優秀副手工作手冊

目錄

前言3

第一章副手必備的素養4

第二章副手的重要職業技能5

第一部分口常事務處理5

第一部分R程安排7

總體日程安排7

出差日程安排8

會議安排B

媒體采訪18

大型活動21

突發來訪接待24

第三部分溝通與協調25

內部溝通25

外部溝通25

副手應具備的禮儀26

副手禮儀素養的培養27

第四部分文字支持27

第五部分會議支持30

前言

在許多人眼里，副手仍是一種即讓人熟悉又不被人熟悉的職業。副手的輔助與參謀作用在該職業特征

中最具代表性，他們是領導的左膀右臂，是領導與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們務必全心全意

并準確無誤地提供支持與服務，從而表達出其自身價值。優秀的副手會使人想到干練、精明、繁忙的處事

作風，聯想到待人接物時彬彬有禮的儀態；聯想到在

他們臉上那一慣展現胸有成竹的樣子……不管如何，副手這個詞會讓許多正準備從事這個職業的人們

有著太多的想像.然而，副手的工作到包含什么，在副手的工作背后三有些什么.這是被很多人忽略的.

在聯想，副手及行政助理、部門文員是一只龐大的隊伍，在聯想的大環境下，大家各就各位地支撐著許多

日常繁雜事項的處理。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件情況的某

一環節，而不可或者缺，有的時候我們需要扮演更多角色，，以習慣工作安排與領導需要。別看都是副手，

但由于所服務的對象不一致，各部門性質不一致，其所進行的工作任務也必定存在著很大差異，但由于副手

工作是以服務為其根本性質，這在共性的尋找上為我們提供了根據。事實上有很多相似的工作不一致之處

只是由于事件輪廓上的差別,本質上都是能夠歸于一類的。不管什么時候,慎重認確實工作態度是副手們

不遺不棄的職業操守，而現代副手的職業要求在尊奉這一理念的基礎卜.更要加強這一能力的綜合運用與發

揮。因此，什么是一個出色地副手的該具備的職業素養，什么樣的副手會得到領導的認可，在聯想，不一致

崗位的副手在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此

些思想火花碰撞出我們最初編寫本手冊的辦法。

我們-作為企劃部副手處的副手，在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中與自身在各項工作中

的鐐練使得我們為自身尋找到了一些適用的丁作方法,積存了一些丁作經驗與技巧.在處理許多類似情況

時形成了一些慣用做法與約定俗成的規定，我們將這些點滴-一收集，在通過了反復總結與提練、否定與

借鑒的過程后，已將其做成了本部門工作的一種標準，達成了在方法與流程上的統一。我們相信，在我們

自口的不懈努力與對副手工作的熱愛之卜；為聯想，為我們的事業未來的進展進行一番奮斗后,我們定會做出

成績.我們迫切地相想早U讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之

用，同時我們非常愿意將這些經驗與技巧共享出來與大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我k的

工作得到領導與專家的指點，以發現同題，補己才擔。

副手手冊適用于公司各部副手及行政人員，致力丁?給予任何一個聯想人關于行政方面的指導。手冊編

寫工作是由企劃部副手處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上卜各部門的有關人員的大力支

持，在此，我們深表謝意，關于本手冊所收集的內容，由于水平有限，不妥之處請及時向我們提出，我們

熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯想副手

的行為指南，為您服務，為你所用.

第一章副手必備的素養

一、職業化副手的標準：

L敬業精神「正直—公平，堅妗既定政策與原則

L表率作用「誠實一實“求是

L領導風范(_敬業—以工作為榮，設定高的工作水*

L業務能力(_守信—不失約、不違約、不食言、不泄密

L指揮與操縱能力「勤奮一努力工作，不斷學習

(―合作精神L有序一一利落，有條不訴

L學習與創新能力「高效一追求效率與效益

L知人善任的能力「可靠一按妁定完成工作，保質、保量、及時

L對待意見與批判

L大局觀

二、副手的職業態度

主動性(Initiative)

l習慣性(FlexibiIity)

l團隊精神(Teamwork)

l尊重他人(RespectforPeopIe)

l創新精神(Creativity)

l堅持原則(UncompromisingIntegrity)

l服務與奉獻(Service&Contribution)

認同與分享(Sharing)

l雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

l溫柔的心與自省

第二章副手的重要職業技能

第一部分：日常事務處理

一、撥打/接聽電話的程序與技巧

1、打電話前的準備

?準備好電話記錄木與筆

?把要與對方說明的情況、內容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。

?準備好通話時需要的文件資料.

?查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話：

?撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是聯想電腦公司**部**

?如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或者轉達。

?如告知對方的內容較復雜，應主動提醒對方做好記錄

?逐一將情況說明,注意語言簡明、準確：

?通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

3、接聽電話

?3聲鈴響內將電話接起，平與有禮貌的：“你好！我是**部

?推斷WHO,分下列幾種情況：

來電人員總經理可接電話時總經理不在時

宜接轉入記錄留言

直接上級及

如事務緊急，記錄上級電話，速聯系總經理

平級

回電。

內問清情況梗概，轉接時向總經理說明問清梗概，如不緊急，記錄下來轉告總經理

直接下屬

部梗概后轉入如情況緊急，告知總經理聯系方法。

問清事由，如需要，轉告總經理：其

普通員工

他可視情況處理

外重要且緊密問清概要，向總經理說明后，然后轉記錄留言

部入如事務緊急，記錄上級電話，速聯系總經理

回電。

重要但不緊問清概要，向總經理說明后，依總經記錄留言，向總經理匯報。

密理指示轉入或者不轉入

不重要且不問清概要，酌情處理

緊密

?若通話內容較更雜，或者有不潔晰的地方，最后應當將要點重曳一便，以免遺漏或者有偏差。

?通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語：

詢問對方時，可用；“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等

?對總經理直接領導、保持經常聯系的外部、內部人員應在日常工作中盡量熟悉，達到聞其聲知其人，

并及時予以轉接。

?如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼與需要傳達的事再重復一遍，以便必

要時再與對方聯系。

?如不能把握總經理是否要與對方通話的情況下，不能隨便回答總經理“在”或者“不在”，可說“請

您稍等一下，我去看看**總經理是否在？”，然后請示總經理是否轉接.

?如遇總經理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經理這是不知上哪去了，我見

到他時再給您回個電話；假如您方便的話，能否讓我轉達您的情況？”做到有禮有節、滴水不漏。

?在明白身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經理后決定是否轉接；也可詢問對方是公事還是

私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。

?在對方不肯告知身份及事由的情況下，經反更詢問后未果，可委婉結束通話。

?假如對方喋喋不休，廢話連篇，能夠說“請問您還不.別的事嗎？”或者“對不起，我還有急事要辦”

等結束通話。

?如一個未完又來一個，應視電話內容與對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一

方稍候片刻，或者記錄對方電話，稍侯打過去。

?整理電話留言，在總經理回來后匯報有關信息。

二、傳真

1、將傳真分類：

1）需要總經理本人批閱的，根據總經理授意處理

2）由副手來待為處理的：

A、轉給其他有關負責人

B、由副手本人回復

?使用電腦公司標準CI格式

?遵守公文寫作規范

?保密文件需要傳真時，應先與對方聯系，發送到指定傳真機上，發送后再與對方確認。

?需請對方協助抄送時，務必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

?務必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的傳直分類存檔

三、郵件

1、根據郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、通常通知、報表、報告/總結、新聞/通報、私人郵

件等等）或者按具體項目設置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過漉，刪除不必要的郵件，然后分如下：

I）需要總經理本人批閱的,存入相應文件夾,部分根據總經理授意問宜郵件.或者將促、協助總經理

在規定時間內處理有關事宜。

?以總經理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經理信箱發出；

?以副手名義發送時，要說明郵件內容為總經理授意。

2）由副手來待為處理的：

A、轉給其他有關負責人；B、由副手本人回復

3、如發出的郵件需要追蹤結果或者確認對方是否收到，需要設置回執，如對方未能及時查看，需電話說

明。

4、需要總經理批閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或者傳達；

5、重要郵件及時進行存檔

四、文件管理（參看集團《副手手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，推斷是否應由總經理處理，然后審核文件格式是否正確、內容表述是否清晰、完整。

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于

總經理

3、按總經理批改意見復印后轉發、呈送（可參照文件管理規定），必要的情況進行追蹤，反饋結果。

4、必要文件進行存檔.

注：傳真、郵件、信函等內容為外文的，應及時譯出

五、名片

1、分類：可根據總經理業務情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等：

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應準備一名片夾，存放與總經理聯系緊密旦重要的人員名片，并保證查找時方便快捷。

第二部分日程安排

操縱日程，意味著你與總經理一起有序工作C

“日程安排”是指時間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時

間管理藝術的集中表達。副手的職責是當好“管家”按H程安排為領導做好各類必耍的準備，并提醒領導

實施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動與突發來訪六部分加以全

面說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

日程是領導的工作質量，工作效率，工作成果的一種表達，而規劃、安排領導的工作日程是副手

的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是副手輔助總經理工作的基礎，安排好總經理的

日程，意味著副手將與總經理一起進行有序的工作。作為副手一定要細心觀察領導的工作習慣與做事風格,

調整自己的工作方法，主動習慣領導的工作節拍。在沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一

次深入溝通，準確熟悉領導的要求、需求，并對可能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作

的順利開展做鋪墊。此外，勤于思考、多做總結關于副手日常工作效座的提高是十分必要的，把看得出的

經驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，經常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時

也克領導的工作效率起到了間接地促進作用。

一、總體日程安排

領導的日常工作分為U常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）與突發

性工作（臨時安排的情況）兩類。而副手的通常做法是將有計劃的情況預先填入擬好的日程表中，同時細

致靈活地安排好突發隨機事件。

（一）總體原則：

A熟悉總經理的H常工作、近期業務宙點、作息習慣、身體狀況.

-優化工作方法，細心觀察總經理的工作習慣與做事風格，主動習慣其工作節拍：

-熟悉公司業務進展情況，特別是所服務總經理的業務進展情況，留意近期的工作興奮點；

》對計劃內情況預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；

》明確情況的優先級，在處理事務時注意理順與排序，分清輕重緩急，酌情安排處理：

》定期與總經理溝通，將雙方的要求、需求與可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；

》注意R程安排的時間松緊,適當安排：

（二）經驗與技巧

A周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務：

A在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經理留出整理思路的時間；同時預留

時間處理日常事務；

A根據息經理習慣留出適當固定時間用讀報刊資料及其他信息：

》關丁?總經理的各項安排熟記丁?心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突：每日安排相對固定時間與總經

理核對日程，保證副手與總經理日程表內容一致：

A不要代替領導做決定，在總經理的同意下針對其工作習慣與時間對各類預約酌情處理；

》操縱約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程:

》掌握近期要回避的人物;

月/周計劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能，填入有關安排，打印即可：

A也可按照總經理習慣，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做為副手，安排總經理出差是經常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。通過副手的計劃,

把總經理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是副手二作的目標，也是工作價值的一個表

達。

（一）國內出差

?出差前：》確定出差目的與日期：

A確認總經理出差陪同人

》與出差地有關人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需

要的路程時間、接待人員等信息。）

?確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經理習慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯系方式）：

A完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。

》根據總經理的習慣,準備出差用物品（見物品攜帶表工

A擬寫授權書并于總經理出差前?天向各有關部門及有關人員發出郵件與復印件（財務部

等）。（見范例）

?出差中A在第一時間掌握總經理到達后的聯系方式，必要時通知授權人及其它有關人員。

》根據總經理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業務進展情況：

＞配合總經理授權人的工作,及忖掌樨公司及業務有關信息。

》根據情況及時與有關人員及總經理溝通，及時調整日程安排；

?出差后》及時向總經理匯報出差期間公司內部事務及業務進展:

》出差資料整理（包含資料、名片、會談備忘），根據需要轉發有關人員或者存檔:

＞向總經理認為有必要的合作方致感謝函。

A各類差旅費用報銷：

》跟進業務后續事宜：

（二）國外出差

出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意下列幾點：

》根據公司最新業務情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設備.必要時準備彩色打印膠

片與打印稿。

》機票購買時注意避免經停中轉，選擇好的航空公司與服務，長途飛行選擇好的機型；

A注意準備好各類證件及邀請函，并提醒總經理攜帶：

》根據客人的級別與國家風俗習慣準蓄禮物：

》準備當地的地圖及國家風情資料：

A確認對方還是我方提供翻譯服務：

》回國后向邀請方致謝。

（三）陪同出差

陪同總經理出差無疑對副手的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差

過程中，要求副手注意下列事項：

》登機前.為總經理辦理機場建設戕購買、機票換票及各類登機手續：并再次確認接車人：

A到達后，辦理賓館入住手續，熟悉總經理房間號碼及電話，并將副手房號電話及時告知總經理；

》每日及時核對本日及第二天的日程安排；

》提早設置清晨叫醒，并安排早餐：

A根據當天的U程安排落實車輛；

》及時提醒并事先落實各項安排；

A攜帶總經理幺片、必要的會議資料（報告稿件、會而備忘、采訪提綱）：

》注意建立各類客戶關系（包含政府領導、合作伙伴、媒體記者）

》著裝要求：大方職業裝、著淡裝：注意言談舉止；

A出差返回后將總經理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。

附件一：出差物品攜帶表

名片若干日程表

證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦與ppi（儲存在桌面）、

ppt備份軟盤2張

往返機烹（將保險贄保留在副手手中）書面講話稿及素材2份

活動或者會議等背景材料出訪地聯系人通訊錄

準備現金或者信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆

禮品，包裝應急藥及常用藥品

附件二：授權書模版

發文日期

文件編號OURREF.：LCS-DTB-60023-992000.6.14文件類別CATEGORY:通知

DATE：

審核

擬文人FROM：一//批準APPROVED:—

VhHIFltD：

臺式電腦事業部、筆記本領業部'軟件事

收文人TO：全體人員收文部門TO（DEPT.）:

業部、服務器事業部、外設事業部

抄送CC：總裁室、企劃部副手處、財務一附件ATTACHMENT：//

□傳閱因閱后存檔口保密保密期限□其他□頁數

//1

CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權通知

電腦公司副總裁一在2000年6月15日-16R期間因公外出，此期間將臺式電腦事業部資材、質控.

經^管理等有關簽字權授予副總經理一，臺式電腦事業部其他有關財務及文件審批授權予常務副總經理

…，除臺式電腦事業部外其他事業部系統有關財務簽字及文件審批委托副總裁一處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國內出差日程范例

劉軍總經理出差深圳日程安排（4月25-27日）

時間日程地點備注

417：25北京一深圳機場接機人：…1360

月CA1305入住新世紀酒店

25該車在深圳期間隨行

日

21：30夜宵自行安排

411：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、

月寧波廳鄧秉覺

26聯想：—、

日議題：嘉利最新情況通報

對方聯系人：鄧秉/p>

13：20出發前往EMCoffice、--陪同前往

14,00EMC會面深圳沙頭角保稅區聯想參加人：—、—、、

21-23棟北座、

EMC參加人：總經理余昭信

副總經理陸楊

業管處經理張界楊

技術處協理郭宗欽

研發部經理張濱

會面安排：

14:00-15:00雙方公司介紹交流

15:00?16:00參觀工廠

16:00-17:00產品研討（顯示器/電腦有關產品）

及未來業務合作磋商

17t20返回新世紀，梁青陪同

18:0()晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員

聯想：

414：00東莞金與涂料有深圳長安鎮沙頭南區金與參加人：總經理董合枝

月限公司會面（地圖附后）生產經理董博霖

27嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球

日工程總監鄧乘覺

聯想參加人：、、

議程安排：

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金與介紹（工廠歷史、油漆種類、

生產工藝及有關噴漆關鍵技術、進展趨勢等）

14,25-14,55雙方討論

14：55-15：25參觀金與新廠

15?35瑞與塑膠五金電深圳長安鎮沙頭南區15：35-15：40聯想與瑞與人員互相介紹

子廠15：40-16：10參觀瑞與工廠

16：10-16：25機動

16：25前往機場，車程約30分鐘

17：40CA1303一-安排接機

深圳一北京

隨行及重要聯系電話；———一

附件四：國外出差日程安排表

…執行副總經理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時間要緊活動地點備注

17：5020:40北京一一漢城KIMPOL＜；商事M1.J.S.PARK等

7Airport在機場左邊出口舉牌接

月(Tel:0193367896)

1421：(M)——21：30到達酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul（佳樂）

日（因通訊不便，LG商事提供一部手機HolidayinnTel:82—02—7179441

在漢城期間使用，號碼為：0192335098SeoulFax:82—02—7159441

8:009：00與LGLCD部B.KwuiiA.Pitbidenl及Holidayiim

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.ParkSeoul

共進早餐及會談or

LGTwin

9：0012：30前往LG位于龜尾的LCD廠Towers路程：3小時

712：3013：20與LGLCD負責人午餐中餐

月13:20—14：40參觀及會談（陪同及參加者:LGLCD龜尾

廠總經理Mr.K.S.Park/Exe.Director-.主持人：Mr.K.S.Park

15LC商事K.M.Ann/Sr.MCR、

J.S.Park)

日

14：4016：40前往LG電子位于平澤的CDROM廠

路程：3小時

16：4018：00參觀及會談(陪同及參加者：LG電子

Mr.M.H.ParMSr.Director主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Chcng/G.MGR

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.Park)

訪問時間要緊活動地點備注

718：0019：30與LG電子人員共進晚餐平澤

月

1519；3021；00回酒店

日

8：009：20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯絡人：MrJ.Y.Park

%30——10:00高層領導見面（LCDMarketingTcl:82—02—7507313

W.H.Hong/SnMGR.崔敏洙先生等）

10：3010：50…作聯想目腦公司及產品的介紹

10：5011：20針對有關問題進行會談

11：2011：50參觀

711：5013：00與會者共進午餐

月13:0014：00乘車前往LG總部

16

14：3017：0()會談(參加者：LG商事LG總部聯絡人:LG商事Mr.J5.Park

日D.H.Kang/S'.Prcsident

LG電子

17：00——17：30M.H.Park/Exe.Director等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19:0021：00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進晚餐

(D.H.KangA'.President、

K.M.Ahn/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MGR)

訪問時間要緊活動地點備注

10：00—18：00參觀韓國電子市場/漢城市區及近郊觀漢城市區及陪同人；導游、

7月光游覽近郊LG商事Mr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶日）

日18：0()19：00

酒店結帳，乘車前往金浦機場自灑店到機場約，10分鐘路程

21:40—22：40

漢城一一北京

三、會議安排

召開與參加會議是總經理的要緊工作方式之二組織會議與處理與會議有關的事務幾乎成為副手的經

常工作，其重要性不言而喻。會務工作是副手組織工作能力的綜合表達，它將多種繁雜事務匯合一身。保

證會議順利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要副手是八面玲瓏的天才，同時善用平常培養出的細

心與責任心,沉著應對,以不變應萬變！下列分內部會議與外部會議分別介紹。

（-）內部會議安排

?總經理主持的會議

安排會議室、落實

參會人員

擬訂會也通知

（注意文件格式）

修改

Y

注意事項:

》會前與GM及有關部門負責人明確會議內容、議程與參加人：

》綜合考慮各類因素（如GM全天日程安排），安排會議地點及時間：

＞卜.發會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過電話確認:

》會中協助放映PPT，并時刻關注會場內情況，隨機應變；

＞對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；

?總經理參加的會議

接收通知

注意：把握前往會議地點出發時間的安排。

（二）外部會面安排

?總經理主持的外部會面

同意會面請求N6A婉拒或者該請他人注意：講明原因，以

免對方誤解

注意：在收到會面請求時，經與部門有關負責人及GM商討決定，

同時極供背景材料以供GM做出推斷

“Y

與對方確認時間、

地點、人員、議程，

并落實我方人員、地點

’3修改）

擬定meetingagenda,ppt

（中齷文標準版、乃亞界I口俅幣:

注意事項：

?綜合考慮各類因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；

?注意準備電子或者紙制的歡迎牌、激光筆：

?會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提早確認；

?根據來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；

?在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并通知對方確切

的會面時間及地點；

?考慮是否需要在會面時錄音或者拍照，并提早準備：

?如需安排參觀，樨早與行政后勤部聯系，埴寫參觀申請，安排參觀陪同人：

?會前給總經理提供有關背景材料?，如需要請有關部門負責人與總經理溝通洽談事宜；

?在會前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時根據各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內容，注意內容的及時更新，并

根據來訪者需求制作中/英文;

一初次會面PPT應包含：聯想總休情況及業務情況介紹；

一再次會面應注意：有針對性的業務回顧（可請有關業務部門提供資料）。

?幫總經理準備名片，并提醒會面時攜帶：

?提早30分鐘進行，調試設備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙與有禮的態度；

?提醒總經理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協助放映ppt,并關注會場內情況，隨機應

變，靈活處理各類情況：

?會面結束后，代總經理或者陪同送客人離去：之后整理筆記本電腦等儀器設備：

?總經理參加的外部會面

總經理參加其他部門組織、主持的會面，副手的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應從較專業的角

度法助安排。并關注下列幾點：

丫(

回史對方參會，并

寫入日程表

關注對方會議組織

情況，并適時提出

建議

在會面前給GM提

供背景材料

提醒GM參會

總經理參會

注意事項：

?會前為總經理準備全面的背景材料：

?會前熟悉會議的具體地點，如在不一致辦公區，請注意把握出發參會時間:

?對會中決議，總經理希望全面熟悉的，及時跟進并反饋；

外部會面會議備忘模版

GuestMeetingTable

GuesfsCompany:AMD

GuesfsNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

VPofAsiaSales&MarketingbusinessDivision

Mr.KelvinKwokMr.

SalesDirectorofAsiaVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.ThomsonChanGeneralManagerofNotebook

MarketingDirectorofAsiabusinessDivision

Mr.PerryChanMr.

CountryManagerofChinaGeneralManagerofMaterial

ManagementDivisionofDTB

Mr.JackLee

AssistantSalesManagerMiss.

ManagerofMaterialManagement

DivisionofDTB

Mr.

Interpreter

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

四、媒體采訪

媒體采訪流程說明:

1、同意采訪

?聯想電腦公司的采訪由品牌推廣部統一安排，集團采訪由企業傳訊部統一安排；除此之外的采訪需求

務必轉交品牌推廣部處理：

對直接聯系的記者要特別禮貌，要向對方說明公司采訪規定，請對方懂得；應記下記者的聯系方式,

必要時可幫助對方聯系品推接口人;

.從品推得到采訪提綱：

?將整理好的采訪提綱與背景資料呈送總經理批閱，征求總經理意見：

.對總經理同意的采訪可根據日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起：

對總經理不同意的采訪經總經理授意后可向品推推薦其他人同意采訪，必要時可幫助品推人員進行溝

通聯絡。

2、采訪準備（采訪前一周）

?落實品推采訪陪同人與記者的聯系方.式，出現意外情況時可進行聯系；

?配合品推幫助總經理整理采訪問題的答案，呈送總經理批閱并適時修改；關于常見問題的回承諾該有

所備份并及時更新；

?熟悉記者需求并進行準備：

關于需要攝像或者拍照的采訪對光線與電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意：

有些記者會要求得到公司、部門簡介或者總經理的簡歷與照片,可事先為記者提供：

對公司簡介、部門介紹、總經理簡歷與照片應分別準備電子版與打印版：

3、采訪準備（采訪前一天）

?幫助總經理準備好采訪提綱與問題答案；

?關于需要攝像或者拍照的采訪注意提醒總經理著裝與發型；

?假如是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；

假如采訪在公司外進行要事先定車：

假如采訪在公司內進行要事先預定會議室，并根據采訪需要注意采光電源：

4、采訪當天

?采訪前20分鐘務必與品推陪同人聯系，落實采訪時間：

?假如是電話采訪需要檢杳會議設備：

到采訪時間后接入記者打來的電話或者幫助總經理撥通記者電話：

?假如采訪在公司外應該及時提醒總經理出發：

?假如采訪在公司內應該檢查采訪場地：

假如采訪在公司內，記者到后應由副手先行接待，熟悉場地是否合適，對方是否需要其它背景資料：

安排停當后請總經理出面同意采訪；

送記者離開，并熟悉播出或者見報時間:

5、采訪結束

?與記者溝通，及時熟悉播出或者見報的確切時間:

?通知總經理收看，或者收集采訪報紙呈送總經理;

必要時可通知公司全體或者部門員工收看。

注意事項：

?對記者的界而要非常友好.

五、大型活動

（一）陪同總經理參加的大型活動:

總經理副手苞經理

時序'\

陪同總經理參加的大型活動流程說明:

1、同意活動邀請

?得到活動議程，推斷重要程度，征詢總經理意見；

.關于總經理同意參加的活動事先安排日程；

2、活動前一天的準備工作

?做好準備工作，如預定車輛等：

?提醒總經理應該參與活動的那幾項：

3、活動當天

?著大方的職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡:

?帶好活動議程、名片等資料；

活動中關注總經理的需耍，注意保持在總經理的視線內，在必耍時為總經理擋駕;

4、活動后

?整理業務資料與名片。

（二）參與支持的大型活動:

總經理副手總經理

時序

參與支持的大型活動流程說明:

1、同意活動邀請

得到活動議程，推斷重耍程度，征詢總經理的意見;

假如總經理同意參加活動，安排好日程;

2、活動前三星期

?參加分工會，明確總經理與自己的職賁，熟悉其他人職責，將總經理日程細化落實：

假如講話稿、PPT是由副手準備的，要給自己留出修改時間：

?幫助總經理準備PPT、發言稿、主持詞等，經總經理批閱后修改定稿；

定稿的PPT與發言稿要交給會議組織者；

?參加彩排：對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練：

3、活動當天

?參加外部活動時，副手應著端莊大方的職業裝，化淡妝，發型整齊，工作時間要佩帶胸卡：

?帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦與兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音

機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等：

?活動中配合演示PPT,做好錄音；

?活動中配合接待公司或者外部領導,活動期間要保持在總經理的視線之內,在關注自己總經理需求的

同時也關注其他總經理的需求：

?在突發緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經理的需求或者部署，可能情況下主動分擔會務人員

的工作；

4、活動后

?整理業務資料與名片；

?根據錄音整理講話稿：

總經理在活動中往往會遇到很多人，引發很多工作管理上的辦法，需要副手參會后跟進落實。

六、突發來訪接待

總經理副手總經理

時序

接待突發來訪流程說明:

.問清對方來訪目的:

關于總經理熟悉且非常重要的客人，假如總經理當時有的時候間接待，應該盡量安排，能夠把來訪者

帶到會議室，為對方準備飲料與報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經理的下一

個約會何時開始，請對方注意時間；

?關于總經理熟悉且非常重:要的客人，假如總經理當時不愿接待或者不在辦公室，由副手對情況做出解

釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動與來訪者另約一個見面時間，或

者幫助他安排與有關負責人見面；留下來訪者的聯系方式與資料，待總經理方便時轉告總經理，假如

需要可進行后續安排：

?關于與公司與部門亳不有關的來訪者，有?禮貌地回絕：但假如自己不能確定.一定要征詢有關負責人

的意見；

?關于與其它部門業務有關的來訪，能夠告訴對方有關部門的聯系方式，留下對方的聯系方式與資料，

轉交有關部門處理；

?關于確實應由總經理分管的來訪記下對方的聯系方式，告訴對方總經理不能立刻接待他，并做出解釋。

假如對方愿意，能夠推薦對方與部門其他負責人聯系，同時告訴對方能夠先把辦法以寫信或者寄email

的方式告訴總經理：

在總經理方便時告知來訪情況，根據總經理授意進行后續安排。

注意事項：

?有些來訪者聽不進副手所做的任何解釋，死纏著非見總經理不可，對這種人一定要亳不妥協一但要注

意禮貌一反復進行解釋并提出建議。同時一定要向對方保證能夠寫信或者發email給總經理，而且總

經理一定會看.

第三部分溝通協調

一、內部溝通

?副手要與所服務的總經理建立經常性的溝通，熟悉總經理近期的工作重點、業務耍點及管理方面的思

想。準確懂得點、經理的授意、做好上情下i大的T作。

?副手應以主動謙虛的態度與總經理所領導的部門人員充分溝通，盡可能及時熟悉各項業務的進展情

況，并將信息及時整理反饋給總經理，有效地協助總經理推進工作

?作為副手，在口常的工作中，注意與其它部門與同事的協作，要把對方看作是自己的資源，通過一點

一滴的交往，協調與各部門之間的關系，對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意識，尊敬對

方.尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門與人員表達謝意。

二、外部溝通

外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。（見電

話禮儀、書信規范）

（一）業務合作：

?作為總經理與外界溝通的窗口，副手應以熱忱的態度與合作廠商建立起真誠信任的關系，但在處理事

務時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。

?尊重合作伙伴與供應商，要注意多方熟悉與業務有關的事務，以做到準確懂得對方的意圖、幫助進行

有效的溝通與傳達。

?在代總經理進行有關業務的推進工作時，要與合作廠商達成懂得，為總經理的決策制造良好的合作環

境，輔助總經理推進。

（二）禮尚往來：

?答謝（節日禮品、賀卡等）在重要的節日（如圣誕節、新年、春節、或者重要合作廠商的公司紀念日

等）副手應在征求總經理意見之后，以禮品或者賀信及時致意，保護與合作廠商的友好關系。

?在業務合作中，適時提醒總經理并為