承德兆豐鋼鐵集團有限公司程序文件CDZF-CX-01A版

文件控制程序

受控狀態：受控

編制部門：辦公室

審核人：

批準人：

2013-5-28升匕準2013-6-1實施

更改狀態表

版本號修改號修改條款修改頁碼批準人實施日期

A版0發布—曹建林2013-6-1

文件控制程序

1目的

為了使管理體系內各文件得到規范、有效管理，確保各使用處文件均為有效

版本的適用文件，特制定本程序。

2適用范圍

適用于綜合管理體系文件的控制。

3術語

3.1受控：是指文件的編制、審批、評審、更新、發放、使用、作廢等過程都處

于控制狀態，確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。

3.2管理手冊：闡明管理體系的范圍、方針、目標，刪節說明，規定管理職責，

描述管理體系要求及相互關系的文件。

3.3程序文件：對相關的控制活動規定具體實施內容、范圍、目的、職責、方法

和步驟，以實現管理要求的文件。

3.4作業文件：對某些操作或控制過程做出更加具體規定的文件，是程序文件的

支撐性文件。

3.5管理文件：指職能處室代表公司在履行管理職能時，對公司相關處室和單位

提出要求所形成的管理文件。管理文件等同于公司專業管理制度或辦法。

3.6電子文件：指按規定程序產生，以數碼形式記錄于計算機硬盤、磁帶、磁盤、

光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、并通過特定網絡系統傳送的文件。

4主要職責

4.1總經理負責批準發布管理手冊。

4.2各專業管理者代表負責批準發布程序文件和作業文件。

4.3辦公室為綜合管理體系文件的歸口管理，負責策劃編寫體系文件，組織編制

質量、安全、環境、能源管理手冊、程序文件等各類管理體系相關文件的編制、

評審和修改。負責管理手冊、程序文件等文件（含外來文件）的發放、回收和處

置。

4.4其余各單位負責相關文件的編制、使用和保管，建立本部門文件控制清單。

5工作程序

5.1文件的分類

5.1.1管理類文件：主要包括管理手冊（含質量、職業健康安全、環境、能源目

標、指標和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司專業管理的管理制度、管

理辦法等）；

5.1.2技術類文件：主要包括技術標準、環境標準、安全標準、能源標準、工藝

技術規程、標準化作業指導書、設備規程、檢驗規程、試驗規程、測量設備校準

辦法、質量計劃、技術圖紙、績效參數等。

5.1.3外來文件：國內外的各類管理標準和技術標準、法律、法規，外來的技術

圖紙，質量、環境、職業健康安全、能源公文等。

5.2文件的控制

管理體系文件控制主要是指文件的編制、審批、發布、發放、修改、保存、

作廢、銷毀等。

5.2.1文件的編制與審批

5.2.1.1管理體系文件的編制應符合國家有關法律、法規、政策與管理體系標準

的要求，并結合公司現狀，文件應具有可操作性。

5.2.1.2辦公室組織編制管理手冊，經管理者代表審核后，由總經理批準發布。

5.2.1.3辦公室依據管理手冊的要求，結合公司實際現狀，組織相關部門編制管

理體系程序文件,經專業管理者代表審核或組織會審后，由管理者代表批準發布。

5.2.1.4各相關部門管理、作業類文件由各歸口部門負責編制，處室領導負責審

核，由各專業管理者代表批準。內容涉及其他相關部門的，與相關部門溝通確定。

5.2.1.5各分廠作業文件由分廠按規定進行編制、審核、批準，并報歸口相關部

門和辦公室備案。

5.2.2文件發放

5.2.2.1管理手冊和程序文件由辦公室確定發放范圍、進行發放，必須確保

在使用處獲得適用的有效版本。并作好發放記錄。

5.2.2.2各部門的作業文件，由各部門規定文件發放范圍，至辦公室備案，確定

文件編號。由各部門發放，并作好文件發放記錄，文件領取人需在文件發放登記

表上簽名。

5.2.2.3受控文件不允許復印。使用部門文件數量不夠時，可向文件編制部門申

請增發，經文件編制部門批準后進行增發。

5.2.2.4文件破損嚴重、影響使用時以及文件使用人將文件丟失后，使用部門應

向文件編制部門提出補發申請，寫明原因，經編制部門批準后進行補發。屬破損

的文件，須交回破損原件，補發新文件，新文件的分發號仍沿用原文件的分發號,

文件管理員將破損文件銷毀；屬丟失的文件，在補發時仍沿用原文件的分發號。

5.2.3文件的更改、換版與作廢

5.2.3.1文件的更改時，應說明要求更改的原因和條款。

a）管理手冊的更改由辦公室負責，報管理者代表審核，總經理批準。

b）因公司機構調整或體系運行中發現問題，由此而涉及到的程序文件更改，

由程序文件編制歸口部門提出文件更改申請，經專業管理者代表批準后，對文件

進行修改。

c）各部門下發的文件需修改的，文件編制部門應提出文件更改申請，寫明更

改理由、更改前內容、更改后內容，經專業管理者代表批準后交辦公室，由辦公

室發放。文件經多次修改，需要換版的，應由文件編制部門重新編制，經專業管

理者代表批準后，由辦公室發放新版文件并同時收回原文件C

d）各分廠編制的崗位作業規程、作業指導書的更改，由各分廠提出文件更改申

請，寫明更改理由、更改前內容、更改后內容，經專業管理者代表批準后交辦公

室，由辦公室發放。對文件的變更，應有該文件的原審核和批準的相同職能部門

進行審核和批準。

5.2.3.3文件需作廢的，由文件編制部門提出申請，經專業管理者代表批準后方

可作廢。作廢文件由編制部門做好回收記錄。

5.2.3.4為積累知識和追溯歷史，具有保留價值的作廢義件，義件歸口部門應向

辦公室書面說明，辦公室加蓋“作廢保留”印章，與現行有效文件隔離保存，生

產和檢驗現場不得保留。

5.2.3.5無保留價值的作廢文件由相關部門造冊登記，報管理者代表批準后銷

毀。填寫《文件回收登記表》、《文件/記錄銷毀登記表》。

5.2.4文件的管理

5.2.4.1辦公室建立管理體系的《文件控制清單》。各部門建立本部門《文件控

制清單》，指定專人管理本部門使用的文件。

5.2.4.2文件正本必須有審核人和批準人簽名或蓋章，并歸檔保管。

5.2.4.3借閱、復制與管理體系有關的文件，應由相關部門負責人按規定權限審

批后再向資料管理員借閱、復制.復制的受控文件必須由資料管理員登記編號。

5.2.4.4公司已建立辦公自動化系統，對需要通過此系統發布的文件由辦公室負

責文本的有效性和可追溯性，凡以電子版形式發布的文件，使用者可自行打印，

但以電子版為唯一有效版本。電子版文件由系統自動生成發送記錄,不再填寫《文

件發放登記表》。

5.3文件評審和確認

5.3.1公司管理手冊的評審和確認由辦公室組織實施；確認工作每年進行一次，

必要時予以修改或換版。

5.3.2文件評審的內容

a）與相應管理體系標準的符合性；

b）文件的充分性、適宜性、可操作性及管理的有效性；

c）文件之間的相容性。

5.3.3當管理體系、產品結構和工藝流程等發生變化時，需及時進行文件評審。

5.3.4各部門須將文件評審和確認情況報辦公室。

5.4文件分類、編號

5.4.1本公司文件共分三層：管理手冊、程序文件、作業文件（部門和分廠）。

5.4.2文件編號

5.4.2.1管理手冊編號方法：

CDZF—SC—2013

公司代號管理手冊生效年號

5.4.2.2程序文件編號方法：

CDZF—Q—XXX

公司代號程序文件代號