財務共享模式下費用報銷管理的研究摘要在世界經濟不斷發展的背景下，企業財務集中管控的趨勢日益凸顯。為了更好地促進我國與國外經濟的交流和合作，很多國內企業現已開始運用財務共享服務思想來進行管理。并將費用報銷管理做為企業共享中心的一個關鍵應用領域，其管理在某種程度上反映著企業財務管理工作的好壞。在此基礎上，本文以企業財務共享模式中費用報銷管理為導向，將A超市作為研究對象，通過對當前研究背景、選題目的和意義進行分析，對相關理論概念進行探討，并以A超市為例，對A超市財務共享模式中的費用報銷管理現狀以及存在的問題進行了剖析，并給出了針對性的解決方案。關鍵詞：財務共享；費用報銷管理；信息系統目錄引言 11.相關理論概述 21.1財務共享的概念 21.2費用報銷管理的概念 22.財務共享模式下費用報銷管理分析——以A超市為例 32.1超市簡介 32.2A超市財務共享發展現狀 32.3財務共享模式下費用報銷管理流程 43.財務共享模式A超市費用報銷管理存在的問題分析 63.1員工管理落后，專業素質不高 63.2費用預算管理制度缺失 73.3費用報銷信息系統技術落后 74.財務共享模式下費用報銷管理的優化建議 84.1優化員工配置，加強人員培訓 84.2完善公司費用預算管理 94.3財務共享模式下整合信息系統 10結論 11參考文獻 12引言財務共享起源于美國，是新的一種管理模式，目前廣泛使用，企業日常業務中最常見的就是費用報銷，涉及比較廣泛和復雜，現在利用科學信息技術，可以改善費用報銷的復雜過程，有效減少工作量，并提升工作效率。實際上，通過財務共享服務，共享模式組織文件記錄、報表驗證和會計等勞動密集型工作降低基本會計成本，加強了企業管理控制，進而促進了會計人員從事更多的增值業務分析、決策管理、投資融資等。財務共享是基于財務過程和信息技術的分散管理模式，它的主要作用是調整組織架構，明確流程規章制度，從而提高整體效率。在市場中可以有效地減少運營成本，由此產生更大的盈利空間和經濟價值，讓企業內外部客戶都能獲得更加專業的服務，尤其是針對內部優質客戶所提供的財務服務比其他財務模式更有效率。與此同時，企業財務管理成本下降，利潤點不斷增加。在世界經濟整體化的今天，社會經濟飛速發展，國家與國家之間的經濟聯系日益緊密并形成一個完整的系統。大型企業的戰略目標已經全球化，其子公司遍布世界各地。因此，隨著管理要求的不斷提高，標準化的財務共享等服務已成為企業管理的趨勢。在財務共享的理念基礎上，共同研究和探討其可行性、必要性以及發展過程。這為研究人員和開發人員的服務內容和利益提供了有力的理論基礎。由于財務信息化的提升，財務共享模式運用電子化把費用報銷轉變為線上模式，這個靈活的特點解決了以往手工費用報銷的復雜流程，這樣可以增加準確度，減輕員工工作負擔，使得費用報銷處理效率越來越高。此外，財務共享服務能夠給公司帶來更加簡便有效的工作模式。選擇這種服務模式的公司可以根據財務共享服務中心的流程管理標準和目標、組織定位以及技術體系等對共享服務解決方案進行研究和規劃。1.相關理論概述1.1財務共享的概念財務共享服務中心是近幾年大型企業集團普遍采用的一種新型財務管理模式，為了更好地促進智能財務共享服務中心的推廣應用，在企業內部統一引入更高效的財務信息系統，實現財務數據之間的信息共享，有利于會計人員對資金進行管控。共享服務中心是許多共享服務的一種具體體現，被廣泛地應用到企業的會計、人力資源、信息技術、資產以及市采購與銷售等部門當中。該模式中使用最廣泛的模塊之一就是將會計、費用報銷、應收款以及其他屬于不同分支機構的業務結合起來，從而構成覆蓋登記、統計以及計量財務數據的通用金融服務中心。報告對該數據進行了綜合和標準的推定，財務人員分布在各個分支機構，減輕了業務運營負擔，并形成了規模效應。財務共享服務中心是在企業業務流程再造的前提下，通過對現業務職能的整合來達到財務資源的最佳配置，從而使得企業財務管理的分工更加明確、規范與統一，極大地促進企業運營成本的降低，切實提升企業集團的財務管理水平、經營效率與整體實力。1.2費用報銷管理的概念費用報銷是指銀行的業務承辦機關對業務發生和取得原始憑證后，根據規定的申請手續所進行費用結算活動。在財務共享模式中，申請費用報銷的職工提報簡單（手機提報、審批進度自動通知、隨時查詢）；項目經理管控容易（標準清晰、費用可控、流程合規）；財務部門高效合規（票據驗真驗重、異常警報、憑證實時生成）；管理層審批便捷（移動審批、標準執行到位、數據實時掌握）。同時做到了企業收費報銷的公開透明化，并進一步完善了企業的財務管理體系。2.財務共享模式下費用報銷管理分析——以A超市為例2.1超市簡介A超市創立與中國福建省福州市，并于2001年成立，上市于2010年，是我國500強企業，并獲得“中國馳名商標”的稱號。企業主要經營生鮮農場產品、鞋類、服飾類、日用品等。A超市是我國第一批引進生鮮農產品進口的公司。以零售業、農業、食品業等為依托，大力發展現代物流向大型企業邁進。A超市建立了財務共享服務中心，使員工工作量得到簡化、效率提高、管理標準化。2.2A超市財務共享發展現狀A超市財務部針對其業務特點及管理需求，與下屬子公司共同構建集團管控架構，固化業務流程。同時，把與企業連在一起的各種系統打通信息共享的壁壘，并接入外部信息交換推進系統，比如與浪潮金融信息系統內部連接，與SAP、OA、網絡報銷系統連接在一起。此外，銀行和企業之間的連接也在著手進行，以確保商務旅行系統可以實現各種信息系統的流程集成、商務集成以及數據交互。財務資源分配中心現已啟動了費用、應收款、應付款和資金管理模塊；首先，費用償還模塊已經上線近1年。應付賬款過程包括核查采購、付款發票信息，迅速交換信息有助于其與供應商建立穩定的關系的。應收賬款程序是指根據銷售合同、各個行業的結算方法和帳目，及時開發票和確認所得的程序。老化特征與顧客管理相對應，有利于促進銷售的流程；會計分析模塊通過信息交流平臺可以獲得集團公司、子公司和關聯公司戰略發展需要，并及時提供融資數據和編寫相關的財務報表。2.3財務共享模式下費用報銷管理流程依據A超市費用報銷提單宣貫標準，工作人員須在費用產生前在系統中進行提單費用申請，待實際回票后才能把申請轉化為報銷單據，并將電子條碼按標準貼附到實物票據上，再在共享中心所設置的特別配送箱中投放實物票據，專人負責掃描圖像條形碼。該條形碼是通過該系統在線匹配之前申請自動錄入所形成的電子條形碼，將其上傳為圖像。該條形碼還被用作查找紙張單據的唯一標志，便于隨時對報銷證據鏈進行追蹤。費用報銷的監管主體通常是由部門、職工、財務共享中心等組成，其主要環節有報銷申請、審批、付款及檔案管理等。現就A超市費用報銷過程從4個環節作簡要說明。圖2-1費用報銷業務流程一是報銷申請，其作為報銷申請的第一步。公司按照不同業務類型對公司各項業務進行了歸類匯總，并將復雜業務統一歸入辦公費、交通費、工程外包費、業務費與綜合費等。A超市員工費用在項目實施前需先向系統遞交費用申請，然后再去執行項目或者采購原材料，等收到發票時，把申請單變成報銷單進行實際經費支付，報銷單上填寫好后，打印一張報銷單的封底，封底上詳細記錄了單據的一些基本信息。辦結后統一快遞郵送至指定歸檔位置，由企業專人上門負責將條形碼上傳至企業報銷共享中心系統當中，并根據條形碼與所需報銷申請單進行自動和精準的匹配。A超市工作人員可在任何時間查詢其進展情況，并可在任何時間進入系統確認流程是通過領導審批還是通過共享中心審批。系統具有很強的開放性和很高的透明度，使得員工對整個流程都非常了解，從而提高了員工的滿意度。而在流程上，一旦出現疑問，審核人員將直接通過系統進行解答。圖2-2報銷申請流程二是報銷審批。A超市采用了費用報銷逐層審核制度，首先由公司各個業務部門的領導負責逐層審核工作，然后將自動審核提交到公司共享中心的審核環節。其中業務領導在審批費用報銷的流程中，主要就是審核費用報銷事項的真實性，業務領導要對這些事項的真實性負責，查看這些事項是否為對應的費用項目、該開支是否合理、是否滿足公司經營發展需要等。單據流程到共享審核核算環節時，審核核算需要根據不同種類的費用審核細則，保證流程審核的標準化，在這整個審批流程中，各個節點處理方只負責對應費用單據的處理，大大加強了對費用支出風險的控制。三是報銷結算。審核通過之后，費用系統自動計算并生成付款憑據，并將付款指令統一發給財務公司，實現統一批量結算。由于“銀企直連”對于雙方服務器端口的設置技術門檻求很高，因此要求銀行和企業之間要通過服務器端口進行對接，A超市建立了專門結算子公司的歸共享管控制度，專門用于費用資金支付和銀行標準化對接。由于各個企業都有其相應的結算系統，銀行難以滿足各個企業接口需求，僅能由企業與銀行對接，這給眾多企業及銀行客戶在業務實施過程中帶來更高效率及費用。在此情況下，A超市通過共享支付結算平臺與各子公司進行統一對接，并且通過共享實現與銀行的連接，以提升財務費用和報銷等業務模塊上線的時間和速率。四是檔案管理。A超市的實物票據都有對應的單據號碼和票據號碼。這兩個號碼將實物票和報銷電子流聯系在一起，在所有報銷流程完成后，對所有原始票據進行統一裝訂和線上線下歸檔，從而達到隨時查閱檔案和實時追溯報銷的目的。A超市屬于一家較早成立共享中心的公司，時間就是其強項，同時也是弱項。這主要是因為多年以前按當時制定的報銷管控流程已不再適用于現代財務管控需求，所以對于流程而言，需要結合當前企業本身條件以及當代信息化發展狀況，對于業務流程以及管理流程進行改進已成為A超市亟須解決的難題。3.財務共享模式A超市費用報銷管理存在的問題分析3.1員工管理落后，專業素質不高就公司效益角度而言，設立財務共享中心有一個優勢，就是能夠減少財務人員，節約人工成本。A超市把集團公司二十多個財務部門合并在一個財務部門內，改變了各財務部門曾創建的多個工作崗位會計操作方式。A超市是以以人為本為準則的國企，成立金融配送中心后并未采用過多的舉措。在通用運營流程中，成本回收是一個非常容易實施的崗位。它不同于應收模塊、行業、會計期間和結算方式，每個行業應由專人進行管理。財務資源分配中心設立之后，僅需輔以行政費用和團體費用。實際上3到5人負責就完全足夠，但是負責人卻多達10位。整個金融配送中心有70多人，工作人員充足，所以已經納入了財務。部門中心僅知道企業缺乏工作空間，未對剩余員工進行合理調度。另外，由于財務部門眾多，已經超過20個，并且各個部門都設置了主任職位。因此，財務部門設立以后，崗位交叉，造成很多對財務管理有較多經驗的董事離職。另外，財務管理職能的轉移，雖然較好地發揮了財務對公司決策的支撐作用，但最終會造成高級管理人員的離職。3.2費用預算管理制度缺失A超市已編制月度預算用于償還各部門支出，但未有效執行。員工薪酬表上，系統會自動展示該部門當月預算并計算出該項薪酬工作所占比例。部門負責人的職責是對行為進行檢查，也就是下級是否需要補償，而財務共享中心的職責則是對補償是否超出了標準范圍進行考核。遵從性審計程度、有無償還部門成本預算，都無法長久起到控制作用。另外，A超市當前正在推行“報告追蹤”報銷系統，不能預估報銷金額且可控度較低。A超市在財務、業務等方面缺乏非常完善的溝通渠道。所以，業務人員填制費用報銷單據時，均按思路填制，關于與共享中心一致與否，讓共享審核會計評判。以職工差旅費為例，職工差旅費旅行較為復雜，為簡化其提單難度而簡化差旅費旅行的行程。且差旅補助均填最高標準，終至共享審核時，工作人員票據難以與實際旅行配對，并且需認真核對補助標準，這些工作量讓審核人員產生對業務人員厭惡，長期下來業務單位與共享財務將逐漸形成對立狀態，不利于公司費用報銷管理活動的正常開展。3.3費用報銷信息系統技術落后A超市成本報銷管理中，成本控制上只針對部分基礎成本比制定了相關會計審核細則，其他支出只允許共享審核會計進行人為評判，因此，就會容易存在人為操作性的漏洞。另外，在細致費用管控的過程中，初期發展時仍然保留著許多原有過程制度，沒有根據共享規范來對這些過程進行設定，使得后期重新進行規范變得更加困難，這些靠實踐經驗來設定過程存在著一些嚴重問題且缺乏創造性。這些遺留問題使共享在會計上產生極大困擾，導致共享做出妥協存在困難，使成本在控制上喪失準確性和真實性，最終造成審核時效的滯緩。另外,A超市共享中心內部自我監督機制仍有缺失。而A超市共享中心是企業獨立財務部門，企業審計只能對外進行監督，但實際信息變化速度過快，如果沒有及時監控就會引發一些嚴重問題。A超市已經擁有辦公自動化系統、稅收管理系統、資金管理系統、預算系統、SAP系統和浪潮財務信息系統等。SAP和浪潮財務信息系統采用數據連接的方式，實現了從稅收管理系統到資金管理系統，再到預算系統的無縫對接。“還原”環節中，金融共享中心將核實賬號真偽，按退款流程進行退款。稅務部門在處理發票的過程中，首先要核實特殊發票是否屬實，再按稅率抵扣。在這種情況下，就無法實現數據共享。有人說，稅收管理系統雖然存在于金融配送中心這個體系之中，但是在實踐中它更像是兩個單獨的部門，這就造成了一些財務信息沒有得到有效的流轉，沒有真正達到設立財務共享中心進行信息交換的最初目的。4.財務共享模式下費用報銷管理的優化建議4.1優化員工配置，加強人員培訓一是合理分配財務人員的崗位。按照財務共享中心的需求特征，對人員規模進行估計，并適當的調整崗位。上班時間較晚的青年員工具有較強的學習能力，更能適應財務共享中心新的運作方式，主要承擔基礎工作、高標準化、重復記賬等工作責任；財務經驗、審計及其他操作；由于前主任的只能需主動溝通及向會計只能轉換，如成本控制、預算管理及財務分析，以及組建良好會計管理經理隊伍，從而對公司的決策起到財務上的輔助作用。另外還需要對績效制度進行重新調整，如根據崗位或日常處理文件支付薪水。同時，要定期為員工開展財務知識共享培訓，注重專業技能與管理技能的提升，認識到設立財務交易中心所帶來的益處。按照本中心對公司財務部門的工作特點及要求，制定培訓計劃。需要注意的是，培訓內容以共享信息平臺系統運行為主線，在升級新工作標準、增強員工業務技能的同時，在短時間內與新財務管理模型接軌。二是改變員工的觀念。公司很好地組織、協調了工作，并且同責任人交流了情況。美特好作為集團制大公司擁有眾多子公司。金融共享中心的設立對行業以及眾多組織來說都是十分困難的。A超市作為一個典型的零售行業，也面臨同樣問題。因此，需要建立一個涵蓋全行業的財務部門，從財務部門給企業帶來的利益中實實在在地得到好處。另外,A超市還可派員工和子公司共同培訓財務人員，讓他們認識財務共享中心、財務部門工作人員的職權范圍和給企業帶來的利益，以解放財務部門、加速人員配備等理念。當然，還可以編制財務共享中心用戶手冊來講解財務員工工作過程，親身體驗財務共享中心工作的便利性，提高效率。與此同時，及時和財務人員交流、聽取意見、改進工作界面。此外,，A超市可以派人與子公司一起對財務人員進行培訓，使其了解財務共享中心，了解財務部門人員的職權范圍以及對企業的好處，從而達到解放財務部門，加快人員配置的思路。對此，本文對A集團財務共享服務中心建設中遇到的問題及其解決辦法進行了分析，期望能對其他企業財務共享中心的建立與實施起到一定的參考借鑒作用。除此之外，積極與財務人員進行溝通，傾聽意見，完善工作界面。4.2完善公司費用預算管理在成本資金預算循環可持續框架下，有必要在A超市設立財務共享服務中心。在此框架下，費用資金預算的編制流程細化到費用報銷的每一個環節之中，并針對實現共享費用報銷單據，就當交由不同業務節點和預算辦公室進行審查，以及在預算辦公室的預算系統中同步保存預算執行數據。與此同時，A超市應建立完善貨幣資金權簽體系，根據不同報銷額度實行不同的預算權簽，專門細化額度上交支出預算，并可設置每日終了后導數據比對大額資金預算執行，以避免巨額預算實施失控。A超市結算工作由財務公司統一安排，應同步為財務公司制定集中支付現金流量預算制度并建立現金流量預算控制系統，以減少現金流量預算在具體實施時出現較大差異，增強預算有效性，使預算管理落到實處。應匯總和監測每筆資金流向，并做好全覆蓋資金預算執行監測工作，嚴防超限額、超預算現象出現，能夠為公司決策者提供及時、有效的費用資金流動信息。建立一個成熟的費用資金預算流程體系框架，是實現費用資金預算共享的出發點，其關鍵點在于強化系統。系統的設置應按照公司的各個部門層級進行，董事會應下達預算目標和提出大綱，負責預算方案的審批和后期預算報告的撰寫。并且對所有子公司、預算辦公室和相關責任部門進行多點全覆蓋預算核定，從而降低預算虛假申報和多報少用所造成的預算浪費。同時要想讓系統高效的去運行，還必須要有以下條件：一是必須制定詳細的預算編制規則，該規則應該對費用資金預算范圍、執行控制方式、后期考核方式等進行規定，并使該規則能夠在不同單位實際發揮作用。二是預算紅字的設置，當費用支出超過預算時，單據上的紅字提示，可以對費用會計進行提醒，讓費用會計能夠快速了解員工是增加預算還是按照預算抵扣了相應金額；三是建立了一套完整的事后預算執行考核制度，對人員困難的費用預算可對部門領導進行評價，部門領導對部門預算執行進行監督，使領導親自督促下級職工改善預算態度，從而使公司費用資金預算管理朝著好的方向邁進。4.3財務共享模式下整合信息系統要想提高效率，其實現前提是不同信息間沒有壁壘，如果不同部門間僅僅由于信息不相通，而虧損寶貴的時間，這是我們所不愿見到的后果，資源信息的共享需要一個安全有力的技術支撐，這點需要與信息技術企業合作，成功是依靠團隊的合作，聞道有先后，術業有專攻，各司其職，共同創造出最大的利益，實現合作雙贏，對此，打通不同的接口，我們需要的從不是各種繁雜的假象，不是在資金的調動時還要經過多個流程，不是費用報銷