辦公自動化系統管理制度1.前言辦公自動化系統（OfficeAutomationSystem，OAS）是現代企業管理中不行或缺的一部分，它通過集成多種辦公應用軟件，供應高效的信息處理、協同辦公和決策支持本領。為了更好地管理和保障辦公自動化系統的正常運行，訂立本管理制度，旨在明確辦公自動化系統的使用規范和管理流程。2.安全保密管理2.1系統賬號管理調配系統賬號的權限僅限于經過授權的管理人員，確保系統賬號的安全性和真實性。每個員工只能擁有一個有效的系統賬號，禁止共享賬號，賬號和員工身份一一對應。員工離職或崗位更改時，應及時禁用或刪除相關賬號，并記錄相關操作。2.2密碼管理員工在使用辦公自動化系統時，必需使用安全性強的密碼，并定期更換密碼。禁止將密碼以明文形式存儲在計算機或其他媒體中。禁止員工將個人密碼透露給他人或以任何方式泄露。2.3數據備份與恢復開展定期的數據備份工作，確保緊要數據的安全可靠。禁止將備份數據存儲在辦公區域之外的非授權設備中。定期進行數據恢復演練，以驗證備份數據的可用性。2.4網絡安全管理限制辦公自動化系統的外部訪問，僅允許經授權的人員在安全網絡環境下遠程訪問。定期進行系統和網絡安全評估，及時修補系統漏洞。員工離開辦公區域時，必需鎖定計算機屏幕或退出系統，確保信息的安全性。3.系統使用規范3.1系統訪問權限管理對于辦公自動化系統的訪問權限，采取權限分級制度，確保不同崗位的員工擁有不同的權限。禁止員工超出權限進行未經授權的操作。定期審查系統訪問權限，及時調整和授權。3.2文件管理與共享文件應依照統一的規范進行分類、命名和保管，確保文件的組織結構清楚，易于查找和共享。緊要文件應進行加密處理，避開非授權人員查閱和竄改。共享文件應設置權限，限制訪問和編輯，確保信息的安全性和版本掌控的全都性。3.3系統使用監控對辦公自動化系統的使用情況進行定期監控，包含登錄次數、登錄時間、操作記錄等。發現員工欠妥使用或違規操作系統的行為，應及時采取相應的矯正措施，并記錄相關事宜。3.4系統故障處理發生系統故障時，應及時通知系統管理員或相關技術人員進行處理和修復。對于無法恢復的系統故障，應訂立相應的應急措施，確保業務連續性。4.系統維護管理4.1系統更新與升級在系統正常運行期間，定期檢查、更新和升級辦公自動化系統，以提升系統的穩定性和功能性。在升級或更換硬件設備時，應訂立認真的方案和計劃，確保系統更新和遷移的順利進行。4.2系統性能優化定期進行系統性能評估和優化，確保辦公自動化系統的高效運行。在發現系統性能下降或系統壓力加添時，應及時采取優化措施，包含資源調整和性能監控等。4.3系統故障排查與分析當系統顯現故障時，應及時排查故障原因，并訂立相應的修復方案。對于頻繁顯現的故障，應進行深入的分析和處理，以提升系統的穩定性和可靠性。5.培訓與宣傳5.1外部培訓與學習資源組織員工參加與辦公自動化系統相關的培訓和學習活動，提升員工的本領和技術水平。對于新加入的員工，應供應系統使用培訓，確保其能夠嫻熟掌握系統的基本操作和規范。5.2內部培訓與知識共享建立內部培訓和知識共享機制，鼓舞員工相互學習和共享使用經驗。定期組織經驗溝通會議，共享系統使用技巧和管理經驗，提升全員的使用效能和管理水平。6.風險管理與顯現違規行為處理6.1風險管理建立完善的風險管理機制，識別和評估辦公自動化系統的相關風險，并訂立相應的風險防范和掌控措施。定期進行風險排查和評估，及時處理和應對潛在風險。6.2違規行為處理發現員工存在違規操作或濫用系統資源的行為，應及時進行調查和處理，依據公司規定進行相應的懲罰。對于嚴重違規行為，應依法追究相應的法律責任。7.附則本規章制度自發布之日起執行，全部員工必需遵守。如有違反規定的行為，必需承當相應的責任和后果