物業(yè)管理公司檔案管理制度?（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)管理公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)管理公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.便于利用原則：檔案的整理、分類應(yīng)便于查找和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案、客戶檔案等。3.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.工程檔案：物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。5.客戶檔案：業(yè)主及使用人基本信息、物業(yè)服務(wù)合同、投訴處理記錄等。6.其他檔案：如采購(gòu)合同、租賃合同、活動(dòng)記錄等。（二）編號(hào)1.文書檔案：按照年度、保管期限、類別進(jìn)行編號(hào)，如"2023長(zhǎng)期WS01"，其中"2023"為年度，"長(zhǎng)期"為保管期限，"WS"為文書檔案類別代碼，"01"為順序號(hào)。2.人事檔案：以員工工號(hào)為編號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如"2023CJ01"，"2023"為會(huì)計(jì)年度，"CJ"為財(cái)務(wù)檔案類別代碼，"01"為順序號(hào)。4.工程檔案：按照項(xiàng)目名稱、檔案類別、順序進(jìn)行編號(hào)，如"[項(xiàng)目名稱]GC01001"，"[項(xiàng)目名稱]"為具體項(xiàng)目名稱，"GC"為工程檔案類別代碼，"001"為順序號(hào)。5.客戶檔案：按照業(yè)主房號(hào)或客戶編號(hào)進(jìn)行編號(hào)。6.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和類別自行設(shè)定編號(hào)規(guī)則。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整。2.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料交本部門專人進(jìn)行收集。3.綜合管理部門定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照檔案分類要求進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.人事檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，確保材料齊全、規(guī)范。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理要求進(jìn)行整理，做到分類清晰、裝訂整齊。5.工程檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，圖紙應(yīng)折疊整齊，標(biāo)注清晰。6.客戶檔案應(yīng)按照業(yè)主或客戶進(jìn)行整理，確保信息準(zhǔn)確、完整。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.人事檔案應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理成冊(cè)，移交綜合管理部門歸檔，歸檔時(shí)間不得超過次年上半年。4.工程檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.客戶檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)將整理好的檔案移交綜合管理部門，并填寫檔案移交清單。2.綜合管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，便于查找和利用。六、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：重要的規(guī)章制度、決議、合同、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：一般的文件材料、人事檔案等，保管期限為10年至50年。3.短期保管：一般性的文件材料，保管期限為1年至5年。（二）保管方式1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.外單位人員查閱或借閱公司檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱或借閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱或借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。九、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，將各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的變化情況，及時(shí)對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改