2024年公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1

一、每期月結賬后會計人員應及時打印會計憑證，按照會計規范裝訂成冊。

二、每期年結賬后會計人員應及時打印各類會計賬冊，按照會計規范裝訂成簿。

三、每期的財務報表、稅務報表、其他相關財務資料應規范整理，定期裝訂。

四、會計憑證、會計賬簿、財務報表、稅務報表、其他相關財務資料嚴格按照會計檔案規范

進行保管。

五、會計檔案的'查閱權限限于財務人員、稅務檢查人員、公司總經理及副總經理，其他人

員查閱會計檔案需經總經理批準，并在財務人員的監督下在財務室內進行查閱。

公司檔案管理制度2

第一條為了加強農村檔案工作，規范村級檔案管理，服務新形勢下的衣村工作，根據《中華

人民共和國檔案法》《中華人民共和國村民委員會組織法》《中華人民共和國農業法》和國家有

關規定，制定本辦法。

第二條本辦法所稱村級檔案是指村黨組織、村民委員會、村集體經濟組織等（以下簡稱村級

組織）在黨組織建設、村民自治、生產經營等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等

不同形式和載體的歷史記錄。

第三條村級檔案工作主要包括村級組織對村級檔案進行的收集、整理、保管、鑒定、利用等

工作。

第四條村級檔案工作實行統一領導、集中管理、安全方便的原則。

村級組織應將檔案工作作為村級工作的重要事項，健全相應的工作制度，明確領導、健全機

制、保障經費，確保檔案的真實、完整、規范和安全。

第五條村級檔案工作在業務上接受鄉鎮人民政府、檔案行政管理部門、民政部門、農業部門

和相關部門的監督和指導。

第六條村級組織應當指定專人負責檔案的收集、管理和提供利用。有條件的'村應當設立專

用檔案柜和檔案庫房集中管理檔案。

檔案管理人員應當具有良好的政治素質，遵紀守法，忠于職守，具備相應的檔案管理知識,

并經過一定的檔案業務培訓。

第七條村級組織形成的具有保存價值的文件材料，均應當按照要求規范整理后歸檔，任何組

織和個人不得據為己有或者拒絕歸檔。

縣級檔案行政管理部門可以依據《村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附件）的規

定，制定符合本地實際的村級文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

第八條村級檔案一般包括文書、基建項目、設施設備、會計、音像、實物等類別。各類文件

材料整理方法和歸檔時間如下：

（一）文書類應當按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-20xx）或者《歸檔文件整理規則》

（DA/T22-20xx）的要求進行整理，于次年上半年歸檔。

（二）基建項目類應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-20xx）,并參

照《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-20XX）的有關規定及時整

理歸檔。

（三）設施設備類應當在開箱驗收后即時歸檔,使用維修記錄等按照《科學技術檔案案卷構成

的一般要求》進行收集管理。

（四）會計類應當按照《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局令第79號）的要求進行收集整

理，在會計年度終了后于次年3月底之前歸檔。

（五）照片應當按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-20XX）,《數碼照片歸檔與管理規范》

（DA/T50-20xx）整理，由拍攝者在拍攝后1個月內將照片原圖連同文字說明一并歸檔。

（六）電子文件應當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-20xx）收集歸檔

并管理。

（七）實物和其他門類按照檔案工作有關規定及時歸檔。

第九條檔案制成材料和裝訂材料應當符合檔案保護的要求。

第十條檔案庫房應當采取防火、防盜、防水（潮）、防光、防塵、防磁、防高溫、防有害生物

等措施。

檔案管理人員應當定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。對音像檔案和電子檔案，要定

期檢杳信息記錄的安全性，確保檔案可讀可用。

第十一條不具備檔案安全保管條件的，應當將檔案交由鄉鎮檔案機構代為保管，村級組織可

以保存檔案目錄等檢索工具以方便利用。

第十二條村級組織換屆選舉后10日內，應當履行檔案交接手續。必要時可以在選舉前將檔

案暫存鄉鎮政府。村以及村民小組在設立、撤銷、范圍調整時，應當將檔案妥善移交。

檔案工作人員離任時應當進行檔案移交，履行交接手續，防止檔案散失。

第十三條銷毀已達到保管期限的檔案時，應當成立檔案鑒定工作小組及時進行鑒定。

鑒定工作小組由村級檔案管理人員和形成檔案的村級組織的人員（或者村民代表）組成，鑒定

后應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應當清點核對并編制檔案銷毀清冊，經過必

要的審批手續后按照規定銷毀。

禁止擅自銷毀檔案。村級檔案銷嬲青冊應當永久保存。

第十四條村級檔案工作應當積極推進檔案信息化建設，配備必要的設施設備和檔案管理軟件,

建立檔案電子目錄和全文數據庫，逐步實現檔案的信息網絡共享。

第十五條村級檔案工作應當建立檔案查閱利用制度，為本村各類組織及其成員、村民提供服

務。杳閱檔案要遵守利用規定、履行查閱手續，不得有涂改、損毀、調換、抽取檔案等行為。

各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員為監督和檢查。

第四條歸檔的范圍

1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的

章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；

3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的

規章制度）；

4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

5.公司對外的正式發文與有關筠位來往的文書、招投標文件等；

6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；

7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等；

8.公司法律事務管理方面的文件材料；

9.公司各項目的技術圖紙等資料；

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

12.公司歷年獲獎資料。

第五條歸檔要求

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸

檔。

2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文

件形成時間,系統的排列。

3.案卷標題要簡明準確，整理好的'案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期(十年以上)、

短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是：

(1)對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；

(2)對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

第六條過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束

后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

第七條檔案銷毀規定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資

料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資

料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進

行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀

程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定,銷毀清

單由公司檔案員留存，以便備查。

部門檔案文件銷毀部門形成的文件資料無利用價值時河由本部門資料員填寫《文件資料銷

毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由

本部門資料員留存，以便備查。

第八條檔案借閱

L因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總

經理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原

因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能

隨意亂放，以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并

按時歸還。

5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件

資料復印件上加注"僅供…使用”的用途說明。

第九條檔案備份規定

公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案,須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的,

必須做好備份。

第十條檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和

接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在

資料柜內。

3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要

及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

第十一條檔案保密規定

公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定,違者依據公司"獎懲條例"嚴肅處理。

公司檔案管理制度4

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工

作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料,

必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔

案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工

作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職

或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電

子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、

會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司涇營活動產生作用的各

種資料，上級領導、名人、友人、協作單修供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的

各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將

上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按

立卷歸檔后再辦理借閱手續，?各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份

文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續,按文件材料分類

造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清

單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區

別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發

文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即

批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的'

每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上

方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目

錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的

也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄

放在卷目。

(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十

五年以下,三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列

為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有杳考利用價值的文件材料，列

為長期保管。

(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案

提交人提議，行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行

政人事部經理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任（集團行政人事部經理）及

副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經理）鑒定解

密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處

填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人

事部經理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需

要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任（集團行政人事部經理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后,應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區

域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾

分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員

工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須

定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已黃的檔案材料，按規定

進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒

定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現,

限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款

100元~500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公

室主任（集團行政部經理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當

事人各罰款500元~1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法

律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當

事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，

泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予

紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予

相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自20xx年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況，制定具體實強田則。

4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍

公司檔案管理制度5

為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，有效地保護和利用檔案，維護公司

合法權益，特制訂本規定。

第一條公司檔案工作的基本原則是：

集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文件、文書檔案由檔案室集中統一管

理，維護檔案的完整與安全。各部門在各項活動中形成的只具有參考價值的文件，材料，沒有存

檔意義的文件、文書可由承辦單位保管。

第二條檔案作為公司發展的見證，是在創力'、規劃、開發、經營及其管理工作中形成的，

并作為歷史記錄保存，以備查考的文字、圖表、聲像等載體的材料，建立檔案管理具有重要性。

第三條公司檔案室的檔案工作接受上級領導的業務指導、監督和檢直，負責管理公司的文

書、文件（部分）檔案，其任務是：

1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案。

2、積極開展檔案的提供利用工作。

3、進行檔案統計。

第四條公司各部門必須做好有關開發經營管理等業務檔案材料的收集、整理工作，并及時

交檔案室檔案管理員歸檔。

歸檔的文書包括：

1、政府行政單位發送給公司的文件、批文、技術、審核資料。

2、企業來往文件、協議、報告和會談紀要文件材料。

3、公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要。

4、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料。

5、公司各部門的與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等。

6、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及

全公司的規章制度）。

7、公司制定的計劃書、統計、預決算書、工作總結。

第五條歸檔要求

a）歸檔的'文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進

行歸檔。

b）在一個卷內要按問題或文件形成的時間系統地排列。

。案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，檔案資料應明確長、中、短

保管期限，銷毀檔案資*斗要按保密程序辦理，嚴格執行報批后，方可銷毀資料。

d）按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷內目錄備查。

e）全部案卷組成后，要對檔案做統一排列并編寫檔號,然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

第六條檔案借閱

a）借閱檔案要履行借閱手續。調閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出。必須帶出檔案室杳閱

的，要經過部門經理核對，公司領導批準。

b）借閱時間一般檔案最長不超過10天，保密級檔案最長不超過一周。

c）借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經

批準不得復印檔案。

d）借檔人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，須經部門主管批準。

第七條檔案管理人員對各部門移交的檔案材料應及時記錄整理,進行分類、編目，并做好

檔案的檢查和保管工作，對破損或變質的檔案應及時采取補救措施。

第八條檔案管理人員必須謹防檔案散失、泄密，做好保密及安全管理工作。

第九條員工借閱文件資料時，應簽名登記，必要時應經公司領導簽字同意后方可辦理借閱

手續。借閱時不得涂改,損毀檔案，并按時在借閱期限內歸還。

第十條財務憑證檔案由財務部門按崗位分工及憑證種類進行歸檔管理。

第十一條本規定由檔案室制定。

第十二條本規定自下發之日起執行。

公司的檔案管理制度怎么做？

公司檔案管理制度

第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工

作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指

各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門的檔案管理員負

責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，

充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管

理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的

文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合

部保存復印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函

彳牛要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人

力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復

印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執

行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門

需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的

箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，

完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,耨利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限,每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后

銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得^借、夕M專。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜

帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長

期借出的，須經分管副總經理批準.

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或

借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,

歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追杳，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總

經理審批。

第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印

件，其余資料交綜合管理部統一保存。

公司檔案管理制度6

第一章總則

一、目的

為規范公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的

順利進行，特制定本制度。

二、范圍

與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶,

都是本制度的管理范圍。

三、職責

公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為

本制度的監督、處罰部門。

第二章檔案的內容和建檔方法

一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：

1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這

三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時

間、企業組織形式、業種、資產等方面。

2、客戶特征。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職

工人數、銷售額等）、經營管理特點等。

3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競

爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。

4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的'優勢、未來的對策；

企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。

二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶

檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。

三、建檔方法

銷售人員接待或拜訪客戶后，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔

案，銷售人員要進一步了解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款

20元。

第四章保密規定

一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總

監、營銷副總經理、總經理可以直閱，其他人查閱需營銷總監批準；部門級客戶檔案由部門經理

負責管理，其他人杳閱需營銷副總批準部門經理批準；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他

人查閱需部門經理批準。

二、檔案的保存

公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對數據進行備

份，以防止數據丟失。

三、客戶檔案的查閱

1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》,經本部門經理簽字，總

經理批準后，檔案管理負責人才可以讓其杳閱。

2、未經審批私自查看客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供

給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度7

為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

一、檔案的分類：

1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、

合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文

件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

6、除有特別規定外,檔案資料由行政部負責管理。

二、領：

1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

(1)如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

(2)凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價

值確定保存期限。

(3)檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊

全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

(4)文件的電腦存檔。

(5)公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

(6)電腦文檔信息要按年度遂行存盤處理，將重要的信息資料轉廉盤或光盤，并存放于

磁盤盒內妥善保管。

三、借閱：

1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密金斗，須經經理批準。

2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資

料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。

3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件

和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。

4、借閱的“資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門

主管批準；機密資料，須經公司經理批準。

5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密

的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

四、專業技術資料的管理

1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行"誰

領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的

文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政

部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而膨響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及

以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

五、文檔的銷毀

1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記

留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人

負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

六、檔案立卷

每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編

制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

七、附則

L員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，

則按7、3條的規定扣罰責任人。

2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。

3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢直。

公司檔案管理制度8

一、目的

為規范公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、

會議記錄、決定、委托書、協議、合同（包括勞動合同）、工程資料、業主/客戶資料、項目方案、

通知等具有參考價值的文件資料。

三、檔案資料管理員

公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負

責人指定檔案資料管理員負責。

四、檔案管理員的職責

1、根據有關規定及公司實際情況,確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

2、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后

銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

3、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"及時歸檔"及"年度歸檔”制度，即：日常工作時間公司來往文

件/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

2、各主管部門負責人應積極配合與支持檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須

把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類根據公司的實際情況及檔案資料的查找實用性歸檔。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案資料的保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：

1、永久保存：Q)公司章程;(2)股東名簿;⑶組織規程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;⑸

財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)工程資料

及業主資料檔案;(10)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存：Q)預算、決算書類;⑵會計憑證;⑶事業計劃資料;(4)其他經核定須保存10

年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

七、檔案的借閱

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得^借、夕M專。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門

經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的.部門負責人

及公司總經理/副總經理批準;借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經

理批準后借閱。閱檔必、須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經

理/副總經理批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長

期借出的，須經公司總經理/副總經理批準。

5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保

證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準夕M昔。內部調閱應經財務負責人同意。

外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時

不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。

八、檔案的銷毀

1、公司彳丑可個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交副總經理

審核經總經理批準后執行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由副總經理批準后

方可銷毀。

4、經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》

和將要銷毀的檔案資料做好登記并舊檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督

銷毀。

九、罰則

1、無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除

責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元~500元，并予以通報批評。

2、公司各部門員工凡泄露公司檔案資料，經核實情況屬實，并無其他正當理由的，公司將

按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對涂改、拆散或未經公司領導批準轉借、復印

或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元，并予以通報

批評。

3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，經核實情況屬實，

并無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。

十、本管理規定自公布之日起實施。

公司檔案管理制度9

一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完

整、系統和安全。

二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。

三、借出的檔案須按時歸還,利用后的'檔案應隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。

五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫房溫濕度的監控與登記工作。

七、每季度對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

公司檔案管理制度10

第一章總則

第1條目的

為加強企業檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制定。

第2條管理部門

行政管理部是企業文書檔案的管理部門，其主要職責如下。

(1)制定或參與制定檔案工作的規章制度。

(2)對企業其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。

(3)做好企業檔案的收集、整理、保管和利用工作。

(4)做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

(5)提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第二章企業檔案管理體制

第3條歸檔范圍

(1)法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度

等。

(2)企業股東會、董事會、監事會形成的文件材料。

(3)本企業的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。

(4)本企業與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

(5)證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃

許可證、預售許可證、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

(6)財務、會計及其管理方面的文件材料。

(7)勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。

(8)儀器、設備方面的文件材料。

(9)基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。

(10)科研、技術引進、轉讓方面的材料。

(11)聲像制品資料。包括企業及下屬各部門在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以

及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。

(12)本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復。

第4條管理部門

(1)企業檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管

理，并對其他部門的.檔案管理工作進行督促和指導。

(2)企業設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程

所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；

財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的

建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統一

遮

第三章平時歸卷

第5條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職

文書集中統一保管。

第6條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《案

卷類目》。《案卷類目》的條款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整

理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》條款，放入平

時保存文件卷夾內"對號入座”，井在收發文登記簿上注明。

第四章立卷

第9條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區

別不同的價值，便于保管和利用。

第10條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第11條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉

發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起,不得分開，文件應合一立卷。絕密文

電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。

第12條不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的請示與批復應放在復文立卷；

沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的

最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。

第13條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。

第14條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫《卷內文件目錄》。填寫的字跡

要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《備考表》內。若無情況可說明，

也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第五章檔案借閱、利用工作

第17條企業內檔案利用的方式

(1)提供檔案原件。

(2)提供檔案復印件。

(3)提供文獻索引資料。

第18條借閱管理

(1)凡需使用檔案者，均須填寫《文件調閱單》，依據調閱權限和檔案密級，經各級領導

簽批后方能調閱。

(2)案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。

(3)借閱期限不得超過xx天，到期歸還;如需再借，應辦理續借手續。

(4)借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆

散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。

(5)外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案

室。其摘抄內容也須總經理同意且審核后方能帶出。

第六章檔案銷毀管理

第19條對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，

按規定銷毀。

第20條經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤

毀。

第21條銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀注

冊上簽字。

第七章附則

第22條本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經理批準后實施。

公司檔案管理制度11

為明確管理責任，規范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用,

特制定本制度。

一、檔案管理原則

公司檔案實行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專用性檔案分散管理相結合的原則。

二、組織

公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。

三、檔案管理部門的工作職責

（-）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。

（二）財務部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。

（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷

歸檔。

四、檔案管理人員職責

（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確

和保證質量，并按時接收和移交檔案；

（二）凡本公司印發出的公文（含定稿和正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件）

一律由綜合管理部統一收集管理。

（三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關法律和公司制度辦事。

五、歸檔公司檔案室資料

（一）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件

材料；

（二）本公司的請示與上級機關的批復；

（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書;

（四）本公司反映主要職能活動的報告、總結；

（五）本公司制訂的‘計劃、方案、統計、財務、工作總結；

（六）綜治工作材料；

（七）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；

（八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料；

（九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料；

（十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料；

（十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業材料，它是記錄和反映經濟業

務活動的重要史料和證據。

六、檔案的收集與歸檔

（-）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以

整理，送交本部門檔案管理員歸卷。

（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現實的和長遠查考價值的文件材料（文

字、電子文件、圖樣、照片、實物等），均須歸檔保存。

（三）管理性檔案在分類立卷時應做到：分年度、分類5!1、分級別。黨政文件要分別組卷,

密級文彳牛要單獨立卷。組卷時按內部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三

種保管期限文件材料分開組卷。

（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發

文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電

單獨立卷，少數普通文電如果與絕定文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

（五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢豆

（六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內目錄，移交目錄一式二份,

交接雙方清點核對，并履行簽字手續。

七、檔案的保管

（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。

（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；

（三）檔案工作人員應確保檔案的質量，對破損和變質檔案，及時采取措施，進行修補和復

制。

（四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發現問題及時組織整改。

（五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補

和復制。

八、檔案的借閱

必須嚴格執行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都

應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案，需經公司（部門）負責人批準，原則上不外借,

確因工作需要，應當天歸還。

（-）檔案借閱限一周內歸還，特殊情況需延期的，須辦理續借手續;

（二）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對

:主林?

（三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任；

（四）調走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續；

（五）原則上不對夕M昔閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經總經理批準，并辦理登記手

續后，方可借閱。

（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁

或擅自銷毀,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。

（A）未經公司董事長授權，田可部門或個人無權公開檔案。

九、檔案室保密制度

（-）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。

（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關保密規定。

（三）凡借閱"絕密""機密"級檔案資料應經分管領導審批，報總經理批準后，方可借出。

（四）外單位杳閱、借閱密級檔案，須經綜合管理部主管領導審批，報分管領導批準，方可

提供。

（五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管，

若泄密要追究泄密者責任。

（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內容，不得^等保密

檔案帶出室外和借給他人。

十、檔案的鑒定與銷毀

鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關規定并結合公司實際情況

進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是：

（-）反映公司主要職能和重要經營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存;

（二）反映公司一般經營活動，具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存，其期限為16-50

年；

（三）對公司在一定時期內有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內。

（四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員

合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有

關部門和人員修改、補充。

（五）經過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發生完全改變，其檔案失去保

存意義的經檔案人員或原經辦人員提出本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經理批準，

方可銷毀。

（六）經批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監銷人都要在銷毀

檔案清冊上簽字。

十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。

十二、本管理制度自發布之日起實施。

公司檔案管理制度12

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的

完整和安全，特制定本制度。

一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，

保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范

化的要求，并逐步實現電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的'文件和具有杳考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、

各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、

立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。

五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司

的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于有找，避免暴露或捆才雎放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案"八防"