公文處理方法吉利集團任石金辦公室工作三個主要內容辦文辦會辦事標準辦文的重要性表達機關的權威性促進辦文的標準化提高公文的公信力當前教育系統(tǒng)公文處理存在的主要問題格式不標準文種混亂行文程序不嚴謹一、公文的種類常用公文

基層單位常用的公文有：通知、通報、決定、意見、報告、請示、函二、公文的行文關系行文關系即向誰發(fā)公文。行文關系按隸屬關系確定。1、隸屬關系隸屬關系是一種管轄關系。在同一組織系統(tǒng)中，上級機關、部門對下級機關、部門的逐層領導與業(yè)務指導關系稱為隸屬關系；在同一組織系統(tǒng)的同一層級之間是平級關系〔平行關系〕；不同組織系統(tǒng)的機關、部門，都是互不隸屬的，不存在隸屬關系。2、行文關系一般應堅持按隸屬關系逐級行文，不越級行文。按行文方向，可分為上行文、下行文、平行文三種。上行文——對有隸屬關系的上級使用上行文〔如報告、請示〕下行文——對有隸屬關系的下級使用下行文〔如命令、通知、批復、決定、通報、條例、規(guī)定等〕平行文——不相隸屬機關之間用平行文〔如函〕3、本卷須知

〔2〕逐級行文與越級行文三、公文的格式眉首〔6要素〕主體〔7要素〕版記〔3要素〕〔一〕眉首局部1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密期限3、緊急程度4、發(fā)文機關標識5、發(fā)文字號6、簽發(fā)人1、公文份數(shù)序號2、秘密等級和保密期限3、緊急程度4、發(fā)文機關標識注意點一:注意點二：平行文和下行文，發(fā)文機關標識于版心上面三分之一處，即發(fā)文機關標識距上頁邊62mm；上行文必須留出55mm的空白供上級機關批示文件用，即發(fā)文機關標識距上頁邊為117mm。5、發(fā)文字號簡稱文號，是公文制發(fā)單位按發(fā)文順序編列的公文代號，主要是便于對公文的統(tǒng)計、查詢和引用。由“機關代字+年份+發(fā)文序號〞組成。注意點：錯誤6、簽發(fā)人這是上行文的要素，表示對上行文中的請示事項負責，一般為發(fā)文單位的主要負責人，即真正的正職或主持工作的副職。多個發(fā)文機關就要標注多個簽發(fā)人。與發(fā)文字號平行，標于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號左空1字，簽發(fā)人右空1字。“簽發(fā)人〞用3號仿宋，簽發(fā)人姓名用3號楷體。(二)主體局部1、標題2、主送機關3、正文4、附件說明5、成文日期6、蓋章7、附注1、標題一般由“發(fā)文機關+事由+文種〞組成。根本格式為“****關于*****的***〞。標于紅色反線下空2行，用2號小標宋體。標題撰擬的注意點——標題排列要美觀、對稱。不能斷句。——標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。——發(fā)文機關過多時，可以省略。——公文的發(fā)文機關：只能是單位或本單位的辦公機構〔辦公室、廳〕，內設機構不能對外行文。——防止重復。在批轉和轉發(fā)公文時，防止介詞和文種的重疊。2、主送機關是公文的主要行文對象。主送機關應標明全稱、標準簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。標于標題下空1行，用3號仿宋頂格寫，回行時仍用頂格。注意點：如果主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時，可將主送機關移至版記中主題詞之下、抄送機關之上。上行文一般主送一個上級機關，不能多頭主送。3、正文這是公文的核心。位于主送機關下1行，每自然段左空2字。數(shù)字、年份不能回行。序號就按一、〔一〕、1、〔1〕的順序排列。正文編排注意點聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。寫不下時，可采取以下方法：一是公文標題中可以不標發(fā)文機關，二是將主送機關移至版記，三是適當縮小發(fā)文機關標識的字體，四是縮小首頁的行距。4、附件說明公文如有附件，應在正文之下空1行，左空2字，用3號仿宋標識。附件名稱后不加標點。轉發(fā)公文不必加注附件說明。5、成文日期6、蓋章這是公文生效的標志，是發(fā)文機關確認公文效力的憑證。蓋法分為下套式和中套式。蓋章注意點——聯(lián)合行文時，成文日期要拉開，左右各空7字，兩個印章都騎年壓月。三個以上單位聯(lián)合行文時，要把行文單位名稱寫上，將印章加蓋在單位名稱上，以防止出現(xiàn)空白印章。——印章和正文必須在同一頁上，不得采取“此頁無正文〞的方式。可以適當調整行距的方法解決。——半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。7、附注〔三〕版記局部1、主題詞2、抄送機關3、印發(fā)機關和印發(fā)日期1、主題詞這是表達公文主題特征及其歸屬類別的名詞性詞組，主要是方便計算機檢索。一般應參照主管機關發(fā)布的主題詞表標注。按類別詞、類屬詞、文種的順序排列。每份文件主題詞控制在10個以內，一般以3-5個詞為宜。“主題詞〞三字用3號黑體，居左頂格，后用冒號；詞目用3號小標宋，詞目之間空1字。2、抄送機關指除主送機關之后需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他機關，包括上級、下級或不相隸屬的單位。在主題詞下1行標識，左空1字，中間用逗號，回行時與冒號后面的抄送機關對齊，最后一個抄送機關標句號。注意機關的順序。列抄送機關的注意點——抄送非抄報。即使抄送給上級機關，也不用“抄報〞。——向上級機關的請示，不可同時抄送給同級和下級機關。錯誤3、印發(fā)機關和印發(fā)日期印發(fā)機關是指導公文的印制主管部門，一般指辦公廳〔室〕或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。兩者標于抄送機關之下，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。不能寫打字人、校對人或印數(shù)。關于版記的作用——版記應置于公文的最后一面、最后一行，標志著公文的結束。——版記各要素之間需加一條反線隔開。——如果附件是放在版記之前的，說明附件是公文的有機組成局部，是有效的；如果放在版記之后，說明附件不是公文的組成局部，在法律上是無效的。四、公文的印刷格式要求1、關于紙張2、關于頁碼用4號半角阿拉伯數(shù)字標識，位于版心邊緣之下1行，左右各放一條4號一字線，單頁碼右空1字，雙頁碼左空1字。例：—10—3、關于印刷和裝訂一般要求雙頁印刷，左側裝訂。或騎馬訂。4、關于字體正文用3號仿宋，一般每面排22行，每行28字。標題一般用2號小標宋。5、公文中的數(shù)字除成文時間、局部層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語〔二萬五千里長征〕、縮略語〔三個代表、四項根本原那么〕等作為語素的數(shù)字必須用漢字外，其他都應當使用阿拉伯數(shù)字。在同一公文中數(shù)字的使用應前后一致。舉例：經(jīng)典的錯誤文件用公文知識識別非正規(guī)文件的實例五、公文的寫作寫作的總體要求：信、達、雅信——真實。公文的內容必須真實。達——確切地表達想要表達地意思。雅——符合標準，講究文采，莊重大方。〔一〕選擇文種，區(qū)分文種1、請示與報告。報告是“閱件〞，請示是“辦件〞。報告可以事前、事中、事后，請示必須事前，不能先斬后奏；請示必須一文一事，不得同時請示兩個以上問題；請示不要多頭請示，不能抄送下級機關；聯(lián)合請示必須事先協(xié)調，統(tǒng)一意見。報告中不得夾帶請示事項。請示必須批復，報告不用批復。2、函函是正式公文的一種，同樣具有法定效力。平行機關和不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項均應使用函或復函。3、意見與通知意見具有指導性和建議性，通知具有指揮性和知照性。作為下行文時，意見通常用于對工作的指導，具有一定的靈活性，不便要明確地陳述所提意見，還要就意見的正確性、合理性、可行性作出說明；通知那么更具強制性、指令性，寫法上比較原那么。〔二〕突出主旨，精選材料，序化結構，標準語言主旨——公文的靈魂材料——公文的血肉結構——公文的骨架語言——公文的面貌主旨指公文的中心思想或根本觀點，是制發(fā)公文的主要目的和意圖。主旨要明確、直接，不能隱晦曲折。主旨還要求正確、集中、鮮明、新穎。材料要圍繞主旨選材料，材料為表現(xiàn)主旨效勞；要選擇真實、正確的材料；要選擇典型、新穎的材料，言簡意賅。結構一般由開頭、主體、結尾三局部組成，按照提出問題、分析問題、解決問題的思路來謀篇布局。結構要清晰、嚴密，層次有序。語言公文語言屬于應用語體，要表達公文的莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、標準的特點，又要符合現(xiàn)代漢語語法、修辭、邏輯等標準。不同的主旨要用不同的語言和寫法。公文的專用詞語開頭用語——表示行文的目的、依據(jù)、范圍、時間等，如“根據(jù)、依照、為了〞。稱謂用語——如我、本、貴、你、該。經(jīng)辦用語——表示工作過程的時態(tài)等，如經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)。引敘用語——如悉、驚悉、查、奉等。期請用語——如請、懇請、敬請等。表態(tài)用語——如同意、不同意、可行、宜。