如何做時間的管理

楊洪美2014.03.14馬虎先生的故事

某天清晨，馬虎在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預算。他準時于九點整走進辦公室。但他并沒有立刻開始預算草擬工作，因為他突然想到不如先將辦公桌及辦公室整理一下，以便在進行重要的工作之前為自己提供一個干凈與舒適的環境。他總共花了三十分鐘的時間，使辦公環境變得有條不紊。他雖然未能按原定計劃在九點鐘開始工作，但他絲毫不感到后悔，因為三十分鐘的清理工作不但已獲得顯然可見的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色隨手點了一支香煙，稍作休息。此時，他無意中發現報紙上的彩圖照片是自己喜歡的一位明星，于是情不自禁地拿起報紙來。等他把報紙放回報架，時間又過了十分鐘。這是他略感不自在，因為他已自食諾言。不過報紙畢竟是精神食糧，也是重要的溝通媒體，身為企業的部門主管怎能不看報，何況上午不看報，下午或晚上也一樣要看。這樣一開脫，心也就放寬了。

馬虎先生的故事于是他正襟危坐地準備埋頭工作。就在這個時候，電話聲響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了二十分鐘的時間才說服對方平息怒氣。掛上了電話，他去了洗手間。在回辦公室途中，他聞到咖啡的香味。原來另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入。他心里想，剛費心思處理了投訴電話，一時也進入不了狀態，而且預算的草擬是一件頗費心思的工作，若頭腦不清醒，則難以完成，于是他毫不猶豫地應邀加入，便在那前言不搭后語地聊了一陣。回到辦公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可以開始“正式工作了”——擬定預算。可是，一看表，乖乖，已經十點四十五了！距離十一點的部門例會只剩下十五分鐘。他想，反正在這么短的時間內也不太適合做比較龐大耗時的工作，干脆把草擬預算的工作留待明天算了。

第二天，在上班的路上……馬虎先生的故事點睛

馬虎身上有許多時間管理者的影子，養成這樣拖延的惡習，終將一事無成。拖延的代價實在是太大了。莎士比亞有句名言：“放棄時間的人，時間也會放棄他。”若是時間放棄了你，等待你的將是無限制的惡性循環，如果不及時醒悟，后果將不堪設想。

企業的主管和員工隨時都要提醒自己“凡事拒絕拖延，現在開始行動”這句話，如果有一件事情終究得你去做的話，就不要反復問自己：“我要做它嗎？”因為這個問題的答案已經是確定，你應該做的只是：將你決定要完成的期限寫在筆記薄上，然后準時去做，如果等到最后一分種才去做，不但會讓自己變得很焦慮，而且在處理過程中會經常犯錯或者得到的結果不盡如人意。

拖延帶來的危害拖延使你陷入煩躁的情緒。一件事久辦未完，在心里沉沉甸甸地壓著，就像勃子里掛著一塊石頭，又好像陷入了不可自拔的泥坑，這怎么不使你焦慮煩躁，寢食難安呢？

拖延使你要處理的問題越積越多，每天對著桌面上堆積如山的未處理的工作，卻不知從何下手，結果往往是丟了這件忘了那件，一件不成又半途而廢，費時費力，結果問題是越來越多。

拖延使你一再地遭受心理挫折，它會使你對自己越來越失去信心，你開始懷疑自己的能力，或者遷怒于所處的工作環境，產生怨氣，抱怨自己的才能得不到發揮或者老是有這樣那樣的事來阻礙你的工作。

拖延還會使你前途黯淡，與晉升無緣。一個上司絕不會一而再，再而三地容忍部下辦事拖拉，不講求實效，做不出什么業績來。上司需要的是強有力的輔助者，而不是優柔寡斷的跟隨者

選項：A：我不會或極少這樣；B：我很少這樣；C：我有時這樣；D：我時常這樣；E：我就是或總是這樣；1、我將任務推遲到了不合理的程度。2、不管什么事情，只要我覺得需要做就會立即去做。3、我經常為沒有早些著手面后悔。4、我在生活中的某些方面經常拖延，明知道不應該這么做。5、如果有我應該做的事情，我就會先做完它，再去做那些次要的。6、我拖得太久，這令我的健康和效率都受到了不必要的影響。7、總是到了最后，我才發現我其實可以把時間用在更好的地方。8、我很妥善地安排我的時間；9、在本該做某件事的時候，我卻會去做別的事情。重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急重要性緊迫程度二：重要但不緊急1、準備工作、編制計劃、維持關系。2、去拜訪VIP客戶。3、計劃給員工進行培訓。

4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。2、一會兒要參加重要會議。3、與客戶溝通要做合同。4、準備事項。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。

2、打若干個溝通的電話。3、幫助客戶解決一個難題。第一象限：沒什么好說的，立即去做！我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實第一象限80%的事務來自于第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情才能是的壓力減緩。

很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統思維狀態下的管理者的通常狀況，就是“忙”。第二象限：有計劃去做！

不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規定的時間內完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發揮個人領導力的領域。這更是傳統低效管理者與高效卓越管理者的重要區別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。第三象限：盡量別做！

當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發現其實是很空虛的。第四象限：交給他人去做！第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務的發生。

表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。重要性緊迫程度二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：不重要而且緊急15%成功的時間分配管理案例：某人一周的事務清單：臨時參加各部門協調會。（不重要但緊急）解決客人投訴。（重要而且緊急）編寫下個月部門員工排班。（重要但不緊急）歸檔大堂副理本周所有文件。（不重要也緊急）去拜訪VIP客人。（重要但不緊急）計劃給前廳員工及其領班進行關于發票登記的培訓。（重要但不緊急）陪朋友買手機。（不重要也不緊急）向上次聯系的客戶詢問產品使用情況，搜集反饋資料。（重要但不緊急）核查下午客人信用額度報表。（重要而且緊急）發傳真取消客人預授權。（重要而且緊急）打若干個溝通的電話。（不重要但緊急）核查當日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全。（重要而且緊急）保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。（重要而且緊急）去當當網購買最近很火的一本書《杜拉拉升職記》。（不重要也不緊急）幫助一名新同事解決系統中一個遇到的難題。（不重要但是緊急）謝謝！9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節，愿你生活像春天一樣陽光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。3月-253月-25Tuesday,March11,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。18:23:1718:23:1718:233/11/20256:23:17PM11、夫學須志也，才須學也，非學無以廣才，非志無以成學。3月-2518:23:1718:23Mar-2511-Mar-2512、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。18:23:1718:23:1718:23Tuesday,March11,202513、志不立，天下無可成之事。3月-253月-2518:23:1718:23:17March11,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。11三月20256:2