采購檔案管理與保密制度采購檔案管理與保密制度第一章總則第一條為規范公司采購檔案管理工作，確保采購檔案的完整、準確、安全和保密，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及相關法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有采購活動產生的檔案，包括采購文件、合同、協議、驗收記錄、付款憑證等。第三條采購檔案管理應遵循以下原則：（一）真實性：采購檔案必須真實反映采購活動的全過程。（二）完整性：采購檔案應包括采購活動的全部內容，不得遺漏。（三）準確性：采購檔案應準確無誤，便于查閱和利用。（四）安全性：采取有效措施，確保采購檔案的安全。（五）保密性：嚴格保密采購檔案，防止泄露國家秘密和公司商業秘密。第二章組織與管理第四條公司成立采購檔案管理小組，負責采購檔案的日常管理工作。（一）采購檔案管理小組由各部門負責人、檔案管理人員和相關人員組成。（二）采購檔案管理小組的職責：1.制定采購檔案管理制度，并組織實施；2.指導各部門建立健全采購檔案管理；3.組織采購檔案的收集、整理、歸檔和保管；4.負責采購檔案的保密工作；5.定期檢查、評估采購檔案管理工作；6.組織采購檔案的利用和開發。第五條各部門應指定專人負責本部門的采購檔案管理工作，并積極配合采購檔案管理小組的工作。第六條公司設立檔案室，負責采購檔案的集中保管。第三章收集與整理第七條采購檔案的收集應做到及時、準確、完整。（一）采購活動開始前，相關部門應收集相關法律法規、行業標準等資料，為采購活動提供依據。（二）采購活動中，相關部門應收集采購文件、合同、協議、驗收記錄、付款憑證等資料。（三）采購活動結束后，相關部門應收集采購總結、評價報告等資料。第八條采購檔案的整理應遵循以下要求：（一）按照采購活動的順序，將收集到的資料進行分類整理。（二）對每份檔案資料，應注明檔案名稱、編號、形成時間、所屬部門等信息。（三）對檔案資料進行編號，確保檔案資料的連續性和可追溯性。（四）對檔案資料進行數字化處理，實現檔案資料的電子化管理和利用。第四章歸檔與保管第九條采購檔案的歸檔應在采購活動結束后進行，具體時間為：（一）合同、協議等長期有效的采購檔案，應在合同、協議履行完畢后1個月內歸檔。（二）驗收記錄、付款憑證等短期有效的采購檔案，應在活動結束后1個月內歸檔。第十條采購檔案的保管應遵循以下要求：（一）采購檔案實行集中保管，由檔案室負責。（二）檔案室應設立專門的檔案庫房，配備防火、防盜、防潮、防蟲等設施。（三）采購檔案的保管期限按照國家檔案局的規定執行。（四）檔案保管人員應定期對采購檔案進行清理、整理和檢查，確保檔案的完好。第五章利用與保密第十一條采購檔案的利用應遵循以下原則：（一）合法合規：在法律法規和政策允許的范圍內，依法利用采購檔案。（二）真實準確：利用采購檔案時，應確保信息的真實性和準確性。（三）保密原則：在利用采購檔案時，應嚴格遵守保密規定，防止泄露國家秘密和公司商業秘密。第十二條采購檔案的保密措施：（一）采購檔案管理人員應接受保密教育培訓，提高保密意識。（二）采購檔案的查閱、復制、借閱等行為應嚴格控制，嚴禁無關人員接觸。（三）采購檔案的電子版資料應采取加密措施，確保資料的安全。（四）采購檔案的銷毀應按照國家檔案局的規定執行，確保檔案資料的安全銷毀。第六章責任與獎懲第十三條各部門負責人對本部門的采購檔案管理工作負總責。第十四條采購檔案管理人員應履行以下職責：（一）按照本制度要求，做好采購檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和保密工作。（二）加強對采購檔案管理工作的監督檢查，確保采購檔案的完整、準確、安全和保密。第十五條對在采購檔案管理工作中表現突出的個人或部門，給予表彰和獎勵。第十六條對違反本制度，造成采購檔案失泄密的個人或部門，按照相關規定追究責任。第七章附則第十七條本制度由公司采