公司檔案室管理制度?一、總則1.目的為加強公司檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高公司工作效率和管理水平，根據國家有關檔案工作的法律法規，結合本公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的，具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。3.檔案管理原則檔案管理遵循統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于公司各部門及員工有效利用。

二、檔案管理機構及職責1.檔案室設置公司設立檔案室，負責集中統一管理公司各類檔案。檔案室配備必要的辦公設備和檔案保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案室職責貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、保管、鑒定、統計和利用公司各類檔案，確保檔案的完整與安全。對公司各部門的檔案工作進行指導、監督和檢查，協助各部門做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。積極開展檔案信息資源的開發利用，為公司各項工作提供檔案信息服務。定期對檔案進行清查盤點，發現問題及時處理，并向上級領導匯報檔案管理情況。3.檔案管理人員職責檔案管理人員應具備檔案管理專業知識和技能，熟悉公司業務，認真履行崗位職責。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，確保檔案信息安全。積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。定期對檔案進行鑒定和銷毀，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規定程序進行處理。協助公司其他部門做好檔案整理、歸檔等工作，對歸檔文件材料的質量進行檢查和指導。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司設立、變更、注銷的相關文件；公司規章制度、會議記錄、工作計劃與總結、統計報表、證照印章、公文往來等。人事管理類：員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、工資福利、勞動合同、離職等相關材料。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料、資金管理等相關文件。業務經營類：市場調研、銷售合同、訂單、客戶資料、項目策劃與實施、產品研發等相關檔案。基本建設類：公司新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收資料等。設備儀器類：設備儀器的購置、安裝、調試、使用、維護、報廢等相關文件及記錄。聲像電子類：公司重要活動的照片、錄像、錄音資料，以及電子文件、數據庫等。2.收集要求各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保應歸檔的文件材料齊全、完整。文件材料應真實、準確、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全。收集的文件材料應按照規定的時間和程序及時移交檔案室，不得積壓或擅自留存。3.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。4.整理方法分類：根據檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為若干類別，如行政管理類、人事管理類、財務管理類等。編號：為每個類別和每份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編目：對檔案進行詳細的編目，包括題名、責任者、日期、文號、保管期限等，形成檔案目錄。裝訂：對紙張規格不一致、破損或散裝的文件材料進行整理和裝訂，確保整齊美觀。

四、檔案的保管1.保管條件檔案室應具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。3.檔案存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速定位和查找檔案。4.檔案安全防護加強檔案室的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設備，確保檔案安全。定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。嚴格控制檔案室的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入檔案室。對電子檔案要做好備份工作，存儲于不同的介質上，并分別存放于不同的地點，防止數據丟失。

五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面的歷史觀點和發展的觀點，結合公司實際情況，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關業務部門人員及檔案管理人員組成，負責對檔案進行定期鑒定。3.鑒定內容根據檔案的形成時間、來源、內容、重要程度等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對保管期限已滿的檔案進行重點鑒定，確定是否仍有保存價值。4.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。《檔案銷毀清冊》經公司領導審批后，方可進行銷毀。檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。已銷毀的檔案應在檔案目錄及相關檢索工具中注明，并永久保存銷毀記錄。

六、檔案的利用1.利用范圍公司內部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因特殊情況需要查閱公司檔案的，須經公司領導批準。2.利用方式查閱：檔案管理人員根據查閱者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱者應在檔案室指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。借閱：因工作需要確需借閱檔案的，借閱者應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.利用要求查閱、借閱檔案時，查閱者和借閱者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。未經檔案室同意，查閱者和借閱者不得擅自復制、拍攝、傳播檔案內容。借閱的檔案應按時歸還，如發生丟失、損壞等情況，借閱者應承擔相應的賠償責任。查閱、借閱檔案的記錄應詳細完整，包括查閱者或借閱者姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱及數量、歸還時間等，以便進行跟蹤管理。

七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。2.數字化處理對公司重要的檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。對數字化檔案進行分類、編目、存儲，建立電子檔案數據庫，實現電子檔案的有序管理。3.信息系統功能檔案信息管理系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，方便檔案管理人員進行日常操作和管理。提供權限管理功能，根據不同人員的工作職責和權限，設置相應的系統訪問權限，確保檔案信息安全。具備數據備份和恢復功能，定期對電子檔案數據進行備份，防止數據丟失。4.信息安全管理加強檔案信息化系統的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止信息泄露和網絡攻擊。定期對檔案信息化系統進行維護和更新，確保系統的穩定運行。對電子檔案的訪問和