專題地方課程教材采購檔案管理方案

專題地方課程教材采購檔案管理方案

目錄

第一節(jié)檔案管理的重要性........................3

一、檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用..........3

二、做好檔案管理工作........................4

三、健全制度................................5

四、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化................5

五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法..............7

六、檔案管理工作重要的意義..................7

第二節(jié)檔案管理制度............................9

一、文書檔案管理制度........................9

二、設(shè)施設(shè)備檔案管理制度...................10

三、會計(jì)檔案管理制度.......................11

四、聲像檔案管理制度.......................12

五、檔案統(tǒng)計(jì)制度...........................14

六、檔案借閱利用制度.......................14

七、檔案保密制度...........................15

八、檔案鑒定銷毀制度.......................16

九、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案...........16

第三節(jié)檔案管理方法...........................19

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀.....................19

1

二、檔案管理工作現(xiàn)存問題...................20

三、檔案管理方法...........................21

第四節(jié)檔案管理方案...........................23

一、總則...................................23

二、業(yè)務(wù)檔案分類...........................24

三、歸檔范圍...............................24

四、檔案收集、移交.........................24

五、檔案立卷...............................25

六、檔案歸檔...............................25

七、檔案借閱...............................26

八、檔案保管...............................26

九、檔案銷毀...............................27

第五節(jié)檔案安全保密制度.......................28

第六節(jié)檔案管理人員職責(zé).......................29

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第一節(jié)檔案管理的重要性

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。

檔案工作是在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存考究價(jià)值的資

料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，

這是勿庸置疑的。我們不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等

號。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方

便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會效益。檔案質(zhì)量

是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。

然而工作需要相應(yīng)的資料做好整、建立健全、完善檔案

基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、健全檔案工作制度。我們每個(gè)從事檔案管理

工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量

不斷提高。

一、檔案在企業(yè)經(jīng)營過程中發(fā)揮的作用

（一）行政方面的作用

檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何的出臺，都

是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助

于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）項(xiàng)目運(yùn)營方面的作用

檔案是公司活動的記錄，具有憑證和參考作用。項(xiàng)目管

理的各個(gè)環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄，公司品質(zhì)管理，項(xiàng)目的達(dá)

標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上，檔

案整理與運(yùn)營工作相互促進(jìn)，才能不斷提升項(xiàng)目的管理水平

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和盈利能力。

（三）文化方面作用

檔案與企業(yè)文化緊密相連，檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄

和見證，檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案

我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程，企業(yè)的核心價(jià)值觀，文化

氛圍等。

（四）法律方面作用

檔案室當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記

錄，真實(shí)可靠，是令人信服的真憑實(shí)據(jù)。能夠保護(hù)企業(yè)、員

工、參會者合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不

必要的糾紛。

（五）培訓(xùn)方面的作用

檔案是一種重要的資源，其真實(shí)性和原始記錄性，具有

不可抗拒的說服力和感染力，一個(gè)個(gè)真實(shí)的案例可以提高培

訓(xùn)的效率和效果。

二、做好檔案管理工作

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整

個(gè)社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。首先，要對檔

案進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理

系統(tǒng)進(jìn)行操作、檢索和維護(hù)，使得檔案利用工作的需求得以

滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時(shí)

候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進(jìn)行復(fù)印或者微縮，

可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理

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不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會的

發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎(chǔ)上對檔案利用的水平

進(jìn)行提高，充分的發(fā)揮檔案自身的作用和社會價(jià)值。

由于檔案室在公司中是比較獨(dú)立的一個(gè)部門，檔案管理

方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思

路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大

力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的氛圍。總結(jié)檔案

工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新

思路做好檔案管理工作。

三、健全制度

不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)。要結(jié)合公司自

身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。

積極主動、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集

工作中，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)

系，對于收集工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，防止

和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴(kuò)大

了，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，

才能提高案卷的質(zhì)量。

四、與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，

只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的

新問題。

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（一）加強(qiáng)管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工

作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，要有良好的職業(yè)

道德，要有扎實(shí)的檔案知識、要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度以及

先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作

者要不斷的拓寬知識層面，不斷的提高綜合素質(zhì)，才能跟得

上現(xiàn)在的檔案管理工作。

（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理

數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，更是檔案管

理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司

的情況結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素

質(zhì)的同時(shí)，更要注重知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。

（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至

關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理

的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于

服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服

務(wù)。

（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，

創(chuàng)新是在基本功扎實(shí)的基礎(chǔ)上開辟的道路。檔案管理工作者

要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當(dāng)作天職。按照

國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、

霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的

檔案采取特殊的保護(hù)措施。

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五、提高檔案全面質(zhì)量管理的方法

如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作

人員參加，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技

術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系

從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，

以保證檔案的高質(zhì)量。

（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，

公司領(lǐng)導(dǎo)、如各組（室）的領(lǐng)導(dǎo)、活動負(fù)責(zé)人、檔案員等等

人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成文件的

歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。

只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案

的高質(zhì)量。

（二）樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人

員的意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)

鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管

理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

（三）檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人

員的意識，促進(jìn)檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動

檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案

管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

六、檔案管理工作重要的意義

企業(yè)是否具有業(yè)績或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重

要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程

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中會有很多優(yōu)秀的成果，而這些成果都會被記錄到檔案中，

而要想了解企業(yè)的歷史經(jīng)營業(yè)績就必須通過檔案來查詢，所

以企業(yè)的科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。只有將檔案管理

和經(jīng)營管理結(jié)合，這樣就把企業(yè)的資源配置制定了，從而就

體現(xiàn)出了企業(yè)在未來的發(fā)展情況，這對公司的經(jīng)營和管理都

具有非常重要的意義。

企業(yè)的檔案是在長期社會實(shí)踐活動中形成的，是對過去

工作的真實(shí)記錄和公司歷史發(fā)展情況的客觀反映，對公司的

經(jīng)營管理和領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的輔助作用。企業(yè)工作人員可

以通過分析檔案資料，對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，吸取前人的

經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)公司的發(fā)展現(xiàn)狀制定科學(xué)合理

的發(fā)展規(guī)劃和管理決策。可以為相關(guān)部門和人員提供信息資

料的查找等服務(wù)，一旦事業(yè)公司涉及司法訴訟等情況，檔案

查詢功能就能夠很好的發(fā)揮作用，從而確保公司的合法權(quán)益

不受侵害，實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

總而言之，檔案管理在事業(yè)公司的工作中具有舉足輕重

的作用。事業(yè)公司對檔案管理工作的認(rèn)識是否到位是能否對

員工保障的重要體現(xiàn)。檔案管理工作中主要是指統(tǒng)一管理和

標(biāo)準(zhǔn)化管理，將這兩部分做好，然后再解決編研和現(xiàn)代化管

理上的問題，制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)比較高的規(guī)劃，將管理工作做到

最好。事業(yè)公司必須認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，用嚴(yán)謹(jǐn)

和認(rèn)真的態(tài)度去對待管理工作，使檔案管理工作的意義和價(jià)

值能夠最大的體現(xiàn)出來。

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第二節(jié)檔案管理制度

一、文書檔案管理制度

為了完整、系統(tǒng)地保存本單位在項(xiàng)目工作中的文書材

料，提高文書檔案的歸檔質(zhì)量，適應(yīng)單位各項(xiàng)工作的需要，

特制定文書檔案的管理制度。

（一）歸檔范圍文書檔案歸檔范圍包括：

1.生產(chǎn)許可證申請報(bào)告；

2.市場監(jiān)督管理部門出具的單位名稱預(yù)先核準(zhǔn)證明；

3.各崗位安全制度及相關(guān)材料（包括原材料采購索證、

進(jìn)貨驗(yàn)收、臺賬記錄等）；

4.倉庫平面圖；

5.消防設(shè)施等關(guān)鍵環(huán)節(jié)安全設(shè)施、服裝資料及相片；

6.從業(yè)人員證件復(fù)印件；

7.法定代表人（負(fù)責(zé)人）的身份證明（復(fù)印件），代理

人辦理生產(chǎn)許可證申請的委托證明；

8.經(jīng)營場地的合法使用證明，包括房產(chǎn)證、租房協(xié)議復(fù)

印件等合法有效證明；

9.法定代表人（負(fù)責(zé)人）一年內(nèi)未有隱瞞有關(guān)情況或者

提供虛假材料、三年內(nèi)未有以欺騙、賄賂等不正當(dāng)手段取得

生產(chǎn)許可、五年內(nèi)未有被吊生產(chǎn)許可的情形及保證所申報(bào)材

料真實(shí)性的聲明；

10.生產(chǎn)檔案資料夾；

11.行政許可受理通知書（第二聯(lián)）；

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12.行政許可材料接受憑證（第二聯(lián)）；

13.生產(chǎn)質(zhì)量量化評分表；

14.生產(chǎn)許可證申請書等。

（二）歸檔要求

1.歸檔文件材料必須符合有關(guān)規(guī)定，做到完整、準(zhǔn)確，

即正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)等前后對應(yīng)。

2.歸檔文件材料必須符合規(guī)范要求，書寫材料規(guī)范，字

跡清楚，文件審核標(biāo)準(zhǔn)，簽發(fā)手續(xù)齊全。

3.不同價(jià)值的文件材料分別整理，便于保管和利用。

4.按照立卷改革要求，以“件”為單位進(jìn)行整理。

5.按照要求，以“卷”為單位進(jìn)行整理，每卷不超過200

頁。

（三）歸檔時(shí)間

各部門兼職檔案人員應(yīng)將本年度結(jié)束后，將本部門各項(xiàng)

活動中產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行整理，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案室移

交，檔案室應(yīng)在六月底前完成上一年度立卷歸檔工作。

（四）檔案借閱和保管

文書檔案應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理要求，及時(shí)歸入檔案室保

存，需要查閱時(shí)按規(guī)定要求辦理，任何部門和個(gè)人不得將其

占為己有。

二、設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

為確保設(shè)施設(shè)備完整、正確、系統(tǒng)和安全，提高設(shè)施設(shè)

備檔案的歸檔質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備檔案的有效利用，特制定

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設(shè)施設(shè)備檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

1.設(shè)備購置依據(jù)文件

2.設(shè)備開箱驗(yàn)收文件

3.設(shè)備隨機(jī)文件

4.設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)文件

（二）歸檔要求

凡重要設(shè)備進(jìn)入單位后，應(yīng)遵照設(shè)備開箱驗(yàn)收制度進(jìn)行

開箱驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)，檔案人員、設(shè)備部門人員應(yīng)到場驗(yàn)收并

填寫設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄，以保證設(shè)備檔案完整、齊全，驗(yàn)收

合格后相關(guān)文件交檔案室歸檔保存。

（三）歸檔時(shí)間

設(shè)備檔案應(yīng)在開箱后隨時(shí)歸檔。

（四）檔案借閱和保管

設(shè)備檔案應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理要求，及時(shí)歸入檔案室保

存，需要查閱時(shí)可按規(guī)定辦理，任何部門和個(gè)人不得將其占

為己有。

三、會計(jì)檔案管理制度

會計(jì)檔案是本項(xiàng)目檔案的重要組成部分，是項(xiàng)目資金活

動真實(shí)具體的反映，也是日常經(jīng)濟(jì)活動形成的原始資料，具

有備查和保存價(jià)值，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的安全利用，特制定會計(jì)

檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

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項(xiàng)目在財(cái)務(wù)工作中形成的憑證、賬簿、報(bào)表等有關(guān)反映

資金活動狀況的原始材料。

（二）歸檔要求

會計(jì)檔案由會計(jì)人員按照會計(jì)檔案歸檔要求進(jìn)行整理、

組卷、裝訂成冊。會計(jì)檔案移交檔案室時(shí)按類別整理，憑證

以資金賬戶和時(shí)間順序排列，編寫歸檔號碼。賬簿以資金賬

戶排列編號入檔。報(bào)表按內(nèi)容組卷裝訂，移交時(shí)需填寫目錄

和移交清冊。

（三）歸檔時(shí)間

會計(jì)檔案須在每年六月底前按規(guī)定向檔案室移交前一

年度的會計(jì)檔案，做到集中統(tǒng)一管理。上一年度的會計(jì)檔案

可暫時(shí)存放財(cái)務(wù)部門備查。

（四）檔案借閱和保管

會計(jì)檔案應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理要求，及時(shí)歸入檔案室保

存，需要查閱時(shí)可按規(guī)定辦理，任何部門和個(gè)人不得將其占

為己有。

四、聲像檔案管理制度

為加強(qiáng)單位聲像檔案管理，確保聲像檔案安全、有序，

特制定聲像檔案管理制度。

（一）歸檔范圍

1.采購方領(lǐng)導(dǎo)來單位視察、檢查和指導(dǎo)工作所形成的聲

像材料。

2.單位召開的各種重要會議和重要活動所形成的聲像

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資料。

3.榮獲市、區(qū)級以上先進(jìn)稱號的集體和個(gè)人的聲像材

料。

4.發(fā)生重大事故、重大事件的聲像資料。

5.單位創(chuàng)新和具有特定特色工作形成的聲像資料。

6.其他具有保存價(jià)值聲像資料

（二）歸檔要求

1.聲像檔案包括照片、錄音和錄像等，是單位檔案資源

的重要組成部分，必須收集齊全，規(guī)范整理。各部門應(yīng)明確

專人負(fù)責(zé)，按規(guī)定向檔案室移交，由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管

理。

2.照片由底片、照片和文字說明三部分構(gòu)成，文字說明

包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者，整理時(shí)應(yīng)

按照底片和照片對應(yīng)原則，按照要求填寫文字內(nèi)容。

3.錄音帶、錄像帶、VCD和電腦盤片等必須圖像清晰、

聲音清楚，錄音帶、錄像帶、VCD及電腦盤片的按盒（盤）

整理，粘貼標(biāo)簽和書寫標(biāo)題（內(nèi)容）、作者和錄制時(shí)間、地

點(diǎn)，錄音帶、錄像帶應(yīng)豎放在遠(yuǎn)離磁場的專用箱柜。

4.聲像檔案應(yīng)由承辦人按規(guī)定整理，并編寫說明。

5.聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，對已污損的聲像檔案及時(shí)

采取補(bǔ)救措施。

6.各部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。

（三）歸檔時(shí)間聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束，整理后向檔案

室移交，檔案室應(yīng)在六月底前完成編號歸檔工作。

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（四）檔案借閱和保管聲像檔案應(yīng)及時(shí)歸入檔案室保

存，需要查閱時(shí)可按規(guī)定辦理，任何部門和個(gè)人不得將其占

為己有。

五、檔案統(tǒng)計(jì)制度

檔案統(tǒng)計(jì)是通過表冊和數(shù)字形式反映單位檔案工作情

況，做好檔案統(tǒng)計(jì)，使檔案家底清楚，便于管理和利用，提

高工作效率，特制定檔案統(tǒng)計(jì)制度。

（一）準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量、檔案構(gòu)成和變化狀況。

（二）檔案統(tǒng)計(jì)一般年度為單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（三）統(tǒng)計(jì)后要加強(qiáng)對統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的綜合分析，掌握各類

動態(tài)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)信息反饋，研究改進(jìn)工作措施。

（四）做好檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)，填寫好檔案利用情況

登記表。

（五）做好查閱、借閱登記以及各類檔案的臺帳登記。

六、檔案借閱利用制度

為確保檔案的安全和完整，更好地為單位各項(xiàng)工作提供

服務(wù)，查閱檔案人員必須遵守以下規(guī)定，特制定檔案借閱利

用制度。

（一）查閱檔案必須填寫《檔案借閱登記》，查閱內(nèi)容

需與工作相關(guān)，如需外借檔案，借閱時(shí)間一般不得超過一周，

到期必須歸還或辦理續(xù)借手續(xù)。

（二）外單位查閱檔案，須持有單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)

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導(dǎo)審查同意方可查閱。

（三）借閱有保密內(nèi)容的檔案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意，

且須嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容外傳。

（四）查閱檔案時(shí)，不得飲水、進(jìn)食，嚴(yán)禁吸煙。

（五）查閱人員必須愛護(hù)檔案，不得折疊、剪貼或抽頁、

拆封檔案，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、涂改、添加文字等，如有發(fā)

現(xiàn)，將根據(jù)《檔案法》追究有關(guān)人員法律責(zé)任。

七、檔案保密制度

為了確保檔案信息安全，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)

保密意識，自覺維護(hù)檔案的安全與保密，特制定檔案保密制

度。

（一）檔案應(yīng)集中存放在檔案室，對外借閱檔案必須嚴(yán)

格履行借閱手續(xù)，提供檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

（二）不得擅自攜帶案卷外出，不得在公共場所與無關(guān)

人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

（三）檔案復(fù)制后原件應(yīng)及時(shí)歸還，復(fù)制本單位涉密檔

案，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，檔案管理人員予以登記。

（四）檔案人員調(diào)動工作時(shí)，必須認(rèn)真辦理檔案移交手

續(xù)。

（五）對違反保密規(guī)定造成失密、泄密的責(zé)任者，根據(jù)

情節(jié)輕重給予教育或處理。

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八、檔案鑒定銷毀制度

為了保證檔案鑒定銷毀工作安全、有序、規(guī)范進(jìn)行，特

制定檔案鑒定銷毀制度。

（一）鑒定組織

檔案鑒定工作由單位成立檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)和組

織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案室實(shí)施。

（二）鑒定基本原則

在鑒定過程中，要用歷史和全面的觀點(diǎn)進(jìn)行鑒定，既要

考慮全局和長遠(yuǎn)需要，又要考慮現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。

（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)

以相關(guān)規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，結(jié)合本單

位檔案保管期限表作為劃分檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，對已保管期滿檔

案進(jìn)行鑒定，確定剔除與存留。

（四）鑒定方法

采用直接鑒定法，鑒定人員逐卷逐件逐頁審查檔案，考

察文件的實(shí)際內(nèi)容是否還具有保存價(jià)值。

（五）檔案銷毀

經(jīng)過鑒定，對沒有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，要編造銷毀清

冊，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可銷毀。銷毀時(shí)要有兩個(gè)人以上

在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣和銷

毀時(shí)間。

九、檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案

為有效預(yù)防和及時(shí)處置在檔案工作中出現(xiàn)的突發(fā)事件，

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確保檔案資源的安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中

華人民共和國突發(fā)事件應(yīng)對法》《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處

置管理辦法》等法律、法規(guī)的精神，現(xiàn)結(jié)合本單位實(shí)際，制

定檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案。

（一）成立檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組。

為全面負(fù)責(zé)本單位檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急處置，成立

以XX為組長，XX為副組長，XX、XX（可以是各部門負(fù)責(zé)人

或其他認(rèn)為需要成為組員的人員）和檔案管理人員為成員的

檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組。

（二）檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，須切實(shí)履

行職責(zé)，堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分工負(fù)責(zé)、迅速反應(yīng)、

果斷決策、合作互助的原則，確保在突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)急

處置工作有序進(jìn)行，盡可能將損失降到最低限度。

（三）對由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危

及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序的，檔案工作突發(fā)事件

應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)小組組長的統(tǒng)一指揮下，及時(shí)

采取應(yīng)對措施予以妥善處置。

（四）辦公室（或檔案信息中心等具體負(fù)責(zé)檔案工作的

部門）必須依照法律、法規(guī)和本單位的相關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)

檔案安全管理工作，落實(shí)有效防范措施，及時(shí)消除安全隱患，

防范突發(fā)事件發(fā)生。

1.按照上級部門及本單位檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置

領(lǐng)導(dǎo)小組的部署，由辦公室負(fù)責(zé)（或檔案信息中心等具體負(fù)

責(zé)檔案工作的部門）對檔案突發(fā)事件應(yīng)急知識進(jìn)行宣傳教

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育，適時(shí)組織開展應(yīng)急預(yù)案演練，增強(qiáng)和提高對檔案工作突

發(fā)事件的防范意識和應(yīng)對能力。

2.檔案管理人員要通過參加培訓(xùn)和日常學(xué)習(xí)，熟悉、掌

握檔案防災(zāi)、救災(zāi)的有關(guān)知識，掌握和使用應(yīng)急救援服裝和

設(shè)施。

3.檔案管理人員對可能發(fā)生的火災(zāi)、滲水等事件應(yīng)及時(shí)

報(bào)告預(yù)警，并落實(shí)相關(guān)的排查和處理措施，消除安全隱患。

（五）注意收集政府部門、氣象部門等發(fā)出的預(yù)警信息，

針對潛在的安全隱患以及可能發(fā)生的突發(fā)事件，及時(shí)啟動預(yù)

案，果斷采取措施，防止危害發(fā)生，確保檔案安全。

（六）在檔案工作發(fā)生突發(fā)事件后必須采取應(yīng)急處置措

施：

1.在第一時(shí)間向檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組

報(bào)告，并通知相關(guān)人員進(jìn)行處置，同時(shí)根據(jù)現(xiàn)場條件，展開

積極救治，疏散、撤離并妥善安置受到影響的人員，采取消

除事故的必要行動，快速展開自救、搶救工作，依照重要程

度先后轉(zhuǎn)移檔案資源和計(jì)算機(jī)硬盤。

2.迅速控制危險(xiǎn)源，標(biāo)明危險(xiǎn)區(qū)域，封鎖暫不能轉(zhuǎn)移的

檔案庫房現(xiàn)場；對出入檔案庫房的人員進(jìn)行管理，防止檔案

在混亂中遺失。

3.積極配合專業(yè)救援人員進(jìn)行現(xiàn)場處置。

4.對突發(fā)事件可能造成的危害和損失進(jìn)行初步判斷，對

已經(jīng)受損的檔案，立即組織力量搶救，避免損失進(jìn)一步擴(kuò)大。

5.采取其他必要措施防止次生、衍生事件的發(fā)生。

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6.遇人為尋釁滋事擾亂檔案正常工作秩序事件，應(yīng)立即

向檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，并及時(shí)向公安

部門報(bào)警。

7.檔案突發(fā)事件發(fā)生后，應(yīng)先搶救永久檔案，然后是長

期、短期檔案。

（七）在檔案工作發(fā)生的突發(fā)事件后，要向XX（上級主

管部門）報(bào)告，對突發(fā)事件及其造成的損失不得隱瞞、緩報(bào)、

謊報(bào)，同時(shí)做好事件原因的分析，加強(qiáng)整改和完善安全防范

制度和措施。

第三節(jié)檔案管理方法

檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方法檔案管理包括檔案的收集、整

理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動的總和，檔

案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案

信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工

作已成為相對較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案

管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和

機(jī)遇。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案是指項(xiàng)目人員在各項(xiàng)工作中形成的具有歷史價(jià)值

的各種形式和載體的原始記錄，是反映項(xiàng)目服務(wù)過程的重要

憑證，并對項(xiàng)目的工作具有重要的參考價(jià)值。

我單位為進(jìn)一步提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目服務(wù)檔案

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管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，瞄準(zhǔn)了創(chuàng)建XX省檔案工作

“三星級”這一目標(biāo)，對照《XX省機(jī)企事業(yè)單位檔案工作等

級評定試行標(biāo)準(zhǔn)》要求，認(rèn)真對照組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信

息化建設(shè)、開發(fā)利用等四大類19條標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)逐條進(jìn)行了

全面自檢與整改，取得了明顯成效。

（一）按照檔案保管的有關(guān)要求與規(guī)定，嚴(yán)格各部門向

檔案室的移交程序；

（二）對所有現(xiàn)行有效的國家及地方標(biāo)準(zhǔn)等文字檔案，

加蓋了受控章，按照水、氣、聲等分類進(jìn)行集中裝訂，編號

歸檔；

（三）是建立、健全了歸檔、保管、資料查閱等多項(xiàng)檔

案工作制度；

（四）初步建立了監(jiān)測數(shù)據(jù)電子檔案，檢索實(shí)現(xiàn)了微機(jī)

化，改變了傳統(tǒng)的手工制作、檢索形成的繁瑣、低效的工作

現(xiàn)狀，提高了查、歸檔速度。

二、檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案

工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、

保管保管、收收發(fā)發(fā)的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，

不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄

密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這種輕視檔案工作的思想，

表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視了檔案管理工作的

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重要性。

（二）檔案管理水平不高

檔案管理人員頻繁調(diào)整，部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案

知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、

整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)掌握不熟練、不精通，檔案收集意

識淡薄。其次，一些檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投

入不足，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。再

則，一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不全

對檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用

檔案室，有的單位檔案比較多，但檔案室面積明顯不足，防

潮濕服裝等“八防”措施不配套，導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)霉變、

蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位連必備

的專用切刀、統(tǒng)一的檔案夾等都無法購置齊備。

三、檔案管理方法

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好項(xiàng)目檔案管理的前提

服務(wù)項(xiàng)目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強(qiáng)化責(zé)

任意識。

1.要根據(jù)項(xiàng)目的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的

原則，合理設(shè)置基層工程項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和配備專職檔案

員，從機(jī)構(gòu)和人員編制上保障工程項(xiàng)目檔案工作有人抓、有

人管，從宣傳、經(jīng)費(fèi)等方面予以傾斜，形成項(xiàng)目管理人員自

覺參與項(xiàng)目檔案管理工作的良好氛圍。

21

2.要建立項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將項(xiàng)目檔案管理工

作納入項(xiàng)目管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要

領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員

抓落實(shí)的工作機(jī)制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱

向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項(xiàng)目檔案

管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）制定和落實(shí)符合實(shí)際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強(qiáng)項(xiàng)目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實(shí)際確定工作程

序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。服務(wù)

項(xiàng)目由于大規(guī)模、長周期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔

案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個(gè)工作人員

的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定檔案管

理組織，建立不同的方案，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的

根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項(xiàng)目檔案的收

集工作，即項(xiàng)目下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要

求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同

步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情

況同步，項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完全歸檔同步。

（三）定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和工作現(xiàn)場的繁忙，員工都集

中精力于午餐供應(yīng)，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或項(xiàng)目進(jìn)

行到一定階段后補(bǔ)，這樣就不能夠真實(shí)的反應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施過

程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)項(xiàng)目文件不

全、不真實(shí)、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所

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以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項(xiàng)目開工

之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放

技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各部門技

術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及

時(shí)糾正、解決。

（四）加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)

項(xiàng)目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健

全與否、主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的

高低息息相關(guān)，更與檔案的組織者對檔案的重視程度有著極

大的關(guān)系。針對某些領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管

理人員工作不協(xié)調(diào)等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合項(xiàng)目服務(wù)的特點(diǎn)，加

強(qiáng)對檔案管理部門、項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，將項(xiàng)目建設(shè)

檔案工作以法律形式進(jìn)行約定。二是組織本單位檔案人員及

其相關(guān)人員，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》及國

家關(guān)于餐飲項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門

間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務(wù)能力，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識。

第四節(jié)檔案管理方案

一、總則

（一）根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《員工職業(yè)道德

行為準(zhǔn)則》，并結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。

（二）檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。

（三）項(xiàng)目部指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整

23

理和歸檔工作，其檔案工作業(yè)務(wù)受公司檔案室指導(dǎo)與監(jiān)督。

二、業(yè)務(wù)檔案分類

（一）項(xiàng)目部在部門經(jīng)營活動過程中形成的各種公文、

合同、圖表、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)類報(bào)表、電子類文檔等檔案資料。

（二）分類要按照公司下發(fā)的統(tǒng)一模板表進(jìn)行分類，按

照成文的年份、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、文件內(nèi)容分為年份、大類、小類

三級類目，文件確實(shí)較多的類別可增設(shè)四級類目。

三、歸檔范圍

（一）項(xiàng)目咨詢合同、協(xié)議；

（二）教材供應(yīng)等業(yè)務(wù)工作實(shí)施完成后形成的報(bào)告；

（三）在教材供應(yīng)等業(yè)務(wù)過程中，記錄和反映與項(xiàng)目的

結(jié)論或意見相關(guān)的文字和非文字材料；

（四）采購方回訪記錄及評價(jià)材料；

（五）其他與上述相同的電子版文件。

四、檔案收集、移交

（一）在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，項(xiàng)目部各個(gè)項(xiàng)目小組均設(shè)專

人負(fù)責(zé)收集資料和各類有價(jià)值的檔案資料；

（二）需歸檔資料，項(xiàng)目部需在各個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后由項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人統(tǒng)一收集、整理移交到公司檔案室；

（三）各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整，項(xiàng)目負(fù)

責(zé)人工作變動或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人

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交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

（四）各類資料歸檔移交時(shí)，造價(jià)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在

《文件/資料移交表》上簽字認(rèn)可。并配合公司檔案管理員

做好本部門文件資料的日常管理工作。

（五）在文件資料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的情況下，

檔案管理員有權(quán)拒絕接收。

五、檔案立卷

（一）為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由項(xiàng)

目部負(fù)責(zé)人配合，檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。

（二）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)

均應(yīng)齊全完整。

（三）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附

件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別放在一起不得分開。

（四）存檔的文件必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件的目

錄，填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。

（五）檔案盒的外立面要詳細(xì)地注明一、二級類目，并

排序擺放好。

六、檔案歸檔

（一）項(xiàng)目部對處理完畢或批存的文件材料，須及時(shí)移

交檔案室集中統(tǒng)一保管。檔案的歸檔程序如下：資料收集→

分類立卷→編號→登記→檢索目錄→歸檔管理。

（二）對于以公司名義簽訂的合同及協(xié)議，原則上必須

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留存檔案室備檔。如涉及公司的機(jī)密，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)，

可由責(zé)任部門保管，但需將檔案詳細(xì)目錄匯總報(bào)檔案管理員

處并登記備案。

（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示過的

文件材料收集齊全，加以整理，送交檔案室歸檔。

（四）項(xiàng)目部于項(xiàng)目成果文件交付驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷

完畢，移交公司檔案室。

（五）檔案管理員應(yīng)及時(shí)將已歸檔的文件材料，按照案

卷類目登記并放入文件盒內(nèi)。

七、檔案借閱

（一）如項(xiàng)目部需借閱檔案者，須填寫《公司內(nèi)部資料

借用審批單》，依照權(quán)限，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

（二）建立《公司檔案發(fā)放統(tǒng)計(jì)表》，按文件名、查閱

日前、歸還時(shí)間等內(nèi)容填寫，并有查、借閱人簽名。必要時(shí)，

由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。凡借出或歸還必須健全登記和注銷手續(xù)。

（三）正常情況下，項(xiàng)目部所歸檔各類文件借閱時(shí)間不

得超過5天，如到期不能歸還，則需向檔案管理員說明原因。

（四）借閱檔案人員對所借閱檔案必須妥善保管，不得

私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，

以免遺失。且要注意安全保密，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、抄錄、轉(zhuǎn)借。

八、檔案保管

（一）檔案的保管程序：流程簽批→借閱（登記）→歸

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還（注銷）→日常保管→經(jīng)常維護(hù)。

（二）檔案管理人員須做好檔案的防盜、防水漬、防潮、

防蟲蛀、防塵、防鼠害等，以防止檔案的損壞，延長檔案的

壽命，維護(hù)檔案的安全。

（三）所有保存價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等文件的

電子版必須備份。各部門盡量采用電腦管理檔案，便于業(yè)務(wù)

資料的數(shù)字化處理和保存，對存入電腦的資料、檔案，應(yīng)及

時(shí)備份。

（四）因過失或故意不把應(yīng)歸檔資料歸檔，損壞公司檔

案并未造成損失的，對當(dāng)事人予以嚴(yán)重警告或辭退。因過失

或故意損壞公司檔案，并造成重大損失或嚴(yán)重后果的，對當(dāng)

事人予以開除并賠償公司造成的一切損失。

（五）為他人竊取、收買公司檔案，造成公司商業(yè)機(jī)密

泄露，給公司造成重大損失或嚴(yán)重后果的，對當(dāng)事人開除并

賠償給公司造成的損失，觸犯刑法的移交司法機(jī)關(guān)處理。

九、檔案銷毀

（一）公司任何個(gè)人或部門未經(jīng)允許不得擅自銷毀公司

檔案資料。

（二）根據(jù)年限，有需