人事行政管理工作手冊

第一章行政部職責描述4

（一）行政部工作職責一覽表.............................................5

第二章行政部組織管理6

（一）行政部組織結構與責權表5

（二）行政辦公工作一覽表6

（三）行政辦公職位規X表6

第三章辦公事務管理7

（一）行政費用計劃表7

（二）行政前用申請單8

（三）通訊費用報銷單8

（四）外勤費用報銷單9

（五）車輛費用報銷單9

（六）招待費用報銷單9

（七）公務聯系單10

（八）參觀許可證10

（九）接待用餐申請表11

（十）公關工作計劃表11

（十一）會議記錄表11

（十二）年度會議計劃表12

（十三）會議,審核項目表12

（十四）決議事項確認表14

（十五）決漢事項實施表15

（十六）會議室使用申請表15

（十七）印章使用登記表15

（十八）印章使用審批表16

（十九）印章使用申請單16

（二十）印章管理登記表16

（二十一）印章使用X圍表17

第四章網絡信息管理18

（一）計算機故障維修記錄卡18

（二）計算機網絡報修整記表18

（三）計算機網絡設備檔案表18

（四）收文登記表19

（五）公文傳遞單19

（六）公文會簽單19

（七）檔案索引表20

（八）檔案明細表20

（九）檔案調閱單20

（十）信件接收登記表21

（+一）外發信件婺記表21

（十二）圖書借閱卡21

（十三）借閱整記表22

（十四）丟失報告單22

（十五）聲像材料送審表22

第六章提案管理23

（一）項目提案表23

（二）會議提案表23

（三）員工提案匯總表24

（四）優秀提案審核基準表24

（五）提案實施成果評分表25

（六）員工提案改善評分表26

第七章行政人事管理27

（-）應聘人員登記表27

（二）面試成績評定表28

（三）員工培訓申請表28

（四）培訓實施計劃表29

（五）培訓費用頊算表器

（六）員工考劫統計表30

（七）員工請假申請單31

（八）出差計劃申請表31

（九）差旅費報銷清單32

（十）差旅費支付明細表32

第八章財產物資管理33

（一）物料移交清冊33

（二）物資保管清單33

（三）物料使用轉移登記卡34

（四）固定資產登圮表34

（五）固定資產移交清單34

（六）固定資產保管記錄卡35

（七）辦公用品請購單35

（八）辦公用品一覽表36

（九）辦公用品登記表36

（十）辦公用品領用表36

（十一）辦公用品盤點單37

（十二）辦公用品耗用統計表37

第九章車輛管理37

（一）車輛登記表37

（二）車輛使用申請單38

（三）車輛調度派車單39

（四）車輛日常檢查表39

（五）車輛故障請修單39

（六）車輛保養記錄表40

（七）車輛交通事故欠理單40

（八）交通事故現場記錄表41

第十章安全保障管理42

（一）安全工作日報表42

（二）安全檢查報告書43

（三）安全整改通知書44

（四）意外事故報告單44

（五）安全事故報告書45

（六）保安工作日志46

（七）來賓出入登記表46

（八）員r外出登?記表47

（九）物品出廠放行單47

（十）貨品進廠聯絡單47

（十一）值班人員安排表48

（十二）值班工作記錄表48

（十三）消彷器械檢查記錄表49

（十四）消防設備檢修報告表49

（十五）傷亡事故報告書50

（十六）突發事故報告表50

（十七）賠償義理調查報告表51

第十一章后勤服務管理51

（一）員工住宿申請單51

（二）員工宿舍登記表52

（三）住宿人員資料卡52

（四）宿舍物品領用表53

（五）宿舍檢查登記表53

（六）宿舍管理員值班日報表53

（七）廚房排班表54

（八）餐廳衛生檢查表54

（九）餐廳衛生考核表54

（十）清潔工作安排表56

（十一）衛生狀況檢查表56

（十二）綠化責任區劃分表57

（十三）綠化項目計劃表57

（十四）綠化質量巡查表57

（十五）員工病假單58

（十六）員工體檢表58

（十七）工傷醫療費用報銷申請表60

第一章行政部職責描述

(一)行政部工作職責一覽表

行政部部門職責職責細分備注

(1)企業各種日常辦公事務的計劃、組織、i辦調與控制在定立辦公自動

1?日常辦公事務

(2)會議的組織、協調，會議內容的記錄與淮達化系統方面有給

管理

予協助的職責

(1)負貪制定辦公物品及設備的采購、保管、發放與使用制度計算機及網絡設

2?辦公物品及設(2)負責辦公物品及設備的采購事宜備的故律一般由

苗管理(3)辦公物品的保管、發放、使用全北人員維修

(4)辦公及備的日常保養與故障維修

(1)印信的管理和文書、公文的起草、收取'傳達與父理

3?攵書資料管理(2)企業各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱

(3)做好文書資料以及內部信息的洋工作

(1)辦公車輛的調度管理

4?車輛管理(2)安排車輛年檢、定期保養、日常維修等工作

(3)對司機人員進行安全駕駛教育、考勤等日常管理

(1)員工考勤、出勤統計、報表、分析等人事管理工作

5?人事日常事務

(2)對員工生活福利、安全保健、衛生等方面的管理

管理

(3)組織員工開展各種形式的活動

(1)企業環境綠化、衛生和廠區及宿舍財產、員工安全管理

6?后勤保障事務(2)企業員工食堂、宿舍的日常管理

管理(3)維持企業水、電等動力系統的正常運行及相關設施維修

(4)企業日常安全保衛及消防管理

(1)來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等

7?涉外事務管理(2)企業對外宣傳、公關聯系

(3)牽頭組織危機管理委員會，制定危機公理預案

(1)審議合同的合法性，保障企業的合法利益

(2)協助分理日常涉法事務及管理合同

8?法律事務管理

(3)參與企業重大合作項目和重大業務項目的談判

(4)代理企業涉訟案件

第二章行政部組織管理

(一)行政部組織結構與資權表

部門行政部部門負責人行政部經理直屬領導行政總監

行政部組織結構圖部門編制

經理級人

主管級人

專員級人

部門職責

部門權力

相關說明

編制人數審核人員批準人員

編制日期審核日期批準日期

（二）行政辦公工作一覽表

部門：人數：填寫日期：年月日

序號工作內容概述

（三）行政辦公職位規X表

職位名稱直接上級直接下級

管轄X國

直接責任

主要權力

職務代理人

任職條件

第三章辦公事務管理

（一）行政費用計劃表

編號：單位：元

科目上年度本年度預算數變動變動備注

平均數一季度二季度三季度四季度量奉舟

困01薪資支出

定02間接人工

費03租金支出

用04辦公費

05郵電費

06水電油料費

07保險費

08醫保費

09社保費

合計

01加班費

02差旅費

03運貴

04維護費

05交際費

06樣品費

變07包裝費

動08燃料費

費09職工福利費用

用10雜項購置費用

11會務費

12培訓費

13勞務費

14間接材料帶用

15消耗品費用

16保健費

17其他費用

合計

藥用總計

（二）行政費用申請單

編號：部門：填寫日期：單位：元

費用類別金額用途說明附件X數

合計人民幣（大寫）

報銷人簽字：審核人簽字：主管領導簽字：

（三）通訊費用報銷單

編號：填寫日期：

部門使用人

通訊工具類別（）固定（）移動（）其他號碼

費用（合計）人民幣（大寫）

審批意見

主管領導（簽字）審核（簽字）總經理（簽字）

費用明細

（四）外勤費用報銷單

員工##所屬部門報銷時間備注

序號費用類別大寫小寫

0001交通費

0002資料費

0003交際費

0004補貼費

0005其他費用

合計

財務審批部門主管審批財務復核部門經理審核經辦人簽名報銷人零名

（五）車輛費用報銷單

編號：填表日期：年月日

駕服員部門車號

預支期間年月日至年月日車型

項目X數金融（單據粘貼父）

合計金額（大寫）

財務審批部門主管審批財務復核部門經理審核經辦人簽名報銷人簽名

（六）招待費用報銷單

編號：填表日期：年月a

姓名職務招待附

部門事由件

招待對象招待人數客人人，陪同人備注

日期招待地點餐飲費住宿費禮品其他金額合計X

禮金費用十萬千百十元角分

金額合計

（大寫）

財務審批部門主管審批財務復核部門經理審核經辦人簽名報銷人簽名

（七）公務聯系單

送抵時間

簽收人

已閱簽字

轉出時間

聯系事項

簽復

填表人

（八）參觀許可證

許可編號發證日期印章

參觀單位參觀,日期

參觀者勒職務單位

參觀區域參觀內容

參觀目的參觀路線

相關部門簽章

主管副總生產部行政部營銷部公關主管

（九）接待用餐申請表

申請日期：年月日

接待負責部門接待負責人負肅人職務

來賓負責?人工作單位部門和職務

接待總人數用餐時間陪同人數

接待事由

招待規格（根據公司相關規,定確定）

受理日期經辦人

審核意見接待部門行政部主管副總

（十）公關工作計劃表

公關工作主體負一部門

負貴人員公關專員口公關主管口行政部經理口行政總監口

配合人員

計劃情況

工作目標

工作進度

進度目標

工作成果

工作預算工作結算

（十一）會議記錄表

編號：填寫日期：

會議時間地點主持人記錄入

會議名稱

參加者

會議議題

會議過程

會議決策

記錄審核人審核結果

(十二)年度會議計劃表

會議名稱主持人

開會地點會議3集單位

開會日期會次主要工作人員

開會時間與會者應備資料

會議宗旨及議題會場標示資料

與會單位會場擬分發資料

人數

(十三)會議審核項目表

序審核序審核

審核項目審核項目

號結果號結果

1會議的主題女服務員著裝方面

2會議的規模(總人數)查邀請回函22(1)洋裝(2)旗袍

3會議預算(3)其他民族服飾

4招待對象的層次新聞媒體

活動日期及時間(注意是否與其他同業的活(1)文字記者

5

動沖突)23(2)新聞稿

6會議天數(3)攝影記者

7會議負賁人(4)錄像記者及電源準備

8會議事項分工表住宿安排方面

會場的預訂(1)安排來賓的住宿(套房、

(1)主會場(2)分會場(3)洽談室24單人房、雙人房)

9(4)展示室(5)來賓休息室(2)領導人的住宿預訂房間

(6)工作人員休息室(3)妥善分配房間

(7)演藝人員休息室

制作來賓名冊支付的負擔X國(住宿、餐費、

10

包括群、地址、公司名稱、、職務等25取用冰箱內的食物費用、費)

各類函件安排用餐方面

邀請函、信封、邀請卡、回函明信片、紀26(1)住宿者的用餐事宜

11念品、停車場、指引地圖、餐券訂制、數(多(2)來賓、司機的用餐問邈

印20%以備用)、信封書寫投遞日期(3)服務人員的用餐

(4)演員、樂隊的用餐■問題

紀念品方面活動行程方面

紀念品的選定、包裝、外包裝書寫、禮品提(1)司儀開場白

12

款、蝴蝶結(裝飾禮品包裝)訂制數量(2)主持人的致辭

(要多出20%以備用)(3)來賓致辭

交通工具方面27(4)宣讀賀電

13

飛機、面出車'轎車(5)致謝笄

14酬謝費(給司機人員等)(6)活動行程表

會場布置(7)播放背景音樂

主席臺、會標、燈光、音響效果、錄音、座(8)放映宣傳影片、幻燈片

15

次、臺下座位、緊急疏散方案、茶水飲料供

應

宴會的形式服務柜臺的工作方面

(1)餐桌入座式(2)自助餐入座式(1)來賓出、缺席之確認

16

(3)半入座式自助餐(2)發放胸章

(4)鳴尾酒立會式自助餐(3)發放活動行程表

16料理樣式和菜單印制(4)引導來賓到休息室

飲料香煙(5)發放座位牌

17(1)國產白酒(2)雞尾酒(6)發放紀念品

(3)啤酒(4)飲料類28(7)設置臨時

化飾(8)來賓簽名紀念

(1)花籃(2)桌上花飾

(3)雕冰花飾(4)胸花

18

(5)贈用花束(6)典禮臺花飾

(7)載掛花飾(8)蠟燭

(9)展示品飾花

看板、標示板類29座位順序

(1)大門看板(1)桌面標示卡

19(2)方向標示(2)桌面標示卡的書寫

(3)專用停車場示牌

(4)展示商品說明標牌

拍照攝影方面胸章、名牌

20(1)紀念照片(1)顏色'大小、種類的選

(2)快照30定

選擇親子(如圓奈或方案)(2)公司名稱?取街?拜的

21

書寫

(十四)決議事項確認表

決議事項

決議內容

達到目標

所需支持

執行措施執行負賁人

備注

（十五）決議事項實施表

會議名稱：

決議事項決議日期決議負責人

部門執行負責人實施目標實施進度等評價

各部門每個月的實施檢查表

月份實施進度評價月份實施進度評價

14

25

36

（十六）會議室使用申請表

填寫日期：

使用日期使用時間會議名稱具體地點參會人數所需設備備注

申請使用單位管理單位

名稱填表人主管管理人主管經理

（十七）印章使用登記袤

蓋章時間文件名稱發文號印章類別蓋章次數使用人批準人備注

（十八）印章使用審批表

編號用章部門蓋章時間

印章類別蓋章次數文件發文號

文件名稱

備注

用章人（簽堂）批準人（簽章）

注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途

（十九）印章使用申請單

單位申請日期年月日

用印類別用印份數

文件名稱文件說明

申請人核準人

（二十）印章管理登記表

種類區分名稱印章內容管理責任人辦理責任人蚤注

公司名印公司名印公司全稱行政部經理行政部經理

印章

部部門印行政部印公司名、部門名行政部經理行政事務主管

門分店分店印公司名、分店名XX分店經理分店

印工廠名行政科長

章職務董事、經理職務名稱行政部經理行政事務主管金屬制

印章

部長印財務部經理印公司名、職務名財務部經理財務主管

（銀行專用）

（二十一）印章使用X圖表

種區分公司支票及合同及定貨單各類辭請收人事關員工委

銀行兌其他重及日常對外系及有存款任

現憑證要文件業務文攵件關證明瞇自狀

美債券件令示據

公公司

司名章

名股份

林公司專用

印部門名章

章分公司名章

職瑩事長名章

務瑩事（股份

名公司專用）

章名章

其他高級

職員名章

財務部

經理名章

分公司

經理章

第四章網絡信息管理

（-）計算機故障維修記錄卡

部門：填寫日期：單號：

機器編號規格數量故障說明頸估修理費使用人備泊

（二）計算機網絡報修登記表

序號報修時間報修部門報修原因維修人維修情況完成時間務注

1

2

3

4

5

異常情況說明：

（三）計算機網絡設備檔案表

設備使用部門：

設備名稱設備規格銷售銷售設備購買維護公司維護年維修

品牌型號公司價格日期年限費用

故障現象及維修情況維修人維修時間更換配件記錄

故障記錄

備注

第五章文書檔案資料管理

（一）收（發）文登記表

收文發文

月發文文事份有無簽月收文文事份有無寄件簽

a單位號由數附件收a單位號由數附件人收

（二）公文傳遞單

填寫日期：年月日

收文公文編號文件名稱發文簽收備注

（三）公文會簽單

發文單位發文文號發文日期年月日

時限□普通件口急件□特急件密級□普通□秘密□斛口絕密

內容

會單位接文時間交文時間行政部轉呈時間

簽1月0時月a時月日時

順2月0時月日時月日時

序3月a時月a時月日時

備注

（四）檔案索引表

序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案內容欠理

（五）檔案明細表

全目案移出歸還

宗錄卷a單位名稱經手人有管理人日管理

號號號期員簽字期人員笏字

（六）檔案調閱單

編號：填寫日期：年月日

類別調卷部門

調卷入

文件內容摘要

調閱用途

調閱期限自年月日起至年月日止，計日

原收文.編號借出日期

檔號歸還日期

備注保管人簽章

（七）信件接收登記表

月份：年份：

日期信件種類接收人收信人所屬單位/職位分發日期簽收入

（八）外發信件登記表

序號外發時間信件信息發信人信息定級

信件類別外發地址收信人發信件單位

（九）圖書借閱卡

圖書信息欄借閱信息欄

圖書編號借閱人

圖書名稱辦理人

圖書價格借閱日期

圖書等級歸還日期

簽字確認欄

借閱人簽字：辦理人簽字：

年月日年月日

說明：雙方各留一份，便于日后歸還確認。

（十）借閱登圮表

年月日

借閱日期編號名稱借閱人歸還日期借閱人簽字

借閱辦理人：

（十一）丟失報告單

填表日期：年月a

丟失資料編號丟失資料名稱

發現（大致）日期資料存檔日期

資料所屬級別資料管理人

丟失原因：

資料管理人員簽名：

日期：年月E

單位處理意見保衛處處理意見

單位主管簽名：保衛依主管簽名：

年月日年月日

總經理審批意見：

年月日

（十二）聲像材料送審表

送審日期：年月日

聲像資料名稱

附加文字材料頁數聲像資料送審人

簽字確認欄

攝編人員配音人員文字起草人員參審人員

簽名：簽名:簽名：簽名：

年月日年月日年月日年月日

審核意見

簽名：

年月日

第六章提案管理

（-）項目提案裝

填寫日期：年月日

單位