目錄概述創建數據庫表向導器表操作創建新表設置數據類型定義表間關系表的查詢為查詢添加選擇準則1.概述數據庫是什么地址簿：姓名、地址、電話等信息都記錄下來，這樣要查誰的電話或地址就很方便了。這個“通訊錄”就是一個最簡單的“數據庫”，每個人的姓名、地址、電話等信息就是這個數據庫中的“數據”。我們可以在筆記本這個“數據庫”中添加新朋友的個人信息，也可以由于某個朋友的電話變動而修改他的電話號碼這個“數據”。不過說到底，我們使用筆記本這個“數據庫”還是為了能隨時查到某位親戚或朋友的地址、郵編或電話號碼這些“數據”數據庫是什么實際上“數據庫”就是為了實現一定的目的按某種規則組織起來的“數據”的“集合”，在我們的生活中這樣的數據庫隨處可見數據庫管理系統是什么圖書管理員在查找一本書時，首先要通過目錄檢索找到那本書的分類號和書號，然后在書庫找到那一類書的書架，并在那個書架上按照書號的大小次序查找，這樣很快就能找到所需要的書數據庫里的數據像圖書館里的圖書一樣，也要讓人能夠很方便地找到才行數據庫管理系統是什么如果所有的書都不按規則，胡亂堆在各個書架上，那么借書的人根本就沒有辦法找到他們想要的書同樣的道理，如果把很多數據胡亂地堆放在一起，讓人無法查找，這種數據集合也不能稱為"數據庫"數據庫管理系統是什么數據庫的管理系統就是從圖書館的管理方法改進而來的。人們將越來越多的資料存入計算機中，并通過一些編制好的計算機程序對這些資料進行管理，這些程序后來就被稱為"數據庫管理系統"，它們可以幫我們管理輸入到計算機中的大量數據，就像圖書館的管理員ACCESS數據庫管理系統ACCESS現狀Access是Office辦公套件中一個極為重要的組成部分。剛開始時微軟公司是將Access單獨作為一個產品進行銷售的，后來微軟發現如果將Access捆綁在OFFICE中一起發售，將帶來更加可觀的利潤，于是第一次將Access捆綁到OFFICE97中，成為OFFICE套件中的一個重要成員現在它已經成為Office辦公套件中不可缺少的部件了。自從1992年開始銷售以來，Access已經賣出了超過6000萬份，現在它已經成為世界上最流行的桌面數據庫管理系統ACCESS現狀后來微軟公司通過大量地改進，將Access的新版本功能變得更加強大不管是處理公司的客戶訂單數據；管理自己的個人通訊錄；還是大量科研數據的記錄和處理，人們都可以利用它來解決大量數據的管理工作進入ACCESS進入ACCESS進入ACCESS進入ACCESS進入ACCESS一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫一個簡單的數據庫窗口接口通常Access的窗口接口可以分成五個大的部分標題欄菜單欄工具欄狀態區數據庫窗口窗口接口標題欄菜單欄

工具欄

數據庫欄

數據庫欄－對象“對象”下分類列出了Access數據庫中的所有對象，比如說用鼠標點一下這里的“表”，窗口右邊就會列出本數據庫中已經創建的所有表數據庫欄－組“組”提供了另一種管理對象的方法：我們可以把那些關系比較緊密的對象分為同一組，不同類別的對象也可以歸到同一組中。比如說我們上次做的通訊簿數據庫，其中的通訊簿表和通訊簿窗體就可以歸為一組。在數據庫中的對象很多的時候，用分組的方法可以更方便地管理各種對象。2.數據庫創建建立一個客戶訂單管理數據庫

向導使用

定義數據庫名稱和所在目錄

選擇數據庫中表和表中的字段選擇數據庫中表和表中的字段

選擇數據庫中表和表中的字段這些信息項的前面都有一個小方框，有的小方框中有一個“√”，表示此信息項被選中了，被選中的信息項將會出現在數據庫中，而沒有選中的信息項就不會出現在數據庫中我們可以通過單擊信息項前的小方框來決定數據庫中是否要包含某些信息項選擇數據庫中表和表中的字段絕大多數的信息項前面的對勾是不能取消的，單擊它的時候會出現提示，“此選項不能被取消”。這是因為使用數據庫向導建立數據庫的時候，向導認為有些信息項是此種類型的數據庫必須包含的，它們和數據庫中的窗體和報表緊密相關，所以Access不允許我們隨便取消這些必選項目從外觀上很容易區分必選項目和非必選項目。用斜體字書寫的項目就不是必選項目，可以選擇也可以取消；而用正常字體書寫的項目都是必選項目，不可以取消的屏幕的顯示方式打印報表的樣式

為數據庫指定標題

為數據庫指定標題這個對話框中起的名字是新建的數據庫入口窗體上的標題詞，也就是打開這個數據庫時，看到的第一個界面上的標題詞，和剛才給數據庫文件起的名是不一樣的“請確定是否在所有的報表上都加一幅畫”意思是如果想在這個數據庫打印出來的所有文件報表上都加上某個圖片，就可以在這兒選擇“是的，我要包含一幅圖片”，并通過單擊“圖片...”按鈕選擇一幅圖片為數據庫指定標題比如有的公司在打印一些報表的時候都希望將自己公司的標識打印在打印紙上，就需要選擇這個選項，并且通過單擊“圖片”按鈕來加載公司的標識了如果現在還不想在報表上添加圖形，就單擊“下一步”按鈕，進入向導的下一步啟動數據庫

ACCESS主要對象及關系我們知道在建筑一棟房子之前，首先必須要有一塊地皮，然后才能在地皮上按照設計好的圖紙一層層的搭建房子，最后才是人住進去。現在我們有了一個空的數據庫，就等于在Access中已經有了這樣一塊“地皮”，現在可以建房子了ACCESS主要對象及關系用數據庫向導建立的數據庫就是一個已經建筑完畢的“房子”，只是還沒有“數據”住進去罷了。在Access中，所謂的建房材料就是數據庫中的主要對象，它包括“表”、“查詢”、“窗體”、“報表”、“頁面”、“宏”和“模塊”這些對象在數據庫中各自負責一定的功能，并且相互協作，這樣才能建設出一個數據庫ACCESS主要對象及關系“表”用來存儲數據；“查詢”用來查找數據；人通過“窗體”、“報表”、“頁面”獲取數據；而“宏”和“模塊”則用來實現數據的自動操作其實對于數據庫來說，最重要的功能就是獲取數據庫中的數據，所以數據在數據庫各個對象間的流動就成為我們最關心的事情為了以后建立數據庫的時候能清楚的安排各種結構，應該先了解一下Access數據庫中對象間的作用和聯系ACCESS主要對象及關系作為一個數據庫，最基本的就是要有表，并且表中存儲了數據。比如“通訊錄”數據庫，首先要建立一個表，然后將某人的聯系地址、電話等信息輸入到這個數據表中，這樣就有了數據庫中的數據源有了這些數據以后，就可以將它們顯示在窗體上。這個過程就是將表中的數據和窗體上的控件建立連接，在Access中把這個過程叫做“綁定”。這樣就可以通過屏幕上的各種各樣的窗體界面來獲得真正存儲在表中的數據了而且合理地在窗體上擺放控件和圖案可以使我們更容易操作和理解數據庫中數據代表的含意。這樣就完成數據從表到窗體的流動，實現了數據庫中的數據在計算機和人之間進行了一次溝通ACCESS主要對象及關系比如在“通訊錄”數據庫中，使用自動窗體將數據庫中的一個記錄顯示在窗體上，控制窗體上的記錄操作按鈕在表中前后移動，可以看到對應其它記錄的信息現在，數據庫中的表和窗體對象之間的關系應該很清晰了，我們可以畫出一個表。3.表向導器什么是表表就是數據庫中用來存放數據的場所。就像有很多人在操場上站隊，這個隊伍非常整齊，有一定數目的行和列，隊列中的每個人，都在一定的行列位置上。當我們想叫某個人的時候，不用知道他的名字，只需要喊“第幾行第幾列的，出列”，這個人就會站出隊伍。現在將這個隊伍中的人換成數據，就構成了數據庫中的“表”。什么是表這些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存儲數據，二是這些數據在表中都有很規則的行列位置Access中的“表”和平常見的很多紙上的表格很像什么是表其實各種數據在計算機中是按照串的方式存放的。只是現在Access將這些數據讀取出來以后，按照通常所接觸的紙上表格那種行列方式將它們顯示在屏幕上這比較適合我們的生活習慣，對數據進行操作也比較容易，所以把它稱為“表”，它可是數據庫中最基本、最重要的一個部分。所以要想建立一個數據庫，必須先要掌握建立表的方法字段在數據庫中，對表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一個“字段”每個字段包含某一專題的信息。就像“通訊錄”數據庫中，“姓名”、“聯系電話”這些都是表中所有行共有的屬性，所以把這些列稱為“姓名”字段和“聯系電話”字段記錄我們把表中的每一行叫做一個“記錄”每一個記錄包含這行中的所有信息，就像在通訊錄數據庫中某個人全部的信息，但記錄在數據庫中并沒有專門的記錄名，常常用它所在的行數表示這是第幾個記錄值在數據庫中存放在表行列交叉處的數據叫做“值”，它是數據庫中最基本的存儲單元，它的位置要由這個表中的記錄和字段來定義。主鍵

在數據庫中，常常不只是一個表，這些表之間也不是相互獨立的，不同的表之間需要建立一種關系，才能將它們的數據相互溝通而在這個溝通過程中，就需要表中有一個字段作為標志，不同的記錄對應的字段取值不能相同，也不能是空白的。通過這個字段中不同的值可以區別各條記錄主鍵

就像我們區別不同的人，每個人都有名字，但它卻不能作為主鍵，因為人名很容易出現重復，而身份證號是每個人都不同的，所以可以根據它來區別不同的人數據庫的表中作為主鍵的字段就要像人的身份證號一樣，必須是每個記錄的值都不同，這樣才能根據主鍵的值來確定不同的記錄表的創建建立一個表是很容易的。而且在Access中更是提供了幾種方法來建立一個表。這些方法都很簡單，也很實用。其中最簡單的方法就是使用“表向導”來建立表了。在Access中不光有表向導，還有查詢向導、窗體向導、報表向導和頁向導等。這些向導能在不同的工作中幫我們忙。現在我們就先用向導建立一個表4.表數據操作如何打開一個表通過以上的學習，我們已經會使用表向導建立表了。表雖然是建立好了，但一個空白的表沒有任何用處，現在在建立好的表中輸入數據，并學習一些關于表的基本操作。往表中添加數據之前要先打開它，前面已經學過如何打開一個數據庫，首先啟動Access，選擇“打開已有文件”，雙擊“客戶訂單數據庫”打開它在數據庫窗口中單擊“表”選項，可以看到在數據庫右邊的“創建方法和已有對象列表”列表框中，除了三種創建表的方法之外，還有一個“客戶資料表”選項如何打開一個表

在表中添加在一個空表中輸入數據時，只有第一行中可以輸入。首先將鼠標移動到表上的“公司名稱”字段和第一行交叉處的方格內，單擊鼠標左鍵，方格內出現一個閃動的光標，表示可以在這個方格內輸入數據了。用鍵盤在方格內輸入“北京興科”，這樣就輸入了一個數據。其他的數據都可以按照這種方法來添加。用鍵盤上的左、右方向鍵可以把光標在方格間左右移動，光標移動到哪個方格，就可以在那個表格中輸入數據。按一次“→”鍵將光標移到“聯系人姓名”字段內，輸入“張剛”兩個字在表中添加

在表中修改和刪除數據

如果輸入時出現錯誤想改的話，只要按鍵盤上的方向鍵，將光標移動到要修改的值所在的方格，也可以直接用鼠標單擊，選中方格內的數據，然后用鍵盤上的“DELETE”鍵將原來的值刪掉，并輸入正確的值就可以了向表中輸入數據是一件很細致的工作，千萬不能馬虎大意。簡單的表，數據比較少，出錯了容易檢查；如果一張表很大，而且字段類型又比較復雜的話，輸入的值出現錯誤，查起來就會非常麻煩。而且要是沒有檢查出來，讓錯誤的數據留在表中，可能會給工作造成非常嚴重的后果讓方格中的數據全部顯示出來我們經常會遇到這樣的問題：表中的某一列太窄，使輸入的值只能看到一部分，怎么讓這些字都顯示出來呢？有好幾種方法可以解決這個問題讓方格中的數據全部顯示出來（1）將鼠標移動到標題行中“開戶行”和“城市”這兩個字段的交界處，如果位置適當的話，鼠標的光標位置可以拖動按住鼠標左鍵，向右拖動鼠標來拉長“開戶行”字段的寬度，讓這個字段中的文字全部顯示出來，再松開左鍵就可以了讓方格中的數據全部顯示出來（2）將鼠標移動到“開戶行”這個字段的標題上，這時鼠標的光標會變成向下指的箭頭符號，單擊鼠標右鍵，就會彈出一個菜單，單擊菜單上的“列寬”命令，出現“列寬”對話框，輸入數值來定義列的寬度讓方格中的數據全部顯示出來（3）調整行的高度和調整列寬度的方法基本類似，也有兩種方法第一種就是將鼠標移動到相鄰兩行之間，這時鼠標變成可拖動形狀，按住鼠標左鍵，上下拖動鼠標調整行的高度讓方格中的數據全部顯示出來（4）第二種方法是將鼠標移動到某一行上，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單里用鼠標單擊“行高”命令，在出現的“行高”輸入欄中輸入一定的數值來改變行的高度完成后單擊“確定”按鈕，這時其它行的高度也改變了，因為在表中各個記錄都是相關的，調整一行的行高，其他行的行高都會相應調整，以保持各行的高度一樣在表中插入字段

如果在創建表的時候忘記了某項內容，現在也可以再把它加進去，只要在原來的表中再添加一個字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段在表中插入字段

我們可以在“公司名稱”與“聯系人姓名”兩個字段之間加入一個“公司地址”字段。首先把鼠標移動到“聯系人姓名”字段的標題上，鼠標光標變成一個向下的箭頭，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在“聯系人姓名”字段前面插入了一個新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因為我們還沒有給它指定名稱，“字段1”是Access自動給的名稱。要改變字段名，可以將鼠標移動到“字段1”的標題處，雙擊鼠標左鍵，標題就變成可以修改的了。將“字段1”三個字改成“公司地址”，完成后敲鍵盤上的回車鍵。這樣“公司名稱”和“聯系人姓名”兩個字段之間多了一個叫“公司地址”的字段在表中刪除字段

要想刪除表中的某個字段，可以先將鼠標移動到這個字段的標題處，這時鼠標變成向下的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個字段，整個字段都變成黑色并彈出了一個菜單，單擊菜單上的“刪除列”，這時屏幕上彈出對話框，提出是否確定要刪除這個字段及其中的數據。單擊“是”按鈕可以將“字段1”刪除在刪除字段時要注意，在刪除一個字段的同時也會將這個字段中的數值全部刪除，所以當執行這個操作時，一定要看清楚，避免由于誤刪把有用的數據都丟失了在表中移動字段

如果想在數據表中調整“郵政編碼”字段的位置，首先將鼠標移動到“郵政編碼”字段的標題處，鼠標變成向下的箭頭，單擊鼠標右鍵選中這個字段，等它都變成黑色后，按住鼠標左鍵，拖動到字段“公司地址”的后面，松開左鍵，這個字段就移動到“公司地址”的后面了在表中“復制”和“粘貼”數據

在“城市”和“省份”兩個字段里，有很多重復的內容，每次都輸入一遍顯得非常麻煩我們可以結合“復制”和“粘貼”數據兩個命令將一個數據塊很方便地放到很多位置上去在表中“復制”和“粘貼”數據

首先打開Access2000的“剪貼板”，單擊“視圖”菜單，將鼠標移動到“工具”選項上，在“工具”選項右邊彈出一個菜單，單擊上面的“剪貼板”命令，屏幕上出現一個“剪貼板”對話框在表中“復制”和“粘貼”數據

“復制”和“粘貼”命令，就是將一些數據“復制”到“剪貼板”上，然后再將這些數據從“剪貼板”上“粘貼”到我們需要用到這些數據的位置上選中表里的某個數據后，在它上面單擊鼠標右鍵，并單擊彈出菜單上的“復制”命令，選中的內容就被“復制”到了剪貼板上，然后將鼠標移動到一個新位置上，單擊鼠標將該位置作為“粘貼”數據的起始位置。然后在剪貼板上單擊表示這段數據的按鈕，這個數據就被“粘貼”到新位置上了在表中“復制”和“粘貼”數據

在Access2000中，一次復制的數據最多可達十二個，這樣我們就可以先在剪貼板上復制十二段數據，然后再單擊代表不同數據的按鈕將它們分別“粘貼”到表中的不同位置上，改變了過去一次只能“復制”一個數據，“粘貼”一個數據的狀況讓表中的一些列總是顯示出來

把所有的數據都輸入到表中之后，我們就可以方便的在Access中查看數據了，但如果一個表太長，看到前面的內容，后面的就看不到，有時看到后面的數據時，又想不起來后面格子里的數據到底是哪個公司的，就只好將“滾動條”再移動到最前面，看看這些數據對應的“公司名稱”。這時我們可以讓最前面的“公司名稱”列一直顯示讓表中的一些列總是顯示出來

這個在Access2000中可以通過“凍結列”的方法來實現，凍結后的列不會隨著滾動條的拖動而移動。要在表中凍結幾個列，只需先將這幾個列選中，然后單擊“格式”菜單中的“凍結列”命令這樣選中的列就被凍結了。如果不需要再讓這些列處于凍結狀態，只要單擊“格式”菜單中的“取消對所有列的凍結”命令，就可以了在表中隱藏列

為了讓表中的某些列一直顯示在屏幕上，可以將這些列凍結，但有時候為了將主要的數據字段列保留在窗口中進行觀察，我們可以將暫時不需要的數據字段隱藏起來將鼠標移動到需要隱藏列的字段標題處，單擊鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上選擇“隱藏列”選項。這樣選中的列就被隱藏了。要取消對一個列的隱藏，先將鼠標移動到表以外的任何地方，單擊鼠標右鍵，然后在彈出的菜單上單擊“撤消隱藏列”命令，彈出“撤消隱藏列”對話框在表中隱藏列

在表中隱藏列

“撤消隱藏列”對話框的列表框中列有表的所有字段，而且每個字段前面都有一個方框，沒有隱藏的列前面的方框中有“√”號，而隱藏了的列前面的方框中是空的。要取消對一個列的隱藏，只要單擊這個列前面的方框，使它里面出現一個“√”符號，就可以取消隱藏。完成以后單擊對話框上的“關閉”按鈕使用工具欄上的工具對表進行操作

“升序”和“降序”是指表中的各個記錄按照一定的順序進行排列。單擊“升序”按鈕后所有記錄按照從小到大的方式排列，單擊“降序”按鈕后所有記錄按照從大到小的方式進行排列。閃動的光標位于哪個字段，就以那個字段的值作為判斷大小順序的標準例如當光標在“序號”字段內時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“序號”字段中的數字從小到大的順序進行排列，而當光標在“公司名稱”字段中時，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個記錄按照“公司名稱”字段中文字的拼音順序從前到后進行排列使用工具欄上的工具對表進行操作

在工具欄上有三個“篩選”按鈕，它們是“按選定內容篩選”、“按窗體篩選”和“應用篩選/刪除篩選”按鈕舉個例子說，將光標移動到字段“城市”的一個值“北京”所在的方格內后，單擊“按選定內容篩選”按鈕進行篩選，這時只有在字段“城市”中的值是“北京”的記錄才顯示出來，而其他的記錄都不見了。單擊“刪除篩選”按鈕，其余的記錄又都顯示出來。使用工具欄上的工具對表進行操作

選中表中的某個方格時，這個方格內的數據值就成為進行篩選操作的“標準”，單擊“按選定內容篩選”按鈕后，Access就會將該字段上擁有同樣內容的記錄“篩選”出來，而將其他的記錄先隱藏起來。單擊“刪除篩選”可以把這個“篩選”功能取消。還有一個按鈕是“按窗體篩選”按鈕，單擊這個按鈕，你會發現表中只剩下了一個記錄，在方格的右側出現一個“下拉”按鈕。單擊“下拉”按鈕，就會發現它是個“組合框”的下拉箭頭，下拉框中包括了這個字段中所有的值。在下拉框中單擊一個選項，再用鼠標單擊“應用篩選”按鈕，與選中的值相關的整條信息就都顯示了出來在數據表中輸入圖片、聲音和影像要想在數據表中插入圖片、聲音和影像，首先要在設計視圖中把需要輸入這些數據的字段的數據類型定義為“OLE對象”，然后在數據表視圖中用鼠標右鍵單擊該字段下的一個記錄，在彈出的菜單中選擇“插入對象”，這時出現“插入對象”窗口，在窗口中選擇要插入的對象的類型或要插入的對象的文件名，要插入圖片就保持“新建”選欄被選，并在對象類型這個列表欄中選擇一種圖片格式如果要插入聲音就在這個列表欄中選擇“聲音”；如果要插入影像就在這個列表框中選擇“影像剪輯”，然后單擊確定按鈕。在數據表中輸入圖片、聲音和影像如果要在這個值中加入特定的一個圖片、聲音或影像文件，就需要在“插入對象”窗口中選擇“由文件創建”，并通過單擊“瀏覽”按鈕，在瀏覽窗口中找到需要放置的文件，雙擊將它選定。單擊“確定”按鈕退出“插入對象”窗口，這時表的相應位置就出現了要插入的文件的文件名，雙擊文件名，就可以看到或聽到相應的文件了在表中建立超級鏈接在表中想插入超級鏈接，需要將相應字段的字段類型定義為超級鏈接，然后在表的數據表視圖中單擊要建立超級鏈接的值將它選定，再單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“超級鏈接”，并在彈出的更下一級菜單中選擇單擊“編輯超級鏈接”選項。這時彈出“插入超級鏈接”的窗口，在“請輸入文件名稱和WEB頁名稱”下面的方框中輸入想要鏈接的文件名稱和WEB頁的名稱。單擊“確定”按鈕就可以在表中建立一個超級鏈接了這時用鼠標單擊超級鏈接的名稱系統就會調出INTERNET瀏覽器訪問WEB頁面了設置數據表格形式Access的數據表可以有很多種格式，用鼠標單擊“格式”菜單中的“數據表...”命令，彈出“設置數據表格式”對話框，在這個對話框中就可以設置數據表的格式，像“單元格效果”、“網格線顯示方法”、“背景顏色”、“網格線顏色”、“邊框及線條樣式”五個主要選項，通過這些選項所做的修改可以在“示例”欄預覽結果。單擊“確定”按鈕就可以看到Access數據表的格式已經改變了查找按鈕在使用數據庫的時候有時需要查看或修改一些表中的數據，如果表很大，一行行地找相應的數據項會非常麻煩。這時就要求有一個查找工具能幫助我們快速地找到需要的數據內容位置，在Access2000中，“查找”命令可以幫助實現這個功能在一個表中，當我們需要查找某個值時，用鼠標單擊工具欄上的“望遠鏡”按鈕，彈出一個對話框，在對話框中先要選擇需要查找的數據值的“查找范圍”，然后選擇匹配的內容，之后再輸入相應的查找“內容”，輸入完以后單擊“查找下一個”按鈕，這樣就可以在整個表中找出第一個相應的數據值，如果這個數據值不是所需要的，再單擊“查找下一個”按鈕，反復執行就可以找到所需要的數據值的位置。單擊“取消”按鈕，就可以對找到的值進行操作了。查找按鈕在單擊“查找”按鈕后，會看到彈出的對話框中還有一個“替換”選項卡，切換到這一頁，就可以在數據表中查找某個數據并用其他的數據替換它。在替換文本框中輸入的就是替換的內容，當只要替換一個數據值時，只要單擊對話框上的“替換”按鈕就可以了，如果要將具有這個數據值的所有記錄都替換，則要單擊“全部替換”按鈕，這樣所有的數據值都被新數據值替換了5.創建新的表表設計器表設計器是Access中設計表的工具，用表向導建立表的時候，它自動定義了各種字段的屬性，而在表的設計器中則可以自己設計生成各種各樣的表，并能對表中任何字段的屬性進行設置比如將表中的某個字段定義為數字類型而不是文本類型，那么這個字段就只能輸入數字，而不能輸入其他類型的數據。現在我們用表設計器來建立一個表表設計器要使用表設計器來創建一個表，首先要打開表設計器。在數據庫窗口中，將鼠標移動到“創建方法和已有對象列表”上雙擊“使用設計器創建表”選項，彈出“表1:表”對話框表設計器表設計器對話框分為兩個部分，上半部分是表設計器，下半部分用來定義表中字段的屬性表的設計器其實就是一個數據表，只是在這個數據表中只有“字段名稱”、“數據類型”和“說明”三列，當我們要建立一個表的時候，只要在設計器“字段名稱”列中輸入表中需要字段的名稱，并在“數據類型”列中定義那些字段的“數據類型”就可以了設計器中的“說明”列中可以讓表的制作人對那些字段進行說明，以便以后修改表時能知道當時為什么設計這些字段建立新表－記錄訂單信息的表“訂單”表中一定要有“訂單號”、“訂貨單位”、“貨物名稱”、“訂貨數量”、“經手人”、“訂貨日期”等信息，在表設計器的“字段名稱”列中按順序輸入這些字段的名稱，表就初步建好了建立新表－記錄訂單信息的表單擊工具欄上“視圖”按鈕，這時在屏幕上會出現一個提示框，提示“必須先保存表”，并詢問“是否立即保存表”，由于我們還沒有保存過這個表，所以單擊“是”按鈕來保存這個表，這時彈出另一個“另存為”對話框，在“表名稱”文本框中輸入“訂單信息表”，單擊“確定”按鈕，將這個表保存為“訂單信息表”建立新表－記錄訂單信息的表又彈出一個對話框說“沒有添加主鍵”，因為每個表中都至少應該有一個主鍵，而我們還沒有設定把哪個字段作為這個表的主鍵。如果選擇“是”按鈕，Access就會在剛才建立的表上添加一個字段，并把這個字段作為表的主鍵，我們單擊“否”按鈕，不讓Access添加主鍵現在看到的這個表就是我們剛才利用表設計器生成的表了建立新表－記錄訂單信息的表

建立新表－記錄訂單信息的表在表中，這種由表格構成的窗口叫做表的“數據表視圖”，是表最直觀的一種表現方法不管用什么方法生成的表最終都要切換到這個視圖下才能進行數據的輸入，而一個表建立得是否合理也會在這個視圖中反映出來但要為表設置主鍵，為字段設置數據類型和屬性，就必須切換回“設計視圖”才能實現相應的操作為表設置主鍵

單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換回表的設計視圖，開始為表設置主鍵設置表的主鍵非常簡單，比如要將“訂單信息表”中的“訂單號”字段作為表的“主鍵”，只要單擊“訂單號”這一行中的任何位置，將這行設為當前行，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，按鈕會凹陷進去，在“訂單號”一行最左面的方格中出現了一個“鑰匙”符號，表示“訂單號”這一字段成為表的主鍵了為表設置主鍵

為表設置主鍵用這種方法設置了新的主鍵以后，原來的主鍵就會消失如果要將表中的多個字段設置成主鍵，要先把鼠標移動到表最左邊的方格內，當鼠標光標變成一個“向右箭頭”形狀時，單擊鼠標左鍵將這行選定，然后按住鍵盤上的“CTRL”鍵，選定其它要設置成主鍵的行，都選好以后，單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，選中的字段都設成“主鍵”了為表設置主鍵如果想取消主鍵，先選中字段，然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕，這時字段前面的“鑰匙”圖標就消失了，表示這個字段不再是“主鍵”了

6.設置數據類型數據類型在Access中有“文本”、“備注”、“數字”、“日期/時間”、“貨幣”、“自動編號”、“是/否”、“OLE對象”、“超級鏈接”、“查閱向導”十種數據類型各種數據類型中輸入的是不同的數據數據類型在計算機中，數據有很多種類型，它們有著不同的用處，比如文本類型和備注類型，雖然都是用來存儲文本，但是“文本”類型存儲的字符數最多只能255個，而“備注”類型卻可以存儲64000個字符，如果把“備注”類型換成“文本”類型，則無法保存下全部的數據信息，把“文本”類型的數據存放在“備注”類型中，又勢必造成很大的浪費數據類型在Access中，不同的數據類型分配不同大小的數據空間，而每種數據類型的大小卻是固定的所以當我們在一個字段中輸入一個值時，這個字段的大小不會隨里面值的內容而變化。如果輸入一個字符“A”，使用“文本”類型，這個值空出來的字符空間不會很多，但如果使用“備注”類型，則會空出63999個字符空間，這些空間不能再輸入其它值的內容，就白白浪費了數據類型不同類型的數據在使用時也有差別，比如兩個值“1234”和“2345”，在“數字”類型中是數字，在“文本”類型中就是文本了。如果將這兩個值相加求和，那么用數字類型計算出來的結果是“3579”，而用文本類型相加的結果則是將兩個數據聯在一起成為“12342345”，可見它們的差別還是很大的訂單信息表數據類型先定義“訂單號”字段的數據類型，用鼠標單擊訂單號的“數據類型”項，方格內出現一個下拉箭頭，單擊它，在彈出的下拉列表框中選定“自動編號”項，就把這個字段的數據類型定為“自動編號”類型了“自動編號”類型的數據是從1開始不重復的整數，這樣可以保證在表中的每個記錄都可以區分開來。所以一個表的主鍵常常建立在擁有這種數據類型的字段上訂單信息表數據類型“訂貨單位”、“貨物名稱”和“經手人”定義為“文本”類型“貨物單價”和“訂貨金額”定義為“貨幣”類型“訂貨數量”應是“數字”類型“訂貨日期”則是“日期/時間”類型訂貨單位字段大小默認的“字段大小”為“50”，表示這個字段中最多可以輸入50個字符通常只需要十幾個文字就足夠表達一個“訂貨單位”的名稱了，所以可將字段大小定為“25”只要選中字段大小文本框，然后修改里面的數值就可以了輸入格式在Access2000中，有幾種文本格式符號，使用這些符號可以將表中的數據按照一定的格式進行處理在“格式”文本框中輸入“-”則“訂貨單位”的名稱會向右對齊如果在“格式”輸入“!”符號，名稱就會自動向左對齊輸入法模式輸入法模式”屬性是個選擇性的屬性，它共有三個選項“隨意”、“輸入法開啟”、“輸入法關閉”選中“輸入法開啟”項，當光標移動到這個字段內的時候，屏幕上就會自動彈出首選的中文輸入法，而選擇“輸入法關閉”時，則只能在這個字段內輸入英文和數字不同的字段采用不同的“輸入法模式”可以減少啟動或關閉中文輸入法的次數。而選擇“隨意”就可以啟動和關閉中文輸入法輸入掩碼“輸入掩碼”可以控制輸入到字段中的值，比如輸入值的哪幾位才能輸入數字，什么地方必須輸入大寫字母等如果要把某個字段輸入的值作為密碼，不讓別的人看到時，就要在輸入時將數據的每個字符顯示成星號這些都需要由設置字段的“輸入掩碼”屬性來實現輸入掩碼設置字段的輸入掩碼，只要單擊“輸入掩碼”文本框右面的“生成”按鈕，就會出現“輸入掩碼向導”對話框，對話框上有一個列表框，比如要讓這個文本字段的輸入值以密碼的方式輸入，則單擊列表框中的“密碼”選項，然后單擊“完成”按鈕標題“標題”屬性一般情況下都不設，讓它自動取這個字段的字段名，這樣當在窗體上用到這個字段的時候就會把字段名作為它的標題來顯示“默認值”屬性只要在它的文本框中輸入某段文字，那么這個字段的值在沒有重新輸入之前，就會以所輸入的文字作為該字段中的值有效性規則“有效性規則”是為了檢查字段中的值是否有效，可以在該字段的“有效性規則”框中輸入一個表達式，Access會判斷輸入的值是否滿足這個表達式，如果滿足才能輸入輸入違反該規則的字段值就無法將值輸入到表中，并會提示我們不能輸入與有效性規則相悖的數值。當然我們也可以單擊這個屬性輸入文本框右面的“生成”按鈕激活“表達式生成器”來生成這些表達式。而“有效性文本”這個屬性中所填寫的文字則是用來當用戶輸入錯誤的值時給用戶的提示信息有效性規則表達式生成器表達式生成器就是用來生成表達式的一段特殊的程序模塊。通過它可以很方便地編寫數據庫中的各種表達式其它在填寫一個表的時候，常常會遇到一些必須填寫的重要字段，像這個表中的“訂貨數量”字段就必須填寫，不然我們就無法知道這份訂單究竟訂了多少貨，所以要將這個字段的“必填字段”屬性設為“是”而對于那些要求得不那么嚴格的數據就可以設定對應字段的“必填字段”屬性為“否”。它下面的“允許空字符串”屬性問我們是否讓這個字段里存在“零長度字符串”，通常將它設置為“否”

索引索引屬性是表中一個重要的屬性，當我們建立一個很大的數據庫的時候，就會發現通過查詢在表中檢索一個數據信息很慢通過分析發現，如果當我們要在一個表中的查詢“訂貨單位”字段內的某個值時，會從整個表的開頭一直查到末尾，如果能將表中額值進行排序，那同樣的查詢工作對“訂貨單位”字段檢索的記錄數就可以少很多，速度也自然會變得更快，所以很多表都需要建立索引索引“索引”字段就是為了定義是否將這個字段定義為表中的索引字段“無”是不把這個字段作為索引，“有（有重復）”和“有（無重復）這兩個選項都表示這個字段已經是表中的一個索引了，而“有（有重復）”允許在表的這個字段中存在同樣的值，“有（無重復）”字段則表示在這個字段中絕對禁止相同的值對于“訂單信息表”，由于一個訂貨單位會多次訂貨，也就要簽訂多份訂單，所以當我們要把這個字段作為表的索引時就需要將它的“索引”屬性設為“有（有重復）”了UNICODE屬性“UNICODE”是微軟公司為了使一個產品在不同的國家各種語言情況下都能正常運行而編寫的一種文字代碼，使用這種16位代碼時只需要一個UNICODE就可以存儲一個中文文字或英文字符。這樣雖然很方便，但實際上在計算機中本來只要8位就可以存儲一個英文字符，所以使用這種“UNICODE”方式實際上是比較浪費空間的UNICODE屬性為了解決這個問題微軟又想出了一個方法就是對數字或英文字符進行“UNICODE壓縮”，所以對字段的這個屬性我們一般都選擇“有”，這樣可以節省很多空間字段屬性欄右面的提示文字可以隨時提供一些幫助7.定義表間關系關系在Access數據庫中，不同表中的數據之間都存在一種關系，這種關系將數據庫里各張表中的每條數據記錄都和數據庫中唯一的主題相聯系，使得對一個數據的操作都成為數據庫的整體操作Access提供一種建立表與表之間“關系”的方法。用這種方法建立了關系的數據只需要通過一個主題就可以調出來使用，非常方便表之間的關系表間關系的三種類型：一對一、一對多和多對多在Access中，可以在兩個表之間直接建立“一對一”和“一對多”關系，而“多對多”關系則要通過“一對多”關系來實現學生月副食補助學生月助學金學生月實發金額匯總一對多關系多對多關系在表之間建立關系首先單擊“工具”菜單下的“關系”命令，彈出“關系”對話框，上面還有一個“顯示表”對話框如下圖，通過“顯示表”對話框可以把需要建立關系的“表”或“查詢”加到“關系”對話框中去在表之間建立關系將兩個表“客戶信息表”和“訂單信息表”都選中，單擊“添加”按鈕把它們都添加到“關系”對話框上，單擊“關閉”按鈕把“顯示表”對話框關閉以后再需要打開它時，只要在“關系”對話框上單擊鼠標右鍵，選擇“顯示表”命令就可以了在表之間建立關系表都是由字段構成的，表之間的關系也由字段來聯系讓不同表中的兩個字段建立聯系以后，表中的其他字段自然也就可以通過這兩個字段之間的關系聯系在一起了，也就是說在“客戶信息表”中的“公司名稱”和“訂單信息表”中的“訂貨單位”兩個字段之間建立關系就可以了先在“客戶信息表”字段列表中選中“公司名稱”項，然后按住鼠標左鍵并拖動鼠標到“訂單信息表”中的“訂貨單位”項上，松開鼠標左鍵，這時在屏幕上出現“編輯關系”對話框在表之間建立關系在表之間建立關系這個對話框可以幫助我們編輯所建立的關系，通過左面的列表框可以改變建立關系的兩個字段的來源可以單擊“新建...”按鈕創建新的關系，或者單擊“聯接類型”為聯接選擇一種聯接類單擊“聯接類型”按鈕，在彈出的新對話框中選擇第三項，然后單擊“確定”按鈕就可以了。回到“編輯關系”對話框后單擊“創建”按鈕

關系與子數據表打開“客戶信息表”，你會發現這個表中增加了一些新的表，它們是“客戶信息表”的子表，也就是“訂單信息表”關系與子數據表在這種“一對多”的情況下，完全可以通過“客戶信息表”中的“公司名稱”信息將這兩個表的內容都串起來在主表中的每一個記錄下面都會帶著一個甚至幾個子表中的“訂單”記錄具有“一對一”關系的兩個表之間互為對方的“子表”

關系與子數據表通常在建立表之間的關系以后，Access會自動在主表中插入子表，這些子表一開始都是不顯示出來的在Access中，讓子表顯示出來叫做“展開”子數據表，讓子表隱藏叫做將子數據表“折疊”展開的時候方便查閱訂單信息，而折疊起來以后可以比較方便的管理“客戶信息表”

子數據表展開通常在建立表之間的關系以后，Access會自動在主表中插入子表，這些子表一開始都是不顯示出來的在Access中，讓子表顯示出來叫做“展開”子數據表，讓子表隱藏叫做將子數據表“折疊”展開的時候方便查閱訂單信息，而折疊起來以后可以比較方便的管理“客戶信息表”

子數據表展開用鼠標單擊主表第一個字段前面一格，對應記錄的子記錄就“展開”了，并且格中的小方框內“加號”變成了“減號”如果再單擊一次，就可以把這一格的子記錄“折疊”起來，小方框內的“減號”也變回“加號”子數據表展開如果主表很大的話，這樣一個一個地“展開”和“折疊”子數據表就顯得太麻煩了，Access為我們提供了一種操作方式，它可以一下子“展開”或“折疊”當前數據表的所有子數據表打開一個帶有子數據表的表時，在“格式”菜單“子數據表”項的子菜單中，有三個命令“全部展開”、“全部折疊”和“刪除”，“全部展開”命令可以將主表中的所有子數據表都“展開”，“全部折疊”命令可以將主表中的所有子數據表都“折疊”起來子數據表展開子數據表展開不需要在主表中顯示子數據表的這種方式來反映兩個表之間的“關系”時，就可以使用“刪除”命令來把這種用子數據表顯示的方法刪除。但這時兩個表的“關系”并沒有被刪除如果想恢復在主表上顯示“子數據表”的形式，可以先打開主表，比如“客戶信息表”，單擊“插入”菜單下的“子數據表”命令，彈出“插入子數據表”對話框如圖8.表的查詢在建立表的時候，首先想的就是要把同一類的數據放在一個表中，然后給這個表取個一目了然的名字，這樣管理起來會方便得多但是另一方面，我們在實際工作中使用數據庫中的數據時，并不是簡單地使用這個表或那個表中的數據，而常常是將有“關系”的很多表中的數據一起調出使用，有時還要把這些數據進行一定的計算以后才能使用查詢對象如果再建立一個新表，把要用到的數據拷貝到新表中，并把需要計算的數據都計算好，再填入新表中，就顯得太麻煩了用“查詢”對象可以很輕松地解決這個問題，它同樣也會生成一個數據表視圖，看起來就像新建的“表”對象的數據表視圖一樣查詢的優點“查詢”的字段來自很多互相之間有“關系”的表，這些字段組合成一個新的數據表視圖，但它并不存儲任何的數據當我們改變“表”中的數據時，“查詢”中的數據也會發生改變計算的工作也可以交給它來自動地完成，完全將用戶從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現了計算機數據庫的優越性常見的查詢種類選擇查詢交叉查詢操作查詢參數查詢選擇查詢選擇查詢就是從一個或多個有關系的表中將滿足要求的數據提取出來，并把這些數據顯示在新的查詢數據表中其他的方法，像“交叉查詢”、“操作查詢”和“參數查詢”等，都是“選擇查詢”的擴展例子：訂單查詢現在我們建立一個“訂單”查詢，建立這個查詢就是為了將每份訂單中的各項信息都顯示出來，包括“訂單號”、“訂貨公司”、“貨品名稱”、“貨物單價”、“訂貨數量”、“訂貨金額”、“經辦人”和“訂貨時間”這些字段1.查詢準備首先要在Access中打開“客戶訂單數據庫”，然后單擊“對象”列表中的“查詢”項，并在創建方法列表中單擊“在設計視圖中創建查詢”項因為下面的操作都是在對“查詢”這個對象進行操作，所以要將當前的對象切換到“查詢”對象上2.選擇需要查詢的表單擊“在設計視圖中創建查詢”后，屏幕上出現“查詢”窗口，它的上面還有一個“顯示表”對話框。在上一課“建立表之間的關系”中曾經提到過“顯示表”對話框。單擊“顯示表”對話框上的“兩者都有”選項，在列表框中選擇需要的表或查詢。“表”選項卡中只列出了所有的表，“查詢”選項卡中只列出了所有的查詢，而選擇“兩者都有”就可以把數據庫中所有“表”和“查詢”對象都顯示出來，這樣有助于我們從選擇的表或查詢中選取新建查詢的字段。單擊所需要的表或查詢，然后單擊對話框上的“添加”按鈕，這個表的字段列表就會出現在查詢窗口中。將“客戶訂單數據庫”中的“訂單信息表”和“產品信息表”都添加到查詢窗口中。添加完提供原始數據的表后，就可以把“顯示表”窗口關閉，回到“查詢窗口”中準備建立“查詢”了。2.選擇需要查詢的表“表/查詢顯示窗口”顯示查詢所用到的數據來源，包括表、查詢。窗口中的每個表或查詢都列出了它們的所有字段，這樣一目了然，方便了我們選擇查詢字段2.選擇需要查詢的表示例查詢窗口則是用來顯示查詢中所用到的查詢字段和查詢準則3.為查詢添加和刪除目標字段

現在我們就要往查詢設計表格中添加字段了。所添加的字段叫做“目標字段”，向查詢表格中添加目標字段有兩種方法：第一種方法可以在表格中選擇一個空白的列，單擊第一行對應的一格，格子的右邊出現一個帶下箭頭的按鈕，單擊這個按鈕出現下拉框，在下拉框中就可以選擇相應的目標字段了，選中表“訂單信息表”中的“訂單號”字段如果在幾個表中都有同樣的字段，要怎么區分呢？當我們在查詢表格的第一格的下拉框中尋找對應目標字段時，在字段前面都有字段所在的表格/查詢名，像“訂單信息表.產品名稱”字段就表示它是“訂單信息表”中的“產品名稱”字段。而不是別的表或查詢中的“產品名稱”字段。這樣就不會混淆了3.為查詢添加和刪除目標字段第二種方法更簡單，如果要添加“訂單信息表”中的“訂貨單位”字段，就先選中“訂單信息表”這個表，然后在它的列表框中找到需要的字段“訂貨單位”，將鼠標移動到列表框中標有這個字段的選項上，按住鼠標左鍵，這時鼠標光標變成一個長方塊，拖動鼠標將長方塊拖到下方查詢表格中的一個空白列，放開鼠標左鍵，這樣就完成了將“訂單信息表”中的“訂貨單位”字段添加到查詢表格中了在“表/查詢”窗口中如果有很多對象時，這種方法就比第一種方法顯得方便多了如果要刪除一個目標字段，將鼠標移動到要刪除的目標字段所在列的選擇條上，光標會變成一個向下的箭頭，單擊鼠標左鍵將這一列都選中，敲擊鍵盤上的“DELETE”鍵，選中的目標字段就被刪除了4.查詢的數據表視圖將表切換到數據表視圖，就可以看到“查詢”結果了在Access中，在幾個視圖之間切換是非常簡單的。只要將鼠標移動到工具欄左上角的第一個工具按鈕處，就會彈出一個“視圖”提示標簽，單擊它就可以從查詢設計視圖切換到數據表視圖查詢的數據表視圖看起來很像表，但它們之間還是有很多差別的在查詢的數據表中雖然不能插入列，但是可以移動列，而且在查詢的數據表中也可以改變列寬和行高，還可以隱藏和凍結列4.查詢的數據表視圖在查詢數據表中無法加入或刪除列，而且不能修改查詢字段的字段名。這是因為由查詢所生成的數據值并不是真正存在的值，而是動態地從表對象中調來的，是表中數據的一個鏡像查詢只是告訴Access需要什么樣的數據，而Access就會從表中查出這些數據的值，并將它們反映到查詢數據表中來罷了，也就是說這些值只是查詢的結果我們剛才選擇目標字段就是告訴Access需要哪些表、哪些字段，而Access會把字段中的數據列成一個表反饋給我們在查詢中還可以運用各種表達式來對表中的數據進行運算生成新的查詢字段5.匯總數據現在的數據表還沒算出每份訂單所涉及的“銷售總金額”，我們可以在查詢中使用表達式來計算。先在查詢的設計窗口中添加一個目標字段，就是查詢數據表中最后的“銷售總金額”字段，因為這個字段不在任何一個表中，所以必須手動將它輸入到查詢表格的一個空列中5.匯總數據在列的字段行首先輸入“銷售金額”，然后輸入“:”（注意必須輸入英文模式下的“:”），接著輸入“[產品信息表]![產品單價]*[訂單信息表]![訂貨數量]”，現在再切換到查詢的數據表視圖看看結果，查詢新增了“銷售總金額”列，并且自動算出了每份訂單中涉及的金額5.匯總數據寫計算表達式的時候必須注意它的格式，首先是字段名稱，接著是“:”然后是表達式的右邊部分，在用到本查詢中的目標字段時，必須將字段名用方括號括起來，在字段名前面加上“[所用表的表名]!”符號來表示它是哪個表中的字段剛才說的都是一些簡單的計算，如果要對數據進行一些復雜的計算，要計算十幾個值，都這么寫會很麻煩，而且如果要取某個值開方后的值，就寫不出了為了完成更多更復雜的計算，Access提供了一個專用的“表達式生成器”，它的具體使用方法將在下一課里講6.保存新建的查詢該做的差不多都做完了，我們把新建的查詢保存起來吧在主菜單上單擊“文件”菜單中的“保存”命令，如果是第一次存儲這個查詢，在屏幕上就會彈出一個對話框，詢問如何命名這個查詢：7.利用簡單表查詢向導建立查詢首先用鼠標單擊數據庫窗口的新建按鈕，屏幕上彈出“新建查詢”窗口，在列表框中選擇“簡單查詢向導”，然后單擊“確定”按鈕。在出現的簡單查詢向導窗口上，選擇新建查詢中需要用到的字段名稱。由于這些字段可能在不同的表或查詢中，先要在表/查詢下拉框的下拉菜單中選擇需要的表或查詢，這時在可用字段列表框中的字段就是所選擇的表或查詢中的全部可用字段了。用鼠標單擊選中需要的“字段”，再單擊“向左移”或“向右移”按鈕就可以將這個選項作為新建查詢中的一個選定的字段了。將所有需要的字段都選定以后，單擊窗口上的下一步按鈕，在下一個窗口中為新建的查詢取名，并單擊“完成”按鈕，就可以創建一個新的查詢了8.利用交叉表查詢向導建立查詢Access支持一種特殊類型的總計查詢，叫做交叉表查詢。利用該查詢，你可以在類似電子表格的格式中查看計算值。要創建一個交叉表查詢，首先在數據庫窗口中單擊“新建”按鈕，并在彈出的窗口中單擊選中“交叉表查詢向導”項，然后單擊“確定”按鈕。在出現的“交叉表查詢向導”窗口中，第一步要求選擇含有交叉表的表或查詢的名稱。第二步要選擇在交叉表中哪些字段的值用來做行標題。最多只能選擇三個字段。第三步要選擇在交叉表中哪些字段的值用來做列標題。第四步要選擇在表中的交叉點計算出什么數值。第五步中需要為新建的查詢取名，并單擊“完成”按鈕。這樣一個交叉表查詢就完成了。可以看到，交叉表查詢功能是用來計算匯總值的9.使用查找重復項查詢向導建立查詢在Access中，可能需要對數據表中某些具有相同的值的記錄進行檢索、分類。利用系統提供的“查找重復查詢向導”可以快速地完成一個“查找重復項”查詢。首先在數據庫窗口中單擊“查詢”選項卡，然后單擊“新建”按鈕，在“新建查詢”對話框中，單擊“查找重復查詢向導”，單擊“確定”按鈕。“查找重復項查詢向導”的第一步與前面的兩種查詢向導一樣，根據需要選取查詢的對象，第二步選取設為重復值的字段，系統會按照選取的字段自動對數據表中的記錄進行檢索，按照設定的字段分類檢索。第三步選擇另外查詢的字段。其實，在此處選擇的查詢內容是用戶想了解的信息，即有哪些記錄具有相同的內容。在最后一個向導對話框中輸入新建查詢的標題，或者接受系統提供的默認值，并且選擇生成查詢之后的操作，即可以選擇在“數據表”視圖中打開查詢查看信息或在“設計”視圖中修改查詢設計。單擊“完成”按鈕結束查詢的建立10.使用查找不匹配項查詢向導建立查詢

在Access中，可能需要對數據表中的記錄進行檢索，查看它們是否與其他記錄相關，是否真正具有實際意義。利用“查找不匹配查詢向導”可以快速地完成。首先在數據庫窗口單擊“新建”按鈕。在“新建查詢”對話框中，單擊“查找不匹配查詢向導”，單擊“確定”按鈕。向導的第一步要用戶選取查詢的兩個對象，即記錄相關的兩個數據表。選定之后，單擊“下一步”按鈕。在下一步中，選定前面選取的兩個表間匹配的字段。系統會自動根據匹配的字段進行檢索，查看不匹配的記錄。第三步選取能夠代表查詢記錄的字段。可以從對話框左側的可用字段列表向右側窗口中選取用戶需要的字段，選取沒有特定的要求。在最后一個向導對話框中輸入新建查詢的標題，或者接受系統提供的默認值，并且選擇生成查詢之后的操作，單擊“完成”按鈕結束查詢的建立11.建立SQL查詢SQL查詢是用戶使用SQL語句直接創建的一種查詢。實際上，Access所有的查詢都可以認為是一個SQL查詢，因為Access查詢就是以SQL語句為基礎來實現查詢的功能。不過在建立Access查詢時并不是所有的查詢都可以在系統所提供的查詢“設計”視圖中進行創建。由于查詢只能通過SQL語句來實現，SQL查詢可以分為以下四類：聯合查詢、傳遞查詢、數據定義查詢和子查詢。要想在Access中建立SQL查詢，首先要建立一個新的查詢，然后單擊“視圖”菜單，選擇“SQL視圖”命令，這樣在屏幕上就出現了一個文本框，用來書寫SQL語句。將用到的SQL語句輸入完畢后，再單擊“視圖”菜單，選擇“數據表視圖”命令，就可以看到剛才SQL語句所起的作用了12.創建參數查詢參數查詢可以在運行查詢的過程中自動修改查詢的規則，用戶在執行參數查詢時會顯示一個輸入對話框以提示用戶輸入信息，這種查詢叫做參數查詢。當需要對某個字段進行參數查詢時，首先切換到這個查詢的設計視圖，然后在作為參數使用的字段下的“準則”單元格中，在方括號內鍵入相應的提示文本。此查詢運行時，Access將顯示該提示。輸入完畢后，將查詢切換到數據表視圖，這時在屏幕中就會出現一個對話框，提問你需要限制哪個參數。此時輸入一定的條件就可以看到查出的滿足條件的記錄。Access的參數查詢是建立在選擇查詢或交叉查詢的基礎之上的，是在運行選擇查詢或交叉查詢之前，為用戶提供了一個設置準則的參數對話框，可以很方便地更改查詢的限制或對象。當然不僅僅可以建立單個參數的查詢，還可以同時為其他字段建立準則提示的查詢13.設置查詢屬性要設置查詢的屬性，首先打開一個查詢，然后點擊工具欄上的“屬性”按鈕，在彈出的查詢屬性列表框中修改查詢的屬性。在各種查詢屬性中，很多都容易理解，現在介紹幾種不常用但卻很有用的屬性：

運行權限：將這個屬性設置為“所有者的”。設置了此屬性后，所有用戶都具有查詢所有者的查看和執行查詢權限，這樣查詢所有者才能保存更改的查詢，只有查詢所有者才能更改查詢的所有權。

記錄集類型：記錄集類型包括動態集、動態集（不一致的更新）、快照三個類型。選擇動態集，那么查詢的數據表中的值可以修改，而且會動態的改動相應的計算值，而快照狀態時則不能修改數據表中的數據。9.為查詢添加選擇準則問題這個查詢已經建立起來了，但如果只想看看北京地區的客戶訂單情況，應當該怎么辦嗎？其實只需要在這個查詢中再添加一個字段，然后再為這個字段添加一條準則就可以解決這個問題，這個查詢的數據表中就只有北京地區的客戶訂單情況了字段和準則？在這個查詢中添加的字段是“客戶信息表”中的“城市”字段，因為這個表和“訂單信息表”有關系。所以當我們在查詢中添加“城市”字段后，這個字段就會自動將簽單公司所在城市的名稱信息反映出來有了這個前提我們只要再添加一個限制條件，也就是讓“城市”字段中的值等于“北京”。這時再看查詢的數據表視圖就會發現，只有滿足了這些條件的記錄才會顯示出來應注意的問題往查詢里添加選擇準則，有兩個問題應該考慮是為哪個字段添加“準則”？要在這個字段添加什么樣的“準則”？就拿剛才的這個例子來說吧，很明顯就是為“城市”字段添加“準則”，而添加的準則就是限制“城市”字段中的值只能等于“北京”。限定了這兩個條件，就可以很容易地實現任何一種選擇準則了如何添加規則首先通過“顯示表”對話框添加“客戶信息表”到查詢窗口中，然后選取這個表中的“城市”字段作為查詢中的一個字段由于我們不想讓這個字段中的值顯示在數據表中，就取消此字段的可見性，將它的“顯示”屬性定為“否”如何添加規則添加完這個字段就可以添加條件規則了，現在我們就可以在“城市”字段的“規則”屬性中寫上“="北京"”，這樣就可以了，如下圖所示如何添加規則但有時候，當我們需要對查詢記錄中的幾種信息同時進行限制的時候，就需要將所有這些限制規則一一添加到需要的字段上，這樣只有完全滿足限制條件的那些記錄才能顯示出來現在我就在“訂貨數量”和“總金額”上都添加一個規則，讓“訂貨數量”大于“200”，“總金額”小于“100000”，這個查詢的數據表，只有同時滿足這三個條件限制的記錄才被選了出來，如下圖所示如何添加規則除此之外，一個字段還可以有多條限制“規則”。每條“規則”之間可以用邏輯符號來連接。比如要為“總金額”字段添加“<100000”或者“>150000”的規則，只要在“規則”欄內輸入“<100000or>150000”就可以了表達式生成器為了提高效率，ACCESS提供了一個名叫“表達