涉外會議保密管理制度第一章總則

為了加強涉外會議的管理，確保會議內容的保密性、高效性以及有序性，制定本管理制度。本制度適用于公司所有涉外會議，包括但不限于與合作伙伴、客戶、政府機構等舉行的各類會議。

一、會議保密原則

1.會議內容的討論、決定及涉及的商業秘密、個人隱私等信息，參會人員應嚴格保密，不得擅自泄露給無關人員。

2.會議資料的歸檔、保管和使用，應遵循公司保密規定，確保信息安全。

二、會議分類

1.按照會議性質，將涉外會議分為以下幾類：

（1）戰略規劃類：涉及公司戰略規劃、重大決策等方面的會議。

（2）項目合作類：與合作伙伴、客戶等就具體項目進行的會議。

（3）商務洽談類：與合作伙伴、客戶等進行的一般性商務洽談。

（4）政府溝通類：與政府機構進行的政策溝通、項目申報等會議。

2.根據會議保密程度，將涉外會議分為以下幾級：

（1）絕密級：會議內容涉及公司核心商業秘密，泄露可能導致公司重大損失。

（2）機密級：會議內容涉及公司一般商業秘密，泄露可能導致公司一定損失。

（3）秘密級：會議內容涉及公司內部信息，泄露可能對公司的正常運營產生一定影響。

三、參會人員職責

1.會議主持人：負責會議的組織、主持、引導討論以及總結發言。

2.會議記錄人：負責記錄會議內容、整理會議紀要，并在會議結束后及時發送給相關人員。

3.參會人員：積極參與會議討論，遵守會議紀律，保守會議秘密。

四、會議管理制度

1.本管理制度作為公司內部規定，對所有參會人員具有約束力。

2.各部門應按照本管理制度，加強對本部門涉外會議的管理和監督。

3.對于違反本管理制度的行為，公司將根據情節嚴重程度，對相關責任人進行處罰。

4.本管理制度解釋權歸公司所有。

五、會議管理制度修訂

1.本管理制度根據公司業務發展需要，適時進行修訂。

2.修訂后的會議管理制度應經公司領導審批后發布，自發布之日起生效。

本管理制度旨在規范涉外會議的組織與召開，提高會議效率，保障公司信息安全，為公司持續發展創造有利條件。請各部門認真貫徹執行。

第二章會議流程

為確保涉外會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環節的具體流程，制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議的主要目的、議題和預期目標。

2.制定會議議程：根據會議主題，列出會議討論的主要議題、時間安排以及參會人員。

3.確定參會人員：根據會議性質和議題，邀請相關部門和人員參加。

4.會議通知：提前向參會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議程等信息。

5.準備會議資料：根據會議議題，提前準備相關背景資料、報告等，并確保資料的準確性和完整性。

6.會議室預定：根據參會人數和會議需求，預定合適的會議室，并確保會議設施齊全。

二、會議簽到

1.會議開始前，由會務組負責參會人員的簽到工作，確保簽到表記錄完整。

2.參會人員應按時到達會議室，簽到后方可進入。

三、會議進行

1.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

2.各議題負責人按照議程順序，對議題進行匯報、討論。

3.會議主持人引導參會人員進行充分討論，確保各抒己見，達成共識。

4.會議記錄人負責記錄會議內容，特別是關鍵決策、結論和行動計劃。

四、會議總結

1.會議主持人對會議討論的成果進行總結，明確下一步行動計劃。

2.對會議中未能解決的問題，明確責任人和解決時間，以便會后跟進。

3.參會人員對會議效果進行評價，提出改進建議。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

2.會議記錄人將會議紀要整理成文檔，并在會議結束后的一定時間內發送給參會人員。

六、會議資料的歸檔和保管

1.會務組負責將會議資料、紀要等文件進行歸檔，確保資料的完整性和安全性。

2.根據公司保密規定，對涉及商業秘密的會議資料進行加密保管，限制查閱范圍。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保涉外會議的成果能夠得到有效執行，加強對會議決策和行動計劃的跟蹤落實，制定以下會議紀要跟蹤落實措施：

一、會議紀要的整理與發布

1.會議記錄人應在會議結束后24小時內，將會議內容整理成會議紀要，明確列出會議討論的主要議題、決策和行動計劃。

2.會議紀要應簡潔明了，突出重點，便于參會人員理解和執行。

3.會議紀要經會議主持人審核確認后，及時發送給所有參會人員和相關責任人。

二、行動計劃的分解與責任落實

1.根據會議紀要，將行動計劃分解為具體的任務，明確任務責任人、完成時限和驗收標準。

2.各責任人應按照分解后的行動計劃，制定詳細的工作方案，確保任務按時完成。

3.會議主持人或指定專人負責跟進行動計劃的執行情況，對進度滯后或遇到困難的項目提供支持和協調。

三、跟蹤督促與反饋

1.定期召開會議，對行動計劃執行情況進行跟蹤督促，確保各項工作按計劃推進。

2.責任人應主動向會議主持人或指定專人匯報任務進展，對存在的問題及時反饋，尋求解決方案。

3.對未按期完成的任務，要分析原因，制定整改措施，并重新明確完成時間。

四、會議紀要的歸檔與應用

1.會議紀要作為公司決策和執行的重要依據，應進行長期歸檔保管。

2.會議紀要的查閱范圍應嚴格按照公司保密規定執行，防止泄露商業秘密。

3.在后續的會議或工作中，可參考會議紀要，對已完成任務的效果進行評估，為改進工作提供依據。

五、會議紀要的更新與優化

1.根據實際執行情況，對會議紀要中的行動計劃進行適時調整，確保計劃的可行性和有效性。

2.定期總結會議紀要的執行情況，發現工作中的不足，不斷優化會議管理和執行流程，提高工作效率。

第四章會議室管理規定

為確保會議室資源得到合理利用，創造良好的會議環境，提高會議效率，制定以下會議室管理規定：

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，各部門需提前向行政管理部門或指定人員提交會議室預訂申請。

2.預訂申請應包括會議時間、參會人數、會議類型等信息，以便行政管理部門合理分配會議室資源。

3.行政管理部門收到預訂申請后，應及時回復確認，確保會議室預訂成功。

二、會議室布置與設施

1.行政管理部門應確保會議室整潔、設施齊全，包括但不限于投影儀、音響設備、白板等。

2.根據會議類型和參會人數，合理擺放桌椅，確保參會人員舒適參會。

3.會議室應保持通風、溫度適宜，提供必要的水杯、茶葉等用品。

三、會議室使用規范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不隨意離開會議室。

2.愛護會議室設施，不得隨意搬動、損壞設備，使用完畢后應恢復原狀。

3.嚴禁在會議室吸煙、飲食，保持會議室衛生。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，應確保消防設施正常，通道暢通，以防突發事件。

2.會議結束后，責任人應檢查會議室，確保設備關閉、電源切斷，避免安全隱患。

3.行政管理部門定期對會議室進行安全檢查，發現問題及時整改。

五、會議室資源調配

1.行政管理部門根據公司業務需求和會議室使用情況，適時調整會議室分配策略，提高資源利用率。

2.在保證會議需求的前提下，鼓勵各部門共享會議室資源，減少資源浪費。

六、會議室維護與更新

1.定期對會議室設施進行維護、保養，確保設備正常運行。

2.根據公司發展需要，適時更新會議室設施，提升會議室硬件水平，為會議提供更好的支持。

第五章附則

一、本管理制度自發布之日起生效，原有相關規定與本管理制度不