工程物資采購管理制度?一、總則1.目的為加強工程物資采購管理，規范采購行為，確保工程物資質量，控制采購成本，提高采購效率，保障工程順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目的物資采購活動，包括但不限于原材料、構配件、設備、工具等。3.基本原則按需采購原則：根據工程實際需求，合理確定采購物資的品種、規格和數量，避免盲目采購。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保采購物資符合工程質量要求。成本控制原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。陽光采購原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督和審計。

二、采購組織與職責1.采購決策機構成立工程物資采購領導小組，由公司領導、相關部門負責人組成。負責審議和決策重大采購事項，制定采購政策和策略，監督采購過程。2.采購執行部門設立采購部門，負責具體的采購業務操作。其主要職責包括：編制采購計劃和預算。尋找、篩選和評估供應商。組織采購談判和合同簽訂。協調采購物資的驗收、付款等工作。3.需求部門工程項目部等需求部門負責提出物資需求計劃，提供技術要求和質量標準，參與供應商評估和驗收工作。4.質量部門負責對采購物資的質量進行檢驗和監督，確保物資符合質量要求。5.財務部門負責審核采購預算，辦理采購付款手續，對采購成本進行核算和分析。

三、采購計劃管理1.需求計劃編制工程項目部應根據工程進度計劃，提前編制物資需求計劃。需求計劃應明確物資的品種、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等內容。需求計劃應經部門負責人審核，報項目經理審批后提交采購部門。2.采購計劃制定采購部門根據需求計劃，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應包括采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等。采購計劃應經采購部門負責人審核，報分管領導審批后執行。3.計劃調整在采購執行過程中，如因工程變更、設計調整等原因導致物資需求計劃發生變化，需求部門應及時通知采購部門，采購部門根據實際情況調整采購計劃，并按規定程序重新審批。

四、供應商管理1.供應商選擇采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等。根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協議。2.供應商考核采購部門定期對供應商進行考核，考核指標包括物資質量、交貨期、價格、售后服務等。對考核不合格的供應商，采購部門應責令其限期整改，整改仍不合格的，應取消其合作資格。3.供應商激勵對表現優秀的供應商，采購部門應給予適當的激勵，如增加采購份額、優先付款等。通過建立供應商激勵機制，提高供應商的積極性和合作意愿。

五、采購方式選擇1.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭充分的物資采購項目，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關法律法規和公司相關規定進行，包括發布招標公告、發售招標文件、開標、評標、定標等環節。2.詢價采購對于金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的物資采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發出詢價函，比較各供應商的報價和其他條件，選擇合適的供應商成交。3.競爭性談判采購對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的，以及不能事先計算出價格總額的物資采購項目，可采用競爭性談判采購方式。采購部門與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購符合下列情形之一的物資采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照規定程序進行審批。

六、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應在確定供應商后，及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的品種、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同簽訂前，應提交法律部門或公司法律顧問進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等。經審核通過的合同方可簽訂。3.合同執行采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任。4.合同變更在合同執行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應按原合同審核程序進行審核。5.合同終止采購合同履行完畢或因其他原因終止后，采購部門應及時辦理相關手續，如清理物資、結算貨款、歸檔合同等。

七、采購驗收管理1.驗收準備采購部門應在物資到貨前通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。質量部門應制定驗收方案，明確驗收標準和方法；需求部門應組織相關人員熟悉物資的技術要求和質量標準。2.驗收實施物資到貨后，采購部門應及時組織質量部門和需求部門進行驗收。驗收內容包括物資的品種、規格、數量、質量、外觀等。驗收合格的物資應辦理入庫手續；驗收不合格的物資應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄驗收過程中應做好驗收記錄，包括驗收時間、地點、人員、物資名稱、規格、數量、質量情況、驗收結果等。驗收記錄應妥善保存，作為物資采購管理的重要檔案資料。

八、采購付款管理1.付款申請采購部門應在物資驗收合格后，根據采購合同和發票等憑證，及時填寫付款申請單。付款申請單應包括物資名稱、規格、數量、金額、供應商名稱、付款方式等內容。2.付款審核付款申請單應提交財務部門進行審核。財務部門審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收記錄等。經審核通過的付款申請單報分管領導審批后辦理付款手續。3.付款方式根據采購合同約定，可采用以下付款方式：預付款：在合同簽訂后，根據合同約定支付一定比例的預付款。貨到付款：物資到貨驗收合格后，支付全部貨款。分期付款：按照合同約定的分期時間和比例支付貨款。4.付款監督財務部門應加強對采購付款的監督，確保付款及時、準確、合規。對發現的問題應及時進行整改，防范財務風險。

九、采購風險管理1.風險識別采購過程中可能存在的風險包括供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險等。采購部門應定期對采購風險進行識別和評估。2.風險應對針對識別出的采購風險，應制定相應的風險應對措施。如選擇可靠的供應商、加強質量檢驗、簽訂詳細的采購合同、合理安排采購時間等。3.風險監控采購部門應建立采購風險監控機制，對采購風險進行實時監控。如發現風險指標異常，應及時采取措施進行處理，降低風險損失。

十、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案應包括采購計劃、采購申請、供應商名錄、供應商評估報告、采購合同、驗收記錄、付款憑證等與采購業務相關的文件和資料。2.檔案整理采購部門應定期對采購檔案進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂等。3.檔案保管采購檔案應妥善保管，指定專人負責檔案的保管工作。檔案保管期限應符合國家有關規定和公司要求。4.檔案查閱因工作需要查閱