會務工作流程表,,,,

序號,辦理流程,責任人,主要工作內容及要求,備注

1,會前協調,辦公室主任,根據領導指示，協調有關部門，成立會務工作組。,◎爭取做到每個員工明確自己的責任和位置；

,,,◎充分了解會議主題；,

,,,◎明確會務總指揮及會務工作分工。,

2,起草會議邀請函（稿）,秘書,◎會議時間、地點、內容、議程、參會人員等安排。,◎注意與領導及時溝通會議議程；

3,呈辦公室主任審核,秘書,◎審核會議安排是否妥當；,◎必要時可會議討論；

,,,◎審核通知行文是否準確。,

4,呈領導審核、簽發,秘書,◎簽發會議邀請函。,

5,制作正式邀請函,秘書,◎格式規范；,◎辦公室負責檢查，送領導審閱；

,,,◎附件齊全；,

,,,◎份數合理；,

,,,◎蓋章正確。,

6,發出正式邀請函,辦公室,◎及時發出邀請函；,◎《邀請函發放登記表》，專門人員進行登記；

,,,◎發放范圍準確；,

,,,◎邀請人員名單提前確定。,

7,明確參會人員,辦公室,◎及時收集、匯總參會回執；,◎司機、車輛分工明確；

,,,◎明確到會時間；,

,,,◎確定參會人員名單；,

,,,◎訂車、訂房、訂餐。,

8,會議資料準備,秘書及信息部,◎講話稿；,◎秘書呈送領導審閱資料；

,,,◎新聞稿、會刊,

,,,◎會議口號、標語,

,,,◎議程、項目資料,

,,,◎會議口號、標語,

9,會務工作組通訊錄,辦公室,◎手機保持暢通,◎每人一份；

,,,◎人員隨時待命,

10,會場及餐會預定,辦公室,◎提前預定會場、安排餐會地點。,◎與領導協商確定地點；

,,,◎協調好會議服務人員,

11,會議禮品,辦公室,◎禮品規格,◎是否需要與領導協商；

,,,◎發放方式,

12,會議其他用品,辦公室,◎紙、筆,◎盡量多準備，寧多務少；

,,,◎相機、錄音筆,

,,,◎電腦、U盤,

,,,◎投影、光盤,

13,會前準備,會務總指揮及會務人員,應提前一周對會議各項準備工作的進度情況進行檢查。內容包括：,◎安排會場布置人員；

,,,◎會議材料準備進展；,

,,,◎場景（天幕、會標、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領導座位安排（臺上、臺下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領導落實；,

,,,◎頒獎席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調；,

,,,◎電子設備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關用品準備；,

,,,◎就餐及食品衛生檢查安排；,

,,,◎禮儀策劃及彩排安排；,

,,,◎對起火、爆炸、人群擁擠、天氣突變、重要領導遲到等可能出現的緊急突發事件應急預案的制定；,

,,,◎會場工作職責分工。,

14,會場布置、檢查,會務總指揮及會務人員,根據會議規模提早布置，會前最后一天例行檢查。,◎大會前一天下午確保完成；

,,,◎場景（天幕、會標、鮮花、橫幅、彩旗等）；,

,,,◎領導座位安排（臺上、臺下，姓名牌擺放等）；,

,,,◎出席領導落實；,

,,,◎會議材料準備是否齊全；,

,,,◎頒獎席、記者席安排（如需要）；,

,,,◎燈光、音響、錄音、多媒體；,

,,,◎飲料；,

,,,◎空調；,

,,,◎電子設備；,

,,,◎簽到布置；,

,,,◎安全保衛；,

,,,◎車輛安排及交通指示；,

,,,◎天氣情況掌握及相關用品準備；,

,,,◎就餐及食品衛生檢查；,

,,,◎禮儀策劃及彩排；,

,,,◎對起火、爆炸、人群擁擠、天氣突變、重要領導遲到等可能出現的緊急突發事件的應急預案落實；,

,,,◎明確會場工作職責。,

15,臨會前最后協調,會務總指揮及會務人員,◎確認各個環節、各個方面準備工作完成情況，特別注意各環節之間的銜接；,◎大會前一天下午進行；

,,,◎進一步明確各會務人員現場工作職責；,

,,,◎查漏補缺。,

16,會前現場組織工作,會務總指揮及會務人員,◎會務人員按規定時間就位，分頭做好準備工作；,◎參會領導專人接待，全程陪同；簽到處做好來賓記錄，及時制作通訊錄；

,,,◎現場總指揮對各崗位作最后檢查，及時處理相關問題；,

,,,◎參會人員簽到、發放會議材料工作等；,

,,,◎組織參會人員有序進入會場，控制好會場秩序；,

,,,◎引導記者到指定位置就座（如需要）；,

,,,◎引導出席會議領導到指定位置就座。,

,,,◎拍照,

17,會中現場工作,會務總指揮及會務人員,◎會議服務人員到位；,◎安排專門人員進行拍照；

,,,◎會議記錄、拍照；,

,,,◎會議材料回收；,

,,,◎領導交辦其他事宜。,

,,,◎會議結束后合影,

18,會后餐會安排,會務總指揮及會務人員,◎引導就餐,◎餐會地點簡單布置；

,,,◎餐后送賓,

,,,◎應急安排,

,,,◎餐會合影（如需要）,

19,會后資料整理,信息部,◎整理講話稿；,◎收集媒體報道稿件；

,,,◎相片處理；,

,,,◎會議錄音、紀要匯編；,

,,,◎相關資料發布；,

,,,◎制作會議簡報。,

20,會后其他工作安排,辦公室,◎費用結算；,◎辦公室統籌安排；

,,,◎物品回收；,

,,,◎來賓回訪。,

21,會議材料歸檔,秘書,◎各部門主動回交材料；,◎歸檔資料呈送領導審閱；

,,,◎歸檔材料齊全，無遺漏。,

22,會議總結,辦公室,◎總結經驗，查找不足；,◎領導主持，全體參與；

,,,◎完善流程,

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