公司OA辦公自動化系統管理制度?一、總則1.目的為規范公司OA辦公自動化系統（以下簡稱"OA系統"）的使用與管理，提高工作效率，促進信息共享與協同辦公，結合公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則合法合規原則：OA系統的使用應符合國家法律法規及公司相關規定。安全保密原則：確保系統信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。高效便捷原則：充分利用系統功能，提高工作效率，實現便捷辦公。權責明確原則：明確各部門及人員在系統使用中的職責和權限。

二、職責分工1.信息管理部門負責OA系統的日常維護、技術支持和優化升級，確保系統穩定運行。制定和完善OA系統相關技術規范和操作流程。對系統使用情況進行監控和統計分析，及時發現并解決系統運行中的問題。2.行政部門負責OA系統的推廣應用和培訓工作，提高員工對系統的認知和使用能力。制定和更新OA系統用戶手冊、操作指南等培訓資料。協助信息管理部門處理系統使用過程中的技術問題和用戶反饋。3.各部門負責人負責本部門員工OA系統使用的指導和監督，確保員工正確、規范地使用系統。督促本部門員工及時處理OA系統中的工作任務和審批流程，提高工作效率。配合行政部門開展OA系統培訓工作，根據部門實際需求提出培訓建議。4.全體員工嚴格按照本制度及相關操作指南使用OA系統，遵守系統使用規范。及時在OA系統中處理工作任務、提交審批申請、共享信息等，確保工作流程順暢。保守系統信息安全，妥善保管個人賬號和密碼，不得擅自將賬號轉借他人使用。

三、系統使用規范1.賬號管理員工入職時，由行政部門負責為其開通OA系統賬號，并告知初始密碼。員工應在首次登錄系統后及時修改密碼，確保密碼強度符合公司要求（密碼長度不少于[X]位，包含字母、數字和特殊字符）。員工離職或崗位調動時，所在部門負責人應及時通知行政部門，由行政部門負責停用或調整其OA系統賬號權限。員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號共享給他人使用。如發現賬號被盜用或存在安全風險，應立即聯系行政部門進行處理。2.信息發布與共享信息發布應遵循準確、及時、規范的原則。發布的內容應確保真實可靠，不得發布虛假、有害、違法違規信息。各類通知、公告、規章制度等重要信息應通過OA系統的"通知公告"模塊發布，確保全體員工能夠及時知曉。部門內部或跨部門之間需要共享的文件、資料等，應上傳至OA系統的相應共享文件夾，并設置合理的訪問權限。共享信息應定期進行整理和更新，確保其時效性和準確性。員工在發布信息或共享文件時，應填寫清晰、準確的標題和內容摘要，以便其他員工快速了解信息要點。3.工作流程處理員工在辦理各類審批事項、申請休假、報銷費用等工作時，應按照公司規定的流程在OA系統中提交申請。申請內容應完整、準確，上傳的附件應清晰、齊全，符合審批要求。審批人應在收到審批申請后及時進行處理，按照規定的審批權限和流程進行審核。如需補充信息或要求申請人修改申請內容，應及時與申請人溝通，并在OA系統中注明意見。對于緊急事項或特殊情況，員工可通過電話、郵件等方式與審批人溝通，但事后應及時在OA系統中補全申請和審批流程。已完成的工作流程應及時歸檔保存，以便查詢和追溯。員工可在OA系統中查看已提交申請的審批進度和結果，如有疑問可與相關審批人或行政部門聯系。4.系統操作要求員工應熟練掌握OA系統的基本操作方法，按照系統提示進行操作。在使用過程中遇到問題，可參考系統幫助文檔或向行政部門咨詢。操作OA系統時應保持計算機及網絡環境的穩定，避免因網絡故障、系統故障等原因影響工作。如遇系統故障或無法正常登錄等情況，應及時聯系信息管理部門進行處理，并采取其他臨時措施確保工作不受影響。員工在使用OA系統過程中應注意保護系統資源，不得進行惡意攻擊、篡改系統數據、傳播病毒等損害系統安全的行為。

四、信息安全管理1.安全策略信息管理部門應制定完善的OA系統安全策略，包括用戶認證與授權、數據加密、訪問控制、備份與恢復等措施，確保系統信息安全。定期對OA系統進行安全漏洞掃描和風險評估，及時發現并修復安全隱患。根據安全評估結果，調整和優化安全策略，提高系統安全防護能力。2.數據備份與恢復信息管理部門應定期對OA系統中的重要數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地保存。備份周期應根據數據重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周進行一次全量備份，每小時或每天進行一次增量備份。制定數據恢復計劃，定期進行數據恢復演練，確保在系統出現故障或數據丟失時能夠快速恢復數據，保證業務的連續性。3.用戶權限管理根據員工的工作職責和崗位需求，嚴格設置OA系統用戶權限。權限設置應遵循最小化原則，確保員工僅具有完成其工作所需的最低權限。定期對用戶權限進行審查和清理，對于離職、崗位調動或不再需要某些系統權限的員工，及時調整其權限，避免權限濫用。加強對系統管理員賬號的管理，嚴格控制管理員權限的使用。管理員應定期更換密碼，并對操作行為進行審計記錄。4.安全培訓與教育行政部門應定期組織OA系統安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力。培訓內容包括網絡安全知識、信息保密規定、系統操作安全注意事項等。在新員工入職培訓中，應加入OA系統安全方面的內容，使其了解系統安全要求和注意事項。通過內部宣傳、案例分析等方式，向員工普及信息安全知識，提醒員工注意保護個人信息和公司信息安全，防止因疏忽導致信息泄露。

五、系統維護與升級1.日常維護信息管理部門應安排專人負責OA系統的日常監控和維護工作，實時關注系統運行狀態，及時處理系統故障和異常情況。定期對系統服務器、網絡設備等硬件設施進行檢查和維護，確保其正常運行。對系統軟件進行日常巡檢，及時清理系統垃圾文件、優化系統性能。監控系統日志，對用戶操作行為、系統錯誤信息等進行分析，發現潛在問題及時采取措施進行處理。2.故障處理當OA系統出現故障時，信息管理部門應立即啟動故障應急預案，迅速判斷故障原因并采取相應的解決措施。對于一般性故障，應在最短時間內恢復系統正常運行；對于較為復雜的故障，應及時組織技術人員進行搶修，并向受影響的用戶通報故障情況和預計恢復時間。故障處理完成后，應對故障原因進行深入分析總結，形成故障報告。針對故障暴露的問題，制定改進措施，防止類似故障再次發生。3.升級管理信息管理部門應根據公司業務發展需求、系統功能優化要求以及安全漏洞修復需要，及時制定OA系統升級計劃。在進行系統升級前，應進行充分的測試，確保升級后的系統功能正常、數據完整、兼容性良好。測試內容包括功能測試、性能測試、安全測試等。升級過程中，應做好數據備份和風險防范措施，制定詳細的升級步驟和回滾方案。如升級過程中出現問題，能夠及時恢復到升級前的狀態。系統升級完成后，應組織相關人員進行培訓，使其熟悉新系統的功能和操作方法。同時，對升級后的系統運行情況進行跟蹤和評估，及時發現并解決出現的問題。

六、監督與考核1.監督檢查行政部門負責對OA系統的使用情況進行定期監督檢查，檢查內容包括信息發布的規范性、工作流程的執行情況、賬號使用的合規性等。信息管理部門負責對OA系統的技術運行情況進行監督檢查，確保系統穩定運行，數據安全可靠。監督檢查可采用系統后臺數據統計分析、實地查看、問卷調查、用戶反饋等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。2.考核評價將OA系統的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工工作業績評價的重要依據之一。考核指標包括系統操作熟練程度、工作任務完成情況、信息共享與協同效果等。各部門負責人應負責對本部門員工的OA系統使用情況進行考核評價，并定期向行政部門報送考核結果。根據考核評價結果，對在OA系統使用中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對使用不當、影響工作效率或違反系統