人力資源管理信息系統建設思考(全文)一、港口集團建立人力資源管理信息系統的必要性

港口集團具有產業分布廣、組織機構復雜、用工數量多的特點。同時，管理中還存在著發展迅速、機構調整快、人員變化大等現實因素，以事務處理、手工操作為主的傳統人力資源管理模式難以高效地為集團戰略實施提供支持。在港口集團范圍內建立以崗位、薪酬、績效為核心的人力資源管理信息系統，有助于核心人員得以從大量的事務處理工作中擺脫出來，有利于規范人力資源管理工作流程，提升人力資源管理水平共享，加強集團對下屬單位的管控,實現信息共享、整合和信息處理自動化。

二、人力資源管理信息系統建設中的主要問題

近年來，很多港口集團都開展了人力資源管理信息系統建設工作，但不少集團在系統建設中投入了大量的人力和物力，卻沒有獲得預期的管理效果，主要是在系統建設中存在以下問題：1.系統目標定位不清晰。系統實施前沒有進行充分的調研和論證，過程中實施策略和技術原則變化大，功能設計追求盡善盡美，過于關注細節而忽略對項目進度的整體把控，導致實施周期過長、開發成果達不到使用需求。2.系統設計思路偏差。把系統管理簡單理解為線下業務的線上化，系統設計未將人力資源信息化管理和集團發展戰略相結合，未對業務操作和業務流程進行梳理和規范，而對軟件標準功能進行大幅改造，致使系統功能設計過于復雜，增加系統使用難度，影響系統運行效率。3.系統數據管理錯位。系統數據管理重輸入、輕輸出，花了大量的時間去整理系統輸入數據，卻沒有對數據輸出做好規劃，信息資源無法實現共享，系統沒有真正為人力資源統計、分析以及決策發揮作用。4.配套管理制度缺失。在系統上線后未及時制定相應的管理、考核制度，系統運行質量失控，效率低下，管理效果無法保證。

三、實際人力資源管理信息系統建設中的難點和挑戰

1.如何統一對信息系統建設必要性和重要性的認識。港口集團內下屬單位因自身實際情況不同，對系統建設工作的必要性和重要性認識不統一。一些單位因人員規模小、業務簡單，通過一般應用軟件工具已基本滿足其日常人力資源管理的需要。這造成有的單位認為，系統建設工作是為集團“打工”，對本單位管理沒有幫助，反而增加工作量，導致其對系統建設工作不積極，系統數據維護出現不及時、不完整，數據質量差的情況，從而影響集團系統總體運行質量。2.如何把握集團管控要求與基層個性化需求的平衡。港口集團建立人力資源管理信息系統，對集團層面人力資源管理要求更為宏觀，設計理念主要以為集團戰略發展服務，以加強集團人力資源管控為主，但下屬基層單位因所在業態不同、領導的管理風格、要求不同，對系統功能需求存在較大差異。系統如何既能滿足集團管控要求，又能兼顧基層單位的個性化管理需求，在系統設計中要掌握好平衡點。3.如何確保從業人員專業素質和操作能力的匹配。系統建設不僅對集團人力資源管理水平提出要求，同時也對人力資源從業人員的綜合能力提出了更高的要求，從業人員不僅要具備人力資源管理專業知識，同時要有較強的學習能力和系統思維能力，能將業務實際與系統操作相結合，充分利用好先進的系統管理工具。

四、對未來港口集團人力資源管理信息系統開發的幾點建議

港口集團應根據自身的實際情況和人力資源業務需求的輕重緩急，采取有計劃、有步驟、循序漸進、分步實施的方式,推進系統建設工作。在系統建設方面有以下幾點建議：1.統一思想和認識，形成系統化工作機制。人力資源管理信息系統建設工作應自上而下推動，一般由集團人力資源管理部門會同集團信息化管理部門共同成立系統實施項目工作組，負責做好相關宣導、培訓工作，從管理層到基層應對系統建設的重要性有統一的認識，配備對集團人力資源管理業務熟悉且對系統技術有一定認識的人員全程參與系統實施，確保系統建設高效推動。2.選擇適合的人力資源軟件和實施商。首先，系統軟件選型十分重要，對于人數動輒上萬的港口集團，軟件架構必須滿足多業態、多維度的管理需求，項目實施前期，要對市場上各種人力資源管理軟件進行詳細比較，深入了解軟件功能，有條件可以去已經上線系統的集團進行走訪，多聽取其他集團的實施經驗和使用體驗，這有助于企業在軟件選型中做出正確選擇。其次，要使標準化的軟件產品符合集團企業管理實際，可選擇合適的實施商對其進行改造、開發和實施落地。選擇實施商時，不僅要關注實施商的品牌、資質及開發資產，更要關注其配備顧問的項目實施經驗和個人綜合能力。優質的實施商和顧問可以通過業務梳理、實施經驗轉移幫助集團人力資源管理信息系統更快落地。3.因地制宜實施系統模塊開發設計。系統立項后要對功能需求進行調查研究，成立集團內部顧問小組，充分聽取集團內不同業態對系統功能的需求，求同存異，抓大放小，平衡好集團管理需求和基層單位使用需求的關系。根據集團在人力資源管理上的難點、痛點確定功能模塊上線策略，例如有集團人員招聘工作急需通過系統來進行流程和操作規范的，就可以選擇優先上線招聘模塊。功能模塊上線的先后沒有統一的標準，應根據每個集團的業務管理需求，合理安排。4.明確開發工作計劃和里程碑節點。系統建設工作不能一蹴而就，但也不能沒有目標節點，不注重項目進度的掌控會將項目拖入“持久戰”。根據集團的實際情況，合理制定系統建設工作目標和里程碑節點，項目推進工作應對照工作計劃，要有“小目標”，每完成一個“小目標”，要及時向相關的領導匯報和進行用戶反饋，提高系統使用積極性，并在試運行的基礎上，廣泛聽取領導和用戶使用建議，適時優化系統功能。5.重視系統使用體驗。做好人力資源管理信息系統與其他應用系統功能對接，實現數據共享、報表線上報送、員工及經理自助服務等功能，優化系統使用界面，提高系統操作友好性。合理安排線上與線下業務并行時間，讓領導和經辦人員及時獲得系統帶來的工作便利，這將有利于系統的長久和可持續發展。6.合理制定系統上線策略。系統上線試運行階段，應挑選集團內各業態中有代表性且管理基礎比較好的單位優先試點上線。在試運行的過程中，要對運行中出現的問題及時記錄和匯總。問題的產生一般有兩種情況：一種是因功能開發存在程序錯誤導致的問題，這需要記錄并反饋實施團隊，及時修改及復測。第二種是因用戶操作錯誤導致的問題，對一些容易產生的操作錯誤或理解錯誤，要充實到操作手冊中，操作手冊的編寫要注重將業務場景與系統操作的結合，幫助業務人員更快理解系統運行機制。7.建立系統運行管理制度。要在集團層面建立系統管理制度,對系統數據維護要求、用戶及數據使用權限、系統運行管理權責等進行明確，并將系統運行質量納入對各基層單位的考核。定期對系統運行質量進行檢查，從系統數據質量、信息安全、系統報表報送及時性等維度進行考核，對系統運行優秀的單位予以獎勵，對系統數據質量差、更新不及時的單位采取相應的懲罰措施