采購管理制度及采購流程?一、總則1.目的為了規范公司采購行為，加強采購管理，降低采購成本，保證采購質量，提高采購效率，特制定本制度及采購流程。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保所采購的物資和服務符合質量要求，滿足公司生產經營需要。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和談判方式，爭取最優惠的采購價格。陽光采購原則：采購過程公開、公平、公正，接受公司內部監督。

二、采購組織與職責1.采購部門采購計劃制定：根據公司生產經營計劃和庫存情況，制定采購計劃。供應商開發與管理：尋找、評估、選擇合格的供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。采購訂單下達：根據采購計劃和審批后的采購申請，向供應商下達采購訂單。采購合同簽訂與執行：起草、審核、簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。采購成本控制：通過談判、招標等方式，降低采購成本，提高采購效益。采購物資驗收：參與采購物資的驗收工作，確保物資符合質量要求。2.需求部門采購需求提出：根據本部門的生產經營需要，向采購部門提出采購申請。采購需求審核：對采購申請進行審核，確保需求合理、準確。參與采購過程：參與供應商的選擇、采購合同的談判等工作，提供專業意見和建議。采購物資驗收：負責采購物資的驗收工作，對物資的數量、質量、規格等進行檢驗。3.財務部門采購資金審核：審核采購申請和采購合同，確保采購資金的合理性和合法性。采購付款管理：按照采購合同的約定，及時辦理采購付款手續。采購成本核算：對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。4.質量管理部門采購物資質量標準制定：制定采購物資的質量標準和驗收規范。采購物資質量檢驗：對采購物資進行質量檢驗，確保物資符合質量標準。不合格采購物資處理：對不合格采購物資提出處理意見，協助采購部門進行處理。

三、采購管理制度1.采購計劃管理年度采購計劃：采購部門應于每年年底根據公司年度生產經營計劃，制定下一年度的采購計劃。年度采購計劃應包括采購物資的種類、數量、規格、預計采購時間等內容。月度采購計劃：采購部門應于每月底根據公司月度生產經營計劃和庫存情況，制定下一月度的采購計劃。月度采購計劃應在年度采購計劃的基礎上進行細化和調整，確保采購物資能夠滿足公司生產經營需要。采購計劃變更：如因公司生產經營計劃調整、市場變化等原因需要變更采購計劃，需求部門應及時通知采購部門，采購部門應根據實際情況對采購計劃進行調整，并報相關領導審批。2.供應商管理供應商開發：采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選后，組織相關部門對其進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。經評估合格的供應商納入公司供應商名錄。供應商評估：采購部門應定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予一定的獎勵和優惠政策；對于不合格供應商，及時進行淘汰。供應商考核：采購部門應建立供應商考核機制，對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行量化考核。根據考核結果，對供應商進行相應的獎懲措施。對于考核結果連續兩次不合格的供應商，應及時進行淘汰。供應商檔案管理：采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、考核情況等內容。供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。3.采購合同管理采購合同起草：采購部門應根據采購訂單和雙方協商的結果，起草采購合同。采購合同應明確采購物資的種類、數量、規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同審核：采購合同起草完成后，應提交給相關部門進行審核。審核部門包括財務部門、法務部門、需求部門等。財務部門主要審核采購資金的合理性和合法性；法務部門主要審核采購合同的條款是否符合法律法規的要求；需求部門主要審核采購物資的規格、數量、質量標準等是否符合本部門的要求。經審核通過的采購合同，由采購部門負責人簽字后生效。采購合同簽訂：采購合同生效后，采購部門應及時與供應商簽訂書面合同。采購合同應由雙方加蓋公章或合同專用章，并由雙方授權代表簽字。采購合同執行：采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付采購物資。如因供應商原因導致采購合同無法履行，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，并要求供應商采取補救措施。采購合同變更與解除：如因公司生產經營計劃調整、市場變化等原因需要變更或解除采購合同，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面協議。采購合同變更或解除后，采購部門應及時通知相關部門，并做好相應的賬務處理。4.采購成本控制采購預算管理：采購部門應根據采購計劃和公司財務預算，制定采購預算。采購預算應明確采購物資的種類、數量、金額等內容。采購預算經公司領導審批后，作為采購成本控制的依據。采購價格管理：采購部門應通過多種方式降低采購價格，如談判、招標、詢價、比價等。在采購過程中，應充分了解市場行情，掌握供應商的價格動態，爭取最優惠的采購價格。同時，應建立采購價格分析機制，定期對采購價格進行分析和評估，及時發現價格異常情況，并采取相應的措施進行處理。采購成本核算：財務部門應定期對采購成本進行核算和分析，計算采購物資的實際采購成本，包括采購價格、運輸費用、保險費用、稅費等。通過采購成本核算，找出采購成本控制的關鍵點，為采購成本控制提供數據支持。采購成本考核：公司應建立采購成本考核機制，對采購部門的采購成本控制情況進行考核。考核指標包括采購成本節約率、采購價格合理性、采購合同執行情況等。根據考核結果，對采購部門進行相應的獎懲措施。對于采購成本控制成效顯著的部門和個人，給予一定的獎勵；對于采購成本控制不力的部門和個人，進行批評教育，并要求其采取措施改進。5.采購物資驗收管理驗收標準制定：質量管理部門應根據采購物資的質量標準和驗收規范，制定采購物資的驗收標準。驗收標準應明確采購物資的數量、質量、規格、外觀等方面的要求。驗收流程：采購物資到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量管理部門進行驗收。需求部門負責對采購物資的數量、規格、型號等進行核對；質量管理部門負責對采購物資的質量進行檢驗。驗收合格的采購物資，由需求部門辦理入庫手續；驗收不合格的采購物資，由質量管理部門出具不合格報告，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。驗收記錄：驗收部門應做好采購物資的驗收記錄，記錄內容包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收日期、驗收人員等。驗收記錄應妥善保存，以備查閱。

四、采購流程1.采購申請需求部門根據本部門的生產經營需要，填寫《采購申請表》：《采購申請表》應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期、用途等內容。需求部門負責人對采購申請進行審核：審核內容包括采購需求的合理性、準確性、必要性等方面。經審核通過的采購申請，提交給采購部門。2.采購計劃制定采購部門根據需求部門提交的采購申請，結合公司庫存情況和采購計劃，制定采購計劃：采購計劃應明確采購物資的種類、數量、規格、預計采購時間等內容。采購計劃報相關領導審批：采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司領導審批。經審批通過的采購計劃，作為采購活動的依據。3.供應商選擇采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商：如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選：采購部門根據供應商的基本信息、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面進行初步篩選，確定若干家潛在供應商。組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估：采購部門組織需求部門、質量管理部門、財務部門等相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。選擇合格供應商：經評估合格的供應商納入公司供應商名錄。采購部門根據采購物資的特點和需求，從供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。4.采購訂單下達采購部門根據采購計劃和選擇的供應商，向供應商下達采購訂單：采購訂單應明確采購物資的種類、數量、規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購訂單經采購部門負責人審核后，加蓋公司公章或合同專用章，并發送給供應商：采購訂單生效后，采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交付采購物資。5.采購合同簽訂采購部門根據采購訂單和雙方協商的結果，起草采購合同：采購合同應明確采購物資的種類、數量、規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同提交給相關部門進行審核：審核部門包括財務部門、法務部門、需求部門等。財務部門主要審核采購資金的合理性和合法性；法務部門主要審核采購合同的條款是否符合法律法規的要求；需求部門主要審核采購物資的規格、數量、質量標準等是否符合本部門的要求。經審核通過的采購合同，由采購部門負責人簽字后生效：采購合同生效后，采購部門應及時與供應商簽訂書面合同。采購合同應由雙方加蓋公章或合同專用章，并由雙方授權代表簽字。6.采購物資驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量管理部門進行驗收：需求部門負責對采購物資的數量、規格、型號等進行核對；質量管理部門負責對采購物資的質量進行檢驗。驗收合格的采購物資，由需求部門辦理入庫手續：驗收不合格的采購物資，由質量管理部門出具不合格報告，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。驗收部門應做好采購物資的驗收記錄：記錄內容包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收日期、驗收人員等。驗收記錄應妥善保存，以備查閱。7.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應根據采購合同的約定，填寫《付款申請表》：《付款申請表》應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、采購金額、付款方式、付款日期等內容。《付款申請表》經采購部門負責人審核后，提交給財務部門：財務部門對《付款申請表》進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、采購資金的合理性和合法性等方面。經審核通過的《付款申請表》，報公司領導審批。公司領導審批通過后，財務部門按照采購合同的約定，及時辦理采購付款手續：財務部門應做好采購付款的賬務處理，確保采購資金的安全和準確。

五、監督與考核1.監督機制內部審計監督：公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等方面。財務監督：財務部門對采購資金的使用情況進行監督，確保采購資金的安全和合理使用。采購部門內部監督：采購部門應建立內部監督機制，對采購活動進行全程監督，確保采購過程公開、公平、公正。2.考核機制采購部門考核：公司應建立采購部門考核機制，對采購部門的工作業績進行考核。考核指標包括采購計劃完成率、采購成本