第十二章文書交際禮儀主要內容知識判斷本章要點文書禮儀概述禮儀訓練社交類禮儀文書

儀式類禮儀文書第一節文書禮儀概述一、禮儀文書的涵義二、禮儀文書的種類與寫作要求三、文書禮儀

一、禮儀文書的涵義

（一）文書的概念“文書”一詞在我國出現甚早。《史記.秦始皇本紀》記載：秦始皇“焚文書而酷刑法，先詐力而后仁義。”《漢書.刑法志》記載：“文書盈于幾閣、典者不能遍睹。”文書是指組織或個人在社會生活中進行管理、聯絡事項、記載情況、表達意圖所形成的體式完整、內容系統的文字材料總稱。

一、禮儀文書的涵義

（二）禮儀文書概念禮儀文書是指在社會交往、禮儀活動中用來調整、改善、發展人與人之間、人與組織群體之間、組織與組織之間相互關系的書面材料與文字。禮儀文書是社會人際交往的基本方式之一。在現代社會中，個人之間，機關、企事業單位及社會團體之間時常發生各種交往，有時要用書面形式進行溝通、聯絡，如邀請出席招待會、開業典禮、座談會、宴會、交易會、學術研討會的柬帖；迎來送往、歡送告別、喜慶場合的歡迎詞、答謝詞、歡送詞、祝酒詞；向有關單位和公眾宣布事項的啟事；還有書信、題詞和婚喪壽誕方面的文書等。

二、禮儀文書的種類與寫作要求

（一）禮儀文書的分類禮儀文書作為一種實用的文書，可以從多角度進行分類。1.禮儀文書的文體種類根據文體寫作的基本要求，文書大致可以分為禮儀函電類（包括一般函電和專用函電）、柬帖類、名片與賀卡類、題詞與啟事類、訃告與悼詞類等多種類型。2.禮儀文書的適用種類禮儀活動涉及到廣泛的社會交往，禮儀文書據此可分為日常交際應酬類（如問候、拜訪、邀約、饋贈、請托、論事、介紹、推薦、建議、辭行、申請、致歉、申明等）、慶典禮儀類（如節日、事務）、人生禮儀類（如生辰、壽誕、婚嫁、喪葬、祭奠）等幾種類別。

二、禮儀文書的種類與寫作要求

（二）禮儀文書的寫作基本要求1.表達方式靈活多樣2.使用語體自由多樣3.運用語言簡潔精練4.反映情感真摯懇切

三、文書禮儀

文書禮儀是指人們在運用文書進行交往中所遵循的禮儀規范。作為社會交往、禮儀活動的文體，禮儀文書主要體現交際雙方的愿望、喜好、情感，反映的是一種“雙邊”關系，只不過使用書面的形式來進行相互接觸、互通信息、交流情感，以便達到相互了解、增進友誼、加強合作的作用。掌握文書禮儀的要求，主要是格式及語言的運用要求，對于成功交往及商務合作有重要意義。

第二節社交類禮儀文書一、賀信、賀電二、祝酒詞三、慰問信四、啟事、聲明

一、賀信、賀電

賀信、賀電是向對方表示祝賀和贊譽的禮儀文書，常用于節日、慶典、竣工、升遷和壽辰等場合，是一種最常見的祝賀方式。賀信還兼有表示慰問和贊揚的成分，如今賀信已經成為表彰、贊揚和慶賀對方在某個方面所作貢獻的一種常用形式。賀電，是通過電報向他人表示祝賀的，一般適用于向取得巨大成績，做出卓越貢獻的集體或個人表示祝賀；用于結婚、大型慶典、晚會或其他慶祝活動等喜事；國家選出新的領導人時友好國家發電祝賀；對重要人物的壽辰的祝賀等。

一、賀信、賀電

（一）賀信的格式1.標題（1）祝賀單位+文種，如XX省人民政府賀信；（2）在第一行正中寫上“賀信”。2.稱呼在標題下面一行項格寫上受賀單位或者個人的稱謂，并加冒號。3.

正文賀信的正文應寫祝賀的內容、對方取得的成績及意義；或者會議召開的意義、必要性。4.

結束語全文應該以祝賀的話作為結束語，如“祝XX圓滿成功”、“祝爭取更大的勝利”、“祝您長壽”等。5.

落款在正文下面靠右，寫上祝賀單位或個人姓名，及日期。

一、賀信、賀電

（二）賀電的格式1.標題（1）發電雙方名稱+文種，如國務院致中國體操隊的賀電；（2）在第一行正中寫上“賀電”。2.稱呼在標題下面一行頂格寫上收電單位或者個人的名稱、姓名，收電人如果是個人，還應在姓名后加上“同志”、“先生”或職務名稱等稱呼，并加冒號。3.正文賀電的正文要根據內容而定，若發給單位或某一地區慶祝活動的，宜在表示祝賀的同時對其做出的各種成績、取得的巨大成就給以充分肯定，并給以鼓舞，提出希望。一般私人之間的交往，則把內容放在祝賀上就可以了。4.結尾賀電的結尾要表達熱烈的祝賀和祝福之意，有的也提出希望。5.落款即在正文右下方署上發電單位或個人的姓名，并寫上發電日期。

二、祝酒詞

祝酒詞是主人在隆重的宴會、酒會開始時的致詞，是用敬酒的方式來表達情意、聯絡感情、活躍氣氛的。一般的宴請，只是說幾句簡短的祝愿性的話，不需要寫書面的祝酒詞。祝酒詞是一種典型的禮儀文書，它不討論一些嚴肅的重大問題，只涉及出席宴會、酒會各方面的友誼性話題。如果在祝酒詞中說嚴肅的話題會沖淡宴會、酒會愉快的氣氛，顯得不合時宜。

二、祝酒詞

（一）祝酒詞的格式1.標題一般寫明宴會名稱和致詞人，如，“XX在XX宴會上的祝酒詞”也可以只寫“祝酒詞”。2.稱謂一般首先稱呼主要賓客，兼顧其他客人，如“尊敬的XXX市長，女士們，先生們”，“尊敬的XXX，各位來賓，各位朋友”。3.正文正文部分一是表明自己的身份，對來賓表示問候；二對賓客的光臨表示歡迎，對以往所受到的幫助、關懷表示感謝，對以往的交往、合作表示肯定，三是對未來合作進行展望。4.結尾最后提議為了健康、友誼、合作等干杯。

二、祝酒詞

（二）祝酒詞的寫作要求1.用語應能體現出熱情誠懇、隨和輕松，若能恰當使用幽默的語言,將會使宴會的氣氛更加活躍。2.要根據對象、場合和雙方關系的融洽程度等來考慮措辭。3.應注意來賓的習俗和禁忌。

三、慰問信

慰問信是表示向對方（一般是同級、或上級對下級單位、個人）關懷、慰問的信函。它是有關機關或者個人，以組織或個人的名義在他人處于特殊的情況下（如戰爭、自然災害、事故），或在節假日，向對方表示問候、關心的應用文。慰問信包括兩種：一種是表示同情安慰；另一種是在節日表示問候。信應寫得態度誠懇、真切。

三、慰問信

（一）慰問信的格式慰問信的格式如下：1.標題第一行正中寫“慰問信”三個字；如果寫成“致XX的慰問信”，那么“慰問信”三個字可移至第二行寫在中間。2.稱謂在標題下一行頂格寫受慰問的單位或者個人的稱呼。寫單位要寫全稱；寫個人，要在姓名之后加上稱呼如“同志”“先生”“師傅”之類，后邊用冒號。在個人姓名前邊，往往還要加上“敬愛的”“尊敬的”“親愛的”等字樣，以表示尊重。3.正文稱謂后另起一行，空兩格起寫正文。正文的內容，應該先說明寫慰問信的原因，或是因為對方在四化建設中取得了成績，或是因為對方遭到了暫時的困難和挫折。其次敘述對方的模范事跡或遇到的困難時表現出來的高尚品質，并向對方表示慰問。再次，寫一些鼓勵和祝愿的話。4.結尾在正文后面或是另起一行空兩格寫“祝”“此致”，然后在下一行頂格寫“節日愉快”“取得更大的成績”“敬禮”等。5.落款署名要寫在另起一行的右半行。如果寫慰問信的單位、個人不止一個，也都要一一寫上。日期寫在署名的下邊，年、月、日都要寫上。

三、慰問信

（二）慰問信寫作注意事項寫慰問信要注意下面兩點：一是要根據所慰問的不同對象，確定信的內容。對在社會物質文化建設中有貢獻的集體和個人，應側重于贊頌他們的巨大成績；對遭到暫時困難的集體和個人，則應側重于向他們表示關懷和支持。二是字里行間要洋溢著同志間深厚感情，要充分體現組織的關心和溫暖，使受慰問者在精神上得到安慰和鼓勵，增強克服困難的勇氣和繼續前進的信心。慰問信的抒情性較強，語言親切、生動。

四、啟事、聲明

（一）啟事1.啟事的含義“啟事”中的“啟”含有“陳述”之意，“事”即“事情”。啟事，就是公開陳述事情。啟事是機關、團體、企事業單位或個人向社會或一定范圍內的人群公布說明或請求予以協助辦理某事項而撰寫的應用文章。啟事可以張貼在允許張貼的公共場所，也可刊登在報刊雜志上，或由電臺、電視臺播出。

四、啟事、聲明

2.啟事的作用“啟事”陳述的事情無論大小輕重，告白的對象無論是個人、團體還是社會公眾，只要采用公開陳述告白的形式，便可稱作發表啟事。啟事的公開告白作用體現在兩個方面：一是在告白對象無法確定具體人，或已確定具體人但不知此人在什么地方的情況下，可以通過公開陳述告白的形式使告白對象聞訊自己出現；二是有些事情的陳述告白雖有具體對象，但也有意面向社會公眾。啟事的作用不是單一的。一方面，啟事的陳述告白對象是特定的；另一方面，啟事還要向社會公眾陳述告白，盡管陳述告白的目的不盡相同，或求于公眾的幫助，或旨在宣傳大眾。這種通過陳述告白公眾而征尋具體對象，或既向特定對象陳述告白又兼告白大眾的雙重功用，是啟事與書信、柬貼、通知等實用文體的主要區別之一。

四、啟事、聲明

3.啟事的類別凡是能夠公開陳述告白的事情，幾乎都可以采用啟事的形式。根據啟事的不同作用和目的，啟事大體可分為以下類別：（1）征召類啟事：如征文啟事、征訂啟事、征婚啟事、招聘啟事、招生啟事等。（2）尋領類啟事：如尋人啟事、尋物啟事、招領啟事等。（3）聲明類啟事：如開業或停業啟事、結婚啟事、更名啟事、遺失啟事、作廢啟事、遷移啟事等。此外還有鳴謝啟事、道歉啟事、喪祭啟事等。

四、啟事、聲明

4.啟事的格式（1）標題啟事的標題寫法有三種形式：一是以文體名稱為標題，如“啟事”；二是寫明事由和文體名稱，如“尋人啟事”；三是寫明發布啟事的單位、事由以及所選擇的文體，如“大華公司的招聘啟事”等。（2）正文啟事的正文需要簡明扼要地交代有關事項、提出要求。尋找類啟事要寫明所找的人或物的特征，尋人要寫明姓名年齡相貌、口音、衣著、聯系人及聯系電話等；尋物要寫清物的名稱、規格、數量、式樣、丟失時間、地點以及聯系人和聯系電話；征召類啟事則要寫征召的目的、對象、條件、應召辦法、優惠條件等,要寫得誠懇、熱情。（3）落款啟事的落款，是在正文右下角寫明發布啟事的單位、部門或個人姓名和撰寫啟事的時間。

四、啟事、聲明

5.啟事寫作注意事項（1）標題簡短醒目。啟事的標題要力求簡短、醒目，高度概括，能夠吸引公眾的眼睛。（2）內容嚴密、完整、明確。啟事正文要求內容單一，一事一啟；語言表述應嚴密完整、清楚明確，切忌敘事枝蔓、文字冗贅。（3）措辭鄭重嚴謹。啟事陳述的都是鄭重嚴肅的事情，所以啟事的行文應該以平實嚴謹為宜，不能別出心裁、標新立異。涉及專業術語時，更要求絕對準確，以免產生歧義，使公眾誤解。（4）注意運用禮貌語言。由于啟事沒有強制性和約束力，所以就要特別注意運用禮貌語言，以誠懇的態度打動公眾，使公眾產生信任感，達到預期的效果。

四、啟事、聲明

（二）聲明1.聲明的概念聲明是國家、機關、單位、團體或個人，對某些重要問題或重大事件向公眾披露或澄清事實，表明自己立場、態度和主張的文體。聲明不能寫成“申明”，“申明”的意思是“鄭重說明”。“聲明”有兩個義項，一是作為動詞用，意思是“公開表示態度或說明真相”。這個義項與“申明”意思相近，但仍有差別，“聲明”強調公開宣布，而“申明”則強調態度的審慎嚴肅。二是作為名詞用，意思是“聲明的文告”，是一個文種，而“申明”不可作為文種使用。聲明的發布者可以是單位，可以是個人。政府也經常使用這個文種來公開表達自己的態度和立場。如果聲明事項涉及比較復雜的法律問題，或自己沒有足夠的時間、精力親自處理，聲明人也可以委托律師發表聲明。

四、啟事、聲明

2.聲明的種類常見的聲明有兩類：一類是政治性聲明，例如，兩個及兩個以上的國家、政黨、團體就會談的問題發表的聲明；另一類是日常社會生活事物的聲明，如遺失聲明等。

四、啟事、聲明

3.聲明的格式（1）標題（2）正文（3）落款

四、啟事、聲明

4.聲明寫作注意事項（1）聲明的內容要真實，表述要簡明扼要，措辭要得體。（2）聲明內容不能侵犯他人權利。有的聲明大多為了維護自己的合法權益，但在表達自己的態度、立場時，要注意不能侵犯他人合法權益。（3）遺失聲明登報時另有格式。遺失聲明在報紙上刊登時，報社通常會從廣告處理和版式設計的角度對其格式進行處理。

第三節儀式類禮儀文書一、請柬二、迎送致辭三、答謝詞四、開幕詞、閉幕詞

一、請柬

（一）概念請柬又稱請貼，是人們在節日和各種喜事中請客用的一種簡便邀請信。請柬是為邀請賓客參加某一活動時所使用的一種書面形式的通知。一般用于聯誼會、與友好交往的各種紀念活動、婚宴、誕辰或重要會議等，發送請柬是為了表示舉行的隆重。請柬通常也稱作請帖。

一、請柬

（二）請柬的種類和形式請柬種類按內容可以分為喜慶請柬和會議請柬；請柬按照形式來分，可分為橫式寫法和豎式寫法。

一、請柬

（三）請柬的格式1.標題在封面上寫的“請柬”(請帖)二字就是標準，一般要做一些藝術加工，可用美術體的文字，文字的色彩可以燙金，可以有圖案裝飾等。需說明的是，通常請柬已按照書信格式印制好，發文者只需填寫正文而已。封面也已直接印上了名稱“請柬”或“請帖”字樣。2.稱呼要頂格寫出被邀請者(單位或個人）的姓名名稱。如“某某先生”、“某某單位”等。稱呼后加上冒號。3.正文要寫清活動內容，如開座談會、聯歡晚會、生日派對、國慶宴會、婚禮、壽誕等。寫明時間、地點、方式。如果是請人看戲或其它表演還應將入場券附上。若有其它要求也需注明，如“請準備發言”、“請準備節目”等。4.結尾要寫上禮節性問候語或恭候語，如“致以——敬禮”、“順致——崇高的敬意”、“敬請光臨”等，在古代這叫做“具禮”。5.落款署上邀請者(單位或個人)的名稱和發柬日期。

一、請柬

（四）請柬寫作注意事項請柬主要是表明對被邀請者的尊敬，同時也表明邀請者對此事的鄭重態度，所以邀請雙方即便近在咫尺，也必須送請柬。凡屬比較隆重的喜慶活動，邀請客人均以請柬為準，切忌隨便口頭招呼，顧此失彼。請柬是邀請賓客用的，所以在款式設計上，要注意其藝術性，一幀精美的請柬會使人感到快樂和親切。選用市場上的各種專用請柬時，要根據實際需要選購合適的類別、色彩、圖案。請柬要在合適的場合發送。一般說來，舉行重大的活動，雙方又是作為賓客參加，才發送請柬。尋常聚會，或活動性質極其嚴肅、鄭重，對方也不作為客人參加時，不應發請柬。措詞務必簡潔明確、文雅莊重、熱情得體。二、迎送致辭（一）概念歡迎詞、歡送詞統稱迎送詞，是用以表示歡迎、歡送的文辭。它們都用于具有賓主關系的交往場合，且大多是在一定的儀式上（如賓至、賓歸的迎送會，招待宴）當眾演說的文稿。感情真摯，語言文雅大方，如是國際間的迎送往來還應使用適當的外交辭令；內容精要，篇幅簡短，一般不涉及具體的細節問題，重在表示熱情友好的交往態度。二、迎送致辭（二）迎送致辭的格式1.標題一種是單獨以文種命名。如“歡迎詞”或者“歡送詞”；另一種是由活動內容和文種名共同構成。例如，“在歡迎×××領導宴會上的講話”。2.稱謂稱謂有專稱和泛稱兩種。專稱要寫明賓客的姓名，前面加上職務、頭銜和表示尊敬、親切的詞語；泛稱有“女士們”、“先生們”、“同志們”、“朋友們”等等，用以表示對所有到場者的尊重。3.正文（1）歡迎詞正文（2）歡送詞正文4.祝語歡迎詞一般應寫上再次對客人表示歡迎的話；歡送詞一般寫上“祝×××先生一路平安”或“希望××先生再次光臨”等禮節性用語。二、迎送致辭（三）迎送致辭寫作注意事項1.要熱情而有禮貌，體現出真情實感。2.要善于巧妙地表達自己的原則立場。3.要尊重對方的風俗習慣、宗教信仰等，不講對方忌諱的內容。4.語言要精練、明快，語氣要熱情、友好，篇幅要簡短適當。

三、答謝詞

（一）概念答謝詞是與歡迎詞相對應，答謝詞是由賓客出面發表的對主人的熱情接待表示感謝的講話稿。（二）答謝詞的格式答謝詞由標題、稱呼、開頭、正文、結語五部分構成。1.標題標題一般用“答謝詞”作為標題。2.稱呼稱呼與歡迎詞相同。3.開頭開頭對主人的熱情接待表示感謝。4.正文正文暢敘情誼或表明自己來訪的意圖、誠意，申述有關的愿望。5.結語結語祝愿或再次表示謝意。

三、答謝詞

（三）答謝詞的寫作要求1.使用客套話與充滿真情在禮儀場合,必要的客套話是不能省略的,如“感謝”“致敬”之類熱情洋溢、充滿真情的詞語。2.尊重對方習慣到異地做客,要了解當地的民情、風俗，尊重對方習慣。3.注意照應歡迎詞主人已經致辭在前，作為客人不能“充耳不聞”。答謝詞要注意與歡迎詞的某些內容照應，這是對主人的尊重。即使預先準備了答謝詞，也要在現場緊急修改、補充或因情、因境臨場應變發揮。4.篇幅力求簡短歡迎詞、答謝詞都是應酬性講話，而且往往是在公關禮儀活動剛開始時發表的，下面還有一系列的活動等著進行，因此篇幅要力求簡短，不宜冗長拖沓，以免令人厭煩。

四、開幕詞、閉幕詞

（一）開幕詞1.開幕詞的涵義和用途開幕詞是黨政機關、企事業單位和群眾團體的領導宣告會議開始、交代會議任務、闡述會議宗旨和介紹與會議有關事項的致辭。一般出現在表示歡迎的致辭后，旨在闡明本次會議的指導思想、宗旨、性質和重要意義等，提出本次會議的重要任務、議程和要求，在語言上簡潔明快、富有激情。

四、開幕詞、閉幕詞

2.開幕詞的特點（1）宣告性致開幕詞之后，才陸續展開會議的各項議程。開幕詞是會議的序曲、標志。（2）導引性開幕詞的導引性，體現在闡明會議的宗旨、任務、目的意義等。（3）鼓動性鼓動性表現在對期望開好會議的良好祝愿，介紹會議的議程和宗旨，以激勵與會者的參與意識，調動大家開會的積極性。

四、開幕詞、閉幕詞

3.開幕詞的結構和寫法（1）標題由會議全稱加開幕詞構成；把致開幕詞的領導人姓名寫進標題中，標題下面注明開會時間；正副題結合式。正標題概括會議的宗旨，副標題注明會議名稱及“開幕詞”。（2）正文正文包括開頭、主體和結尾三部分。①開頭稱謂后，宣布大會開幕，注意用語必須簡短、有鼓勁性。介紹會議的規模、出席會議人員情況、會議的籌備情況等，對會議的召開及與會人員表示祝賀。②主體包括的內容有：說明與會議有關的形勢、會議的目的或任務；闡明會議的指導思想、主要任務（議題和議程）、會議的意義并對會議作出預示性的評價；對與會者提出希望、要求。（3）結語一般用祝愿會議圓滿成功的話語作結。如：“預祝大會圓滿成功”。

四、開幕詞、閉幕詞

4.注意事項（1）處理好與大會報告的關系。不要將開幕詞寫成大會報告的縮寫稿。在開幕詞中只提示會議宗旨、意義、議程，不展開大會議程的有關內容。（2）注重營造莊重熱烈的會議氣氛。用語必須：莊重嚴肅，生動，有感情色彩。（3）語言明快、流暢。用字謹慎，大方有禮，不卑不亢，盡可能口語化，與會議場景氣氛和諧、融洽。

四、開幕詞、閉幕詞

（二）閉幕詞1.閉幕詞的涵義和用途閉幕詞是在重大會議即將結束時，由有關領導向全體與會人員所作的總結性講話。閉幕詞帶有一定的評估性和總結性，指出本次會議的意義和成果，便于會后進一步貫徹會議精神。閉幕詞與開幕詞的關系：互相呼應，各有側重，各具特色。

四、開幕詞、閉幕詞

2.閉幕詞的特點（1）總結性閉幕詞是在會議可活動的閉幕式上使用的文種，要對會議內容、會議精神和進程進行簡要的總結會并作出恰當評價，肯定會議的重要成果，強調會議的主要意義和深遠影響。(2)概括性閉幕詞應對會議進展情況、完成的議題、取得的成果、提出的會議精神及會議意義等進行高度的語言概括。因此，閉幕詞的篇幅一般都短小精悍，語言簡潔明快。(3)號召性為激勵參加會議的全體成員實現會議提出的各項任務而奮斗，增強與會人員貫徹會議精神的決心和信心，閉幕詞的行文充滿熱情，語言堅定有力，富有號召性和鼓動性。(4)口語化閉幕詞要適合口頭表達，寫作時語言要求通俗易懂、生動活潑。

四、開幕詞、閉幕詞

3.閉幕詞的結構和寫法（1）標題與開幕詞基本相同，但文種為“閉幕詞”。（2）正文稱謂之后，一般簡要回顧：大會的議程，有關報告人講話的要點，肯定大會的成績或收獲。主體部分總結：大會取得了什么成果、達到了什么目的，會議的基本精神和會議的影響等。有些閉幕詞還分析當前形勢、指出今后任務等。主體部分結尾：貫徹落實大會精神的號召、希望和要求，表示祝愿，宣布大會勝利閉幕。對保障會議順利進行的有關單位和個人表示感謝。（3）結尾一般就一句話：現在，我宣布，××××會議閉幕。

四、開幕詞、閉幕詞

4.注意事項（1