第5頁共5頁2024年人事檔案管理制度樣本保管與利用密不可分，科學有序的保管是高效利用檔案材料的重要前提和堅實保障。第二條人事檔案管理制度的核心要素該制度旨在全面構建人事檔案管理的規(guī)范體系，其核心內容包括五個關鍵部分：材料歸檔、檢查核對、轉遞流程、保衛(wèi)保密措施及統(tǒng)計管理。第三條材料歸檔流程新生成的檔案材料需即時歸檔，具體流程如下：對材料進行嚴格鑒別，確保其符合歸檔標準；依據(jù)材料的性質與內容，明確其歸檔的具體位置；隨后，在檔案目錄中補充登記材料名稱及相關信息；最后，將新材料妥善置入檔案之中。第四條檢查核對機制檢查與核對是維護人事檔案完整性與安全性的關鍵環(huán)節(jié)。此過程不僅涉及對檔案材料本身的細致檢查，如霉變、蟲蛀等情況，還涵蓋對檔案保管環(huán)境的全面審視，如庫房門窗的完好程度及存放秩序等。此類檢查應定期執(zhí)行，并在突發(fā)事件、檔案疑問或發(fā)現(xiàn)損害等特定情況下進行即時核查。第五條轉遞制度規(guī)范轉遞制度專注于檔案轉移投遞的規(guī)范化管理。通常，檔案轉遞源于工作調動等原因，其程序包括：取出待轉檔案、在目錄上注明注銷原因、按發(fā)文要求完成包裝與密封。在轉遞過程中，必須嚴格遵守保密原則，通過機要渠道進行轉遞，嚴禁個人攜帶。收檔單位在核對無誤后，應簽署回執(zhí)并及時退回。第六條保衛(wèi)保密措施為確保人事檔案的安全與保密，特制定以下措施：一、設立專人負責檔案保管，并配備必要的存檔設備；二、庫房內配備防火、防潮器材，確保環(huán)境安全；三、保持庫房與檔案柜的整潔，嚴禁存放無關物品；四、禁止擅自將檔案材料帶至公共場合；五、限制無關人員進入庫房，并嚴禁吸煙；六、離開庫房時，確保關燈、關窗、鎖門。第七條統(tǒng)計制度概覽統(tǒng)計制度旨在全面掌握人事檔案的各項情況，其統(tǒng)計內容涵蓋檔案數(shù)量、材料收集補充情況、整理狀況、保管情況、利用情況、庫房設備狀況以及檔案工作人員信息等多個方面。注：本制度所提及的“檔案”特指員工入職后建立的個人檔案。公司僅對此類檔案負責，員工的其他人事檔案需由個人自行管理。對于需公司代管檔案的員工，其檔案資料將統(tǒng)一報送至大慶市人才中心進行保管，相關費用由員工自行承擔。第八條人事檔案管理的基本分類與內容一、一級檔案（原始材料）：包括求職登記表、面試評價表、員工錄用審批單、錄用通知書、薪酬說明書、個人簡歷、身份證明文件及照片、無違紀證明等，以及學歷、學位、技術職稱、榮譽證書等復印件。二、二級檔案（在職材料）：涵蓋員工基本檔案、勞動合同、保險材料、崗位異動申請書、薪酬調整審批表及獎罰記錄等。三、三級檔案（離職資料）：主要包括辭職申請表/辭退通知書及工作交接結算單等。第九條人事檔案管理辦法一、設立檔案柜：以便于檔案的調取、管理、查閱指導及監(jiān)督，同時防范泄密與丟失風險。二、借出使用：借出庫房需滿足特定條件，如公司領導查閱需求或公安、其他部門的特殊借用需求。外借期限有明確限制，逾期未還者將依據(jù)《保密制度》相關規(guī)定進行處罰。三、出具證明材料：根據(jù)實際需求，可提供由人事檔案部門出具的證明材料或復制件，通常用于入黨、入團、晉升、招工、出國等場合。四、查閱手續(xù)：查閱者需提交查檔報告，并經申請單位蓋章、負責人簽字后，由總經辦審核、董事長批準后方可查閱。五、外借手續(xù)：包括借檔報告的撰寫與審批、借檔登記及歸還注銷等環(huán)節(jié)。未經授權，任何組織和個人均不得擅自查閱、復印或帶出員工人事檔案，違者將承擔相應責任。2024年人事檔案管理制度樣本（二）關于人事檔案管理制度的嚴謹表述一、引言檔案的使用、保管與利用三者緊密相連，其中，科學有序的保管是確保檔案材料高效利用的前提與保障。二、人事檔案管理制度的基本框架本制度旨在全面規(guī)范人事檔案的建立健全與管理工作，具體涵蓋以下五大部分：材料歸檔、檢查核對、轉遞、保衛(wèi)保密及統(tǒng)計。三、材料歸檔新形成的檔案材料需及時歸檔，流程如下：對材料進行嚴格鑒別，確保其符合歸檔標準；依據(jù)材料的屬性與內容，確定其歸檔位置；再次，在檔案目錄中補充新材料的相關信息；最后，將新材料妥善放置于檔案之中。四、檢查核對為確保人事檔案的完整性與安全性，需定期進行檢查核對工作。在以下特殊情況下亦需進行檢查：突發(fā)事件后（如被盜、遺失或遭遇水災火災）；對特定檔案產生疑問時；發(fā)現(xiàn)檔案材料受損時（如霉變、蟲蛀等）。檢查內容不僅限于檔案材料本身，還包括檔案保管環(huán)境的評估。五、轉遞制度檔案的轉遞通常因工作調動等原因而觸發(fā)，具體流程包括：取出待轉檔案，在檔案目錄中注明注銷原因，按照發(fā)文要求進行包裝與密封。轉遞過程中需嚴格遵守保密原則，通過機要渠道進行，嚴禁個人攜帶。收檔單位在收到檔案并核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章并及時退回。六、保衛(wèi)與保密1.設立專人負責檔案保管工作，并配備必要的存檔設備。2.庫房內應備有防火、防潮器材，確保檔案安全。3.保持庫房與檔案柜的清潔，嚴禁存放無關物品。4.嚴禁將人事檔案材料帶至公共場合。5.無關人員不得進入庫房，庫房內嚴禁吸煙。6.離開庫房時，需確保關燈關窗并鎖門。七、統(tǒng)計制度統(tǒng)計內容涵蓋人事檔案的數(shù)量、材料收集補充情況、檔案整理情況、保管情況、利用情況、庫房設備狀況及人事檔案工作人員情況等，以全面掌握檔案管理動態(tài)。八、人事檔案管理的基本內容根據(jù)檔案性質的不同，將其分為一級檔案（原始材料）、二級檔案（在職材料）及三級檔案（離職資料）三大類，并詳細列出了各類檔案所包含的具體內容。九、人事檔案管理辦法1.設立檔案柜以便于檔案的調閱、管理與監(jiān)督，防止泄密與丟失。2.嚴格限制檔案的借出使用，滿足特定條件后方可借出，并設定最長借出期限及逾期不還的處罰措施。3.規(guī)范出具證明材料的流程與要求，確保材料的真實性與合法性。4.明確查閱手續(xù)的流程與要求，確保查閱行為的合規(guī)性。5.嚴格外借手續(xù)的管理，未經批準不得擅自查閱、復印或帶出檔案，違者將按泄露公司機密論處。2024年人事檔案管理制度樣本（三）一、公司內部的人事檔案管理涵蓋公司內部員工的相關文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復印件；3.學歷證明及職稱證書的復印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關文件；7.公司認為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關系介紹信；2.工資轉移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內部人事檔案由人力資源部專職人員負責保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進行及時編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應不斷優(yōu)化管理方法，以實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化；4.查