文書檔案目錄數據庫結構與數據交換格式文書檔案目錄數據庫結構與數據交換格式201811-07發布201901-01實施天津市市場和質量監督管理委員會發布DB12 i2規范性引用文件 3術語和定義 4縮略語 35數據庫結構 3 35.2文件級目錄（1)數據庫結構 3 45.4案卷級目錄數據庫結構 55.5數據交換盤的要求 55.6交換盤數據庫及文件名要求 65.7交換文件格式要求 65.8阿拉伯數字、字母及符號表示方法的要求 96詳細要求 96.1數據字段描述 96.2數據字段選擇 7目錄要求 25附錄A(資料性附錄）卷內文件目錄 附錄B(資料性附錄）盒內文件目錄 附錄C(資料性附錄）案卷目錄 28I本標準按照GB/T1.12009給出的規則起草。本標準代替DB12/T1182005，與DB12/T1182005相比，除編輯性修改外主要技術變化如下：一一著錄項目刪除了電子文檔號項；一一同時増加了信息公開項、份號項、變更密級項、保密期限項、檔案館名稱項、全宗號項、年度項、盒號項、件號項、機構/問題代碼項、統社會信用代碼項、并列題名項、主送項、抄送項和附件項，并補充了這些著錄項的詳細字段描述；一一在密級、載體類型、文種、檔案館代碼、文字形成時間、文件檔號、案卷檔號、文件格式、起始時間、終止時間這些詳細字段描述中都依照最新相關標準做出了修訂；一一刪除了“不推薦使用3.5寸軟盤”的要求；一一増加了網上傳遞僅限于政務網的規定；一一對交換盤數據庫及文件名要求按照XML文件格式做出了相應調整；一一數據庫文件増加了XML交換文件格式的具體要求；一一在數據字段選擇中増加了部分必著字段和選著字段項；一一將附錄中的“組織機構代碼”統一改為“統一社會信用代碼”。本標準由天津市檔案局提出并歸口。本標準起草單位：天津市檔案館。本標準主要起草人：方昀、仇偉海、梁欣、王靚、袁嘉新。本標準所代替標準的歷次版本發布情況為：—DB12/1181999；DB12/T1182005。II本標準規定了天津市文書檔案目錄數據庫結構與數據交換格式、內容及要求。本標準適用于文書紙質檔案和電子檔案的著錄管理。作為檔案管理軟件開發中數據庫結構的設計與數據交換的標準，也作為天津市綜合檔案館、機關檔案室編制文檔體化系統、檔案管理系統進行數據庫結構設計、目錄數據交換及其它門類檔案數據庫和檔案全文數據庫目錄管理的參考。本標準規定的檔案目錄數據文件的組織方式主要是以.xml為擴展名的數據文件，也可采用txt或df格式組織目錄數據，但其詳細的說明，不在本標準要求之內。2規范性引用文件下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T7408-2005數據元和交換格式信息交換日期和時間表示法GB11714-1997全國組織機構代碼編制規則GB18030-2005信息技術中文編碼字符集GB/T18793-2002信息技術可擴展置標語言X（ML)1.0GB32100-2015法人和其他組織統一社會信用代碼編碼規則DA/T13-1994檔號編制規則DA/T18-1999檔案著錄規則DA/T12000、DA/T181999中界定的以及下列術語和定義適用于本文件，為了方便使用以下重復給出了某些術語和定義。檔案著錄archivaldescription在編制檔案目錄時，對檔案的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。著錄項目itemsofdescription揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。包括文件標題項、責任者項、文種項、信息公開項、份號項、變更密級項、密級項、文件題名項、案卷檔號項、案卷題名項、保密期限項、檔案館名稱項、全宗號項、年度項、盒號項、件號項、機構/問題代碼項、統社會信用代碼項、并列題名項、保管期限項、文件形成部門項、起始時間項、終止時間項、文件形成時間項、載體類型項、載體規格、載體數量項、載體1適用于文書立卷制度改革后檔案，檔號編制執行適用于文書立卷制度改革后檔案，檔號編制執行DA/T22—2015規定的文件級數據庫結構。2檔案目錄數據庫archivecatalogdatabase將描述檔案內容和形式特征的數據按一定格式存入計算機存儲器所形成的數據集合，具有數據的檢索、存取、修改、增刪和整理等功能。適用于文書立卷制度改革前檔案，檔號編制執行DA/T13—1994規定的文件級數據庫結構。數據交換dateexchange通過計算機實現數據在網絡上或以磁盤、磁帶、光盤等作為載體所進行的跨平臺、跨系統的交換。數據交換格式dateinterchangeformat用于檔案目錄數據交換的數據格式。檔案目錄archivalcatalogue按照一定的次序、體例編排而成的條目組合，是檔案管理、檢索和報道的工具。著錄格式formatofdescription著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。數據記錄datarecord描述著錄條目的數據集合，由若干數據字段組成。著錄級次levelofdescription著錄字段的選擇層次，表現為著錄字段的詳簡程度。描述著錄條目中某一特定屬性的數據集合。單位項、分類號項、檔案館代號項、文件編號項、文件檔號項、縮微號項、頁號項、頁數項、主題詞或關鍵詞項、主送項、抄送項、附件項、文件件數項、存儲位置項、控制標識項、文件類型項、文件格式項、備注項，全部涵蓋共45個著錄項。又稱款目，檔案著錄的結果，是反映單份文件或案卷內容和形式特征的著錄項目的組合。案卷級目錄數據庫結構fileleveldirectorydatabasestructure適用于本標準實施前，使用案卷管理的文書檔案，檔號編制依據本標準6.1.4.6案卷檔號要求執行。下列縮略語適用于本文件。XML:可擴展標記語言（extensibleMarkupLanguage)包括以下三種數據交換格式：一一文件級目錄（1)數據庫結構與交換格式；一一文件級目錄（2)數據庫結構與交換格式；一一案卷級目錄數據庫結構與交換格式。文件級目錄（1)數據庫中的數據記錄，由22個數據字段組成，見表1。3中文字段名稱1BGMJC8是如“密級”不為空，則此項為必著項2MJC4是3ZTlXC是4ZTGGC是5WZC8是6DAGDHC6是7WJBHC是8SWHC是9WJDHC否WJTMC否ZRZC否文件形成部門WJXCBMC否文件形成時間WJXCSJC8否ZTSLN4是ZTDWC2是FLHC是YHC9是主題詞或關鍵詞ZTCC否BGQXC4否CCWZC是KZBZC4是BZC是文件級目錄（2)數據庫中的數據記錄，由38個數據字段組成，見表2。4類型長度1XXGKC是2FHC8是3BGMJC8是如“密級’不為空，則此項為必著項4MJC4是5BMQXC4是6ZTLXC是7ZTGGC是8WZC8是9DANMCC是DAGDHC6是WJBHC是SWHC是WJDHC否QZHC5否NDC4否HHC4是JHC4否機構/問題代碼JG/WTDMC4否統一社會信用代碼TYSHXYDMC是WJTMC否BLTMC是ZRZC否文件形成部門WJXCBMC否文件形成時間WJXCSJC8否ZTSLN4是ZTDWC2是FLHC是YSN4是主題詞或關鍵詞ZTCC是ZSC是CSC是FJC是BGQXC4否CCWZC是KZBZC4是CCCCCCCCCCCCCCNCCCCCCCCC是是是是是否是否否是是是是注：表示字符類型；表示數字類型（整型）。案卷級目錄數據庫中的數據記錄，由21個數據字段組成，見表3。表3案卷級目錄數據庫數據字段一覽表846544448844123456789中文字段名稱機構/問題代碼統一社會信用代碼BGMJMJZTLXDANMCDAGDHAJDHQZHNDHHJG/WTDMTYSHXYDMWJJSAJTMQSSJZZSJFLHZTCBZBGQXCCWZKZBZ主題詞或關鍵詞s注：表示字符類型；表示數字類型（整型)5.5.1檔案目錄數據通過介質交換時優先使用光盤。網上傳遞僅限于政務網且沒有密級的目錄數據。5.5.2檔案目錄數據交換盤應帶有外部標識，注明全宗名稱、全宗號、相關年度及盤號，館際之間檔案目錄數據交換要注明檔案館代碼。5.5.3檔案目錄數據交換盤應經過檢驗，確認交換盤表面無破損、無病毒、內容能夠正常讀取方能接5.5.4經過加密處理的數據交換盤，移交的同時提供解密手段。5.5.5經過壓縮處理的數據交換盤，移交的同時提供解壓縮手段。件卷始止5.5.6交換盤數據庫及文件名要求5.6.1用于交換的數據文件一般以年度進行交換，多個年度合并交換時，庫文件容量超過存儲介質容量時，可將庫文件分為若干子文件存儲。5.6.2采用XML格式進行交換時，XML文件的格式應符合GB/T18793—2002的規定。若使用的交換文件格式不是XML格式，須提供該格式與XML文件格式之間相互轉換的應用程序接口。5.6.3交換的數據文件為一個年度時，其數據文件名格式為：XXXXXXX數據級別歸檔年度子文件號文件名由七位字符組成，第一位為字母，其余為數據。第一位字母表示數據級別，為文件級，為案卷級；第二至五位用數字表示歸檔年度；第六至七位數字表示子文件號（當需要對一個庫文件分割交換時，形成子文件子文件從01至99編號。不產生子文件時，子文件號可省略。示例1:A1998，即：表示案卷級1998年度數據庫文件。示例2:W199801和W199802，即：表示文件級1998年度數據庫第一子文件名和第二子文件名。5.6.4交換的數據文件為多個年度合并時，其數據文件名格式為：XXXXX-XXXXXX數據級別起始年度終止年度子文件號文件名由十二位字符組成，第一位字母表示數據級別，”為文件級，A“”為案卷級；第二至五位用數字表示起始年度；第七至十位用數字表示終止年度（一般為年度起始年度與終止年度之間用字符分隔；第十一至十二位數字表示子文件號（當需要對一個庫文件分割交換時，形成子文件子文件從01至99編號。不產生子文件時，子文件號可省略。示例1:A1990-1998，即：表示案卷級1990年至1998年數據庫文件。示例2:W1990-199801和W1990-199802，即：表示文件級1990年至1998年數據庫第一子文件名和第二子文件名。5.7.1采用XML格式進行交換時，《文件級目錄（1)數據庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值可以是"GB18030"、"GB2312"或"UTF-8")：<?xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>6<文件編號><文件檔號></變更密級〉</密級〉</載體類型〉</載體規格〉</文種〉</檔案館代號〉</文件編號></縮微號〉</文件檔號></文件題名〉</責任者〉〈主題詞或關鍵詞〉〈/主題詞或關鍵詞〉5.7.2采用XML格式進行交換時，《文件級目錄（2)數據庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值可以是"GB18030"、"GB2312"或"UTF8"):〈？xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>7</文件〉</文件〉</文件〉〈統一社會信用代碼〉〈/統一社會信用代碼〉〈主題詞或關鍵詞〉〈/主題詞或關鍵詞〉</文件〉</文件〉5.7.3采用XML格式進行交換時，《案卷級目錄數據庫》的XML交換文件格式如下（encoding屬性值）：〈？xmlversion="1.0"encoding="GB18030"?>8〈主題詞或關鍵詞〉〈/主題詞或關鍵詞〉5.8阿拉伯數字、字母及符號表示方法的要求著錄項中出現的阿拉伯數字、字母及標點符號（除個別符號外）般用半角方式表示。數據字段描述按文件級目錄（1)數據庫、文件級目錄（2)數據庫和案卷級數據庫分別描述9</案卷〉</案卷〉變更密級是指文件責任者應當根據涉密檔案在需要升密、降密或到期自動解密時對文件密級及時進行變更著錄，或是立檔單位在移交檔案館之前對文件密級審核后進行變更著錄。變更密級是指文件責任者應當根據涉密檔案在需要升密、降密或到期自動解密時對文件密級及時進行變更著錄，或是立檔單位在移交檔案館之前對文件密級審核后進行變更著錄。選著字段。用漢字表示。分為到期解密、秘密、機密、絕密四種。針對己有“密級”的文件，如己到保密期限或其他原因，經立檔單位審核后，判斷該文件應升、降、解密的，需著錄審核后的密級。如“密級”項不為空，則此項為必著字段。6.1.2.3.2著錄級次選著字段。用漢字表示，載體類型依實際情況著錄。如甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙、唱片、照片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤、光盤、移動硬盤等。61.2.4載體規格密級是指文件的機密程度。選著字段。用漢字表示。按GB71561987文獻保密等級代碼規定，分為公開、國內、內部、秘密、機密、絕密六種。般按文件形成時所定密級著錄，對己升、降、解密的，應著錄新的密級。如文件有密級，則此項不能為空。61.2.3載體類型載體類型指檔案信息載體的物質形態的種類。載體規格指檔案信息載體的技術參數。6.1.2.4.2著錄級次選著字段。6.1.2.4.3用法用漢字字符表示，載體規格依實際情況著錄。選著字段。用漢字字符表示，載體規格依實際情況著錄。選著字段。用漢字表示。文種項依實際情況著錄。如命令（令）、決議、決定、公報、公告、通告、意見、指示、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要、說明書、協議書、鑒定書、任務書、判決書、國書、照會、誥、敕、奏折等。61.2.6檔案館代碼文種指文件種類的名稱。61.2.7文件編號文件編號是文件制發過程中由制發機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規范類文件的統編號、圖號等。選著字段。檔案館代號依據《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》所賦予的代碼著錄。檔案館代碼在建立目錄中心或報導交流時必須著錄。用規定的數字表示。6.1.2.6.2著錄級次選著字段。6.1.2.8.2著錄級次縮微號是檔案館、室賦予檔案縮微制品的編號。61.2.8縮微號般由機關代字、年度和順序號三部分組成，依原文件編號據實著錄。由盤號和幽幅號組成。其格式為：盤號-幽幅號，即XXXXX-XXXX。示例：01058-2520。表示第1058盤縮微膠片由盤號和幽幅號組成。其格式為：盤號-幽幅號，即XXXXX-XXXX。示例：01058-2520。表示第1058盤縮微膠片-第2520畫幅。文件標題是文件的主題內容和性質。文件檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。示例2:401206800-W0015-Y-000001-001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-永久-第1卷-第1份文件。必著字段。由組織機構代碼、全宗號、保管期限、目錄號、案卷號、件號等六部分組成，各部分之間用“-”為3位。保管期限用字母表示，為永久，為長期，為短期；全宗號、目錄號、案卷號、件號按實際位數著錄，不夠規定長度時，前面用填充。示例1:401206800-W0015-Y-001-000001-001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-永久-1號目錄-第1卷-第1份文件。責任者，也稱作者，是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人。6.1.2.10.2著錄級次必著字段。用漢字表示。6.1.2.11.2著錄級次必著字段。選著字段。用漢字表示。多責任者時，按其重要程度依次排列，各責任者之間用分號分割。用漢字表示。多責任者時，按其重要程度依次排列，各責任者之間用分號分割。必著字段。文件形成部門是指歸檔工作承擔單位的全稱。用漢字表示。依實際情況據實著錄。時間是指文件形成時間。一般公私文書、信札為發文時間，決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間，條約、合同、協議為簽署時間，技術評審證書、技術鑒定證書、轉產證書為通過時間，獲獎證書、發明證書、專利證書為頒發時間，科研試驗報告、學術論文為發表時間，工程施工圖、產品加工圖為設計時間，竣工圖為繪制時間，原始試驗記錄、測定檢驗數據為記錄時間等。6.1.2.13.2著錄級次必著字段。時間項依據GB/T7408-2005規定，一律用8位阿拉伯數字表示。第14位數表示年，第56位數表示月，第78位數表示日，時間不詳時用字母“0”表示。示例1:19980000，即：表示年度為1998年，月、日不詳。示例2:00000728，即：表示年度不詳，月、日為7月28日。6.1.2.14.2著錄級次選著字段。載體數量指檔案信息載體物質形態的數量。用阿拉伯數字表示。6.1.2.15.1定義選著字段。頁號是指卷內文件每頁的順序號。分類號指固定類目在分類體系中的位置，表示各級類目排列順序的標識符號。分類號依據《中國檔案分類法》和《檔案分類標引規則》的有關規定著錄。6.1.2.16.2著錄級次選著字段。般用阿拉伯數字標識。若標著起止頁號，之間用分隔。6.1.2.17.2著錄級次選著字段。6.1.2.18.2著錄級次必著字段。主題詞參照《中國檔案主題詞表》、《文獻主題標引規則》及本專業、本單位的規范化詞表進行標引，各詞之間用逗號隔開。主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內容的規范化的詞或詞組。關鍵詞是在標引和檢索中取自文件題名或正文，用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞和詞組。載體單位指檔案信息載體物質形態的統計單位。必著字段。必著字段。保管期限是指根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間。控制標識是指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼。存儲位置指文件存儲的物理或邏輯地址。用漢字表示。一般分為永久、長期、短期三種。6.1.2.20.2著錄級次選著字段。用字符和漢字表示。按實際情況填寫。如文件的物理地址可由樓號、庫區號、房間號、排架號、箱(層）柜號等組成。61.2.20存儲位置備注項注釋各著錄項目需要解釋和補充說明的事項。用漢字表示。一般分為控制和開放兩種。6.1.2.21.2著錄級次選著字段。6.1.2.22.2著錄級次選著字段。用漢字表示。用漢字表示。分為主動公開、依申請公開、不公開。發布。用漢字表示。分為主動公開、依申請公開、不公開。發布。選著字段。指行政機關在履行職責過程中制作或者獲取的，以定形式記錄、保存的信息，及時、準確地公開公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。61.3.3變更密級用數字表示。文件未對份號做具體規定時不著錄。般在密級項不為空時，應進行著錄。6.1.3.2.2著錄級次選著字段。6.1.3.5.2著錄級次密級是指文件的機密程度。6.1.3.4.2著錄級次選著字段。用漢字表示。分為秘密、機密、絕密三種。按照文件形成時所定密級著錄。如保密期限己到，則應在“變更密級”項中進行變更，此項保持不變。如文件有密級，則此項不能為空。保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。見見6.1.2.3。見6.1.2.4。見6.1.2.5。6.1.3.9檔案館名稱集中管理特定范圍檔案的專門機構的名稱。用數字表示。文件未對保密期限做具體規定時不著錄。選著字段。用漢字表示。由檔案館著錄，可以在電子文件管理系統中通過預定義值域列表選擇著錄或手工著錄。檔案館應名稱與檔案館代碼保持一一對應。見6.1.2.6。見6.1.2.7。見6.1.2.8。6.1.3.13.2著錄級次必著字段。文件檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。選著字段。由全宗號、統一社會信用代碼、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機構（問題）代碼、盒號、件號等九部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機構由全宗號、統一社會信用代碼、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機構（問題）代碼、盒號、件號等九部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機構（問題）代碼、件號為不可或缺項，檔案的規定填寫、全宗號長度為4位、檔案門類代碼長度為2位、年度長度盒號、件號按實際位數著錄，不夠規定長度時，前面用“0”填充。示例1:Z109-WS4011-D30-BGS-0001表示某單位所屬-文書*2011年度-定期30年-辦公室-第1件示例2:000125356-X0015-Y-2002-001-0001-0001,表示天津市檔案局所屬-現行檔案第15全宗-永久-2002年-辦公檔案館（室）分配給全宗的代碼。電子文件按年度分類后標記的形成處理年度。6.1.3.15.2著錄級次必著字段。必著字段。用字母和數字表示。全宗號一般由接收、保管電子文件的檔案館（室）給定，當給定全宗號時，本元素必選。用數字表示。由5位數字表示，不足4位時，在件號前補“0”，如0012。如沒有實體對應可為空。電子文件所對應實體檔案的盒順序號。用數字表示。4位阿拉伯數字，如2011。6.1.3.16.2著錄級次選著字段。必著字段。編制的文件或組合文件的排列順序號。6.1.3.18.2著錄級次必著字段。由數字或字母組成。按實體分類整理時的部門或問題進行著錄，在檔號中以代碼的形式存在，在著錄項中以文字描述的形式存在。如檔號中用0“01”或GS”表示，在機構或問題元數據項中用“辦公室”表示。用數字表示。由5位數字表示，不足4位時，在件號前補“0”，如0233。對電子文件進行實體分類整理時按部門或問題分類的結果。6.1.3.19.2著錄級次選著字段。用數字表示。長度為18位。用于法人和其他組織身份識別的代碼，按GB321002015執行，是組織機構代碼的擴展。解釋或從屬于題名和另一題名。6.1.3.21.2著錄級次用漢字表示。不能與題名一致。見6.1.2.11。用漢字表示。不能與題名一致。見6.1.2.11。見6.1.2.12。見6.1.2.13。見6.1.2.14。見6.1.2.15。見6.1.2.16。選著字段。頁數是指以件為單位編制的總頁數。用阿拉伯數字標識。見6.1.2.18。6.1.3.30.2著錄級次選著字段。文件的主要受理者，一般為文件內容規定任務的主要執行者。選著字段。用漢字表示。般為機構名稱或人名。用漢字表示。般為機構名稱或人名。除主送者以外需要執行或知曉文件的其他受文者。選著字段。公文正文的說明、補充或者參考資料。用漢字表示。般為機構名稱或人名。6.1.3.32.2著錄級次選著字段。用字符和漢字表示。按實際情況如實填寫附件名稱。如文件正文后有多個附件時，應逐一著錄各附件題名。并為每個附件名稱添加序號。如1XXXXX2.XXXXXXX。如附件題名過長，也可簡略，其節略控制標識是指判定該份文件是否無需控制，可向社會公開提供利用的符號代碼。6.1.3.35.2著錄級次選著字段。見6.1.2.22。見6.1.2.22。選著字段。用字母表示。T表示文本文件，I表示圖像文件，G表示圖形文件，V表示影像文件，A表示聲音文件，〇表示超媒體鏈文件，P表示程序文件，D表示數據文件。文件類型是指文件數據的類別信息。6.1.3.38.2著錄級次選著字段。數據格式是指構成文件數據邏輯格式。見6.1.3.4。見6.1.2.2。6.1.4.4檔案館名稱見6.1.3.9。6.1.4.5檔案館代碼見6.1.2.1。用字符或漢字填寫，如PDF格式、0FD格式等。用漢字表示。一般分為開放和控制兩種。如“信息公開”項內容為“公開”或“依申請公開”，則此項內容應為“開放”。如“信息公開”項內容為“不公開”，則此項內容應為“控制”。如信息公開項不為空，則此項為必著字段。見6.1.2.6。見6.1.2.6。案卷檔號是指檔案館、室在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。見6.1.3.15。必著字段。由統一社會信用代碼、全宗號、檔案門類代碼、年度、保管期限、目錄號、機構（問題）代碼、案卷號等八部分組成，其中全宗號、年度、保管期限、機構（問題）代碼、案卷號為不可或缺項，檔案門類代碼和年度之間可用“?”分割，其他各部分之間用分割。統一社會信用代碼按GB32100-2015的規定填寫、全宗號長度為4位、檔案門類代碼長度為2位、年度長度號長度為3位、機構（問題）代碼長度為3位、案卷號長度為4位。保管期限用字母表示，為永久， 示例1:Z109-WS，2011-C-BGS-0001表示某單位所屬-文書，2011年度-定期30年-辦公室-第1卷示例2:401206800-W015-Y-0001，表示天津市檔案館所屬-外文檔案第15全宗-