會議室資源管理制度范本第一章總則

為確保會議室資源的高效利用，提高會議效率，規(guī)范會議管理，特制定本會議室資源管理制度（以下簡稱“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室資源的管理與使用。

一、目的

1.合理配置會議室資源，提高使用效率。

2.規(guī)范會議組織、召開及參會行為，確保會議質(zhì)量。

3.加強(qiáng)會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，提高決策執(zhí)行力。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于：董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

2.本制度適用于公司全體員工及會議相關(guān)人員。

三、會議室資源分類

1.按功能分為：普通會議室、視頻會議室、培訓(xùn)室、接待室等。

2.按容量分為：小型會議室（容納10人以下）、中型會議室（容納10-30人）、大型會議室（容納30人以上）。

四、會議室資源管理原則

1.公平、公正、公開原則：會議室資源分配應(yīng)公平合理，確保各部門、各項目的需求得到滿足。

2.效率優(yōu)先原則：優(yōu)先保障重要、緊急的會議需求。

3.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會議時間，減少無效、重復(fù)會議，降低會議成本。

五、會議組織與管理

1.會議召集人負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、召開及總結(jié)工作。

2.參會人員應(yīng)按時參加會議，遵守會議紀(jì)律，積極參與討論。

3.會議召集人應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄、整理和分發(fā)。

六、違規(guī)處理

1.未經(jīng)批準(zhǔn)占用會議室資源，或未按要求使用會議室的，予以通報批評，并視情節(jié)輕重，追究相應(yīng)責(zé)任。

2.會議無故遲到、早退、缺席的，按公司考勤制度處理。

3.會議紀(jì)要未按時提交、跟蹤落實(shí)不到位的，予以通報批評，并視情節(jié)輕重，追究相應(yīng)責(zé)任。

本制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。請各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)會議秩序，提高會議效率。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的要求，制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.確定參會人員：根據(jù)會議主題，邀請與會議內(nèi)容相關(guān)的部門及人員參會，同時明確參會人員的職責(zé)。

3.安排會議時間：合理規(guī)劃會議時間，避免與其他重要工作沖突，確保參會人員能夠按時參加。

4.會議室預(yù)約：會議召集人需提前向行政管理部門預(yù)約合適的會議室，并提供會議相關(guān)信息，如會議日期、時間、參會人數(shù)等。

5.會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少1個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等。

二、會議召開

1.會前簽到：會議開始前，由會議召集人或指定人員負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議出席情況的真實(shí)性。

2.會議主持：會議召集人擔(dān)任會議主持人，負(fù)責(zé)會議的議程安排、討論引導(dǎo)及時間控制。

3.會議議程：會議按照預(yù)定議程進(jìn)行，各議題負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報、討論，參會人員積極參與并提出意見和建議。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整，特別是重要決策、結(jié)論和待辦事項。

三、會議總結(jié)

1.會議總結(jié)：會議結(jié)束時，主持人應(yīng)對會議成果進(jìn)行簡要總結(jié)，明確會議達(dá)成的共識、決策及下一步工作安排。

2.會議紀(jì)要：會議記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理，并提交給主持人審核。

3.會議紀(jì)要的分發(fā)與反饋：審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時分發(fā)給參會人員，并要求相關(guān)人員對會議紀(jì)要中的待辦事項進(jìn)行反饋。

四、會議跟蹤與落實(shí)

1.跟蹤落實(shí)：會議召集人應(yīng)負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中確定的待辦事項進(jìn)行跟蹤，確保各項工作按時完成。

2.進(jìn)度匯報：相關(guān)人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，定期匯報工作進(jìn)度，及時解決工作中遇到的問題。

3.評估與改進(jìn)：根據(jù)會議成果的落實(shí)情況，對會議效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定以下會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)措施：

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程、討論重點(diǎn)、決策事項、待辦事項及責(zé)任人、下一步工作計劃等。

2.會議紀(jì)要整理應(yīng)做到準(zhǔn)確、完整、條理清晰，便于跟蹤與落實(shí)。

3.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核通過后，應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)布給參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的閱讀與反饋

1.參會人員收到會議紀(jì)要后，應(yīng)及時閱讀并了解會議內(nèi)容，對其中涉及的待辦事項進(jìn)行確認(rèn)。

2.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對會議紀(jì)要中的待辦事項進(jìn)行反饋，如有困難或需協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)及時向會議召集人匯報。

3.會議召集人應(yīng)對責(zé)任人的反饋進(jìn)行跟蹤，確保各項工作按照會議紀(jì)要的要求推進(jìn)。

三、會議紀(jì)要的跟蹤檢查

1.會議召集人應(yīng)定期檢查會議紀(jì)要中待辦事項的落實(shí)情況，對進(jìn)度滯后的事項進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤。

2.對于未按期完成的待辦事項，應(yīng)了解原因，督促責(zé)任人加快工作進(jìn)度，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

3.定期召開會議，對會議紀(jì)要落實(shí)情況進(jìn)行匯報，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題。

四、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，便于日后查詢與追溯。

2.會議紀(jì)要的歸檔與管理應(yīng)確保信息安全，防止泄露公司內(nèi)部信息。

五、會議紀(jì)要的評估與改進(jìn)

1.定期對會議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后會議的召開提供參考。

2.根據(jù)會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時調(diào)整會議管理流程，提高會議效率。

3.鼓勵員工對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作提出意見和建議，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要管理機(jī)制。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，提供良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約：各部門需提前向行政管理部門預(yù)約會議室，并提供會議相關(guān)信息。預(yù)約時應(yīng)考慮會議室容量、設(shè)備需求等因素，確保會議順利進(jìn)行。

2.會議室使用：會議召集人應(yīng)按照預(yù)定時間、地點(diǎn)使用會議室，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更換或占用其他會議室。

3.臨時使用：如遇緊急會議，可向行政管理部門申請臨時使用會議室，行政管理部門將視實(shí)際情況予以安排。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備檢查：會議開始前，會議召集人應(yīng)檢查會議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施是否齊全、正常，如有問題，及時聯(lián)系行政管理部門解決。

2.設(shè)備使用：參會人員應(yīng)正確使用會議室設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，使用過程中如遇故障，應(yīng)及時報告并等待專業(yè)人員處理。

3.設(shè)備歸還：會議結(jié)束后，應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，歸位桌椅，保持會議室整潔。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.保持整潔：會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，不亂丟垃圾。

2.室內(nèi)布置：會議室的室內(nèi)布置應(yīng)簡潔大方，符合會議主題，不得隨意張貼、懸掛物品。

3.環(huán)保意識：鼓勵參會人員節(jié)約用紙、用電等資源，提高環(huán)保意識。

四、會議室安全管理

1.安全檢查：行政管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、用電安全等方面符合規(guī)定。

2.人員安全：會議召集人應(yīng)確保會議室內(nèi)的參會人員安全，如有緊急情況，及時引導(dǎo)人員疏散。

3.會議保密：對于涉及公司機(jī)密的會議，會議召集人應(yīng)采取相應(yīng)保密措施，防止信息泄露。

五、違規(guī)處理

1.未經(jīng)預(yù)約占用會議室、未按要求使用會議室等違規(guī)行為，將予以通報批評，并視情節(jié)輕重，追究相應(yīng)責(zé)任。

2.損壞會議室設(shè)備、亂丟垃圾等行為，按公司規(guī)定予以處罰。

3.會議室管理相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，