第4頁共4頁2024年工程備用金使用制度模版備用金管理制度第一章總則一、為確保日常小額支付需求，特設立專用備用金儲備。二、備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩類，以滿足不同情境下的資金需求。第二章備用金分類三、定額備用金系指因頻繁支出而需持續周轉的現金，其特點在于使用時間長且相對固定。四、臨時備用金則針對臨時性需求而借支，具有一次性、使用時間較短的特點。第三章定額備用金與借款管理規定第一條備用金借款申請與報銷手續一、員工需臨時借用備用金時，應首先向財務部申領“借款單”。財務人員依據實際需求發放一式兩聯的“借款單”，借款人需按規定格式填寫并辦理簽字手續。財務人員審核無誤后，方可辦理付款。二、業務完成后，借款人須在三日內向財務部提交“報銷單”，填寫完整并經主管領導審批后，返回財務部。財務人員依據財務制度審核無誤后，辦理報銷手續。三、報銷時，財務人員需查閱“備用金”臺賬，對超支部分及時退還，不足部分則要求借款人退回余額以結清原借款。四、長期借用備用金的人員，由財務部根據實際情況核定固定數額并明確使用范圍。使用部門應設專人管理，妥善保存相關票據，并設立登記簿記錄支出情況。經管人員需按月向財務部報告備用金使用情況，前賬未清不得續借。特殊情況下需延期結算的，需提前向財務負責人說明并獲批準。五、財務部經理對借款合理性進行復審，并依據現金管理制度進行總體監督與分析。第二條備用金與借款額度一、采購員零星采購用款單次限額為____元，超出此限額的材料采購應由供貨方持合法憑證，經審核批準后辦理支付手續。單筆超過____元的采購需遵循工程部合同審批程序。二、員工因公出差借款額度根據預計天數、費用等核定。三、各工程項目備用金額度根據項目情況暫定為每周____萬至____萬，特殊情況需由項目經理向總經理申請審批。四、其他借款額度根據實際情況核定。第三條備用金借款支付方式備用金與借款支付方式包括現金、支票及其他銀行結算方式，具體依據工作與管理需求辦理。備用金額度隨支出業務變化而調整，并對使用對象和用途進行嚴格審定。第四條備用金管理細則一、實行專人借支、專人負責制，嚴禁轉借或以臨時備用金性質借支他人。二、以支票及銀行結算方式借款的，需在票據上簽收并注明票據號碼。三、理賠、押金等性質借支在取得正式收據后，可及時辦理轉賬手續。未經財務手續轉借的，財務不予承認。四、部門審核主管為臨時性備用金歸還的第一責任人，需監督經辦人及時辦理報銷歸還手續。五、現金借款原則上由借款人以現金方式歸還或以費用報銷抵沖。六、因生活困難等原因的借款按核定歸還時間催收。七、出納需每月清理臨時性個人備用金借款，逾期未還者將從工資中扣除。八、定額備用金借款期限最長不超過一年，每年清理一次。需續借者需重新辦理審批手續，清理時間為每年____月____日。九、財務部有權隨時抽查備用金使用情況，發現違規使用將收回備用金。十、對使用率不高的備用金應及時收回并重新核定金額。十一、確需增加備用金額度的，按初次申請流程辦理；跨年度使用備用金的需在年底重新辦理借款手續。十二、因人員變動導致的定額備用金責任人變更需辦理變更手續，即原責任人還款、新責任人借款。十三、財務部每年末需對其他應收款-備用金科目進行對賬，并請借款人簽字確認。2024年工程備用金使用制度模版（二）備用金管理制度第一章總則第一條為確保日常運營中零星支付的順利進行，特設立專用備用金儲備。第二條備用金分為定額備用金與臨時備用金（借款）兩種類型。第二章備用金分類第三條定額備用金：指因支出頻繁等原因需長期周轉的現金，具有時間跨度長、數額相對固定的特點。第四條臨時備用金：指因臨時性需求而借支的現金，具有一次性使用、時間周期較短的特征。第三章定額備用金與借款管理規定第一條備用金借款申請與報銷流程一、工作人員需臨時借用備用金時，應首先向財務部申領“借款單”。財務人員依據實際需求向借款人發放一式兩聯的“借款單”。借款人需按照規定的格式和內容填寫借款單，并按既定流程完成簽字手續。財務人員需審核簽字后的“借款單”內容是否準確無誤，確認無誤后方可辦理付款。二、借款人員完成業務后，應在三日內向財務部提交“報銷單”，并詳細填寫各項規定內容。經主管領導審批后，將“報銷單”返回財務部。財務人員依據財務制度嚴格審核無誤后，辦理報銷手續。三、在辦理報銷手續時，財務人員需查閱“備用金”臺賬，核對報銷人員的原借款金額。對于報銷后產生的超支部分，應及時以現金形式退還本人；若報銷后金額低于原備用金，則應要求報銷人退回差額部分以結清借款。四、對于因業務需要長期借用備用金的人員，財務部可根據實際情況核定固定金額，并明確使用范圍。使用部門需設立專人負責定額備用金的管理，該人員需妥善保管支付憑證、發票及報銷單據，并設立備用金登記簿，詳細記錄各項零星支出。經管人員需按月向財務部報告備用金使用情況，前賬未清者不得繼續借款。如遇特殊情況無法按時結算，需提前向財務負責人說明原因，經同意后方可延期。五、財務部經理需對借款的合理性進行復審，并對借款總額進行總體監督。同時，根據前期現金使用情況進行分析，依據現金管理制度做出判斷。第二條備用金與借款額度管理一、采購員借用的零星采購款項，單次不得超過____元。對于超過____元的材料采購，應由供貨方提供合法、真實、完整的原始資料，并按規定程序經審核批準后，到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付及結算手續。單筆超過____元的采購，必須遵循工程部制度規定，通過合同審批程序進行采購。二、員工因公出差借款，需根據預計的出差天數、往返路費、住宿費等費用核定借款額度。三、各工程項目的備用金額度，根據各項目具體情況暫定為每周____萬至____萬。如遇特殊情況，需由項目經理提前向總經理說明情況并獲得審批。四、其他借款根據實際情況核定金額。第三條備用金借款支付方式備用金與借款的支付方式包括現金、支票及其他銀行結算方式。具體支付方式應根據工作需要和管理需求確定。備用金額度根據支出業務的變化進行調整，并對使用對象和用途范圍進行嚴格審定。第四條備用金管理細則一、實行專人借支、專人負責制度，嚴禁將備用金全部或部分轉借他人或以臨時備用金名義借支。二、以支票及銀行結算方式借款的，必須在銀行結算票據上簽收，并在《付款憑單》上注明票據號碼。三、對于理賠、押金等性質的借支，在取得對方單位正式收據后，應及時辦理轉賬手續。四、具體借支人為借支款項的責任人。若發生轉借或其他情況而未辦理相關財務手續的，財務部不予承認。五、部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一責任人，需監督經辦人及時辦理報賬歸還手續。六、以現金方式借款的，一般情況下由借款人以現金方式歸還或以本人發生的費用報銷抵沖。七、因生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收。八、出納需于每月____號前清理臨時性個人備用金借款。對于不按時歸還的，財務部將向人事部提供相關信息及欠款金額，并從其工資中扣除。九、定額備用金的借款時間最長不得超過一年，每年需清理一次。如需繼續借用，需重新辦理申請審批手續。每年清理時間為____月____日。十、財務部有權對各部門備用金的使用情況進行抽查。一旦發現未按規定使用、挪用或占用備用金的情況，財務部有權收回借用的備用金。十一、對于使用率不高的備用金，財務部應及時收回并重新核定備用金金額，同時收回差額部分。十二、若2024年工程備用金使用制度模版（三）尊敬的各部門：為提升異地分公司的日常運營效率，實現資源的優化配置，我們特此制訂本規定。此規定將適用于所有異地分公司。以下是具體的管理細則：1、備用金持有權限：每個異地分公司僅允許一名負責人或行政人員持有備用金，且一人一責。2、備用金使用規定：2.1需設立《備用金使用記錄表》（附件一），詳實記錄備用金使用情況。2.2對于小額采購，若采購總額不超過____元，可由分公司負責人簽字批準后，使用備用金進行。2.3對于緊急采購任務，采購金額超過____元，需提交由分公司負責人及VP簽字的申請單至營銷管理部，注明“申請使用備用金”。經營銷管理部審核確認采購必要性并簽字同意后，分公司方可使用備用金。2.4每月最后一個星期需對本月備用金使用情況進行報銷。2.5備用金報銷沖抵完成后，方可申請下一次備用金。2.6每月最后一個工作日，需將本月《備用金使用記錄表》轉交營銷管理部存檔。3、備用金借款額度與周期：3.1備用金借款額度上限為____元。3.2原則上，借款周期不得低于____個月，且需在上次備用金借款報銷沖抵完成后，方可申請新的備用金。4、備用金借款流程：4.1由分公司負責人或行政人員通過財務系統提交“借款申請”，收款賬戶應為公司專用的備用金銀行卡。4.2經部門領導、分管高管及財務負責人在財務系統上審批，財務負責人需重點核查上次備用金借款是否已沖抵完成。4.3申請人將審批通過的借款申請電子版發送至營銷管理部。4.4營銷管理部將單據內容備案，經分管高管簽字確認后提交財務。4.5財務部門根據單據信息辦理付款。5、備用金報銷流程：5.1借款人根據實際使用情況，填寫“日常費用報銷單”以沖抵相應借款，整理好對應的發票、采購申請單復印件