體系會議管理制度第一章總則

為了加強體系內部溝通與協調，提高會議效率，確保會議質量，制定本會議管理制度。本制度適用于體系內所有層級會議，包括但不限于董事會、管理層會議、項目協調會等。

一、會議目的

1.溝通信息：確保體系內各部門、各層級之間信息暢通，促進決策的透明度和公正性。

2.協調資源：協調體系內各方資源，提高資源利用效率，推動工作協同。

3.決策討論：為體系內重大決策提供討論平臺，確保決策的科學性和合理性。

4.工作總結與計劃：對過往工作進行總結，明確下一步工作計劃，提高工作效率。

二、會議原則

1.精簡高效：嚴格控制會議次數、規模和時間，提高會議效率。

2.預案準備：會議議題及相關材料需提前準備，確保會議內容充實、有針對性。

3.廣泛參與：鼓勵體系內各部門、各層級積極參與會議，充分發表意見和建議。

4.嚴肅認真：參會人員應嚴格遵守會議紀律，認真履行職責，確保會議效果。

三、會議類別

1.定期會議：按照一定周期舉行的會議，如周例會、月度總結會等。

2.臨時會議：根據工作需要，臨時組織召開的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議，如項目協調會、研討會等。

四、參會人員

1.必須參會人員：與會議議題直接相關的部門負責人及工作人員。

2.邀請參會人員：根據會議議題，邀請相關領域專家、顧問等參會。

3.旁聽人員：根據會議需要，允許部分人員旁聽。

五、會議組織與管理

1.會議組織：會議組織單位負責會議籌備、通知、場地安排等工作。

2.會議管理：會議主持人負責會議議程控制、參會人員管理、會議記錄等工作。

六、本制度自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充和完善。各部門應認真貫徹執行本制度，確保會議管理工作的有序開展。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰。

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論順序和時間分配。

3.通知參會人員：提前向參會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議程等信息。

4.準備會議材料：收集與會議議題相關的資料，整理成會議材料，提前發放給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務組負責參會人員的簽到工作。

2.會議主持人開場：會議主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和紀律。

3.各議題討論：按照議程順序，逐一討論會議議題，鼓勵參會人員積極發言，充分表達意見和建議。

4.會議總結：在所有議題討論結束后，由會議主持人進行簡要總結，梳理共識和待解決的問題。

三、會議記錄

1.記錄會議內容：指定專人負責記錄會議討論過程，包括主要觀點、決策結果等。

2.整理會議紀要：根據會議記錄，整理成會議紀要，明確列出會議成果、待辦事項等。

3.發送會議紀要：將會議紀要發送給參會人員及相關人員，以便了解會議內容并落實相關工作。

四、會議決策

1.提出決策建議：針對會議議題，相關人員提出決策建議，包括方案、措施等。

2.決策討論：參會人員就決策建議展開討論，充分發表意見和建議。

3.形成決策：在充分討論的基礎上，形成會議決策，明確責任人和完成時限。

4.決策公示：將會議決策進行公示，以便體系內各部門、各層級了解和執行。

五、會議結束

1.會議主持人宣布會議結束，對參會人員表示感謝。

2.會務組負責整理會議室，確保會議室環境整潔。

3.參會人員離開會議室，會議流程結束。

六、會議流程的優化與調整

1.定期評估會議流程的合理性和有效性，根據實際運行情況進行調整。

2.鼓勵參會人員提出改進會議流程的建議，提高會議效率。

3.結合體系內其他管理制度，不斷完善會議流程，確保會議管理工作有序開展。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發布與傳達

1.會議紀要應在會議結束后及時整理，并在最短時間內由會議組織者審核發布。

2.會議紀要應通過郵件、企業內部通訊平臺等方式，發送給所有參會人員及相關部門，確保信息傳達的及時性和準確性。

3.對于重要會議紀要，應通過公告或內部通知形式，擴大傳達范圍，以便全體員工了解會議內容和決策。

二、會議紀要內容的執行與跟蹤

1.會議紀要中明確的行動計劃和決策，應明確責任人和完成時限。

2.責任人應按照會議紀要的要求，制定具體實施計劃，并定期匯報進展情況。

3.會議組織者或指定專人負責跟蹤會議紀要的執行情況，確保各項決策得到有效落實。

三、會議紀要執行情況的評估與反饋

1.定期對會議紀要中的行動計劃進行評估，檢查執行進度和效果。

2.對于未能按期完成的任務，應分析原因，制定整改措施，并及時調整計劃。

3.鼓勵參會人員對會議紀要的執行情況進行反饋，發現問題及時提出，促進工作改進。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照規定進行歸檔，便于日后查閱和追溯。

2.建立會議紀要查閱機制，確保員工能夠便捷地獲取所需信息。

3.對于涉及敏感信息或商業秘密的會議紀要，應設置相應的權限，確保信息安全。

五、會議紀要跟蹤落實的改進與優化

1.根據會議紀要執行情況，總結經驗教訓，不斷優化會議管理和決策流程。

2.定期收集會議紀要跟蹤落實過程中的問題和建議，推動會議管理制度的持續改進。

3.加強會議紀要跟蹤落實的培訓，提高員工對于會議決策重要性的認識，確保會議決策的執行力。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：各部門需提前預訂會議室，并在預訂時提供會議主題、參會人數等信息。

-預訂方式：通過企業內部預訂系統或聯系會務組進行預訂。

-預訂原則：遵循先到先得的原則，確保會議室資源合理分配。

2.會議室使用規范：

-會議室內不得吸煙、進食，保持環境整潔。

-使用過程中，請愛護會議室設施，如發現問題，及時報修。

-會議結束后，請將會議室恢復原狀，確保下一場會議的正常進行。

二、會議室設施與管理

1.設施配置：會議室應配備必要的會議設備，如投影儀、音響、白板等。

2.設施維護：定期對會議室設施進行檢查、維護，確保設備正常運行。

3.會議室管理：

-會務組負責會議室的日常管理，包括設備操作、衛生清潔等。

-會議室使用前，會務組應確保設備完好、環境整潔，為會議提供良好的條件。

三、會議室安全與保密

1.安全措施：會議室應配備適當的安全設施，如消防器材、安全通道等。

2.保密要求：

-會議室內討論的內容，未經允許，不得外泄。

-涉及敏感信息或商業秘密的會議，應采取必要的保密措施，如設置門禁、簽訂保密協議等。

四、會議室資源優化與調整

1.定期評估會議室使用情況，根據實際需求調整會議室布局和設施。

2.鼓勵各部門合理利用會議室資源，減少空置和浪費現象。

3.結合企業發展戰略，適時增加或調整會議室數量和規模，滿足企業發展需求。

五、會議室管理制度的監督與改進

1.建立會議室管理制度監督機制，對會議室使用情況進行不定期檢查。

2.鼓勵員工提出改進會議室管理的意見和建議，持續優化會議室管理制度。

3.定期對會務組人員進行培訓，提高其業務能力和服務水平，確保會議室管理工作的順利進