會議室等級管理制度規范第一章總則

為確保會議的有序、高效進行，提高會議質量，明確會議室使用等級和管理要求，制定本《會議室等級管理制度規范》。本規范適用于公司內部所有會議室的管理和使用。

一、會議室等級劃分

1.根據會議室容量、設施設備、功能用途等因素，將會議室分為以下三個等級：

（1）一級會議室：可容納50人以上，配備高級音響、投影儀、視頻會議系統等設施，適用于公司級大型會議、外部接待等。

（2）二級會議室：可容納20-50人，配備基礎音響、投影儀等設施，適用于部門級會議、培訓等。

（3）三級會議室：可容納20人以下，配備基本會議設施，適用于小組討論、內部溝通等。

二、會議室使用原則

1.優先保障一級會議室的使用，確保公司級會議的順利進行。

2.二級會議室按照部門需求進行調配，合理利用資源。

3.三級會議室原則上由各部門自行管理，提高使用效率。

三、會議室預約與使用

1.會議室預約采取提前申請、審批制度。申請部門需在會議前3個工作日提交會議室申請表，經審批通過后，方可使用。

2.會議室使用過程中，申請部門應遵守以下規定：

（1）按時召開會議，不得提前占用會議室。

（2）愛護會議室設施，不得隨意調整、損壞設備。

（3）保持會議室整潔，會后及時清理場地。

四、會議室管理責任

1.一級會議室由行政部門負責日常管理與維護。

2.二級會議室由申請部門負責日常管理與維護。

3.三級會議室由使用部門負責日常管理與維護。

五、違規處理

1.違反本規定的部門或個人，將視情節給予通報批評、罰款等處罰。

2.造成會議室設施損壞的，需照價賠償。

本規范自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。各部門應嚴格遵守本規定，共同維護會議室的正常使用秩序。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議流程中的各個環節，制定以下會議流程規范。

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發起人需明確會議的主題、目的、預期成果等內容，以便于后續會議通知和準備的準確性和針對性。

2.制定會議議程：根據會議主題和目標，制定詳細的會議議程，包括會議各環節的時間安排、議題、參與人員等。

3.發送會議通知：在會議召開前，通過郵件、電話等方式向與會人員發送會議通知，包括會議時間、地點、議程、準備材料等。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員應在會議開始前15分鐘到達會議室，進行簽到，確保會議的準時開始。

2.會議主持人：會議主持人負責引導會議進程，確保會議按照既定議程進行。

3.討論與決策：會議過程中，與會人員針對各議題進行充分討論，形成決策。

三、會議記錄

1.會議紀要：指定專人對會議內容進行記錄，形成會議紀要，包括會議主題、時間、地點、與會人員、討論內容、決策結果等。

2.會議紀要審核：會議結束后，主持人需對會議紀要進行審核，確保記錄準確無誤。

3.分發會議紀要：將審核通過的會議紀要發送給與會人員，以便于大家了解會議內容和決策。

四、會議跟蹤與落實

1.任務分配：根據會議決策，將任務分配給相關人員，明確責任人和完成時間。

2.進度匯報：責任人需定期向會議主持人匯報任務進度，確保會議決策的落實。

3.效果評估：在任務完成后，對會議決策的執行效果進行評估，總結經驗教訓，為后續會議提供參考。

五、會議總結

1.會議效果評價：會議結束后，組織與會人員對會議效果進行評價，包括會議的組織、議程設置、討論效果等。

2.改進措施：根據會議評價結果，提出改進措施，優化會議流程，提高會議質量。

本章節詳細闡述了會議流程的各個環節，旨在規范會議的組織與實施，提高會議效率，為公司的發展提供有力支持。各部門應嚴格按照本章規定執行，共同提升會議管理水平。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議決策和討論內容的重要記錄，為確保會議成果的落實，特制定以下會議紀要跟蹤落實規范。

一、會議紀要的編制與發布

1.會議紀要應由指定的記錄人在會議結束后24小時內完成初稿，并提交給會議主持人審核。

2.會議主持人應在收到會議紀要后48小時內完成審核，確保紀要內容準確、完整。

3.審核通過的會議紀要應由記錄人在會議結束后72小時內通過公司內部通信系統或郵件發送給所有與會人員，并在必要時抄送相關部門。

二、決策任務的分解與責任分配

1.會議紀要中明確的決策任務應進行詳細分解，明確每項任務的責任人、完成標準和截止日期。

2.責任人應在收到會議紀要后第一時間確認任務，如有疑問或困難，應及時與會議主持人溝通解決。

三、任務執行與進度監控

1.責任人應按照會議紀要中確定的任務要求和時間節點，積極推進任務執行。

2.會議主持人或指定跟蹤人員應定期檢查任務進度，確保決策執行不偏離預定目標。

3.對于進度滯后或遇到問題的任務，責任人應及時報告，并尋求必要的支持和幫助。

四、會議紀要落實情況的反饋與評估

1.責任人應在任務完成后，向會議主持人提供書面報告，包括任務完成情況、遇到的問題及解決方案、改進建議等。

2.會議主持人應組織相關人員對任務完成情況進行評估，總結經驗教訓，為后續會議提供參考。

3.對于未按期完成的任務，應分析原因，制定整改措施，并在后續會議中跟進。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.審核通過的會議紀要應進行電子和紙質雙份歸檔，確保資料的長期保存和可追溯性。

2.公司內部人員可根據需要查閱會議紀要，了解會議決策內容和執行情況。

本章規范的落實將有效提升會議決策的執行力，確保會議成果轉化為實際工作成效，為公司的發展提供堅實保障。各部門應高度重視會議紀要的跟蹤落實工作，共同推動公司管理水平的提升。

第四章會議室管理規定

為加強會議室的管理，提高使用效率，確保會議的順利進行，特制定以下會議室管理規定。

一、會議室預約管理

1.會議室預約采取提前申請、審批制度。申請部門需在會議前3個工作日提交會議室申請表，明確會議時間、參會人數、所需設備等需求。

2.行政部門負責對會議室預約進行統一調度和審批，根據會議性質、規模和優先級，合理分配會議室資源。

3.預約成功的部門應按時使用會議室，如需取消或變更預約，需提前1個工作日通知行政部門。

二、會議室使用規范

1.會議室使用過程中，申請部門應遵守以下規定：

-按照預定時間召開會議，不得提前占用或延遲退場。

-愛護會議室設施，嚴禁擅自調整、損壞設備。

-保持會議室整潔，會后及時清理場地，確保下一場會議的正常進行。

2.會議期間，與會人員應遵守會議室秩序，關閉手機或調至靜音，不隨意離開座位，確保會議效率。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由行政部門負責日常維護和管理，確保設備正常運行。

2.申請部門如需使用特殊設備，應在預約時提前告知行政部門，以便進行設備調試和準備。

3.會議結束后，申請部門應檢查設備使用情況，如有損壞，需及時報告行政部門并進行維修或更換。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，申請部門應確保會議室安全，遵守公司消防安全規定，不得私拉亂接電源線，嚴禁使用明火。

2.會議室內的消防設施、安全通道等應保持暢通，不得堆放雜物。

3.如發生安全事故，應立即啟動應急預案，及時報告行政部門和公司領導。

五、會議室衛生管理

1.會議室衛生由行政部門負責定期清潔，保持環境整潔。

2.申請部門在使用會議室期間，如發現衛生問題，應及時通知行政部門處理。

本章規定的實施將有助于提高會議室的使用效率，保障會議的順利進行，為公司創造一個良好的會議環境。各部門應嚴格遵守本章規定，共同維護會議室的正常運行秩序。

第五章附則

為確保本《會議室等級管理制度規范》的貫徹執行，特制定以下附則：

一、本規范的解釋權歸公司行政部門。

二、本規范自發布之日起實施，如有未盡事宜，可根據實際情況予以調整。

三、各部門應在本規范