文件與檔案管理辦法及流程規定TOC\o"1-2"\h\u19934第一章文件與檔案管理的總則 1180071.1目的與適用范圍 142761.2管理原則與職責 111890第二章文件的分類與編號 2220512.1文件分類標準 2138252.2文件編號規則 217543第三章文件的形成與收集 2137653.1文件形成要求 2220273.2文件收集流程 231209第四章文件的整理與歸檔 277304.1文件整理規范 2265874.2文件歸檔程序 329891第五章檔案的保管與利用 3102615.1檔案保管條件 3309615.2檔案利用規定 36931第六章檔案的鑒定與銷毀 3140766.1檔案鑒定標準 3232996.2檔案銷毀流程 319355第七章檔案的信息化管理 4225187.1信息化建設要求 4317267.2信息安全保障 419099第八章附則 4117228.1解釋權與修訂權 4229848.2生效日期與相關銜接 4第一章文件與檔案管理的總則1.1目的與適用范圍文件與檔案管理的目的在于保證各類文件和檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，提高文件與檔案的利用效率，為企業的經營管理提供有力的支持。本辦法適用于企業內部各類文件和檔案的管理，包括行政管理文件、業務文件、財務文件、人事文件等。1.2管理原則與職責文件與檔案管理應遵循集中統一管理、分類保管、便于利用的原則。企業應設立專門的文件與檔案管理部門，負責文件與檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。各部門應指定專人負責本部門文件的形成、收集和整理工作，并按時向文件與檔案管理部門移交。文件與檔案管理部門的職責包括制定文件與檔案管理制度、規范文件與檔案管理流程、監督文件與檔案管理工作的執行情況等。第二章文件的分類與編號2.1文件分類標準文件按照內容和性質分為行政管理類文件、業務類文件、財務類文件、人事類文件等。行政管理類文件包括企業的規章制度、會議紀要、通知公告等；業務類文件包括項目合同、業務報告、市場調研報告等；財務類文件包括財務報表、審計報告、報銷憑證等；人事類文件包括員工檔案、勞動合同、培訓記錄等。2.2文件編號規則文件編號應按照一定的規則進行編制，保證文件編號的唯一性和可識別性。文件編號由部門代碼、文件類型代碼、年份和流水號組成。例如，行政管理部門的一份通知文件，編號為XZGLTZ2023001，其中XZGL為行政管理部門代碼，TZ為通知文件類型代碼，2023為年份，001為流水號。第三章文件的形成與收集3.1文件形成要求文件的形成應符合企業的規章制度和業務流程要求，內容真實、準確、完整，格式規范。文件的起草人應認真核對文件內容，保證文件的質量。文件的審核人應嚴格審核文件的內容和格式，保證文件符合企業的要求。文件的批準人應根據企業的授權，對文件進行批準。3.2文件收集流程各部門應按照規定的時間和要求，將本部門形成的文件收集整理后，移交至文件與檔案管理部門。文件與檔案管理部門應對移交的文件進行核對和驗收，保證文件的完整性和準確性。對于不符合要求的文件，應要求相關部門進行整改。文件收集完成后，應及時進行登記和歸檔。第四章文件的整理與歸檔4.1文件整理規范文件整理應按照分類標準進行，將同一類文件按照時間順序或重要程度進行排列。文件整理時，應去除文件上的金屬物，對破損的文件進行修補，對大小不一的文件進行折疊或裝訂。文件整理完成后，應填寫文件目錄，注明文件的編號、標題、日期、頁數等信息。4.2文件歸檔程序文件歸檔應按照規定的時間和程序進行。文件與檔案管理部門應根據文件的分類和編號，將整理好的文件存入相應的檔案盒中，并在檔案盒上注明檔案的類別、編號、起止時間等信息。歸檔完成后，應及時更新檔案目錄，保證檔案信息的準確性和完整性。第五章檔案的保管與利用5.1檔案保管條件檔案保管應具備良好的保管條件，包括專用的檔案庫房、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，定期進行通風和清潔。檔案柜應按照檔案的分類和編號進行排列，便于查找和利用。5.2檔案利用規定檔案的利用應遵循嚴格的規定。內部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。外部單位查閱檔案時，需提供相關證明材料，并經企業領導批準后，方可查閱。檔案利用者應遵守檔案管理的規定，不得損壞、涂改、轉借檔案。第六章檔案的鑒定與銷毀6.1檔案鑒定標準檔案鑒定應根據檔案的保管期限和價值進行。保管期限分為永久、長期、短期三種。檔案的價值應根據檔案的內容、形式、來源等因素進行評估。對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。6.2檔案銷毀流程檔案銷毀應按照規定的流程進行。檔案管理部門應提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的編號、標題、起止時間、銷毀原因等信息。銷毀申請經企業領導批準后，由檔案管理部門和相關部門共同組成銷毀小組，對檔案進行銷毀處理。銷毀處理應采用粉碎、焚燒等方式，保證檔案信息的徹底銷毀。銷毀完成后，應填寫銷毀記錄，并存檔備查。第七章檔案的信息化管理7.1信息化建設要求企業應加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理。檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計、借閱管理等功能，提高檔案管理的效率和質量。檔案信息化建設應遵循國家有關法律法規和標準規范，保證檔案信息的安全和保密。7.2信息安全保障企業應采取有效的信息安全保障措施，防止檔案信息的泄露、丟失和損壞。檔案管理信息系統應設置訪問權限，經過授權的人員才能訪問和操作檔案信息。企業應定期對檔案信息進行備份，防止因系統故障或其他原因導致檔案信息丟失。同時企業應加強對員工的信息安全教育，提高員工的信息安全意識。第八章附則8.1解釋權與修訂權本辦法的解釋權歸企業文