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文檔簡(jiǎn)介
工程信息管理制度?一、總則(一)目的為加強(qiáng)工程信息管理,確保工程建設(shè)過(guò)程中各類(lèi)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整傳遞與有效利用,提高工程管理效率和決策科學(xué)性,保障工程順利進(jìn)行,特制定本制度。
(二)適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的信息管理。
(三)基本原則1.準(zhǔn)確性原則:信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映工程實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則:信息的收集、傳遞、處理應(yīng)及時(shí),避免延誤。3.完整性原則:涵蓋工程建設(shè)各方面的信息,不遺漏重要內(nèi)容。4.保密性原則:涉及工程機(jī)密的信息應(yīng)嚴(yán)格保密,防止泄露。5.共享性原則:在確保安全的前提下,促進(jìn)信息在不同部門(mén)和人員間的共享與交流。
二、信息管理職責(zé)分工(一)項(xiàng)目經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目信息管理工作的組織與協(xié)調(diào)。2.確保信息管理制度在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的有效執(zhí)行。3.對(duì)項(xiàng)目重要信息進(jìn)行審核與決策。
(二)信息管理員1.負(fù)責(zé)工程信息的日常收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)和保管。2.建立和維護(hù)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng),確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.按照規(guī)定及時(shí)更新和發(fā)布信息,保障信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。4.協(xié)助各部門(mén)進(jìn)行信息的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析工作。
(三)各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)工程信息的收集、整理和報(bào)送。2.配合信息管理員做好信息管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)工作。3.依據(jù)共享信息開(kāi)展相關(guān)工作,并對(duì)信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
三、信息分類(lèi)與編碼(一)信息分類(lèi)1.項(xiàng)目前期信息:包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)信息:設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)規(guī)范等。3.施工信息:施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、安全管理資料等。4.物資設(shè)備信息:物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備運(yùn)行記錄等。5.合同信息:工程承包合同、分包合同、采購(gòu)合同等。6.進(jìn)度款支付信息:支付申請(qǐng)、審批記錄、支付憑證等。7.竣工驗(yàn)收信息:竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖紙、質(zhì)量保修文件等。8.其他信息:如工程影像資料、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函等。
(二)信息編碼為便于信息的存儲(chǔ)、檢索和管理,對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行編碼。編碼采用數(shù)字和字母相結(jié)合的方式,具有唯一性和系統(tǒng)性。例如:1.項(xiàng)目編碼:[項(xiàng)目所在地代碼(2位)+項(xiàng)目類(lèi)型代碼(2位)+項(xiàng)目序號(hào)(4位)]2.文件編碼:[年份(4位)+文件類(lèi)別代碼(2位)+流水號(hào)(4位)]
四、信息收集(一)收集渠道1.內(nèi)部渠道:項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員定期匯報(bào)、部門(mén)間工作溝通、項(xiàng)目會(huì)議等。2.外部渠道:建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商、政府相關(guān)部門(mén)等的文件、通知、函件等。
(二)收集要求1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式及時(shí)收集并報(bào)送信息。2.收集的信息應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。3.對(duì)重要信息應(yīng)同時(shí)提供相關(guān)的證明材料或附件。
五、信息整理與存儲(chǔ)(一)信息整理1.信息管理員對(duì)收集到的信息進(jìn)行審核,剔除重復(fù)、無(wú)效或不準(zhǔn)確的信息。2.按照信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi),確保信息歸類(lèi)清晰、合理。3.對(duì)整理后的信息進(jìn)行編號(hào),建立信息索引,便于查詢(xún)和檢索。
(二)信息存儲(chǔ)1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子存儲(chǔ)主要利用項(xiàng)目信息管理系統(tǒng),建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ);紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)將重要文件和資料進(jìn)行歸檔保存。2.信息存儲(chǔ)應(yīng)保證安全、可靠,防止信息丟失、損壞或泄露。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),確保數(shù)據(jù)的完整性。3.建立信息備份制度,定期對(duì)重要信息進(jìn)行備份,備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上,并異地存放。
六、信息傳遞與共享(一)信息傳遞1.建立信息傳遞流程,明確信息傳遞的方式、途徑和責(zé)任人。2.一般信息通過(guò)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)、電子郵件、工作聯(lián)系單等方式傳遞;重要信息應(yīng)采用書(shū)面文件并加蓋公章的形式傳遞。3.信息傳遞過(guò)程中應(yīng)做好記錄,包括傳遞時(shí)間、傳遞對(duì)象、傳遞內(nèi)容等,確保信息傳遞的可追溯性。
(二)信息共享1.根據(jù)工程管理需要,確定信息共享的范圍和權(quán)限。不同部門(mén)和人員根據(jù)其職責(zé)和工作需要,有權(quán)訪問(wèn)相應(yīng)的共享信息。2.通過(guò)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)設(shè)置信息共享模塊,實(shí)現(xiàn)信息在授權(quán)范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)共享。3.定期對(duì)共享信息進(jìn)行更新和維護(hù),確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
七、信息處理與分析(一)信息處理1.對(duì)收集到的信息進(jìn)行匯總、分類(lèi)、篩選等處理,提取有價(jià)值的信息。2.對(duì)工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面的信息進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和動(dòng)態(tài)分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出解決措施。3.根據(jù)信息處理結(jié)果,生成各類(lèi)報(bào)表、報(bào)告,為工程決策提供依據(jù)。
(二)信息分析1.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具和方法,對(duì)工程信息進(jìn)行深入分析,如趨勢(shì)分析、相關(guān)性分析等。2.通過(guò)信息分析,總結(jié)工程建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為后續(xù)項(xiàng)目提供參考和借鑒。3.根據(jù)分析結(jié)果,預(yù)測(cè)工程未來(lái)發(fā)展趨勢(shì),提前做好應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。
八、信息安全管理(一)安全措施1.對(duì)項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的用戶(hù)權(quán)限,確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)信息。2.采用防火墻、加密技術(shù)等手段,防止外部非法入侵和信息泄露。3.定期對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描,及時(shí)修復(fù)安全隱患。
(二)保密規(guī)定1.與涉及工程信息的人員簽訂保密協(xié)議,明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)工程機(jī)密信息進(jìn)行嚴(yán)格保密,未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何第三方透露。3.在信息存儲(chǔ)、傳遞和使用過(guò)程中,采取必要的保密措施,如加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人傳遞等。
(三)應(yīng)急處理1.制定信息安全應(yīng)急預(yù)案,明確信息安全事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練,提高應(yīng)對(duì)信息安全事件的能力。3.一旦發(fā)生信息安全事件,應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理,及時(shí)恢復(fù)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行,并向上級(jí)報(bào)告。
九、信息文檔管理(一)文檔分類(lèi)按照信息分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)工程文檔進(jìn)行分類(lèi)管理,如項(xiàng)目前期文檔、設(shè)計(jì)文檔、施工文檔等。
(二)文檔編號(hào)為每份文檔賦予唯一的編號(hào),編號(hào)規(guī)則與信息編碼規(guī)則一致,便于文檔的識(shí)別和管理。
(三)文檔借閱與歸還1.建立文檔借閱制度,明確借閱流程和審批權(quán)限。2.借閱人員需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表,經(jīng)批準(zhǔn)后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)借閱,并妥善保管。3.借閱期滿(mǎn)后,應(yīng)及時(shí)歸還文檔,信息管理員應(yīng)對(duì)歸還文檔進(jìn)行檢查,確保文檔完好無(wú)損。
(四)文檔銷(xiāo)毀1.對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的文檔,按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.文檔銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行登記,注明銷(xiāo)毀文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.采用合適的銷(xiāo)毀方式,如粉碎、焚燒等,確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。
十、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.定期對(duì)工程信息管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查,檢查內(nèi)容包括信息收集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性,信息整理與存儲(chǔ)的規(guī)范性,信息傳遞與共享的有效性等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及時(shí)下達(dá)整改通知,要求責(zé)任部門(mén)限期整改。
(二)考核評(píng)價(jià)1.建立信息管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)各部門(mén)和人員的信息管理
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