企業干部人事檔案管理面臨的問題及對策

摘要：干部人事檔案是企業優化人力資源、合理使用人才的重要基礎，但一些企業對這項工作重視不足，存在檔案材料信息失真，管理制度機制落后，利用效率低等問題，嚴重影響了其功能和作用的發揮。因此，有必要完善企業干部人事檔案管理制度和手段，提升管理效率，充分發揮檔案作用。關鍵詞：干部人事檔案;企業;問題;對策隨著經濟社會的發展，越來越多的企業重視人才，并將干部人事檔案管理放在較為突出位置。干部人事檔案客觀真實地記錄企業員工的工作狀態、個人信息，是企業進行工作調整、干部選拔、績效考核等的重要依據，對企業發展十分重要。從現代企業發展的角度出發，有必要對當前企業干部人事檔案管理相關問題進行探討，并結合實際，提出具體可行的意見建議[1]。1企業干部人事檔案管理面臨的主要問題與挑戰雖然在現代企業制度背景下，越來越多的企業重視干部人事檔案管理工作，但仍然有部分企業在這項工作中還存在一些亟待解決的問題，面臨一些挑戰。1.1企業干部人事檔案管理工作面臨的主要問題1.1.1干部人事檔案信息不準確。部分企業干部人事檔案管理不規范，在檔案信息收集過程中多由檔案當事人提供信息，企業人事檔案管理人員很少對相關信息進行核實，無法保證檔案信息的準確性和精準度。此外，在企業干部人事檔案管理過程中，可能因操作失誤或年代久遠導致部分檔案信息文件遺失或損毀，而這些文件信息時代較為久遠，很難補齊或復原，影響了企業干部人事檔案信息資料的準確性和完整性。部分企業對檔案信息更新不及時，難以為人力資源優化配置提供準確的檔案信息支撐。1.1.2干部人事檔案管理制度機制落后。現代企業背景下，對企業制度機制建設提出更高要求，但當前很多企業將制度機制建設放在了產品研發、營銷環節，對干部人事檔案管理制度機制建設重視不足，使其較為落后。特別是隨著企業干部人事檔案管理信息化的不斷推進，傳統的干部人事檔案管理制度機制已經很難滿足當前檔案管理的實際需要，加之按照傳統的干部人事檔案管理制度，很多干部人事檔案信息調用、傳送、更新都需要經過多個程序，嚴重影響了企業干部人事檔案信息資源的利用。1.1.3干部人事檔案信息資源利用效率較低。部分企業在干部人事檔案管理仍以傳統的紙質檔案管理為主，檔案信息化建設進展緩慢，很多干部人事檔案信息不能得到有效開發和利用。特別是一些企業對干部人事檔案管理工作重視不足，沒有給予足夠的資金支持，相應的軟硬件設施也沒有得到及時有效的更新，很多檔案信息都沒有得到開發和利用，檔案信息的價值和作用難以發揮。1.2企業干部人事檔案管理工作面臨的挑戰1.2.1傳統管理模式很難適應現代企業發展需要。當前，部分企業干部人事檔案管理仍然沿用傳統模式。一方面，企業干部人事檔案管理相對封閉，難以為企業人力資源的合理流動和開發提供必要的檔案支持，加之對企業干部人事檔案開發認知存在偏差，更側重于人事檔案保密，忽視了檔案信息資源的開發利用。另一方面，對企業干部人事檔案管理體制創新和落實不足，很多企業干部人事檔案工作缺少其他部門的支持，開展工作舉步維艱。1.2.2企業干部人事檔案管理人才隊伍建設落后。企業干部人事檔案管理需要具體的檔案管理人員來落實，但目前干部人事檔案管理人員年齡偏大，很多人員并不熟悉檔案管理業務，對于檔案管理的相關技術要求了解的不深不透，在實際工作中容易出現失誤，影響了這項工作的正常開展。加之，部分企業未結合時代發展需求對檔案管理人員進行系統的教育培訓，導致其現有的技術和工作能力難以滿足現代企業干部人事檔案管理的需求。1.2.3干部人事檔案管理面臨信息安全問題。企業干部人事檔案管理涉及到很多個人信息，這些信息與企業員工的切身利益密切相關。因此，在干部人事檔案管理過程中應對這些信息進行有效保護，確保檔案信息的安全。目前部分企業對干部人事檔案信息安全工作重視不夠，干部人事檔案管理制度規范不完善，干部人事檔案信息調用主體限制不嚴密，很容易造成干部人事檔案信息外泄，影響檔案信息的安全管理。2應對企業干部人事檔案管理面臨問題與挑戰的對策上述問題和挑戰的存在，直接影響了企業干部檔案管理工作的正常開展，必須采取有針對性的對策，盡快加以解決。2.1完善干部人事檔案管理內容，提升檔案信息準確性企業在干部人事檔案信息采集整理管理應用過程中，難免會出現檔案材料及信息不完整不準確問題。因此，有必要重視企業干部人事檔案信息資料收集工作，確保收集的材料真實準確，為后續干部人事檔案管理和信息資源開發創造有利條件。2.1.1人事檔案信息要真實、準確。企業應該結合人事檔案管理的實際需求，明確干部人事檔案管理重點，針對干部人事檔案信息收集和后續利用問題進行專門研究，要求各部門積極配合干部人事檔案管理部門相關工作，確保干部人事檔案信息收集的真實性和準確性。對于企業干部人事檔案信息不全、不完整等問題，應與當事人當面核對，盡量補齊檔案信息。同時企業檔案管理人員在干部人事檔案管理過程中一定要嚴格按照相關制度落實，明確干部人事檔案信息管理的具體流程，切實做好干部人事檔案信息的收集工作[2]。2.1.2干部人事檔案信息應呈現個性特點。企業干部人事檔案針對的是員工，而員工的個人經歷和特長各不相同。因此，企業在干部人事檔案信息收集和整理過程中應注重個人特點，按照干部人事檔案信息相關要求和員工的具體特點，將員工的職業發展、職業能力、專業技能、工作績效、思想道德等相關信息進行記錄，全面地反映員工在企業工作過程中的實際情況。同時對企業員工存在的工作失誤和違法亂紀情況，也應該一一納入干部人事檔案管理信息之中，這樣才能夠為企業人才選拔和崗位調動提供全面有效的檔案依據。2.1.3及時動態更新人事檔案信息。企業在發展過程中會出現人員流動、崗位調動等多種情況，相應的干部人事檔案信息也應進行動態更新。應在信息收集的基礎上，與企業各個部門密切配合，了解各個部門人事調動的相關情況，進而對干部人事檔案信息進行更新，確保干部人事檔案信息能夠跟上企業人力資源管理的實際需求。干部人事檔案信息動態更新過程中應確保完整性，對在更新過程中出現的疑問一定要與員工進行核對，以避免更新錯誤信息，造成后續不必要的麻煩。2.2優化企業干部人事檔案管理手段，提升檔案管理工作效率2.2.1加強企業干部人事檔案管理信息化建設。企業應結合實際需要，建立干部人事檔案信息管理系統，特別是要敢于打破傳統企業干部人事檔案管理的固有模式，推進企業干部人事檔案信息數字化、信息化建設。按照現代企業干部人事檔案管理的具體要求，將企業員工的檔案信息納入檔案信息管理系統之中，對于已經存在的紙質檔案也要通過技術手段轉化成為數字檔案信息，存入數據庫，通過干部人事檔案數據庫對人事檔案進行數字管理，為后續干部人事檔案的開發和利用提供數字保障。在推動企業干部人事檔案管理信息化建設過程中還要注重人事檔案管理信息安全問題。一方面，完善人事檔案信息安全管理制度，并加大制度落實力度，確保人事檔案信息安全;另一方面，對檔案人員進行安全教育，提升檔案管理人員的安全意識，落實好安全措施和責任。此外，有必要引進更為先進的安全防護措施和技術，提高干部人事檔案信息安全防護能力。2.2.2提高企業干部人事檔案管理人員的專業能力。要想提升企業干部人事檔案管理工作，就必須打造一支專業技術強、敢于創新的檔案管理隊伍，這樣才能在干部人事檔案管理中不斷地創新管理模式，更好地解決面臨的各種新的問題和挑戰，提升企業干部人事檔案管理效率和水平。在干部人事檔案管理隊伍建設中，一方面，應重視人事檔案管理人員的專業技能培養，結合現代企業對干部人事檔案管理的實際要求，加大對檔案管理人員的教育培訓，優化培訓方式和內容，進一步提升干部人事檔案管理人員的技術能力。另一方面，應注重干部人事檔案管理團隊建設，明確人員各自分工，充分發揮團隊優勢，進一步提升企業干部人事檔案管理效果[3]。現代企業對干部人事檔案管理提出了更高要求，企業應該看到干部人事檔案管理對于自身發展的重要意義，結合實際需要，創新和完善干部人事檔案管理制度，積極推進干部人事檔案管理信息化，實現企業人事檔案信息資源的充分開發和