北京協和醫院檔案管理制度?一、總則1.目的為加強北京協和醫院檔案工作，有效保護和利用檔案，提高醫院管理水平和服務質量，依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，結合醫院實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于北京協和醫院各科室、部門及其工作人員在醫療、教學、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案。3.檔案工作原則遵循統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

二、檔案管理體制與職責1.管理體制醫院設立綜合檔案室，作為醫院檔案管理的職能部門，歸口管理醫院各類檔案。各科室、部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。形成醫院檔案管理網絡，確保檔案工作有序開展。2.醫院檔案管理委員會職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定醫院檔案工作規章制度和發展規劃。研究決定醫院檔案工作中的重大問題，協調解決檔案工作中的重要事項。監督檢查醫院檔案工作的開展情況，對檔案管理工作進行考核評估。3.綜合檔案室職責貫徹執行國家檔案工作法律法規和醫院檔案管理制度，負責制定檔案工作的具體實施細則和操作規程。負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管醫院各類檔案，確保檔案的完整與安全。開展檔案信息化建設，建立檔案數據庫，實現檔案信息的數字化管理和共享利用。編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動地為醫院醫療、教學、科研、管理等工作提供檔案信息服務。組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規定程序對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，報經批準后實施銷毀。負責對各科室、部門兼職檔案員進行業務培訓和指導，定期檢查其檔案工作情況。參與醫院重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。4.兼職檔案員職責負責本部門日常工作中形成檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。按照醫院檔案管理規定，定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室。協助綜合檔案室開展檔案的查閱、利用等工作，及時提供所需檔案資料。負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發生。積極參加醫院組織的檔案業務培訓，不斷提高自身檔案管理業務水平。

三、檔案的收集與歸檔1.收集范圍醫療檔案：包括門診病歷、住院病歷、檢查檢驗報告、醫療技術操作記錄、手術記錄、護理記錄等。教學檔案：教學計劃、教學大綱、教案、課件、實習安排、學生成績等。科研檔案：科研項目申報書、研究計劃、實驗數據、論文著作、科研成果鑒定材料等。行政管理檔案：醫院行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、人事檔案、財務檔案、設備檔案、基建檔案等。其他檔案：如外事活動檔案、患者投訴與處理檔案、醫院榮譽檔案等。2.收集要求各科室、部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或散失。收集的檔案應保持文件材料的原始性、真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應實行跟蹤收集，確保檔案資料的全面、準確。3.歸檔時間醫療檔案應在患者出院后[X]個工作日內完成整理歸檔。教學檔案應在每學期結束后[X]周內歸檔。科研檔案應在項目結題或階段性成果形成后[X]個月內歸檔。行政管理檔案應在次年上半年完成上一年度檔案的整理歸檔。其他檔案應根據實際情況及時歸檔，確保檔案的時效性。4.歸檔程序各兼職檔案員對收集的檔案進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號，填寫檔案移交清單。將整理好的檔案及移交清單一并移交至綜合檔案室，綜合檔案室進行核對、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。

四、檔案的整理1.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機構保管期限分類法。即先按年度分開，再按科室、部門等機構分類，最后根據檔案的保存價值確定保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。3.整理要求對歸檔的文件材料進行全面清查，剔除重復、無用的文件，確保每份文件具有保存價值。按照檔案裝訂要求，對紙張規格不一、破損的文件進行修整、裱糊或復制，使其達到整齊、牢固、美觀的要求。編制檔案頁碼，標注在有文字的頁面正面的右上角和背面的左上角，空白頁不編號。填寫檔案卷內目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目，確保目錄準確、清晰。按照分類方案和編號規則，對檔案進行編號，編制檔案盒脊背標簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。

五、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應配備專用的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等"八防"設施，確保檔案安全保管。2.檔案裝具采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。3.庫存管理按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速定位查找檔案。定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面盤點，做到賬物相符。如發現檔案短缺、損壞等情況，應及時查明原因，采取相應措施進行處理，并做好記錄。對電子檔案應進行異地備份，確保數據安全。定期對電子檔案存儲設備進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。4.檔案保護技術采用適宜的檔案保護技術，如對破損檔案進行修復、對字跡褪色的檔案進行復制等，延長檔案使用壽命。定期對檔案庫房進行溫濕度檢測和調控，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。做好防蟲、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲、防霉藥品，設置防鼠設施，防止檔案受到蟲害、霉菌和鼠害的破壞。

六、檔案的利用1.利用原則嚴格遵守國家有關法律法規和醫院檔案管理制度，在確保檔案安全和保密的前提下，積極主動地為醫院各項工作提供檔案信息服務。2.利用范圍醫院內部工作人員因醫療、教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱醫院檔案。外部單位因工作需要查閱醫院檔案，須經醫院相關部門批準，并按照規定辦理查閱手續。3.利用方式查閱：醫院內部工作人員可直接到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容等信息。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經相關領導批準。借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、借閱期限、用途等，經部門負責人簽字、綜合檔案室負責人審核、主管領導批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、偽造、擅自復制或銷毀檔案，按時歸還檔案。出具證明：根據工作需要，綜合檔案室可為醫院內部或外部單位出具檔案證明材料。出具證明應嚴格按照檔案內容如實填寫，加蓋醫院檔案專用章。4.利用登記對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用內容、歸還時間等信息，以便統計分析和跟蹤管理。

七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則按照國家有關規定和醫院檔案管理的實際情況，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的保存價值，確保檔案鑒定工作的科學性、準確性和嚴肅性。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關業務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。3.鑒定標準依據檔案的形成時間、內容、來源、形式等因素，結合醫院的歷史發展、業務需求和檔案管理實際，確定檔案的保存價值。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核后，予以銷毀。4.銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐卷、逐件審查，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清單，清單應注明檔案的名稱、數量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單經醫院檔案管理委員會審核批準后，方可實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程符合規定要求。監銷人員應在銷毀清單上簽字確認，注明銷毀日期和方式。對已銷毀的檔案，應在檔案管理系統中進行注銷登記，并將銷毀清單長期保存。

八、檔案信息化建設1.建設目標建立完善的醫院檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質量，為醫院發展提供有力的檔案信息支持。2.數字化采集對醫院各類檔案進行全面數字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。掃描分辨率應不低于[X]dpi，存儲格式為[具體格式]。在掃描過程中，應做好數據備份和質量檢查，保證數字化檔案的準確性和可用性。3.數據庫建設建立檔案數據庫，包括檔案目錄數據庫和全文數據庫。檔案目錄數據庫應錄入檔案的基本信息，如題名、責任者、日期、文號、保管期限等；全文數據庫應存儲檔案的數字化圖像。數據庫應具備數據錄入、查詢、統計、備份等功能，方便檔案信息的管理和利用。4.信息系統應用推廣使用檔案信息化管理系統，實現檔案的在線查閱、借閱、審批、統計分析等功能。醫院內部工作人員可通過醫院辦公系統或檔案管理系統客戶端訪問檔案信息，提高檔案利用的便捷性和時效性。5.安全管理加強檔案信息化系統的安全管理，采取身份認證、訪問控制、數據加密、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。定期對系統進行安全檢查和維護，確保系統穩定運行。

九、監督與考核1.監督檢查醫院檔案管理委員會定期對各科室、部門檔案工作進行監督檢查，重點檢查檔案收集、整理、保管、利用等環節的工作情況，發現問題及時督促整改。2.考