湖南商務職業技術學院畢業設計

目錄

1廣州杰眾貿易有限公司概況...........................................1

1.1公司簡介.....................................................1

1.2公司組織結構..................................................2

2廣州杰眾貿易有限公司辦公用品管理現狀及管理需求.....................2

2.1辦公用品管理現狀.............................................2

2.1.1中小企業及現狀分析.......................................2

2.1.2公司辦公用品的管理存在的問題............................2

2.2辦公用品管理需求..............................................3

3廣州杰眾貿易有限公司辦公用品管理Excel模型..........................3

3.1設計模型框架..................................................4

3.2表格制作......................................................4

3.2.1制作辦公用品清單.........................................4

3.2.2制作辦公用品購入表.......................................6

3.2.3制作辦公用品領用表.......................................8

3.2.4制作公司11月辦公用品明細表..............................9

4模型驗證及數據分析.................................................11

4.1模型驗證.....................................................11

4.1.1購入數據................................................11

4.1.2領用數據................................................12

4.1.3期初數據................................................13

4.2數據分析.....................................................14

5總結...............................................................15

參考資料............................................................16

I

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廣州杰眾貿易有限公司基于Excel進行辦公用品管理的

方案設計

1廣州杰眾貿易有限公司概況

1.1公司簡介

廣州杰眾貿易有限公司設立于2018年9月12日，公司地址位于廣州市黃埔區雙井

東路2號203房。廣州杰眾貿易有限公司的主要經營范圍：銷售不再分裝的包裝種子:

花盆裁培植物零售；禮品鮮花零售，緊固件銷售；機械設備租賃通用機械設備銷售，

工程項目管理服務；醫療技術研發；建材、裝飾材料批發；瀝青及其制品銷售；混凝土

預制件銷售；鋼結構銷售:建筑錨栓銷售；集裝箱銷售；鋼鐵批發；銷售普通砂漿，銷

售濕拌砂漿；預埋槽道、預埋件銷售；通用機械設備零售；開關、插座、接線板、電

線電纜、絕緣材料零售；裝飾用塑料、化纖、石膏、布料零售；五金零售；生物醫療技

術研究；充電樁設施安裝、管理；室內裝飾設計服務；土木建筑工程研究服務；風景園

林工程的技術研究、開發企業管理服務(涉及許可經營項目的除外)；企業管理咨詢服務；

生物質能源的技術研究、開發；網絡技術的研究、開發；建筑材料設計，咨詢服務；醫

療技術咨詢、交流服務；通信技術研究開發，技術服務；五金產品批發；工程技術咨詢

服務；電氣機械設備銷售；建筑工程機械與設備租賃；林木育苗；銷售樹苗（法律法規

禁止經營的除外）；花草樹木修整服務；花卉作物批發；花卉出租服務；人造草坪制造；

園林綠化工程服務；綠化管理、養護、病蟲防治服務；種子批發等業務。

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1.2公司組織結構

該公司屬于直線型的組織結構，董事長總領全公司，中間設置總經理，實施對公司

有效管理，設置多個部門，各司其職。其上下級關系簡明，層級制度嚴格明確，職權和

職責分明，管理效率高，溝通速度準確，解決問題及時。

2廣州杰眾貿易有限公司辦公用品管理現狀及管理需求

2.1辦公用品管理現狀

2.1.1中小企業及現狀分析

中小企業是指在中華人民共和國境內依法設立的人員和業務規模較小的企業，包括

中型企業、小型企業和微型企業。根據中小企業2022認定標準，對于零售業，從業人

員300人以下或營業收入20000萬元以下的為中小微型企業。故廣州杰眾貿易有限公司

認定為中小微型企業。近年來，我國中小企業總體保持平穩發展，已成為國民經濟和社

會發展的重要力量。中小企業貢獻50％以上的稅收，60％以上的GDP，70％以上的技術

創新，80％以上的城鎮勞動就業，90％以上的企業數量，是國民經濟和社會發展的主力

軍，也是擴大就業、改善民生的重要支撐。但大多是私營企業，發展時間短、自有資產

少、抗風險能力相對較弱而且資信水平較低，財務制度不健全、運作不規范，缺乏有效

的財務監管機制和信息管理平臺。

2.1.2公司辦公用品的管理存在的問題

辦公用品是人們在日常工作過程中所使用的一系列與辦公相關的各種用品的總稱，

2

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涵蓋范圍非常廣泛，主要分為辦公文具、辦公設備、辦公耗材、辦公家具、通訊產品、

IT數碼、電腦周邊及日常用品。辦公用品主要包括低值易耗品和高值管理品，對于辦

公用品的采購管理來說，低值易耗品因使用量大，可控性小，因而也成為公司支出中一

項不容忽視的開支。辦公用品的采購具有零散性大，采購頻率高的特點。

廣州杰眾貿易有限公司未設立辦公用品管理系統，而是采用的是手工操作的辦法，

在該公司辦公用品管理的財務工作中，采用手工進行辦公用品的購入，領用以及明細賬

的處理，雖然手工處理辦公用品管理簡潔靈活，業務流程簡單，但由于辦公用品品種繁

雜，數量眾多，手工操作處理已不能滿足公司業務量的需要，影響財務管理工作效率，

增加管理過程中的錯誤率，不能及時完成月度工作，信息不能及時處理和反饋，造成公

司管理方面的損失。其具體表現如下：

1)辦公用品種類繁多，購入時需要記錄的信息較多，領用情況也比較頻繁，財務工

作人員經常出現登記錯誤，這不僅使得財務信息傳遞的不及時，而且耗費了公司大量重

復的人力、物力、財力，這些辦公后勤工作都不直接產生利潤，有形尤其是無形的成本

持續增加。

2)辦公用品購入表，明細表都需要人工核算和手工填入，容易出現人為錯誤，也更

容易發生錯賬，不便于管理人員的查找和審核。

2.2辦公用品管理需求

從實現公司高效管理，提高工作效率，減少公司人力、物力、財力的流失的角度來

說，該公司需要使用Excel來進行辦公用品的管理，基于Excel進行辦公用品管理，其

目的是使辦公更有效率，有效率才能保障業務的順利進展，繁雜分散的辦公用品采購以

及領用使得工作效率低下、重復瑣碎的人工操作。

利用Excel的功能，可以形成完整、科學的辦公用品管理數據清單，與財務軟件相

比，消耗成本較低，可從多角度分析企業辦公用品管理的情況，用Excel的計算鏈接工

人和模板功能定義公式實現自動計算，辦公用品的信息也不要逐個填入，只需要填入相

應編碼即可，更加快速，簡潔，高效，智能。Excel數據整理的方法有排序，篩選，刪

除，重復項，可以對所填寫的辦公用品清單的信息進行歸類編碼和數字編碼，領用的部

門也可進行歸類整理，減少干擾信息，提高工作效率。還可利用Excel圖表功能將各種

數據圖表化，將枯燥的財務數據形象化，使財務狀況一目了然，有利于公司完成交易量

大、重復性高的基礎業務。

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3廣州杰眾貿易有限公司辦公用品管理Excel模型

3.1設計模型框架

新建一個工作簿，將其命名為“廣州杰眾貿易有限公司辦公用品管理系統”，該模

型可應用于公司每月辦公用品管理情況，只需將所需信息填入即可，以下將以廣州杰眾

貿易有限公司11月辦公用品購入領用情況為例，其中包含封面和四個表格，內容包括

封面，如圖3-1，每一個按鈕可以鏈接到工作表中，以方便工作人員調取表格；辦公用

品清單，辦公用品購入表，辦公用品領用表，11月辦公用品明細表。將公司所需的辦

公用品進行分類整理進行數字編碼，編制辦公用品清單；按照公司購入單以及購入合

同等原始憑證，提取辦公用品名稱，規格，已購入辦公用品的單價，數量以及購入日期

編制辦公用品購入表；按照公司11月申領的辦公用品信息編制辦公用品領用表；將購

入領用情況進行匯總，并整理期初數據，編制11月辦公用品明細表。

圖3-1封面

3.2表格制作

3.2.1制作辦公用品清單

該模型以公司復印紙A4、得力彩色長尾票夾、得力拉鏈袋、文件框、得力彎頭液

體膠(藍)、得力文具膠帶、得力訂書釘、得力乳膠圈(微黃)、黑色水筆芯、記號筆、鉛

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筆、雙人位屏風、單人位屏風、辦公臺、會議臺、圓桌、椅子等辦公用品為例。

1.設置表格

設置“辦公用品分類”的表頭為“物品類別”，“類別名稱”。如圖3-2所示。

圖3-2辦公用品分類表頭

設置“辦公用品清單”的表頭為“物品編碼”，“物品名稱”，“規格”，“單位”。如

圖3-3所示。

圖3-3辦公用品清單表頭

2.引入數據

將辦公用品分類為1類辦公用紙，2類文件檔案管理類，3類桌面用品，4類書寫

用品，5類辦公家具。如若之后需要新的辦公用品，也不在以上分類中，則需添加辦公

用品分類。將復印紙A4歸類為1類辦公用紙；將得力彩色長尾票夾、得力拉鏈袋、文

件框歸類為2類文件檔案管理類；將得力彎頭液體膠(藍)、得力文具膠帶、得力訂書釘、

得力乳膠圈(微黃)歸類為3類桌面用品；將黑色水筆芯、記號筆、鉛筆歸類為4類書

寫用品；將雙人位屏風、單人位屏風、辦公臺、會議臺、圓桌、椅子歸類為5類辦公家

具。并根據物品的類別編寫物的編碼。如復印紙A4的物品編碼按其分類設置為

“1001”，得力彩色長尾票夾的物品編碼按其分類設置為“2001”，得力拉鏈袋的物品編

碼按其分類設置為“2002”，以此類推。若需增添新的辦公用品，則按以上規律編碼即

可，利用這樣的方法可以使得辦公用品的管理更加規范化。例：購入新的辦公設備電腦，

將其分為6類辦公設備，其物品編碼為6001。如圖3-4所示。

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圖3-4辦公用品清單

3.2.2制作辦公用品購入表

1.設置表格

設置“辦公用品購入表”的表頭為“購買日期”，“物品編碼”，“物品名稱”，“規

格”，“單位”，“單價”，“數量”，“總金額”，以方便記錄公司辦公用品的購入情況。如

圖3-5所示

。

圖3-5辦公用品購入表表頭

2.引入數據

按照如實購入辦公用品的情況填寫購買日期及其他表格數據，其中物品編碼通過數

據驗證功能填入，不需要輸入數據，物品名稱、規格、單位通過設置表格公式，利用

VLOOKUP函數填制，單價、數量如實填寫，總金額通過設置數學公式填制。

3.公式設置

1)錄入物品編碼

選中辦公用品清單中的“物品編碼”欄(E列)，找到“公式”菜單欄下的“定義名

稱”，彈出“新建名稱”對話框，將名稱填為“物品編碼”，范圍默認“工作簿”，引用

位置為“=辦公用品清單!$E:$E”。如圖3-6所示。

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圖3-6公式定義

選中辦公用品購入表中的B3單元格，找到“數據”菜單欄下的“數據驗證”功能，

彈出“數據驗證”對話框，“允許”下拉選擇“序列”，“數據來源”處為“=物品編

碼”。如圖3-7所示。拖動填充柄將數據驗證功能填充到該列其他單元格。

圖3-7物品編碼公式設置

2)錄入物品名稱、規格、單位

可以通過VLOOKUP函數從辦公用品清單中查找與物品編碼匹配的物品名稱進行填

寫。VLOOKUP函數是Excel中的一個縱向查找函數，在財務工作中都有廣泛應用，例如

可以用來核對數據，多個表格之間快速導入數據等。VLOOKUP函數功能是按列查找，最

終返回該列所需查詢序列所對應的值。

圖3-8VLOOKUP函數參數一覽表

選中辦公用品購入表中的C3單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數”，搜索

函數“VLOOKUP”，具體設置參數如圖3-9所示。按確定按鈕后公式顯示為

“=VLOOKUP($B3，辦公用品清單!$E$3:$H$19，2，FALSE)”。使用VLOOKUP函數進行精

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確查找時，第四個參數為FALSE。規格、單位的錄入，同樣插入VLOOKUP函數，具體操

作如上。

圖3-9物品名稱公式

利用VLOOKUP函數，我們可以直接通過物品編碼的選擇，將物品名稱、規格、單位

等信息獲取到位。選中C3：E3區域，拖動填充柄將公式填充到其他單元格。

3)總金額：根據填寫的單價與數量的數據可以計算出總金額，選中H3單元格，輸入

“=F3*G3”，即總金額=單價*數量，拖動填充柄將公式填充到該列其他單元格。

3.2.3制作辦公用品領用表

1.設置表格

將“辦公用品領用表”的表頭設置為“序號”，“領用日期”，“領用部門”，“物品編

碼”，“貨品名稱”，“規格”，“單位”，“領用數量”，以方便知曉各部門領用辦公用品的

情況。如圖3-10所示。

圖3-10辦公用品領用表表頭

2.引入數據

按照如實領用的情況填寫領用日期及其他表格數據，其中領用部門、物品編碼通過

數據驗證功能填入，物品名稱、規格、單位通過設置表格公式，利用VLOOKUP函數填制，

領用數量如實填制。

3.公式設置

1)錄入領用部門、物品編碼

選中辦公用品領用表中的C3、E3單元格，找到“數據”菜單欄下的“數據驗證”

功能，彈出“數據驗證”對話框，“允許”下拉選擇“序列”，C3單元格“數據來源”

處填為“行政部，財務部，人事部，采購部，市場部”（將公司已有部門填入即可，如

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若部門較多，可單獨編制相關部門表格），E3單元格“數據來源”處填為“=物品編

碼”。如圖3-11所示。拖動填充柄將數據驗證功能填充到其他單元格。

2)錄入物品名稱、規格、單位

圖3-11領用部門、物品編碼公式設置

選中辦公用品領用表中的E3單元格，插入VLOOKUP函數，具體設置參數如圖3-12

所示。規格、單位的設置如上所述。根據物品編碼可以自動獲取相關信息。

圖3-12

3.2.4制作公司11月辦公用品明細表

1.設置表格

設置“11月辦公用品明細表”的表頭如圖3-13所示，以此方便進行辦公用品管理，

通過期初期末的信息對辦公用品購入領用情況進行分析。

圖3-13辦公用品明細表表頭

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2.引入數據

根據公司11月購入以及領用辦公用品的情況，填制明細表相關數據，其中物品編

碼通過數據驗證功能填入，物品名稱、規格、單位通過設置表格公式，利用VLOOKUP函

數填制，期初數根據上月辦公用品留存數填制，本期入庫通過設置表格公式，利用SUMIF

函數填制，各部門領用情況利用SUMIFS函數設置公式填制，期末數通過設置數學公式

進行計算填制。

3.公式設置

1)物品編碼的錄入利用數據驗證功能如上文所述。

2)物品名稱、規格、單位利用VLOOKUP函數如上文所述。

3)錄入本期入庫

SUMIF函數可對滿足某一條件的單元格區域求和。

選中11月辦公用品明細表中的H5單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數”，

搜索函數“SUMIF”，具體設置參數如圖3-14所示。按確定按鈕后公式顯示為“=SUMIF(辦

公用品購入表!$B$3:$B$16，$A$5:$A$21，辦公用品購入表!$G$3:$G$16)”。拖動填充

柄將公式填充到其他單元格。

圖3-14本期入庫公式設置

4）錄入各部門領用情況

SUMIFS函數可對滿足多個條件的單元格區域求和。

選中11月辦公用品明細表中的J5單元格，找到“公式”菜單欄下的“插入函數”，

搜索函數“SUMIFS”，具體設置參數如圖3-15所示。按確定按鈕后公式顯示為

“=SUMIFS(辦公用品領用表!$H$3:$H$34，辦公用品領用表!$C$3:$C$34，J$3，辦公用

品領用表!$D$3:$D$34，$A5)”。拖動填充柄將公式填充到其他單元格。

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圖3-15各部門領用情況公式設置

5）錄入期末數

該公司采用的是月末一次加權平均法，存貨單位成本=[月初庫存的實際成本+∑(當

月入庫的實際單位成本×當月入庫的數量)]/(月初庫存數量+當月入庫數量之和)。

選中11月辦公用品明細表中的O5單元格，輸入“=F5+H5-J5-K5-L5-M5-N5”，即月

末庫存數量=月初庫存數量+本月入庫數量-各部門領用數量，拖動填充柄將公式填充到

其他單元格。選中11月辦公用品明細表中的P5單元格，輸入“=(G5+I5)/(F5+H5)”，

即月末庫存的單位成本=（月初庫存金額+本月入庫金額）/（月初庫存數量+本月入庫

數量），拖動填充柄將公式填充到其他單元格。

4模型驗證及數據分析

4.1模型驗證

4.1.1購入數據

a)2022年11月3日從得力文具購入A4復印紙10箱，單價100.7元/箱、得力彩

色長尾票夾5筒，單價為11.78元/筒、得力拉鏈袋50個，單價為3.35元/個、得力彎

頭液體膠(藍)5瓶，單價為2.38元/瓶、得力文具膠帶1筒，單價為7.67元/筒、得力

訂書釘10盒，單價為0.93元/盒、得力乳膠圈(微黃)5包，單價為4.82元/包。

b)2022年11月5月從東莞市水成家具有限公司購入文件框3個，單價為2100元

/個、雙人位屏風2套，單價為2980元/套、單人位屏風18張，單價為1800元/張、辦

公臺4張，單價為1480元/張、會議臺1張，單價為2700元/張、圓桌2張，單價為330

元/張、椅子16張，單價為280元/張。代入數據如圖：

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4.1.2領用數據圖4-1辦公用品購入表

a)2022年11月4日財務部申領得力拉鏈袋5個，黑色水筆芯20支，人事部申領

得力乳膠圈（微黃）2包，黑色水筆芯15支，鉛筆2支。

b)2022年11月5日行政部申領得力乳膠圈（微黃）1包，會議臺1張。

c)2022年11月7日采購部申領黑色水筆芯15支，圓桌1張，市場部申領記號筆

四支，雙人位屏風1套，椅子9張，財務部申領復印紙A44箱。

d)2022年11月14日行政部申領復印紙A42箱，得力彩色長尾票夾2筒，得力訂

書釘2盒，單人位屏風5張。

e)2022年11月17日財務部申領文件框1個，得力彎頭液體膠(藍)2瓶，單人位

屏風3張。

f)2022年11月18日人事部申領復印紙A43箱，得力彎頭液體膠(藍)2瓶，市場

部申領得力拉鏈袋5個，得力文具膠帶1筒。

g)2022年11月24日采購部申領得力拉鏈袋15個，辦公臺3張，行政部申領黑

色水筆芯18支，圓桌1張。

h)2022年11月29日人事部申領雙人位屏風一套，單人位屏風四張，財務部申領

得力訂書釘4盒，鉛筆8支。代入數據如圖：

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圖4-2辦公用品領用表

4.1.3期初期末數據

通過上月結余辦公用品庫存數可得11月辦公用品期初數據：復印紙A4庫存2箱，

單價為98.7元/箱，得力彩色長尾票夾庫存1筒，單價為10.52元/筒，得力拉鏈袋庫

存2個，單價為3.35元/個，文件框庫存為0個，單價為2050元/個，得力彎頭液體膠

(藍)庫存為0瓶，單價為2.5元/瓶，得力訂書釘庫存為0盒，單價為0.9元/盒，得力

文具膠帶庫存2筒，單價為7.67元/筒，得力乳膠圈（微黃）庫存3包，單價為4.5元

/包，黑色水筆芯庫存100支，單價為0.9元/支，記號筆庫存10支，單價為7.63元/

支，鉛筆庫存15支，單價為2.5元，雙人位屏風庫存為0套，單價為2950元/套，單

人位屏風庫存為0張，單價為1800元/張，辦公臺庫存為0張，單價為1500元/張，會

議臺庫存為0張，單價為2700元/張，圓桌庫存為0張，單價為330元/張，椅子庫存

為0張，單價為250元/張。依照上述數據可以填制11月辦公用品明細表中期初數的

“單價”、“數量”；金額可通過設置公式，“=E5*F5”，即金額=單價*數量。

填制完期初數之后，按照入庫、領用數量等信息，填寫期末數。如復印紙A4，期

初庫存2箱，單價為98.7元/箱，金額為197.4元，入庫10箱，金額為1007元，財務

部領用4箱人事部領用3箱，行政部領用2箱，期末庫存3箱，單價根據月末一次加權

平均法可得期末單價為100.37元/箱，庫存金額為301.10元。代入其他辦公用品數據

可得：

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圖4-311月辦公用品明細表

4.2數據分析

圖4-4各部門領用辦公用品總金額比較分析

利用11月辦公用品明細表中的數據，可以繪制餅圖（圖4-4）對該公司各部門領

用辦公用品總金額進行比較分析，能夠更加清楚直觀的觀察到行政部在11月領用辦公

用品金額占比最大，占辦公用品領用總金額的29%，其次人事部領用辦公用品金額占比

也較多，采購部相比之下領用辦公用品金額占比最小。

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