項目三?Word特殊版式設計與批量制作新形態立體化精品系列教材Office辦公應用立體化教程（Office2016）（微課版）任務一編排“企業文化”文檔任務二制作“信封”文檔內容導航（一）分欄排版 （二）首字下沉 （三）設置雙行合一 （四）合并字符 （五）設置頁面背景 （六）預覽并打印文檔項目實訓課后練習技巧提升一、任務描述老洪要求米拉對“企業文化”文檔進行編排設計，制作出美觀且能體現企業理念的宣傳單，便于公司員工查看并貫徹企業的行為準則。米拉通過Word中的特殊版式設計功能，如首行縮進、分欄排版等設計出了新穎、美觀的“企業文化”文檔，效果如下圖所示。二、任務實施分欄排版是一種常用的排版方式，它被廣泛應用于制作具有特殊版式的文檔，如報刊、圖書和廣告單等印刷品中。使用分欄排版功能可以制作出別具特色的文檔版面，使整個頁面更具觀賞性。（一）分欄排版（一）分欄排版（1）在文檔中單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“分欄”按鈕，在彈出的列表中選擇“三欄”選項。（2）返回文檔中可看到所選的文本內容以三欄顯示。（二）首字下沉在Word中首字下沉是將段落首字放大嵌入顯示，以突出顯示段落首字，使其更加醒目。單擊“插入”選項卡，在“文本”組中單擊“首字下沉”按鈕，在彈出的列表中選擇“首字下沉選項”選項，?打開“首字下沉”對話框，在“位置”選項組中選擇“下沉”選項，在“下沉行數”微調框中輸入“2”，單擊“確定”按鈕。（三）設置雙行合一雙行合一是指將兩行文字內容占用一行字符的距離。使用雙行合一可以制作出文字并排突出顯示的效果。選中文本段落，單擊“開始”選項卡，在“段落”組中單擊“中文版式”按鈕，在彈出的列表中選擇“雙行合一”選項，

打開“雙行合一”對話框，單擊“確定”按鈕返回文檔。（四）合并字符合并字符是指將多個字符以1個字符的寬度占位。設置合并字符的方法與設置雙行合一相似。單擊“開始”選項卡，在“段落”組中單擊“中文版式”按鈕，在彈出的列表中選擇“合并字符”選項，打開“合并字符”對話框，進行設置即可。（五）設置頁面背景為了使word文檔看上去更美觀，可設置頁面背景修飾文檔。設置頁面背景時，不僅可以應用不同的顏色，也可使用圖片或圖案作為背景。單擊“設計”選項卡，在“頁面背景”組中單擊“頁面顏色”按鈕，在彈出的列表中選擇“填充效果”選項，打開對話框，在“圖片”選項卡中單擊“選擇圖片”按鈕，打開“插入圖片”對話框，選擇“從文件”選項，選擇背景圖片。（六）預覽并打印文檔設置紙張方向是指設置紙張的輸出方向，文檔默認紙張輸出方向為縱向。若要修改為橫向，可單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“紙張方向”按鈕，在彈出的列表中選擇“橫向”選項。1.設置紙張方向（六）預覽并打印文檔

Word文檔默認的紙張大小為“A4”，而書籍、宣傳單等紙張的尺寸有大有小，因此，在實際工作中，可根據需要自定義紙張大小。設置紙張大小的方法有以下兩種。功能區設置：單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊按鈕，在彈出的列表框中選擇紙張大小。對話框設置：在“布局”選項卡的“頁面設置”組中單擊對話框擴展按鈕，或在“紙張大小”下拉列表框中選擇“其他頁面大小”選項，打開“頁面設置”對話框，單擊“紙張”選項卡，在“紙張大小”下拉列表框中選擇紙張大小。2.設置紙張大小（六）預覽并打印文檔設置頁邊距通俗的講，是指文字距離頁面邊緣的距離。

單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“頁邊距”按鈕，在彈出的列表中選擇“自定義邊距”選項，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”選項卡的“上”“下”微調框中輸入頁邊距數值。3.設置頁邊距（六）預覽并打印文檔打印前的設置完成后，可預覽打印效果，確認無誤后即可打印。單擊“文件”選項卡，單擊“打印”，在右側可預覽打印效果，在“份數”微調框中輸入打印份數后單擊下方的“打印機屬性”超鏈接，打開打印機文檔屬性對話框，進行打印方向等參數設置。4.打印文檔任務一編排“企業文化”文檔任務二制作“信封”文檔內容導航（一）創建中文信封（二）合并郵件 （三）批量打印信封項目實訓課后練習技巧提升一、任務描述公司需向每個客戶發送信函，為了節約時間，并統一制作大量具有專業效果的信封，老洪讓米拉通過“客戶資料表”數據源批量制作信封。制作完成后的參考效果如下圖所示。二、任務實施在實際工作中，要為大量的客戶郵寄信件，可使用Word中的信封功能，即在“郵件”選項卡中創建中文信封、創建標簽和合并郵件等。中文信封與外文信封在版式和文本輸入次序上有所不同，為了滿足中文用戶的需要，Word提供了多種中文信封樣式，方便用戶使用。（一）創建中文信封（一）創建中文信封“主文檔”是指每封信中含有相同內容的部分文本。建立“信封”主文檔，即輸入每封信里相同的部分文本。在新建的空白文檔中單擊“郵件”選項卡，在“創建”組中單擊“中文信封”按鈕，在打開的“信封制作向導”對話框根據提示進行操作。1.建立主文檔（一）創建中文信封“數據源”是指每封信中含有不同的、特定內容的部分文本。數據源的內容可從Word文檔、Excel工作表、Access數據庫和Outlook通訊錄等程序中獲取。在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”組中單擊“選擇收件人”按鈕，在彈出的列表中選擇“使用現有列表”選項，在打開的選取數據源”對話框中找到數據源文件的保存路徑并選擇數據源文件。2.準備并調用數據源（二）合并郵件插入合并域是指將數據源中的數據引用到主文檔中相應的位置。如將文本插入點定位到信封的郵編文本上，然后在“郵件”選項卡中的“編寫和插入域”組中單擊“插入合并域”按鈕打開“插入合并域”對話框，在“域”列表框中選擇“郵政編碼”，單擊“插入”按鈕插入合并域。1.插入合并域（二）合并郵件插入合并域后，可預覽信封效果，查看插入的合并域是否在適合的位置。在“郵件”選項卡的“預覽結果”組中單擊“預覽結果”按鈕，插入的合并域位置變成了詳細的郵編等文本。2.預覽信封（二）合并郵件通過前面的操作，將只能查看第一條記錄信息，要將全部記錄合并到新文檔中，可執行完成合并操作。在“郵件”選項卡的“完成”組中單擊“完成并合并”按鈕，在彈出的列表中選擇“編輯單個文檔”選項在打開的“合并到新文檔”對話框中單擊選中“全部”單選按鈕，確認設置。3.完成合并（三）批量打印信封（1）在“郵件”選項卡的“完成”組中單擊“完成并合并”按鈕，在彈出的列表中選擇“打印文檔”選項。（2）在打開的“合并到打印機”對話框中保持單擊選中“全部”單選項，然后單擊“確定”按鈕，在打開的“打印”對話框中保持默認設置，單擊“確定”按鈕。任務一編排“企業文化”文檔任務二制作“信封”文檔內容導航一、

編排“培訓廣告”文檔二、制作“榮譽證書”文檔項目實訓課后練習技巧提升一、編排“培訓廣告”文檔編排培訓廣告文檔需要在文檔中設置紙張大小、紙張方向、頁邊距和頁面背景，然后設置特殊版式，完成后預覽并打印文檔。本實訓的最終效果如下圖所示。1.實訓目標一、編排“培訓廣告”文檔廣告是為了某種特定的需要，通過一定形式或媒介，公開而廣泛地向公眾傳遞信息的宣傳手段。廣告的主要傳播方式有報刊、廣播、電視、電影、路牌、櫥窗和印刷品等。在制作廣告類文檔時，應突出主題，傳達品牌獨特、鮮明的個性主張，使產品與目標消費群體建立某種聯系，順利進入消費者的視野。2.專業背景一、編排“培訓廣告”文檔在文檔中設置頁面、設置特殊版式等，完成后預覽并打印文檔，其操作思路如下圖所示。3.操作思路二、制作“榮譽證書”文檔

本實訓制作榮譽證書需要利用郵件合并功能將獲獎人名單導入到“榮譽證書”文檔中，然后再打印并發生文檔。最終效果如下圖所示。1.實訓目標二、制作“榮譽證書”文檔榮譽證書是授予獲獎單位或個人的獎勵證明證件，用來表示對單位或者個人給予的認可或表揚，以鼓勵單位或個人急需努力，向更好的方向發展。榮譽證書廣泛應用于機關事業單位、公司、社會團體的表彰頒發，但由于頒發單位不同，榮譽證書的格式也不同，一般沒有硬性規定。只需注意語言簡潔明了，寫明獲得獲獎者的獲獎時間、獲獎緣由和獲獎獎項即可。2.專業背景二、制作“榮譽證書”文檔先將“名單”文檔中的“獲獎人”數據合并到“榮譽證書”文檔中，然后根據郵件合并分步向導合并郵件，接著合并郵件到新文檔，最后打印并發送“榮譽證書”文檔。3.操作思路任務一編排“企業文化”文檔任務二制作“信封”文檔內容導航1.制作“健康小常識”文檔 2.制作“公益活動邀請函”文檔項目實訓課后練習技巧提升1.?制作“健康小常識”文檔創建“健康小常識.docx”文檔，設置文檔版式，添加圖片并輸入文本，然后編輯并排版，最后添加形狀做裝飾。效果如右圖所示。2.?制作“公益活動邀請函”文檔首先新建“公益活動邀請函”文檔，根據“客戶檔案表”數據源制作批量信函，參考效果如下圖所示。任務一編排“企業文化”文檔任務二制作“信封”文檔內容導航1.改變默認文字方向 2.同時顯示縱橫向文字 3.創建標簽 4.使用電子郵件發送文檔 5.以正文形式發送郵件項目實訓課后練習技巧提升技巧提升在文檔中單擊“布局”選項卡，在“頁面設置”組中單擊“文字方向”按鈕，在彈出的列表中選擇“垂直”選項，可使文檔的文本內容都垂直排列；選擇“文字方向選項”選項，在打開的“文字方向”對話框的“方向”欄中單擊相應的文字框中可設置文本不同方向的排列效果。1.改變默認文字方向（1）選擇需設置縱橫混排文本，然后在“開始”選項卡的“段落”組中單擊“中文版式”按鈕，在彈出的列表中選擇“縱橫混排”選項。（2）在打開的“縱橫混排”對話框中保持默認設置，然后單擊“確定”按鈕。2.同時顯示縱橫向文字技巧提升在“郵件”選項卡的“創建”組中單擊“標簽”按鈕，可創建各種標簽，如郵件標簽、磁盤標簽和卡片等，最常用的是郵件標簽，郵件標簽即將收信人的地址及姓名等打印到標簽頁，然后再貼到信封上使用，對于已印刷上了發件人地址的企業專業信封更適用。3.創建標簽技巧提升（1）單擊“文件”選項卡，在彈出的列表中選擇“保存并發送”選項，在彈出的列表中選擇“使用電子郵件發送”選項。（2）在窗口右側選擇所需的郵件發送方式，如選擇“作為附件發送”選項。將在打開的電子郵件窗口中附加采用原文件格式的文件副本；選擇“以PDF形式發送”選項，將在打開的電子郵件窗口中附加.pdf格式的文件副本；選擇“以XPS形式發送”選項，將在打開的電子郵件窗口中附加.xps格式的文件副本。（3）在打開的電子郵件窗口的“收件人”文本框中輸入一個或多個收件人，并根據需要編輯主題行和郵件正文，在“附件”文本框中將自動添加相應格式的文件副本，完成后單擊“發送”按鈕即可。4使用電子郵件發送文檔技巧提升在Word中不僅可以附件形式發送郵件，還可以正文形式發送郵件。單擊“文件”選項卡，在彈出的列表中選擇“選項”選項，打開“Word選項”對話框，單擊“快速訪問工具欄”標簽，在右側的“從下列位置選擇命令”下拉列表框中選擇“所有命令”，再在列表框中選擇“發送至郵件收件