辦公往來文書格式規范指南一、公文格式基礎1.1紙張規格公文用紙一般采用國際標準A4型，尺寸為210mm×297mm。紙張的質量應符合國家相關標準，保證紙張的平整度和潔白度，以保證公文的清晰可讀。在實際使用中，應根據公文的種類和用途選擇合適的紙張規格，如通知、報告等常用A4紙，而一些大型會議文件或特殊要求的文件可能會使用其他規格的紙張。1.2字體字號公文正文一般采用三號仿宋體字，標題用二號小標宋體字，如有密級、緊急程度等標識，用三號黑體字。文號用四號仿宋體字，簽發人姓名用三號楷體字。表格中的文字一般采用五號宋體字，頁碼用四號半角宋體阿拉伯數字，居右頂格編排。不同字體字號的搭配使用，既能突出公文的重點內容，又能使整個公文格式整齊、規范。1.3頁邊距設置公文的頁邊距上下各為37mm，左右各為28mm。上下頁邊距的設置可以保證公文在裝訂后不會出現文字被遮擋的情況，左右頁邊距的設置則有助于保持公文的整體美觀和閱讀舒適度。同時在設置頁邊距時，應注意留出足夠的空間用于裝訂和批注，避免因頁邊距過窄而影響公文的使用。1.4排版樣式公文應采用雙面印刷，頁碼編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的排版應整齊、清晰，行間距一般采用30磅固定值，段落之間應適當留白，以增強公文的可讀性。二、行文規范2.1文種選擇公文的文種應根據行文目的、內容和適用范圍等因素進行選擇。常見的公文文種包括通知、報告、請示、批復、函等，每種文種都有其特定的用途和格式要求。在選擇文種時，應準確把握文種的含義和適用范圍，避免使用不當或混淆文種的情況。例如，向上級機關請求指示、批準時應使用請示文種，而不應使用報告或函等文種；向下級機關布置工作、傳達事項時應使用通知文種，而不應使用報告或請示等文種。2.2主送機關與抄送機關主送機關是公文的主要接收單位，應寫在公文標題下方靠左頂格位置，并用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送機關是除主送機關外需要知曉公文內容的其他機關，應寫在主送機關之下一行、左空一字位置，用全稱或規范化簡稱、統稱。抄送機關的數量不宜過多，應根據實際情況進行選擇，避免濫抄濫送。同時主送機關和抄送機關的名稱應使用規范的行政區域名稱或單位名稱，不得使用簡稱或縮寫。2.3發文機關標識發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成，位于公文首頁上端居中位置。聯合行文時，應將主辦機關排列在前，協辦機關排列在后。發文機關標識的字體應莊重、規范，一般采用紅色小標宋體字。在發文機關標識下方，應空一行居中編排發文字號，發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。三、標題規范3.1標題結構公文標題一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，稱為“三要素”標題。例如，《××市人民關于加強城市管理工作的通知》，其中“××市人民”為發文機關名稱，“加強城市管理工作”為事由，“通知”為文種。有時，根據需要，公文標題也可以發文機關名稱或事由，只保留文種，如《通知》《報告》等。但這種情況應盡量避免，以免影響公文的準確性和可讀性。3.2標題字數限制公文標題應簡明扼要，字數不宜過多，一般應控制在50字以內。如果標題過長，可以適當簡化事由或采用副標題的形式進行補充說明。副標題應位于主標題之下，用破折號引出，與主標題之間應空一行。副標題的字體應小于主標題，一般采用三號楷體字。3.3標題標點符號公文標題中一般不使用標點符號，但在以下情況下可以使用標點符號：標題中出現法規、規章名稱時，應使用書名號。例如，《中華人民共和國公司法》《國務院關于加強食品安全工作的決定》。標題中出現并列詞語或短語時，中間可以使用頓號或逗號。例如，《關于加強安全生產、環境保護和節能減排工作的通知》《關于推進農村經濟發展、改善農民生活的報告》。標題中出現疑問、感嘆等語氣時，可以使用問號或感嘆號。例如，《關于解決××問題的請示？》《關于加快××建設的呼吁！》。四、正文規范4.1段落結構公文正文應采用分段排版的方式，每段開頭應空兩個字，即采用“縮進2字符”的格式。段落之間應適當留白，以增強公文的可讀性。在正文的排版過程中，應注意保持段落的一致性和連貫性，避免出現段落過長或過短的情況。同時應根據公文的內容和結構，合理劃分段落，使公文的層次分明、條理清晰。4.2行文邏輯公文的行文應邏輯嚴密、條理清晰，遵循“提出問題、分析問題、解決問題”的邏輯順序。在正文中，應先明確闡述公文的目的和背景，然后詳細分析問題的原因和現狀，最后提出具體的解決措施和建議。行文過程中，應注意語言的連貫性和銜接性，避免出現邏輯混亂或跳躍的情況。同時應根據公文的內容和讀者的需求，合理安排行文的順序和重點，使公文的內容更加易于理解和接受。4.3引用與注釋公文在引用法律法規、政策文件、統計數據等內容時，應注明出處，以保證公文的準確性和權威性。引用的內容應使用引號括起來，并在引號后注明出處，如“根據《中華人民共和國公司法》（中華人民共和國主席令第8號）的規定”。注釋應采用腳注的形式，位于頁面的底部，用數字編號，并注明注釋的內容。注釋的字體應小于正文，一般采用小五號宋體字。五、附件規范5.1附件格式附件是公文的附屬材料，是公文內容的補充說明或參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在公文正文之后、發文機關署名之前注明“附件：”字樣，然后列出附件的名稱和順序。附件的格式應與公文正文一致，包括字體字號、頁邊距等方面的要求。如果附件較多，應按照附件的重要程度或邏輯順序進行排列，并在附件名稱前注明序號。5.2附件說明附件說明是對附件的內容、數量、格式等方面的說明，應位于正文之后、發文機關署名之前。附件說明應注明附件的名稱、序號和頁數，并在名稱后用括號注明“共×頁”。如果附件較多，應按照附件的重要程度或邏輯順序進行排列，并在附件名稱前注明序號。附件說明的字體應小于正文，一般采用小五號宋體字。5.3附件順序附件的順序應按照公文正文的先后順序進行排列，即先出現的附件排在前面，后出現的附件排在后面。如果附件之間有邏輯關系或重要程度的差異，應根據實際情況進行調整，但應在附件說明中注明附件的排列順序。同時在裝訂附件時，應注意將附件與公文正文一起裝訂，保證附件的完整性和準確性。六、發文日期與印章規范6.1發文日期格式公文的發文日期應寫在公文末尾右下方，并用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。例如，2023年7月1日。發文日期的字體應與正文一致，一般采用三號仿宋體字。6.2印章加蓋位置公文的印章應加蓋在公文末尾發文機關署名處，上不壓正文，下壓成文日期。印章的直徑應與發文機關署名的字體大小相適應，一般為42mm。如果公文正文排版后剩余空間不足加蓋印章的位置，可適當調整正文行距或字距，以保證印章的加蓋位置準確無誤。同時在加蓋印章時，應保證印章的清晰度和完整性，避免出現印章模糊或殘缺的情況。6.3印章樣式公文的印章應使用紅色印章，印章的字體應為宋體。印章的內容應包括發文機關名稱、發文日期等信息，印章的邊框應清晰、整齊，不得有模糊、殘缺或變形的情況。在使用印章時，應嚴格按照規定的印章樣式進行制作和加蓋，不得隨意更改印章的樣式或內容。七、語言表達規范7.1語言簡潔明了公文的語言應簡潔明了，避免使用冗長、復雜的句子和詞匯。在表達意思時，應直截了當，言簡意賅，避免啰嗦和重復。同時應注意語言的準確性和規范性，避免使用模糊、歧義或口語化的詞匯和表達方式。7.2避免口語化公文是一種正式的文書，應使用正式、規范的語言，避免使用口語化的詞匯和表達方式。例如，應使用“鑒于”“特此”“予以”等正式詞匯，而不應使用“因為”“所以”“給”等口語化詞匯；應使用“請示”“報告”“通知”等正式文種，而不應使用“打報告”“發通知”等口語化表述。7.3語法正確公文的語法應正確無誤，符合漢語的語法規則和表達習慣。在寫作過程中，應注意句子的結構、成分和搭配，避免出現語法錯誤和邏輯混亂的情況。同時應注意標點符號的使用，保證標點符號的準確性和規范性。八、格式審核與校對8.1格式檢查要點在公文的撰寫和排版過程中，應嚴格按照公文格式規范進行檢查，保證公文的格式符合要求。格式檢查的要點包括紙張規格、字體字號、頁邊距設置、標題規范、正文規范、附件規范、發文日期與印章規范等方面。在檢查過程中，應逐一對照規范要求，發覺問題及時進行修改和調整。8.2多人校對流程為了保證公文的格式準確無誤，應采用多人校對的流程。由撰寫公文的人員進行自查，保證公文的內容和格式符合要求；由部門負責人或相關專業人員進行審核，提出修改意見和建議；由辦公室文秘人員或專門的校對人員進行校對，保證公文的格式準確無誤。在多