辦公室檔案管理制度?1.目的為加強辦公室檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司辦公室及各部門在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.辦公室檔案管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統一管理公司各類檔案，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案查詢利用。負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定，根據國家有關規定和公司實際情況，確定檔案的保管期限，對已過保管期限的檔案提出處置意見。組織開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。負責向公司內部各部門提供檔案查閱、借閱等服務，對檔案利用情況進行登記和統計。對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案管理業務培訓。2.各部門檔案管理職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門在工作中形成的各類檔案進行分類整理，確保檔案資料的完整、準確。定期將整理好的檔案移交辦公室檔案管理部門集中保管，并辦理交接手續。在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常管理和利用工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司各類文件，包括上級來文、公司發文、內部請示與批復、會議紀要、工作計劃與總結等。公司各類業務活動資料，如合同協議、招投標文件、項目方案、業務報表等。公司各類會議資料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。公司各類人事檔案，如員工入職登記表、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利檔案等。公司各類財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。公司各類證照檔案，如營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書等。公司各類聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門應明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作的及時、準確。檔案收集責任人應定期對本部門產生的文件資料進行清理，按照檔案分類標準進行分類整理，剔除無關的資料，確保檔案的完整性。對于重要文件資料，應在形成后及時收集，不得積壓或丟失。檔案收集過程中，應注意文件資料的原始性和真實性，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。3.整理原則遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接性。按照檔案的種類、時間、來源等因素進行分類，便于管理和查找。分類應科學合理，層次分明，便于檔案的整理、編目和保管。每份檔案應保持其完整性，不得隨意拆分或合并。4.整理方法分類：按照檔案的性質和內容，將檔案分為行政管理類、業務管理類、人事管理類、財務管理類、證照管理類、聲像管理類等類別。每個類別下再根據具體情況細分若干二級類目。編號：為每份檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于識別和管理。檔案編號可采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。編目：對每份檔案進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄準確、完整。裝訂：對紙張規格不一致、破損或散裝的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號1.分類標準行政管理類：包括公司行政事務管理中形成的各類文件、資料，如行政公文、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、行政事務處理記錄等。業務管理類：涵蓋公司各項業務活動中產生的文件、資料，如合同協議、業務報表、項目文檔、市場調研資料、業務審批文件等。人事管理類：涉及公司人力資源管理方面的文件、資料，如員工檔案、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核檔案、薪酬福利檔案、人事任免文件等。財務管理類：包含公司財務工作中形成的各類憑證、賬簿、報表、審計報告、財務制度等文件資料。證照管理類：主要是公司各類證照的申請、審批、變更、年檢等相關文件資料，以及證照原件。聲像管理類：包括公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.編號規則檔案編號采用"年度+類別代碼+順序號"的結構。年度：用四位數字表示檔案形成的年份，如"2023"。類別代碼：按照檔案分類標準，為每個類別設定一個兩位字母代碼。行政管理類為"XG"，業務管理類為"YW"，人事管理類為"RS"，財務管理類為"CW"，證照管理類為"ZZ"，聲像管理類為"SX"。順序號：為每個類別下的檔案按照形成時間順序依次編制三位數字順序號，從"001"開始。例如，2023年形成的第一份行政管理類檔案編號為"2023XG001"。五、檔案的保管1.保管場所辦公室應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度測量設備等設施。2.保管方式檔案應按照分類和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。對于紙質檔案，應采用檔案盒或檔案夾進行裝訂和保管，檔案盒或檔案夾應標明檔案類別、編號、題名等信息。對于電子檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案數據庫，按照檔案分類進行存儲管理，確保電子檔案的安全和完整。對于聲像檔案，應根據其載體形式進行分類保管，如照片可沖印成冊或制作電子相冊，錄音、錄像資料可刻錄成光盤或存儲在電子設備中，并注明相關信息。3.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重大事項的文件資料，公司年度財務決算報告，公司重要合同協議等。長期保管：對公司在一定時期內有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如公司年度工作計劃與總結，公司中期財務報表，公司一般性合同協議等。短期保管：對公司在較短時間內有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如公司臨時性文件，一般性業務報表等。檔案保管期限的確定，應根據國家有關規定和公司實際情況進行綜合判斷，并在檔案整理時予以明確標注。六、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作辦公室檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每五年進行一次全面鑒定。鑒定工作應組成由檔案管理部門人員、相關業務部門人員和公司分管領導參加的鑒定小組，對檔案進行逐卷審查。鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。對擬銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.銷毀程序《檔案銷毀清冊》經鑒定小組審核通過后，報公司分管領導批準。批準后的《檔案銷毀清冊》由檔案管理部門組織實施銷毀。檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應指定專人負責監督，確保銷毀工作的徹底性和合規性。檔案銷毀完畢后，監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、題名、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到辦公室檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門工作人員應根據《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應的檔案，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。查閱檔案時，查閱人員應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門工作人員同意，并在其監督下進行。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。2.借閱規定公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和辦公室檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱檔案時，檔案管理部門工作人員應向借閱人員詳細說明檔案的保管要求和注意事項，并提供必要的保護措施。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。借閱人員借閱期滿后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。檔案管理部門工作人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題，應及時與借閱人員溝通解決。八、檔案的統計與移交1.統計工作檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統計分析。檔案統計內容包括檔案數量、類別、保管期限、查閱利用情況等。檔案統計報表應及時、準確、完整，統計數據應真實可靠。檔案管理部門應定期向上級主管部門和公司領導報送檔案統計報表。2.移交工作各部門應按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交辦公室檔案管理部門集中保管。檔案移交時，移交部門應編制《檔案移交清冊》，詳細記錄檔案的類別、編號、題名、日期、數量等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續。檔案管理部門應對移交的檔案進行核對驗收，如發現問題，應及時與移交部門溝通解決。驗收合格后，雙方在《檔案移交清冊》上簽字確認。九、檔案信息化管理1.信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化、數字化，提高檔案管理效率和服務水平。建立檔案信息數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享利用。推進檔案數字化加工，將重要檔案資料進行數字化處理，實現電子檔案與紙質檔案的同步管理。2.數字化加工流程檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。圖像處理：對掃描圖像進行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。數據掛接：將處理后的圖像數據與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數據庫。數據存儲：將電子檔案數據存儲在安全可靠的存儲設備中，