公司檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及鐵路總公司、鐵路局有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。第二條公司在鐵路建設(shè)中形成的對(duì)公司工作、鐵路建設(shè)具有保存和利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬國家和公司所有，應(yīng)按檔案工作的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和管理。第三條檔案工作應(yīng)納入公司領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入公司規(guī)章制度及工作流程；納入各部門和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。第四條公司檔案部門統(tǒng)一管理公司形成的各類檔案，以維護(hù)檔案的完整與安全。第二章檔案工作機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條公司綜合部設(shè)立檔案室負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對(duì)公司各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。公司綜合部牽頭組織并指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查施工單位竣工檔案的編制，工程驗(yàn)交后負(fù)責(zé)辦理竣工檔案的移交。第六條檔案部門應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù)，采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。第三章文件材料歸檔工作第七條公司各部門應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由檔案室負(fù)責(zé)整理、編目；基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門設(shè)專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。第八條公司各部門主要?dú)w檔內(nèi)容綜合部：收文、發(fā)文、會(huì)議文件、公司領(lǐng)導(dǎo)講話、簡報(bào)、會(huì)議記錄、聲像資料、照片（底片）、專題報(bào)告、總結(jié)、大事記等文件材料。財(cái)務(wù)部：會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文件、招投標(biāo)文件和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料。工程管理部：施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)、竣工等文件材料。安全質(zhì)量部：預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、科研報(bào)告、試驗(yàn)檢測報(bào)告、咨詢監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。計(jì)劃物資部：甲供物資及設(shè)備招標(biāo)的文件材料。第九條公司各部門辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體（照片、實(shí)物、聲像材料等）的文件材料由專人負(fù)責(zé)收集齊全，分類整理，組成管理單位、編目（含電子版）后，向公司檔案室移交歸檔。第十條各類檔案文件材料的歸檔范圍、分類、保管期限的劃分、整理與編目，應(yīng)符合國家、鐵路總公司（原鐵道部）、鐵路局和公司制定的相關(guān)規(guī)定的要求。歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應(yīng)規(guī)范，法律手續(xù)完備。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，并齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料應(yīng)與中譯文一并歸檔。第十一條歸檔文件材料的整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）執(zhí)行；基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類與代碼》（TB/T1588-2005）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）執(zhí)行；會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》（原橋辦[1997]12號(hào)）及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》（六處辦[2001]61號(hào)）執(zhí)行；聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔1993〕14號(hào)執(zhí)行；照片檔案按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。第十二條歸檔時(shí)間文書檔案：當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。基本建設(shè)檔案：業(yè)務(wù)部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。會(huì)計(jì)檔案：在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案）向檔案室移交。招投標(biāo)檔案：應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。科學(xué)研究檔案：應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。設(shè)備儀器檔案：應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。第四章檔案管理第十三條歸檔后的紙質(zhì)檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進(jìn)行系統(tǒng)的排列。文書檔案按年度—保管期限—類別排列；基本建設(shè)檔案按線路名稱—階段—專業(yè)—里程排列；會(huì)計(jì)檔案按類別—年度—保管期限排列；招投標(biāo)檔案按類別—項(xiàng)目排列；設(shè)備儀器檔案按類別—設(shè)備順序號(hào)排列；科學(xué)研究檔案按項(xiàng)目—專業(yè)排列。第十四條對(duì)有破損或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，以延長檔案的壽命。第十五條檔案庫房要安全堅(jiān)固，保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬?duì)的濕度，按照“八防”（防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光、防濕、防有害氣體）要求，配備和添置必要的設(shè)備設(shè)施，設(shè)專人負(fù)責(zé)管理，建立定期檢查和清點(diǎn)制度，確保檔案的安全和長期保存。第十六條建立檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度。對(duì)檔案的入庫、移出、保管、利用等情況及時(shí)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。第五章檔案利用第十七條編制多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學(xué)、快捷的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。第十八條制定檔案借閱、摘抄、復(fù)制制度，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。嚴(yán)格遵守保密制度，查閱密級(jí)檔案或外借工程建設(shè)檔案資料須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十九條黨務(wù)類檔案和會(huì)計(jì)檔案、人事檔案只限于檔案形成部門的人員查閱。第二十條攜帶檔案外出應(yīng)派專人專車，不得將檔案帶至公共場所。第六章檔案移交與銷毀第二十一條建設(shè)工程結(jié)束后各類檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。文書檔案、會(huì)計(jì)檔案待機(jī)構(gòu)撤銷或合并后向接管單位移交；設(shè)計(jì)文件及招投標(biāo)檔案待工程驗(yàn)交后向接管單位移交；竣工文件的編制移交按《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工文件編制移交辦法》（辦檔[2002]8號(hào)）和《鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收交接辦法》（鐵建設(shè)[2008]23號(hào)）執(zhí)行。第二十二條沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)公司有關(guān)部門鑒定和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳，編制銷毀清單，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。對(duì)已過保管期限確無保存價(jià)值的檔案適時(shí)提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按銷毀辦法實(shí)施。第七章考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰第二十三條公司對(duì)有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎(jiǎng)勵(lì)：（一）在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績突出的；（二）舉報(bào)、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。第二十四條有下列行為之