湖南商務職業技術學院畢業設計 目錄1公司簡介 湖南科霸汽車動力電池有限責任公司銷售與收款內部控制制度優化設計1公司簡介湖南科霸汽車動力電池有限責任公司位于長沙高新技術開發區，注冊資本為900萬人民幣，擁有多項電池方面的專利權，科研成果在湖南地區領先。公司的主導產品為汽車動力鎳氫電池及能量包，旨在為轎車、客車提供完整的電池動力解決方案。公司設立了股東大會、董事會和監事會，下設部門有總經理、審計部、商務部、人力資源部、市場部、企業管理部、研發中心、各事業部等，并聘用其他管理成員組成公司經營管理團隊。圖1公司組織結構圖2公司銷售與收款內部控制存在的主要問題2.1銷售計劃目標值過高湖南科霸汽車動力電池有限責任公司會在每一年度的下半年組織進行總銷售計劃的制訂，該計劃都是各個業務部門根據上一年度完成的銷售指標以及對下一年度的市場預期的基礎上編制的。由于公司領導在審批銷售計劃的時候，受到業績利益的驅動因素以及對市場需求的高估判斷，造成對預期的銷售業績有過高的期待，進而會對原來的銷售計劃做相應的調整，導致調整后的銷售目標會高于公司銷售部門能夠完成的程度，加上經常發生一些不確定的影響因素，增加了公司的風險，達成不了計劃目標。同時，由于銷售計劃引發產量提高，也造成了生產部門產量過剩，庫存積壓，占用了公司較大的流動資產，影響了公司經營的正常運行。2.2風險評估程序存在局限性公司在日常運營過程中，經常會面臨許多問題，內部和外部風險，無論是哪種風險，都必須進行系統評估。公司的銷售和收款的內部控制系統，將銷售過程分為四個部分：客戶項目批準、合同管理、銷售和發貨以及付款回收，公司分別對這四個部分進行風險識別和分析。但因為公司進行風險評估時，僅僅在業務范圍內進行，而且評估程序具有很大的局限性，忽略了銷售和收集周期是一個完整的業務流程，在對客戶項目進行批準時，沒有對客戶信用狀況進行明確調查，導致客戶項目建立過程中客戶信貸額度過高，帶來了很大的風險，增加貨款回收困難，造成的大量呆賬和壞賬風險。在交貨階段，簽訂合同的過程中，公司不重視識別售后存在的潛在風險，給公司增加了很大的法律風險，也帶來了巨大的經濟損失。2.3合同管理流程控制不到位合同管理是為了避免公司的風險，提高經營效率，為公司的持續經營提供服務。由于該公司的部門眾多，不易協調，所以在合同的文本起草、審核、簽訂、履行、結算和評審爭議解決等流程的控制上，缺乏有效的控制制度，出現了很多的問題。公司銷售訂單多，發生頻率高，銷售合同涉及資金量大，合同數量也很大，由于合同管理流程控制不到位，給銷售合同的日常管理帶來困難，經常發生合同丟失、合同沒按正常程序簽發等情況。3公司銷售與收款內部控制制度優化設計3.1制訂銷售部管理制度，優化銷售計劃制訂流程為了使銷售目標設置合理，從銷售內部業務流程到銷售激勵政策的執行，再到客戶信用調查，最后到銷售計劃制訂，都需要有一套嚴格的制度進行管理，使銷售計劃的制訂更加嚴謹。公司需要制訂一套嚴格的銷售部管理制度，首先成立以總經理為組長，其他管理人員為組員的銷售業務內控領導小組，共同積極推動和遵守公司內控制度。其次，獎懲聯動，建立嚴格的激勵制度和處罰細則，鼓勵工作過程中表現良好的，及時批評和糾正錯誤。特別是在信用調查過程中，對積極全面調查新客戶信用狀況的員工給予肯定和表揚，對忽視調查老客戶信用狀況的員工進行適當批評，嚴格的管理制度會促進銷售各項事務的高質量開展。在執行嚴格的銷售管理制度的同時，為了使銷售計劃更符合公司的實際情況，需要進一步優化銷售計劃制訂流程。第一步由科霸公司的業務經理制訂銷售計劃，作為管理層和業務部的負責人，業務經理需要具備前瞻意識，要運用自己的專業知識和行業經驗編制銷售計劃，在每一年度的下半年科霸公司業務經理要通過歷史資料和市場需求制訂好下一年度的銷售計劃。第二步由業務部員工做需求分析，根據業務部經理的銷售計劃，對銷售計劃的覆蓋區域進行市場調查，對目標客戶進行追蹤，了解客戶的需求，做出具體的需求分析。第三步是業務部門與總經理的協調與溝通，在業務經理完成下一年度銷售計劃，業務部員工做好需求分析后，整理出報告出示給總經理，總經理對銷售計劃和需求分析提出建議，進行有效的溝通，得到領導層的認可，使后續的工作能夠更好的開展，任務能高效的推進，加快流程速度。第四步是業務經理對銷售計劃的調整和銷售部門對需求分析的進一步完善，此項優化工作使銷售流程更具備謹慎性，也增強了可實施性。第五步是總經理對前兩項工作的審核，根據調整后的銷售計劃與完善過后的需求分析，總經理對其進行審核，推進計劃的速度。第六步是銷售計劃的執行，審核通過后，商務部將根據公司審核的銷售計劃，調整下一年度的銷售計劃。表1銷售計劃制定步驟及內容步驟實施時間負責人任務具體實施內容一每一年度下半年業務部經理編制下一年度的銷售計劃業務部經理通過上一年度的歷史資料和市場需求，制定好銷售計劃。二每一年度下半年業務部員工做需求分析根據業務部經理的銷售計劃，對覆蓋區域進行市場調查，對目標客戶進行追蹤，了解客戶的需求，做出具體的需求分析。三完成銷售計劃和需求分析后總經理業務部門交流與溝通業務經理完成下一年度銷售計劃，業務部員工做好需求分析后，整理出報告給總經理，總經理對銷售計劃和需求分析提出建議，進行有效的溝通。四交流與溝通后業務部門完善與調整根據總經理提出的建議，業務部經理對銷售計劃進行調整，業務部門再對需求分析進行完善五完善與調整后總經理審核根據調整后的銷售計劃與完善過后的需求分析，總經理對其進行審核，推進計劃的速度。六審核后商務部執行商務部將根據公司審核的銷售計劃，調整下一年度的銷售計劃3.2制訂銷售與收款業務風險評估制度3.2.1精識別銷售與收款業務風險為了使湖南科霸汽車動力電池有限責任公司的經濟效益提高，避免經濟效益的流失，提高銷售與收款業務的謹慎性，所以要精準識別銷售與收款業務風險。根據該公司的經營范圍，公司的銷售和收款業務至少要注意以下幾種風險：第一種風險是產銷計劃管理風險，湖南科霸汽車動力電池產銷計劃預測不準確導致產銷脫節的風險，產量大于銷量，供過于求，導致庫存的堆積，加慢了流轉速度，容易造成資金短缺，產量小于銷量，供不應求，不能及時發出訂單，會影響公司的信譽，流失主營業務收入，識別此種風險可避免以上問題的發生；第二種風險是合同簽訂風險，簽訂合同時，未經嚴格的審批程序，會漏掉一些對公司造成損失甚至觸犯法律法規的問題，；第三種風險是交貨風險，未按規定交貨損壞了貨物，如公司管理不嚴導致運輸成本增加，或延遲交貨需要賠付違約金；第四種風險是財務會計風險，在處理銷售與收款業務時，這是避免不了的客觀因素；第五種風險應收賬款風險，未建立一套完整的應收賬款流程會降低對應收賬款的控制，造成對賬面價值的模糊；第六種風險是銷售退貨管理風險，不健全的退貨制度，會影響公司形象，甚至違反國家法律法規。圖2風險識別圖3.2.2嚴格控制銷售與收款業務風險湖南科霸汽車動力電池有限責任公司在對識別出的風險進行分析后，根據自身條件和外部環境，制定應對風險的措施。針對公司層面銷售和收款內控制度存在的風險（產銷計劃管理風險、財務會計風險），公司應采取綜合措施，包括加強公司投資者的作用，加強對湖南科霸汽車動力電池有限責任公司的保護。對公司的外部監管（審批風險），對銷售和收款系統中無法規范的部分進行軟控制；不采取強制性的手段，更多的運用到日常生活中的基本準則，更具備靈活性，實用性也比較強；對于銷售和收款業務的具體流程層面所產生的風險（銷售退貨管理風險、交貨風險、應收賬款風險），公司應采取建立指標，定期評估，及時糾正偏差。表2風險控制措施風險控制風險類別措施公司層面銷售和收款內控制度存在的風險加強公司作為投資者的作用，加強對湖南科霸汽車動力電池有限責任公司的保護。公司的外部監管對銷售和收款系統中無法規范的部分進行軟控制。具體流程層面所產生的風險采取建立指標，定期評估，及時糾正偏差。針對應收賬款存在的風險，公司通過加強應收賬款收款力度，來嚴格控制應收賬款的風險，對應收賬款回收流程進行優化設計，包括應收賬款管理、應收賬款的審核與記錄、應收賬款核對、應收賬款的賬齡分析、催收賬款、對應收賬款計提壞賬準備，以及對應收賬款進行處置，具體流程如下圖所示：圖3應收賬款回收流程3.3完善合同管理制度，優化合同管理流程為了使湖南科霸汽車動力電池有限責任公司的合同管理制度更加完善，應對合同管理這一部分進行優化設計。針對合同管理過程中，部門之間不易協調，造成的合同控制制度不到位，公司應成立合同管理部，設置專職的合同管理職員，使合同管職員服務于各部門和合作伙伴，合同管理工作能夠高效地展開。合同管理職員的設置，也能加強對合同的日常管理。針對合同管理中存在的法律問題，公司應聘請專職的律師，減少合同中存在的問題，進一步的提高合同的專業性，避免公司經濟效益的流失。表3合同管理問題解決措施問題解決措施意義部門之間不易協調，造成合同控制制度不到位成立合同管理部，設置專職的合同管理職員合同管理工作能夠高效地展開，加強管理合同管理中存在的法律問題聘請專職律師減少合同中存在的問題，進一步的提高合同的專業性，避免公司經濟效益的流失4評價本設計方案針對湖南科霸汽車動力電池有限責任公司在銷售與收款內部控制制度方面存在的主要問題，進行了優化設計，針對銷售目標過高方面的問題進行的糾正確保了公司正常安全運行目標的實現。風險評估程序的實施，幫助公司辨識到了可能會發生的風險，避免了經濟效益的流失，公司信譽損失，也避免了會違反國家法律法規的問題，對公司銷售與收款業務的嚴格控制，可以及時糾正公司的偏差，增強內部控制制度。對合同管理的優化設計，使合同管理更具備專業性，也使公司部門的配置更加合理，提高了公司運作能力。

參考資料[1]孫國強