第5頁共5頁2024年辦公設施及管理制度公共設施的購置由辦公室負責，其他部門提供必要的協助。如果需要增補辦公設施，使用部門需提交書面報告，詳細闡述購置理由，經相關副總批準后提交辦公室。辦公室將根據公司的整體需求提出反饋，進一步呈報行政副總裁審批，審批通過后方可進行采購。辦公設施的管理包括以下方面：1.所有辦公設施均需編號管理，編號工作由辦公室在設施啟用當天完成，采用公司英文標識+分類符號+數字代碼的形式。2.辦公設備和辦公家具將分別使用不同的編號體系。3.辦公設施會貼上標牌以方便識別，標牌由辦公室在設施啟用當天登記并粘貼。辦公設施的使用權歸各使用部門，各部門負責人對設施的可用性負全責。設施的出租、出借、報廢等變動需由使用部門書面申請，經副總批準，辦公室提出意見，再由行政副總裁審批。內部轉移需經辦公室審核同意，辦理移交手續。相關變動完成后，辦公室應在3天內通知財務部進行賬務處理。辦公設施的維修由使用部門提出申請，辦公室根據設施價值提出維修建議。對于一定金額以下的維修，辦公室直接安排維修；超過一定金額的維修需經副總裁批準。所有辦公設施的原始憑證、保修卡、說明書等文件由辦公室妥善保管。因管理或使用不當造成的設施損壞或丟失，由直接責任人承擔經濟損失。辦公室每年與財務部門進行一次全面的設施核對清理，確保標牌、清單、明細賬和總賬相符。發現不符的情況，應在次月規定日期前報告公司領導，并提出處理意見或建議。第二節：電腦管理1.公司電腦的管理、調試、維護和保養由企劃部指定人員負責，個人使用人負責保管。2.硬件和軟件需求需由使用人所在部門書面申請，經過副總批準，辦公室審核，最后由行政副總裁批準后購置。3.使用人應妥善保管電腦開機和屏保密碼，不得泄露給他人。禁止在辦公電腦上玩游戲，上下班需關閉電腦。4.不得私自外借或讓外單位人員使用公司電腦。如有損壞，使用人需承擔賠償責任，特殊情況書面報告公司領導處理。第三節：復印機、打印機管理1.辦公室負責復印機的日常管理，指定人員負責操作和保管，其他人員不得隨意操作。2.復印文件需登記，文員有權阻止非公司資料的復印。打印資料同樣需登記并簽字后領取。3.各部門內部打印機由使用人自行管理，禁止打印私人文件。第四節：傳真機管理使用傳真機時應注意保密，不得傳輸涂改液未干、破損、過厚或有保密內容的稿件。第五節：其他設備管理所有設備均為公司財產，使用人應妥善保管，發現問題及時通知辦公室處理。2024年辦公設施及管理制度（二）辦公設備與家具購置規定：一、辦公設備與家具本規定涵蓋辦公桌椅、會議桌、沙發、文件柜等辦公用品的購置。二、辦公設施采購管理(一)采購工作由綜合部統一執行。每月末，各部門需提交下月度的采購需求至綜合部，由其匯總并編制下月度的辦公設施購置計劃和預算。經相關領導和項目經理審批后，綜合部方可進行采購，采購時需遵循“比較選擇，優中選優”的原則。(二)根據月度購置計劃，使用部門需提交書面報告及采購計劃表，經綜合部審核后，報請相關領導和項目經理審批。對于計劃外的購置，除完成上述程序外，需詳細說明購置理由，并經審批同意后方可執行。三、辦公設施的管理(一)設施編號1.所有辦公設施將實行編號管理，由綜合部與財務部在設施啟用當天進行登記并統一編號。2.編號規則為：品牌+設備名稱+型號。辦公設備編號（如：聯想-eX號，包括電腦、打印機等）辦公家具編號（辦公桌-120cm-60cm-X號，包括桌椅、會議臺等）四、辦公設施異動管理(一)設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、內部調撥、報廢等操作，需由使用部門提交書面報告，經綜合部與財務部共同審核。金額超過特定額度的，還需由綜合部、財務部和物資部共同審核。經相關領導審批確認并報項目經理批準后，方可辦理相關手續。(二)設施內部轉移，如涉及其他項目，需由使用部門或使用人提出書面報告，經綜合部與財務部審核。超過特定額度的，還需由綜合部、財務部和物資部共同審核。審批通過后方可執行。(三)完成上述程序的設施異動，綜合部需在當天進行登記，并填寫《辦公設施轉移通知單》。財務部應在3天內根據通知單進行賬務處理。超過特定額度的，由物資部填寫《設備轉移通知單》，并及時進行賬務處理。(四)個人自帶設備（如電腦）的維修費用由項目部承擔。如因個人保管不當導致設備丟失，項目部不承擔任何損失。五、辦公設施的維修使用部門需填寫《辦公設施維修申請單》，經綜合部審核。維修費用在特定額度以下的，需報請相關領導批準；超過特定額度的，需報項目經理批準。六、重要辦公設施的原始記錄由財務部妥善保管，綜合部留存復印件并做好臺賬登記。七、因管理或使用不當導致設施損壞、遺失的，直接責任人需承擔直接經濟損失。八、綜合部與財務部應每半年對辦公設施進行一次全面核對清理。清理時，賬實需相符。如有不符，需查明原因，并在次月特定日期前向項目領導報告，同時對設施變動情況提出處理意見或建議。第二節電腦管理一、日常管理(一)項目辦公電腦的配置、調試、維護、保養和管理由項目綜合部負責。(二)各使用人需負責保管所使用的電腦。二、使用需求申請(一)硬件需求由使用人所在部門提出，經綜合部審核。費用在特定額度以下的，需報請相關領導批準；超過特定額度的，需報項目經理批準。(二)軟件需求由使用人根據工作需要提出，由所在部門制定方案，由綜合部審核。費用在特定額度以下的，需報請相關領導批準；超過特定額度的，需報項目經理批準。三、注意事項(一)妥善設置和保管電腦密碼，不得將密碼泄露給他人，尤其是財務軟件的使用密碼。(二)盡量使用公司辦公網絡處理公文，如需打印資料，應妥善保存，避免無序擺放。(三)不得在辦公電腦上玩游戲，未經批準，不得使用外來存儲設備。(四)個人筆記本電腦不得存儲涉及公司機密的文件。如需攜帶機密文件出差，應使用軟盤或其他存儲器，并妥善保管。(五)未經許可，不得私自將公司電腦外借或交由外單位人員使用。四、違規處理因人