食品批發銷售記錄管理制度?1.目的為規范食品批發銷售記錄管理，確保食品質量安全可追溯，保障消費者合法權益，依據《中華人民共和國食品安全法》等相關法律法規及食品安全標準，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本企業從事食品批發銷售活動的全過程記錄管理。包括食品采購、儲存、銷售等環節的記錄。3.職責分工銷售部門負責食品批發銷售記錄的填寫、收集、整理和保管。質量控制部門負責對銷售記錄的準確性、完整性進行監督檢查。倉庫管理部門負責配合銷售部門做好食品出入庫記錄，確保記錄與實際情況相符。企業負責人負責對銷售記錄管理制度的批準和監督實施。二、記錄內容要求1.采購記錄食品名稱、規格、數量、生產日期或生產批號、保質期、進貨日期。供貨者名稱、地址、聯系方式。食品的產地、來源、合格證明文件編號。采購人員簽名。2.銷售記錄食品名稱、規格、數量、生產日期或生產批號、保質期、銷售日期。購貨者名稱、地址、聯系方式。銷售價格、金額。銷售人員簽名。3.出入庫記錄食品名稱、規格、數量、出入庫日期、批次、質量狀況。倉庫保管人員簽名。4.其他記錄對于食品運輸過程中涉及的溫度、濕度等環境條件記錄，應詳細記錄運輸起止時間、溫度范圍、濕度數據等，并由運輸人員簽名確認。三、記錄填寫規范1.字跡清晰記錄應使用藍色或黑色中性筆填寫，確保字跡工整、清晰，易于辨認。不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。2.內容完整按照各項記錄內容要求，如實填寫每一項信息，不得遺漏或編造虛假內容。如有信息變更或補充，應在原記錄上進行修改，并注明修改日期和修改人簽名。3.及時準確記錄應在業務發生的當時或規定時間內及時填寫，保證記錄與實際情況一致。對于日期、數量、價格等關鍵信息，必須準確無誤。4.簽名確認各項記錄填寫完成后，相關責任人應在記錄上簽名，以明確責任。簽名應真實有效，不得代簽。四、記錄保存期限1.食品批發銷售記錄、采購記錄、出入庫記錄等保存期限不得少于食品保質期滿后一年；沒有明確保質期的，保存期限不得少于二年。2.運輸記錄等其他相關記錄保存期限應根據法律法規要求或企業實際情況確定，但不得少于二年。五、記錄保存方式1.紙質記錄采用紙質檔案形式保存記錄的，應使用專門的檔案盒或文件夾進行分類存放，并在檔案盒或文件夾上標明記錄名稱、保存期限、起止日期等信息。檔案應放置在干燥、通風、防潮、防蟲的環境中，確保記錄的完整性和可讀性。2.電子記錄采用電子文檔形式保存記錄的，應建立電子檔案管理系統，對記錄進行分類存儲。電子記錄應進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數據丟失。同時，應設置權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和修改電子記錄。六、記錄查閱與使用1.內部查閱企業內部因工作需要查閱銷售記錄等相關資料的，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應在指定地點進行，不得擅自將記錄帶出查閱場所，查閱人員不得在記錄上進行涂改、標記等操作。查閱完成后，應及時歸還記錄，并由查閱人員在查閱申請表上簽名確認查閱情況。2.外部查閱因行政監管部門、司法機關等外部單位需要查閱企業銷售記錄等相關資料的，企業應積極配合，按照相關單位的要求提供記錄。提供記錄時，應辦理借閱手續，明確借閱記錄的內容、借閱期限、借閱用途等信息，并要求借閱單位在借閱期滿后及時歸還記錄。借閱過程中，企業應安排專人陪同，確保記錄的安全和完整。3.記錄使用限制銷售記錄等相關資料僅供內部管理、質量追溯、行政監管、司法調查等合法用途使用，不得用于其他任何商業目的或泄露給無關人員。未經企業負責人批準，任何人不得擅自復制、傳播、銷毀銷售記錄等相關資料。七、記錄銷毀管理1.銷毀條件當記錄保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由銷售部門提出銷毀申請，并填寫記錄銷毀申請表。申請表應注明記錄名稱、保存期限、起止日期、銷毀原因、銷毀數量等信息。2.審批程序記錄銷毀申請表經質量控制部門審核、企業負責人批準后，方可進行銷毀。質量控制部門應核實記錄的準確性和完整性，確保銷毀記錄不會對企業造成不利影響。3.銷毀方式記錄銷毀應采用安全、可靠的方式進行，確保記錄無法恢復。對于紙質記錄，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對于電子記錄，可采用格式化存儲介質、刪除存儲設備分區等方式銷毀。銷毀過程中，應安排專人監督，確保銷毀工作徹底完成。4.銷毀記錄記錄銷毀完成后，應填寫記錄銷毀清單，注明銷毀記錄的名稱、數量、銷毀日期、銷毀方式、監督人員簽名等信息。記錄銷毀清單應與記錄銷毀申請表一同保存，保存期限不得少于二年。八、監督檢查1.定期檢查質量控制部門應定期對銷售記錄等相關資料進行檢查，檢查內容包括記錄的填寫是否規范、內容是否完整、保存是否符合要求等。定期檢查應形成檢查記錄，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.不定期抽查企業負責人或其他管理人員應不定期對銷售記錄等相關資料進行抽查，確保記錄管理工作的持續有效性。抽查發現的問題應及時反饋給相關部門和人員，要求限期整改。3.問題處理對于監督檢查過程中發現的不符合記錄管理制度要求的情況，應及時采取糾正措施進行整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。對違反記錄管理制度的行為，應按照企業相關規定進行責任追究。九、培訓與宣傳1.培訓計劃人力資源部門應制定食品批發銷售記錄管理制度培訓計劃，定期組織銷售人員、倉庫管理人員、質量控制人員等相關人員進行培訓，確保所有人員熟悉記錄管理制度的要求和操作流程。2.培訓內容培訓內容應包括記錄管理制度的目的、適用范圍、記錄內容要求、填寫規范、保存期限、保存方式、查閱與使用、銷毀管理、監督檢查等方面的知識和技能。培訓過程中，應結合實際案例進行講解，提高培訓效果。3.宣傳教育企業應通過內部宣傳欄、工作會議、培訓講座等形式，加強對食品批發銷售記錄管理制度的宣傳教育，提高全體員工對記錄管理工作重要性的認識，增強員工的責任意識和規范操作意識。十、附則1.本制度自發布之日起施行。2.本制度由企業負責解釋和修訂