浝怼?/p>

做詳細的調查后，與“采購主管”研究后，最后呈報“采購總監”，

由“采購總監”作最后決定是否進一步洽商，并正式函覆供應商

有關北京華聯采購部的決定。正式的函覆文件舉例如下：

尊敬的公司：

感謝貴公司200年—月—日所提供的資料，經采購部

研究后，我公司的決定如下：

?請盡快與我公司采購主管先生/小姐聯系,

電話為轉分機o

?貴公司的產品在以下幾方面沒有優勢，恕難合作。

口價格口質量口包裝

□品種口售前服務口售后服務

?我公司因以下原因暫時無法進一步聯系。

］、O

2、o

3、o

4、o

5、?

?貴公司若不同意本函的決定，還可以書面形式向我公司

總經理申訴。

北京華聯綜合超市有限公司

采購部敬啟

200年月日

8、以上函件發出后，采購部應通知接待柜臺銷案，否則接待柜臺應

負責追蹤，如果超過十天采購部仍未發函，接待柜臺應通知“總

辦主任”，由“總辦主任”調查原因，最終應在十四天之內函覆,

以示對新供應商的尊重，并維護北京華聯的信譽。

若采購總監決定進一步與新供應商聯系后，采購主管應主動聯系新供

應商。經過幾回合的洽談，并初步篩選商品后，應填報“新供應商審批申

請書”（如附件）給采購經理與采購總監審批。申請審批時應附上“供應商

基本資料表”、“供應商簡介”“供應商報價單”、“新供應商問卷調查表”、“新

供應商產品問卷調查表”、“目錄或照片或樣品”及“供應商進場贊助同意

書二

采購經理與采購總監對于采購主管所推薦的供應商，應約談其最高業

務負責人，除了核實“供應商資料表”、“供應商簡介”、“供應商報價單”“新

供應商問卷調查表”及“新供應商產品問卷調查表”的正確性外，最后把

雙方合作的利益充分溝通，并試探對方的虛實，畢竟兩家公司的合作（如

同男女的聯姻）應更慎重一點較好。采購總監有最終審批權，經審批同意

進場后，按正常進場程序，向財務部繳交“進場贊助費”后，由采購主管

正式建檔，并下訂單進貨。

二舊供應商清場:

有些供應商言行不一致，表現欠佳，呈現一些問題，例如：產品沒有

優勢、促銷也不積極、產品質量不穩、包裝不良、送貨不及時、贊助費用

很少、拒絕退換貨、供貨價格經常調漲、帳期太短、帳額太小、溝通困難、

服務不佳……等。這些都是應該“清場”的微兆，但“清場”不能單憑采

購主管說了算，否則因為個人恩怨，變成公報私仇，暗箱操作，這是采購

工作的大忌！

為了讓“清場”有憑有據，“清場”應該與“進場”一樣有一個類似的

程序?！芭f供應商清場審批申請表”（如附件）是用來決定“清場”用的。

采購主管鑒于某一個供應商的績效不好，遠不如預期，在開發替代供應商

的同時.，可填寫“舊供應商清場申請表”經由采購經理與采購總監同意下，

正式辦理“清場”手續。清場時，應先通知“財務部”暫緩付款，等與供

應商談判庫存清理辦法之后，獲得妥善的解決辦法（例如：供應商補價差，

或做清倉處理）后，才可做最后的貨款結算。

三、舊供應商年度合同合約:

每年年底，除半年內的新供應商外，采購主管應與所有舊供應商談一

下年度的合同合約。“年度交易合作合同合約書”（如附件）須在年底完成，

否則視為自動延長一年。年度合同合約主耍在規范：“價格、價格上漲、條

碼、交貨天數、付款方式、付款帳期、商品管理管控費用、進貨獎勵、節

慶贊助、促銷、廣告意向、試吃演示、損耗補償、食品及百貨質量問題、

退換貨……等”相關項目。

采購主管在談判年度新合同合約時，最好能請采購經理或采購總監一

起參加，畢竟談判時我方人員愈多愈好，況且集思廣義，添漏補遺，更能

讓采購主管如猛虎添翼，氣勢如虹，無往不利。

四、舊供應商年度評估:

每年底除了要與供應商談一下年度的交易合同合約外，對內采購主管

對其管轄的所有供應商做一個“舊供應商年度評估表”（如附件）。這個表

的評估相關項目與“進場”及“清場”是一樣的，唯增加了實際的年度總

銷售額及毛利率。

憑這個“評估表”，采購部也可以在年底順便決定年度10?20%應替

換的供應商。若總數有500家供應商，則應在此時替換50-100家供應商，

汰劣擇優，形成一種“良性循環”。

五、年度供應商表彰大會:

每年底，各地區公司可舉辦一個“年度供應商表彰大會”，其目的是:

（1）感謝供應商一年來的配合與支持及其辛勞。（2）藉表彰大會的透明化，

激發起供應商的攀比性及積極性。（3）展現北京華聯的采購及銷售實力，

更能吸引新的、有實力的供應商前來洽商。

“表彰大會”可以是有償的（例如：由供應商自費參加有餐宴的“頒

獎大會”）或無償的。也可以僅有精神獎勵（例如：獎狀或獎牌等），或同

時給于物質獎勵（例如：獎金或提前付款等）。更可以請新聞媒體參加報導，

以擴大影響力。表彰的合適的內容可以包括：“營業額、營業額增長率、毛

利額、毛利增長率、準時交貨率、低或無退貨率、售后服務水平、商品創

新、促銷支持力度、廣告支持力度、綜合配合度……等”相關項目。

更可以針對供應商的業務人員及北京華聯的采購人員頒獎給“最佳業

務能手”及“最佳采購能手”等，以激勵買賣雙方關鍵人員，獎項可以是:

“獎狀、獎牌、獎金、或國外旅游”等。各地區公司在這方面的投入愈多，

下一年的回報肯定會愈大。

附:

新供應商進場程序

是

北京華聯綜合超市有限公司填表日期

200年月_日

供應商基本資料表（適合者打”

供銷售總部銷售總部

名稱

應電話號碼傳真號碼

商銷售總部銷售部

郵編

地址電子郵箱

成立日期___________年______月—日資本額￥_______萬員工人數___________人

主要股東姓名1.2.3.4.5.

職稱

主要客戶名稱1.2.3.4.5.

1.盈利狀況：□是口否口不清楚；比同業：□高口相等匚:］低□不清楚

2.資金狀況：口充足口剛好口緊張口不足口不清楚

供應商3.存貨狀況：口充足口剛好口緊張口不足口時多時少口不清楚

綜合狀況4.銷售狀況：口良好口一般□較差□很差口不清楚

5.人員狀況：口穩定口流動率尚低口流動率較高口流動率很高□不清楚

6.配送狀況：□良好□剛好口緊張口不足口不清楚

□內資企業口合資企M1口外資企業□股份制口國有企業□集體企業□私營企業口上市公

供應商屬性司

□制造商口進口商口邑銷商口代理商口一級批發商口二級批發商口其它：

目前主要1.2.3.4.5.6.7.

總計

商品品牌其它

商品品類

銷售額占比%%%%%%%100.0%

本市市場份額

_________%_%_________%_%%_________%一

年廣告促銷費

萬萬萬萬萬萬萬萬

二萬）

生產能力

（以數■表示）

前

產

目

能

利

率

用1%%%%%%%%

最

年

近

四一年_年_年年（預估）

總

額

營業

￥______________萬￥______________萬￥______________萬￥______________萬

零售商KAC（主要/其它：其它：

主要銷售渠道經銷商代理商批發商總計

直供重點客戶）

銷售占比%%%%%%%10C.0%

客戶數互互家互互互家家

零售網點數家家家家家家家家

提供以下證件（有者請打“，'）：

1.□營業執照副本7.□商標注冊證（制造商適用）

2.□稅務登記表（國稅、地稅）8.□衛生許可證（食品制造商適用）

3.□生產許可證（制造商適用）9.□安全認證（長城標：電工類商品適用）

4.□商檢合格證10.□代理授權書（代理商適用）

5.□進口商品檢驗合格證（進口商品適用）11.□其他（1）_______________________________

6.□商品檢驗報告（2）

全國銷售部

填表人姓名公

負責人

職稱職稱章

聯系電話聯系電話

手機手機

北京華聯綜合超市

供應商簡介

供應商

地址郵編

名稱

成

立

沿

革

發

展

歷

程

相關計

劃

前

目請附上全公司組織圖及業務部門組織圖。組織圖應至少包括：“部門名稱”、“領導姓名

織

組

及職務”、“部門主要職能”及“員工人數”。請參考附件的范例。

產

銷

情

況

財

務

情

況

優勢

與

劣勢

對北京

華聯的

業務負

職務日期200年月_日

責人

注：本表格空格不夠時，請自行以白紙打印。

供應商組織范例

供應商名稱：______________________

填表日期：年一月一日

(-)所有部門：

姓名

總經理

姓名

副總經理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工

主要1.1.1.1.1.1.1.

職能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

。業務部門：

姓名

業務君“經理

姓姓姓姓姓姓姓

名名名名名名名

XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工XX名員工

主要1.1.1.1.1.1.1.

職能:

2.2.2.2.2.2.2.

3.3.3.3.3.3.3.

4.4.4.4.4.4.4.

5.5.5.5.5.5.5.

日期：200年月日

北京華聯綜合超市

供應商報f介單

融有商品陳列尺寸價格結構（人民幣、含稅）目錄樣品

俏售每箱交貨

9f品名及規格長X寬X高產地

單位件敷天數零售二批商一批商連鐐店華聯

株名（公分）*否是否

訂價進價進價進價進價

1入天￥￥￥V

2入天

3入天

4入天

6入天

6入天

7入天

8入大

9入天

10入天

11入天

12入天

13入天

14入天

15入天

注：(1)在報價之宵,供應商應先完整填需“供應商總B本資料不r及“供應商簡介供應商名稱

(2)請供應商務必按商品本身的“銷售排名”順序塌寫.如果欄位不夠，請自行復印地址

MO—32X-k“?/￡?■<上—，，■一

工,"工JLCIHEJRF。w（rr<

電話

(3)如以上報價不客.一經查證■客.華聯絡立即停止一切交易,并全的退儲。公

(4)“華聯進價”系是"到岸價”，即供應商必需將商品按指定位置貼好“華聯店內碼”或傳真

印上“國際條碼”，整齊碼放在“華聯”指定的棧板及位■上，井當面點交蛉“年聯收貨部報價人章

I職務I-

北京華聯綜合超市

新供應商問卷調查表

供應商名稱地址

感謝貴公司考慮與北京華聯綜合超市合作，共同拓展市場，雙羸雙利。請就近先考察北京華聯

的門店，并閱讀“供應商手冊”，然后回答以下問題，適合貴公司的意見者，請在“方格”內打

MM

口沒有□一次口兩次

門店：--------------考察次數

□三次以上

口應降低價格口應提升服務口應改善布局口應增加品種

對門店的建議

□其他：___________________________________

門店考察

口沒有□一次口兩次

門店：______________考察次數

口三次以上

口應降低價格□應提升服務口應改善布局口應增加品種

對門店的建議

□其他：__________________________________

□尚未閱讀口略為閱讀口詳細閱讀

供應商手冊

□閱讀一次口閱讀兩次口閱讀三次以上

□高檔口中高檔口中檔口中低檔口低檔

供應商□家庭用口專業用□所有年齡口特定年齡

產品定位□所有性別口特定性別□所有文化水平口特定文化水平

□所有職業口特定職業□所有商圈□特定商圈

是否能協助北京華聯降低采購成本□能□不能口不確定

供應商能力是否能協助北京華聯降低營運成本□能口不能□不確定

是否能協助北京華聯增加銷售份額□能□不能口不確定

全國連鎖□是□否口不清楚，目前門店數：遂店，4城市

夭天低價口是□否口不清楚，比市價便宜：_=_垃

供應商對品種齊全度□5,000個以下口5,000-10,000個口10,000個以上

北京華聯的認識來客數比本市同類超市：口多口相同□少口不清楚

客單價比本市同類超市：口多口相同□少口不清楚

銷售額比本市同類超市：口多□相同□少口不清楚

姓名職務關系匚朋友□同學口別人介紹

北京華聯的熟人姓名職務關系匚朋友□同學口別人介紹

姓名職務關系匚朋友□同學口別人介紹

公司姓名電話

可以打聽

公司姓名電話

供應商的人

公司姓名電話

對北京華聯的1.

綜合建議2.

3.

供應商業務

職務日期*耳其

負責人

北京華聯綜合超市

新供應商產品問卷調查表

（適合者打“J”，請按一個品牌填寫一張）

郵編

供應商名稱地址

電話

品牌