第一節

Excel的窗口組成及基本操作第二節工作表格式化第三節公式與函數

第四節數據的圖表化

第五節數據的排序和篩選

第六節頁面設置和打印

1．Excel的窗口組成

Excel2003啟動后，屏幕顯示Excel2003應用程序窗口，如圖8.1所示。第一節Excel的窗口組成及基本操作圖8.1Excel2003窗口

1)工作簿

2)工作表

3)單元格

4)單元格區域

B2:D4表示單元格B2到D4之間所有包括的區域，sheet2!A1:A20表示在sheet2工作表中的A1到A20單元格之間所有單元格，如圖8.2所示。

5)活動單元格

6)工作表標簽

工作表標簽用來識別工作簿中的每一個工作表的名稱，如圖8.3所示。圖8.2單元格區域圖8.3工作表標簽

2．工作表的操作

1)選擇工作表

2)工作表重命名

(1)雙擊工作表標簽，工作表標簽將突出顯示，再輸入新的工作表名稱并按回車鍵確定。

(2)右擊工作表標簽，使用快捷菜單的重命名命令，如圖8.4所示。圖8.4工作表重命名操作步驟

3)插入工作表

4)刪除工作表

3．數據輸入

1)三種類型數據的輸入

(1)數值輸入。

(2)文本輸入。

(3)日期和時間輸入。

2)數據自動輸入

(1)填充相同的數字型或不具有增減可能的文字型數據。單擊填充內容所在的單元格，將鼠標移到右下角填充柄上，當鼠標指針變成黑色十字形時，按住鼠標左鍵拖曳即可，如圖8.5所示。圖8.5填充相同數據

(2)填充日期時間型及具有增減可能的文字型數據操作方法同(1)，只是在拖曳過程中按Ctrl鍵，如圖8.6所示。

(3)產生一個序列。首先在單元格中輸入初值并回車，然后單擊【編輯】菜單→【填充】命令→從級聯菜單選擇【序列】命令，出現如圖8.7所示的【序列】對話框。在對話框中選擇【序列產生在】、【類型】，確定【步長值】、【終止值】數據，單擊【確定】按鈕可輸入一個序列數值，如圖8.7所示。圖8.6填充增減數據圖8.7【序列】對話框

(4)自定義序列。單擊菜單【工具】→【選項】→【自定義序列】選項卡，單擊【輸入序號】文本框，輸入一個序列成員按一次回車鍵，如“第一名”、“第二名”、……，輸入完畢單擊【添加】按鈕。序列定義成功以后就可以使用它來進行自動填充了，如圖8.8所示。圖8.8自定義序列操作步驟

4．實踐練習

內容：

(1)建立一個名為職工信息的工作簿。

(2)在職工信息工作簿中工作表Sheet1的A2：G6區域中輸入如表8-1所示的數據。表8-1職工信息表

(3)在Sheet2工作表中，利用填充功能，在A1:A10區域中快速輸入1、2、3、…、10；在B2:B9區域中輸入星期1、星期2、星期3、…。

(4)將工作表Sheet1改名為職工花名冊；Sheet2改名為自動填充表；插入兩張工作表并更名。

(1)建立一個名為職工信息的工作簿。

(2)在職工信息工作簿中工作表Sheet1的A2:G6區域中輸入表8-1的數據。

(3)在Sheet2工作表利用填充功能，在A1:A10區域中快速輸入1、2、3、…、10；在B2：B9區域中輸入星期1、星期2、星期3、…。

(4)將Sheet1改名為職工花名冊；Sheet2改名為自動填充表；插入兩張工作表并更名。

①雙擊Sheet1工作表標簽，輸入職工花名冊后按回車鍵。

②右擊Sheet2工作表標簽，在快捷菜單中選擇重命名，輸入自動填充表后按回車鍵。

③單擊【插入】→【工作表】，然后用上述命名工作表的方法給工作表取名，如圖8.9所示。圖8.9職工信息表

1．工作表的編輯

1)選定單元格及單元格區域

(1)選定單個單元格。

(2)選定單個單元格區域。

(3)選定多個不相鄰單元格區域。

(4)選定所有單元格。

(5)選定某一行或一列：單擊【行號】或【列標】按鈕。第二節工作表格式化

2)移動數據

3)復制數據

4)清除數據

清除是刪除單元格中的數據，而保留單元格位置的操作。

(1)選定單元格或區域，按Del鍵。

(2)選定單元格或區域，鼠標右擊在快捷菜單中選擇【清除內容】命令。圖8.10【刪除】對話框

(3)選定單元格或區域，單擊【編輯】→【清除】命令。

5)刪除數據

刪除是將單元格中數據連同單元格一并刪除。

(1)選定不需要的行、列或單元格，單擊【編輯】→【刪除】命令，在【刪除】對話框中選擇一項進行刪除，如圖8.10所示。

(2)選定不需要的行、列或單元格，右擊出現快捷菜單，選擇刪除命令進行刪除。

6)插入行、列

2．工作表

1)調整行高

(1)選定調整行高的區域。

(2)單擊【格式】→【行】命令。

(3)單擊子菜單的【行高】命令，屏幕出現【行高】對話框，如圖8.11所示。

(4)在【行高】對話框中，輸入要設定的高度。

(5)單擊【確定】按鈕，完成行高的調整。

2)調整列寬

方法一：用【格式】菜單命令調整列寬。

(1)選定調整列寬的區域。

(2)單擊【格式】菜單中的【列】命令。

(3)單擊子菜單的【列寬】命令，屏幕出現【列寬】對話框，如圖8.12所示。圖8.10【刪除】對話框圖8.11【行高】對話框

圖8.12【列寬】對話框

(4)在【列寬】對話框中，輸入要設定的寬度。

(5)單擊【確定】按鈕，完成列寬的調整。

3)設置工作表的顏色

(1)選定要設置顏色的單元格區域。

(2)單擊工具欄上的【填充顏色】下拉按鈕。

(3)在【填充顏色】下拉窗口中選擇要使用的顏色，如圖8.13所示。圖8.13常用工具欄填充顏色調色板

(1)選定要設置顏色的單元格區域。

(2)選擇【格式】菜單中的【單元格】命令。

(3)選擇【圖案】選項卡，選擇填充顏色和圖案，如圖8.14所示。圖8.14選擇填充顏色和圖案

4)設置表格框線

(1)選定要加上框線的單元格區域。

(2)選擇【格式】菜單中的【單元格】命令，出現【單元格格式】對話框，如圖8.15所示。

(3)單擊【邊框】選項卡，選擇【線條】、【顏色】。

(4)選擇【預置】或【邊框】項下的各個按鈕。

(5)單擊【確定】按鈕，完成操作。圖8.15【單元格格式】對話框

(1)選定要加上框線的單元格區域。

(2)選擇【格式】工具欄上的【邊框】右邊下拉列表，如圖8.16所示。

(3)單擊下拉邊框列項。圖8.16工具邊框下拉列表

3．設置字符的格式

1)設置字體和字號

(1)選定要設置字體的所有單元格。

(2)單擊菜單【格式】→【單元格】命令，屏幕出現單元格格式字體對話框，如圖8.17所示。

(3)在【字體】選項列表中，選擇字體。

(4)在【字號】列表中，選擇字號。

(5)單擊【確定】按鈕。圖8.17設置字體和字號使用格式工具欄中的【字體】命令，如圖8.18所示。

(1)選定要設置字體的所有單元格。

(2)在格式工具欄的【字體】列表中選擇字體。

(3)在格式工具欄的【字號】列表中選擇字號。圖8.18格式工具欄

2)設置字符的顏色

3)單元格數據的對齊方式

(1)常用對齊。

①先選定單元格，單擊【格式】菜單中的【單元格】命令，選擇【對齊】選項卡，在【文本對齊】組合框中，從【水平對齊】和【垂直對齊】下拉式列表框中選擇對齊的方式，如圖8.19所示。圖8.19設置對齊方式②?Excel在常用工具欄中還提供了四個工具按鈕，用于對齊功能，它們依次是左對齊、居中、右對齊和合并居中，其操作與Word基本一樣，如圖8.20所示。

(2)標題合并及居中對齊。先選定標題在進行合并及居中排列時所用的單元格區域。單擊工具欄上的合并及居中按鈕，使選定的單元格區域合并為一個單元格，如圖8.21所示。圖8.20對齊工具圖8.21標題和文本居中效果

4．設置數字的格式

1)設置單元格數字格式

(1)選定要格式化的單元格或區域。

(2)選擇【格式】菜單→【單元格】命令→彈出【單元格格式】對話框。

(3)選定【數字】選項卡，如圖8.22所示。

(4)在【分類】列表中，選擇所需要的數字類型，在右邊選擇數字格式。

(5)單擊【確定】按鈕。圖8.22設置單元格數字格式利用格式工具欄。

格式工具欄有五個用于設置單元格數字格式的工具按鈕：貨幣樣式、百分比樣式、千分分隔樣式、增加小數位數和減少小數位數，如圖8.23所示。圖8.23數字格式工具

5．實踐練習

內容：

(1)合并單元格，輸入江蘇正達企業職工信息表，如圖8.24所示，并設置字體為隸書，字號為28。圖8.24實踐窗口

(2)給表頭添加背景顏色，設置文字對齊方式為居中。

(3)設置邊框，并使外邊框加粗，如圖8.24所示。

(2)給表頭添加背景顏色，設置文字對齊方式為居中。

①單擊A2單元格，輸入編號，單擊B2，輸入姓名，依次輸入后面的內容。

②鼠標左鍵拖曳從A2:F2單元格區域，并單擊右鍵。

③在快捷菜單中選擇設置單元格格式，彈出【單元格格式】對話框，根據操作步驟設置，如圖8.25所示。圖8.25設置單元格底紋操作步驟④單擊對齊標簽，按圖8.26所示步驟進行設置。

(3)設置邊框，并使外邊框加粗。

①鼠標左鍵拖曳所有內容。

②單擊格式工具欄上的【邊框】按鈕。

③在邊框列表框中選擇邊框，然后單擊【加粗】邊框按鈕。圖8.26設置單元格對齊格式操作步驟

1．使用公式

1)公式的輸入

(1)選擇要輸入公式的單元格H3。

(2)在編輯欄的輸入框中輸入一個“=”。

(3)輸入“E3+F3-G3”。

(4)按回車鍵或單擊編輯欄上的【√】按鈕，則在H3單元格中出現計算結果，如圖8.27所示。第三節公式與函數圖8.27在單元格H3中輸入公式

2)公式的復制

若所有行的計算相同，則可采用公式復制的方法。復制公式的方法是：單擊已有公式的單元格H3，鼠標拖曳至該單元格右下角，指針變為+，然后拖曳填充柄至最后一個單元格H12，這樣所有員工的實發工資就全部計算出來了，如圖8.28所示。

圖8.28用填充方式復制公式

3)自動求和

在工作表窗口的工具欄中有一個【自動求和】按鈕，利用該按鈕，可以對工作表中所設定的單元格自動求和。

2．使用函數

Excel2003中的函數是一些已經定義好的公式，大多數函數是經常使用的公式的簡寫形式。函數通過參數接收數據，并返回結果。大多數情況下函數返回的是計算的結果，也可以返回文本、引用、邏輯值、數組或者工作表的信息。

1)函數語法

2)使用函數向導輸入

(1)選定要輸入函數的單元格。

(2)單擊【插入】→【函數】命令，或者在常用工具欄上的【自動求和】按鈕右側的下拉列表框中，選擇【其他函數】，屏幕上出現一個【插入函數】對話框，如圖8.29所示。

(3)在【選擇類別】列表框中，選擇要輸入的函數類型，例如選擇【常用函數】。

(4)在【選擇函數】列表框中，選擇所需要的函數，例如選擇【SUM】函數。

(5)單擊【確定】按鈕，彈出【函數參數】對話框，如圖8.30所示。圖8.29【插入函數】對話框圖8.30【函數參數】對話框

3)幾個常用函數

(1)求和函數：SUM()

(2)求平均值函數：AVERAGE()

(3)求最大值函數：MAX()

(4)求最小值函數：MIN()

(5)計數函數：COUNT()

(6)條件判斷函數：IF()

(7)條件計數函數：COUNTIF()

(8)條件加法函數：SUMIF()

格式：SUMIF(取值范圍，條件表達式)

功能：計算某區域內滿足條件的單元格并進行累加。

(9)?RANK：排名次函數

格式：RANK(參數，數據區域，升降序)

功能：計算某數值在數據區域內相對其他數值的大小排位。

(10)與函數：AND()

(1)單擊E2單元格，輸入“=IF(AND(C2>60,D2>60),(C2+D2)/2,IF(AND(C2>60,D2<60),”補機試“,IF(AND(C2<60,D2>60),”補筆試“,”重修“)))”。

(2)鼠標拖曳至E2單元格，鼠標指針變成“+”，拖曳到E5單元格，結果如圖8.31所示。圖8.31筆試和機試判斷操作步驟

(11)或函數：OR()

操作步驟如下：

①單擊D2單元格，輸入“==IF(OR(B2=”女“,C2>=20),50,”“)”。

②鼠標拖曳至D2單元格，鼠標指針變成“+”拖曳到D7單元格，結果如圖8.32所示。

(12)非函數：NOT()

(13)截獲字符函數：MID()

(14)取整函數：TRUNC()圖8.32三八婦女節發獎金的操作步驟

3．單元格引用

1)相對引用

用相對引用的方法計算圖8.33中每個學生總分的步驟如下：

(1)用輸入公式的方法在王旭的總分單元格F2中輸入公式“=B2+C2+D2+E2”，之后按回車鍵，把王旭的總分計算出來，如圖8.33所示。圖8.33相對引用公式

(2)用鼠標單擊王旭的總分單元格F2，使其成為活動單元格，用鼠標拖曳其填充柄向下到F8單元格處，松開鼠標就會把公式復制到其他同學的總分處，并可以把其他同學的總分都計算出來，結果如圖8.34所示。圖8.34相對引用的計算結果

2)絕對引用

絕對引用是指在把公式復制或填入到新的位置時，使其中的單元格地址保持不變。設置絕對地址需在行號和標號前加符號【$】，如$B$3、$A$2:$F$5等。

例如：在職工工資表中按基本工資每月增長15%的增長率計算職工實發工資，如圖8.35所示。圖8.35絕對引用的計算結果

3)混合引用

混合引用是指在一個單元格地址中，既有相對引用又有絕對引用。例如C$14，$C14。如用混合引用的方法實現乘法口訣表，如圖8.36所示。圖8.36乘法口訣表

4．實踐練習

內容一：

(1)按照學生成績表完成各學生的總分、平均分、等級、名次等選項，如圖8.37所示。圖8.37成績表實踐操作窗口

(2)根據成績統計表完成表內所有選項，如圖8.38所示。圖8.38成績統計表實踐操作窗口步驟：

(1)按照學生成績表完成各學生的總分、平均分、等級、名次等選項。

●求和：

①單擊單元格I3后再單擊地址欄上的按鈕，彈出【插入函數】對話框，如圖8.39所示。

②選擇求和函數SUM后單擊【確定】按鈕。圖8.39【插入函數】對話框③在彈出的【函數參數】對話框的【Number1】框后單擊【單元格選擇】框，如圖8.40、圖8.41所示。

④將鼠標從單元格D3拖曳到H3，如圖8.42所示。圖8.40【函數參數】對話框圖8.41【單元格選擇】框圖8.42計算單元格中數值的和⑤單擊【函數參數】對話框中的【確定】按鈕，這時結果保存在I3單元格中。

⑥將鼠標拖曳到單元格I3的右下角，變成“+”后拖曳到I16單元格，完成所有學生的成績總分計算，如圖8.43所示。圖8.43成績求和結果①單擊單元格K3后，單擊地址欄上的按鈕。

②在【插入函數】對話框中選擇判斷函數IF后單擊【確定】按鈕。

③在Logical_text中輸入“J3>=300”，在Value_if_true中輸入“合格”，在Value_if_false中輸入“不合格”后單擊【確定】按鈕，如圖8.44所示。圖8.44IF函數對話框④將鼠標拖曳到單元格K3的右下角變成“+”后再拖曳到K16單元格，完成等級結果，如圖8.45所示。

●求名次：

①單擊單元格L3后單擊地址欄上的按鈕。

②在彈出的【插入函數】對話框中的選擇類別中選擇統計函數RANK后單擊【確定】按鈕，如圖8.46所示。圖8.45等級結果圖8.46RANK函數對話框③在彈出的【函數參數】對話框的【Number】框中輸入J3。

④在Ref后單擊單元格選擇按鈕。

⑤將鼠標從J3拖曳到J16單元格，單擊單元格選擇按鈕。

⑥在Order框中輸入0后，單擊【確定】按鈕，如圖8.47所示。

⑦將鼠標拖曳到單元格L3的右下角變成“+”后再拖曳到L16單元格，完成名次排序，結果如圖8.48所示。圖8.47RANK參數對話框圖8.48名次結果●求各科總分：

①單擊D18單元格后，單擊地址欄中的按鈕。

②在彈出的【插入函數】對話框中選擇求和函數SUM后單擊【確定】按鈕。

③在彈出的【函數參數】對話框中的【Number1】框后單擊單元格選擇按鈕。

④用鼠標從單元格D3拖曳到D16，單擊函數參數的地址選擇按鈕。

⑤單擊【函數參數】對話框中的【確定】按鈕，這時結果保存在D18單元格中。

⑥將鼠標拖曳到單元格D18的右下角變成“+”后再拖曳到H18單元格，完成各科成績總分計算，如圖8.49所示。圖8.49成績列項計算結果●統計優良率：

①單擊成績統計表B12單元格。

②在地址欄中輸入“=B7/B3”。

③將鼠標拖曳到單元格B12的右下角，變成“+”后再拖曳到單元格F12，如圖8.50所示。

內容二：

(1)在職工信息表中通過身份證號碼計算出生年月、性別、年齡，如圖8.51所示。圖8.50成績統計表計算結果圖8.51職工信息表●計算年齡：

①單擊單元格F3。

②輸入“=YEAR(TODAY())-YEAR(D3)”。

③在地址欄中單擊【√】按鈕。

④將鼠標拖曳到單元格F3的右下角變成“+”后拖曳到單元格F12，如圖8.52所示。

(2)計算職工扣款、應發工資、所得稅、實發工資，如圖8.53所示。圖8.52職工信息計算結果圖8.53職工工資表數據圖表就是將單元格中數據以各種統計圖表的形式顯示，使得數據更加直觀。通過圖表可以清楚地了解各個數據的大小以及數據的變化情況，方便對數據進行對比和分析。

1．創建圖表

(1)在如圖8.54所示的學生成績表中，選擇用于創建圖表的數據區域A1:G8，或單擊任一單元格。第四節數據的圖表化圖8.54學生成績表

(2)單擊常用工具欄中的【圖表向導】按鈕，或單擊【插入】菜單中的【圖表】，出現如圖8.55所示的【圖表向導-4步驟之1-圖表類型】對話框。

(3)單擊【標準類型】選項卡，選擇一種類型，再單擊【下一步】按鈕后進入圖8.56所示的【圖表向導】對話框。

(4)在該對話框的【數據區域】選項卡中可以修改創建圖表的數據區域，在【系列】選項卡中可以修改系列的名稱和值以及分類軸的標志。不修改或修改完畢后，單擊【下一步】按鈕，進入圖8.57所示的【圖表選項】對話框。

圖8.55【圖表類型】對話框圖8.56【圖表源數據】對話框圖8.57【圖表選項】對話框

(5)在【圖表選項】對話框中單擊【下一步】按鈕，出現如圖8.58所示的對話框。

(6)在該對話框中選擇把圖表建在新工作表上還是嵌入到工作表中，本例選擇嵌入。單擊【完成】按鈕，創建的圖表如圖8.59所示。圖8.58【圖表位置】對話框圖8.59嵌入式工作圖表示例

2．實踐練習

內容：

(1)根據如圖8.60所示的江蘇正達企業銷售情況，制作柱形圖表。

(2)根據鉬冶煉銷售情況制作餅形圖表。圖8.60銷售情況表

步驟：

(1)根據江蘇正達企業銷售情況制作柱形圖表。

①將鼠標從A3拖曳到E7(選擇數據源)。

②單擊【插入】→【圖表】，彈出【圖表向導】對話框，如圖8.61所示。

③選擇柱形圖類型后單擊【下一步】按鈕。

④在【圖表源數據】對話框中單擊【下一步】按鈕，如圖8.62所示。圖8.61【圖表向導】對話框圖8.62【圖表源數據】對話框⑤在圖表選項中的圖表標題中輸入“正達企業銷售情況表”后，單擊【下一步】按鈕，如圖8.63所示。

⑥在如圖8.64所示的【圖表位置】對話框中，選擇保存圖表的工作表后單擊【完成】按鈕，制成的柱形圖表如圖8.65所示。圖8.63輸入圖表標題圖8.64【圖表位置】對話框圖8.65銷售情況柱形圖表

(2)根據鉬冶煉銷售情況制作餅圖圖表。

①將鼠標從A5拖曳到E5(選擇數據源)。

②單擊【插入】→【圖表】按鈕。

③選擇餅形圖表后單擊【下一步】按鈕。

④在【圖表源數據】對話框中單擊【下一步】按鈕。

⑤在圖表選項中的圖表標題中輸入“鉬冶煉銷售情況表”后，單擊【下一步】按鈕。

⑥在圖表位置對話框中選擇保存圖表的工作表后單擊【完成】按鈕，制成的餅形圖表，如圖8.66所示。圖8.66鉬冶煉銷售情況餅形圖表

1．數據的排序

其具體操作如下：

(1)單擊需要進行排序操作的數據清單中的任一單元格。

(2)選擇【數據】→【排序】命令，打開【排序】對話框，如圖8.67所示。

(3)在該對話框中可設置進行排序所依據的主要、次要或第三關鍵字。

(4)單擊【確定】按鈕，表格中的數據就按所設置的條件進行重新排序。第五節數據的排序和篩選圖8.67【排序】對話框

2．數據的篩選

(1)單擊需要進行篩選的數據清單中的任一單元格。

(2)選擇【數據】→【篩選】命令。

(3)數據清單中各字段名稱的右側均出現按鈕，如圖8.68所示，單擊項目右側的按鈕，打開如圖8.69所示的下拉列表。

(4)在列表的選擇條件中選擇“女”，最終顯示篩選結果如圖8.70所示。圖8.68自動篩選設置圖8.69篩選條件選擇列表圖8.70篩選結果

3．實踐練習

內容：

(1)在學生成績表中進行排序，排序方法是大學語文升序、高數升序、計算機降序。

(2)學生成績表數據按高數成績>80分進行自動篩選。

步驟：

(1)在學生成績表中進行排序，排序方法是大學語文升序、高數升序、計算機降序。

①在學生成績表數據區任意單擊。

②單擊【數據】→【排序】，彈出【排序】對話框。

③在主關鍵字中選擇“大語”。

④在次關鍵字中選擇“高數”。

⑤在第三關鍵字中選擇“計算機”，并在后面單擊【降序】按鈕，如圖8.71所示。圖8.71排序設置⑥在排序對話框中單擊【確定】按鈕。排序結果如圖8.72所示。

(2)學生成績表數據按高數成績>80分進行自動篩選。

①在學生成績表數據區任意單擊。

②單擊【數據】→【篩選】→在級聯菜單中單擊【自動篩選】按鈕。

③單擊“高數”字段右邊的下拉按鈕，在下拉列表框中選擇自定義，如圖8.73所示。圖8.72排序結果圖8.73學生成績表自動篩選圖④在【自定義自動篩選方式】對話框“高數”下面選擇“大于”，后面輸入80，如圖8.74所示。

⑤單擊【確定】按鈕。結果如圖8.75所示。圖8.74【自定義自動篩選方式】對話框圖8.75自定義篩選結果

1．頁面設置

單擊【文件】菜單下的【頁面設置】命令，在【頁面設置】對話框中可進行【頁面】、【頁邊距】、【頁眉和頁腳】、【工作表】等的設置，如圖8.76所示。第六節頁面設置和打印圖8.76【頁面設置】對話框

1)【頁面】、【頁邊距】選項卡

如圖8.76所示，【頁面】選項卡可以設置紙張方向、縮放比例、紙張大小、打印質量、起始頁碼；【頁邊距】選項卡可設置頁面四個邊界的距離、頁眉和頁腳的上下邊距等，設置方法與Word2003類似，不再表述。