檔案員職責及檔案管理制度?一、引言檔案作為組織或個人在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，對于維護歷史真實面貌、提供憑證依據、促進信息資源共享以及保障組織正常運轉等方面都發揮著至關重要的作用。檔案員作為檔案管理工作的具體執行者，肩負著收集、整理、保管、利用檔案等重要職責。為了確保檔案管理工作的規范化、科學化、系統化，特制定本檔案員職責及檔案管理制度。

二、檔案員職責

（一）檔案收集職責1.明確收集范圍深入了解本單位各類業務活動及工作流程，依據相關規定和實際工作需要，確定檔案收集的范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。例如，文書檔案應涵蓋各類公文、函件、會議記錄、工作計劃與總結等；科技檔案應收集項目立項文件、研究報告、技術圖紙、實驗數據等。2.主動收集定期主動向各部門、各崗位工作人員宣傳檔案收集的重要性和要求，提醒他們及時整理并移交應歸檔的文件材料。在重要會議、重大活動、重點項目開展過程中，提前介入，跟蹤收集相關文件資料，確保檔案的完整性和準確性。例如，在新產品研發項目中，從項目啟動階段開始，就與項目團隊保持密切溝通，收集項目申報書、可行性研究報告、設計變更記錄等資料。3.收集渠道拓展除了常規的內部收集渠道外，還應關注外部信息來源，如政府部門發布的政策法規文件、行業協會交流的資料、合作伙伴提供的相關文件等，并及時收集歸檔，為單位的決策和業務開展提供全面的參考依據。

（二）檔案整理職責1.分類與編號按照檔案的形成來源、時間、內容、形式等特征進行科學分類，編制統一的分類方案和編號體系。例如，文書檔案可按照年度保管期限機構（問題）進行分類編號；科技檔案可根據項目類別、專業領域等進行分類。確保每份檔案都有唯一的編號，便于查找和管理。2.裝訂與編目對收集到的檔案進行規范化裝訂，去除金屬物、破損頁等，確保檔案整齊、牢固。同時，按照編目要求，準確填寫檔案的題名、責任者、日期、頁數、保管期限等著錄項目，編制目錄索引，方便快速檢索。對于電子檔案，也要進行相應的元數據著錄和目錄編制。3.整理質量把控在檔案整理過程中，嚴格按照整理規范和質量標準進行操作，對檔案的準確性、完整性、系統性進行全面檢查。對于不符合要求的檔案，及時與相關部門或人員溝通，補充完善或修正錯誤信息，確保整理后的檔案質量達標。

（三）檔案保管職責1.庫房環境管理負責檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔衛生、通風良好、溫濕度適宜。定期檢查庫房的溫濕度、消防設施、防盜設備等，確保庫房環境安全可靠。例如，安裝溫濕度調控設備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%。2.檔案存儲方式根據檔案的載體形式和保管要求，選擇合適的存儲方式。紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列；電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，并分別存儲在不同的地點，以防數據丟失。同時，對重要檔案應采取加密存儲等安全措施。3.檔案安全保護建立健全檔案安全保護制度，采取有效的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等措施。定期對檔案進行清點核對，檢查檔案的保管狀況，發現問題及時處理。例如，配備防火保險柜存放重要檔案，在庫房內放置防蟲、防鼠藥品，對檔案進行定期的除塵、消毒等維護工作。

（四）檔案利用職責1.提供利用服務根據單位內部各部門及外部相關單位、個人的合理需求，及時、準確地提供檔案查閱、借閱服務。建立檔案利用登記制度，詳細記錄利用者的姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數量、利用時間等信息。例如，對于因工作需要查閱檔案的內部人員，要求填寫檔案查閱申請表，經部門負責人簽字批準后，到檔案員處查閱檔案，并在檔案利用登記簿上進行登記。2.利用效果跟蹤對檔案利用情況進行跟蹤，了解利用者對檔案的使用反饋，收集利用過程中發現的問題和改進建議。通過對檔案利用效果的分析，總結經驗教訓，為優化檔案管理工作提供參考依據。例如，定期向利用者發放檔案利用滿意度調查問卷，根據反饋意見及時調整檔案服務方式和內容。3.檔案信息開發積極開展檔案信息開發工作，對檔案內容進行分析研究，提煉有價值的信息，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為單位的決策、業務開展、歷史研究等提供深層次的信息支持。例如，根據單位歷年的業務數據檔案，編寫年度業務發展報告，為領導決策提供數據參考。

（五）檔案信息化管理職責1.系統建設與維護參與檔案信息化管理系統的建設與規劃，根據檔案管理業務需求，提出系統功能需求和技術要求。負責檔案信息化管理系統的日常維護工作，包括數據錄入、更新、備份，系統故障排除等，確保系統的穩定運行和數據安全。例如，及時處理系統中的數據錯誤，對系統進行定期的安全漏洞掃描和修復。2.電子檔案管理負責電子檔案的收集、整理、存儲、利用等全流程管理工作。按照電子檔案管理規范，對電子文件進行分類、編號、著錄，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。同時，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存儲。例如，采用電子檔案管理軟件對電子文件進行集中管理，實現電子檔案的在線檢索和利用。3.數字化轉換根據檔案管理工作需要，組織開展紙質檔案的數字化轉換工作。制定數字化工作計劃和質量標準，對數字化過程進行全程監控，確保數字化檔案的圖像清晰、數據準確。對數字化成果進行驗收和存儲，建立數字化檔案數據庫。例如，通過掃描、圖像處理、數據掛接等環節，將紙質檔案轉化為電子圖像，并與對應的元數據進行關聯存儲。

（六）檔案鑒定與銷毀職責1.鑒定工作組織按照國家有關規定和本單位制定的檔案鑒定標準，定期組織開展檔案鑒定工作。成立檔案鑒定小組，由檔案員、業務部門負責人、相關專家等組成，對已滿保管期限的檔案進行全面審查和鑒定。例如，每五年對檔案進行一次集中鑒定。2.鑒定標準執行依據檔案的重要性、歷史價值、現實利用價值等因素，嚴格按照鑒定標準確定檔案的存毀。對于仍有保存價值的檔案，重新劃定保管期限；對于確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經單位主管領導批準后進行銷毀。例如，對于一些一般性的事務性文件，經過鑒定確無長期保存必要的，可以予以銷毀。3.銷毀監督實施在檔案銷毀過程中，檔案員要進行現場監督，確保銷毀工作按照規定程序進行。銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告單位領導。例如，采用粉碎、焚燒等方式對紙質檔案進行銷毀，并拍照記錄銷毀過程。

三、檔案管理制度

（一）檔案收集制度1.歸檔范圍明確詳細規定各類檔案的歸檔范圍，包括但不限于以下方面：文書檔案：上級來文、本單位發文、內部請示與批復、會議文件、工作計劃與總結、統計報表等。科技檔案：科研項目檔案、工程建設檔案、設備儀器檔案等。人事檔案：員工履歷表、工資檔案、考核材料、獎懲記錄、培訓記錄等。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。業務檔案：市場營銷檔案、客戶服務檔案、生產經營檔案等。2.歸檔時間規定明確各類檔案的歸檔時間要求：文書檔案應在次年上半年完成歸檔。科技項目檔案在項目完成后三個月內歸檔。人事檔案應及時歸檔，員工離職后一個月內整理歸檔。財務檔案按照會計年度歸檔，在次年上半年由財務部門整理移交檔案部門。3.歸檔流程各部門形成的文件材料由部門兼職檔案員負責收集整理，定期移交檔案部門。檔案部門收到移交的檔案后，按照分類方案進行分類、編號、編目等整理工作，對不符合要求的檔案及時退回相關部門補充完善。

（二）檔案整理制度1.分類標準采用科學合理的分類標準，如前文所述的年度保管期限機構（問題）分類法等，確保檔案分類清晰、便于管理和查找。2.編號規則制定統一的編號規則，檔案編號應具有唯一性和系統性。例如，文書檔案編號格式為：年度+保管期限代碼+機構（問題）代碼+順序號。其中，保管期限代碼可根據國家規定分為"永久""長期""短期"分別用不同數字表示；機構（問題）代碼按照單位內部機構設置或業務分類進行編碼。3.編目要求檔案編目應準確、完整，包括以下內容：題名：填寫檔案的具體標題，應簡潔明了、準確反映檔案內容。責任者：填寫檔案的形成單位或個人。日期：填寫檔案的形成日期。頁數：填寫檔案的總頁數。保管期限：注明檔案的保管期限。檔號：填寫檔案的編號。

（三）檔案保管制度1.庫房管理檔案庫房應保持清潔衛生，每周至少進行一次清掃。安裝溫濕度調控設備，每天定時記錄庫房溫濕度，根據溫濕度變化及時調整。配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。安裝防盜門窗、監控設備等，確保庫房安全，監控錄像保存時間不少于30天。2.檔案存儲紙質檔案應存放在專用檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于通風和查找。電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的完整性和可用性。重要檔案應采取特殊保護措施，如加密存儲、異地備份等。3.檔案清點與檢查每月對檔案進行一次清點核對，確保檔案數量準確、存放位置正確。每年對檔案保管狀況進行一次全面檢查，重點檢查檔案的破損、霉變、蟲蛀等情況，發現問題及時處理。

（四）檔案利用制度1.利用申請內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人簽字批準后，到檔案部門辦理查閱手續。外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經檔案部門負責人審核同意，并報單位主管領導批準后，方可查閱。2.查閱與借閱規定檔案查閱應在檔案部門指定的查閱室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。3.利用登記建立檔案利用登記制度，詳細記錄利用者的姓名、單位、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數量、利用時間、歸還時間等信息。

（五）檔案信息化管理制度1.系統操作規范檔案信息化管理系統操作人員應經過專門培訓，熟悉系統功能和操作流程。嚴格按照系統操作規程進行數據錄入、查詢、修改等操作，確保數據的準確性和安全性。定期對系統進行維護和升級，及時處理系統故障和安全漏洞。2.電子檔案管理電子文件形成部門應按照電子檔案管理要求，對電子文件進行規范整理和元數據著錄，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。檔案部門負責接收電子文件，并進行審核、存儲和管理。電子檔案應與紙質檔案同步整理、同步歸檔。加強電子檔案的安全管理，設置不同級別的用戶權限，對電子檔案進行加密存儲，防止數據泄露。3.數字化工作管理制定紙質檔案數字化工作計劃，明確數字化工作流程、質量標準和時間要求。數字化過程中，應嚴格按照掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環節的操作規范進行，確保數字化檔案的質量。對數字化成果進行驗收，驗收合格后進行存儲和備份，并建立數字化檔案數據庫。

（六）檔案鑒定與銷毀制度1.鑒定組織與標準成立檔案鑒定小組，定期對已滿保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定應依據國家有關規定和本單位制定的檔案鑒定標準，綜合考慮檔案的重要性、歷史價值、現實利用價值等因素。2.鑒定程序檔案部門提出需鑒定的檔案清單，送交檔案鑒定小組。鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。對擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，經單